RFID_au_service_hémovigilance_A_Sarraj_G_Lorimier

Technologie RFID au service de
l’hémovigilance
Journée de formation romande
Vendredi 04 novembre 2016
Dr Amira Sarraj, SRNJTS
Géraldine Lorimier, SRNJTS
Besoins de l’hémovigilance
Objectifs et cahier des charges
Choix de la solution Biolog-id
Fonctionnement du système
Validation et mise en place
Procédure
Bilan de fonctionnement
Perspectives
Besoins
 Assurer l’approvisionnement en Produits Sanguins Labiles
(PSL) d’un hôpital à forte activité de chirurgie orthopédique.
 Cet hôpital n’est pas destiné à l’accueil de patients
traumatiques ou des urgences vitales.
 Les PSL doivent être attribués nominativement à un patient
par nos soins.
 Cet hôpital se trouve à 30 Km de notre laboratoire.
Besoins
 En étudiant l’utilisation des produits sanguins labiles de cet
hôpital. Nous avons constaté que sur les 1’200 Concentrés
Erythrocytaires (CE) commandés l’année précédente, seuls
600 étaient transfusés.
 En effet, les chirurgiens de cet hôpital commandent des CE
en réserve et seulement une partie est utilisée.
 Cette pratique n’est pas unique à cet hôpital.
Les normes
Prescriptions T-CH
Chapitre 7 : Processus relatif aux clients
 Le prescripteur a la responsabilité du produit sanguin dès sa
réception et doit en assurer la traçabilité [6]. Sauf conditions
particulières [7], aucun produit sanguin déjà livré ne peut être
repris en stock.
Les normes
PIC/S GMP GUIDE FOR BLOOD ESTABLISHMENTS
Once delivered, blood components should not be returned for
subsequent dispatch. If blood components are returned on a routine
basis, the following steps should be taken :
 the procedure for return of a blood component should be regulated
by contract;
 each returned blood component should be accompanied by a
signed and dated statement that the agreed storage conditions
have been met;
Les normes
PIC/S GMP GUIDE FOR BLOOD ESTABLISHMENTS
Once delivered, blood components should not be returned for subsequent
dispatch. If blood components are returned on a routine basis, the following
steps should be taken :
 at least one sealed segment of integral donor tubing should have remained
attached to the container; and
 the records should indicate that the blood component has been re-issued
and inspected before re-issue.
Besoins
 Trouver une solution permettant de mettre à disposition les CE
demandés, de pouvoir les livrer seulement si nécessaire en évitant
des pertes inutiles de produits.
 Assurer le respect des conditions de stockage.
 Pouvoir répondre aux exigences de retour de produit.
 Nous étions également confrontés à la distance géographique
séparant le laboratoire réalisant les tests pré-transfusionnels et
l’hôpital utilisant les produits.
Besoins
 Le système recherché devait combler un «vide» entre le
distributeur et l’utilisateur, tout en minimisant les
changements de méthode pour les sites impliqués
(laboratoires, services hospitaliers).
Le soft permettant de faire ce lien nous manquait !
Besoins
 Une autre demande pour ce système était d’avoir une vision
claire sur le stock déporté. Nous voulions améliorer :
 La gestion des dates de péremption des PSL déportés.
 La possibilité de rapatrier un produit nécessaire à notre
propre site (phénotype particulier).
Besoins
Objectifs
 Gestion des conditions de stockage sur un site distant
 Gestion rationnelle du stock déporté (y compris la
diminution des aller-retour de CE)
 Attribution de PSL à distance sans changement de logiciel
informatique du laboratoire du SRNJTS
 Augmentation de la réactivité
 Réduction de la charge financière due aux transports
Cahier des charges
 Système simple d’utilisation
 Manipulations réduites des PSL
 Système compatible avec l’informatique du SRNJTS
 Suivi en temps réel de l’état du stock et de la température
 Suivi de la température durant les transports
Choix de la solution Biolog-id
 En accord avec les 2 partenaires impliqués :
 Hôpital de la Providence
 Synlab Neuchâtel
2 systèmes en «compétition» – choix basé sur :
 Expertise dans le domaine de la RFID
 Connaissances du logiciel en place au SRNJTS
 Volonté d’innovation
Fonctionnement
 Système global de gestion
 Basé sur la technologie RFID :
Radio Frequence IDentification
Fonctionnement – principe de la RFID
 Etiquetage des CE avec une puce RFID
 Ecriture des informations de la poche
sur la puce sans manipulation de
l’opérateur
Fonctionnement – principe de la RFID
 Réfrigérateur avec des
antennes RFID permettant la
localisation continuelle de la
poche
 Communication des
informations au logiciel en
temps réel
Fonctionnement
 Statut en temps réel
Fonctionnement
Fonctionnement
 Localisation des poches
Fonctionnement
Fonctionnement
 Suivi de température
 Transport
 Stockage
Fonctionnement
 Attribution à distance
 Délivrance sécurisée
Fonctionnement
Fonctionnement
 Délivrance uniquement au moment de la transfusion
 Edition d’un rapport de transfusion identique à celui du
SRNJTS
Validation et mise en place
 Développement de la communication entre les systèmes
informatiques (Inlog <-> Biolog) par un interface
 Mise en place du paramétrage
 Vérification et validation de la communication par divers
scénarios de test
Validation et mise en place
 Installation du frigo RFID dans les locaux du
laboratoire Synlab à l’Hôpital de La Providence
 Installation des BioPostes (chez Synlab et au
SRNJTS)
 Validation finale et démarrage dès juillet 2014
Validation et mise en place
 «Erreurs de jeunesse» du système :
 Erreurs dans l’utilisation du programme permise par le
logiciel (procédure non terminée)
 «Addition» des anticorps des poches délivrées et
limitants pour la délivrance
 Problèmes résolus par un changement de version
en novembre 2014
Procédure
 Prélèvement des échantillons par le personnel soignant
de l’Hôpital de La Providence
 Transfert et regroupement des échantillons au
laboratoire Synlab
 Envoi quotidien des échantillons au SRNJTS
 Tests pré-transfusionnels au laboratoire du SRNJTS par
Type & Screen
 En cas d’anticorps chez le patient, préparation de poches
compatibilisées au SRNJTS
Procédure
 Stock de CE mis à disposition par la banque de sang du
SRNJTS
10 A+ / 10 O+ / 2 A- / 5 O- (dont 3 réserve d’urgence) / 1 B+
 Préparation des envois 2-3 fois / semaine
 Vérification ABD préalable de tous les CE envoyés par le
SRNJTS et conservation d’un segment au laboratoire
 Envoi de CE compatibilisés au cas par cas
Procédure
 Préparation de l’envoi depuis Inlog (choix du
conteneur, des poches et du capteur de température)
 Transfert des informations du conteneur à Biolog
 Etiquetage RFID des CE et inscription des informations
du prélèvement sur l’étiquette
 Envoi physique du conteneur
Procédure
Procédure
 Réception du conteneur par Synlab
 Mise en stock des CE informatiquement et
physiquement
 «Changement d’habitude»
 CE disponibles pour la réservation au patient par le
SRNJTS
Procédure
 Réservation après tests pré-transfusionnels, pour
24 heures après l’opération
 «Changement d’habitude»
 Cette attribution durant 24 heures permet
d’améliorer la gestion du stock en ne «bloquant» les
produits que durant un temps limité et les mettant
ainsi rapidement à disposition pour d’autres
patients.
Procédure
 Délivrance nominative par Synlab
 Impossibilité de délivrer une poche non réservée ou
pour un patient n’ayant pas de tests pré-transfusionnels
 Edition d’un rapport de transfusion identique à celui
utilisé au SRNJTS
 Retour du rapport de transfusion au SRNJTS pour la
traçabilité
Bilan de fonctionnement
 Améliore la sécurité et l’efficacité tout au long de la chaîne
de gestion des PSL
 Etablit un lien fiable entre le centre de transfusion et
l’institution de soins
 Permet une surveillance de la température ET une gestion
du stock en temps réel
Bilan de fonctionnement
 6 mois de fonctionnement SANS Biolog-id :
 684 produits envoyés :
62% de produits retournés (422) / 38% de produits transfusés (262)
 2 ans de fonctionnement AVEC Biolog-id :
 1’467 produits envoyés :
39% de produits retournés (564) / 61% de produits transfusés (903)
Bilan de fonctionnement
800
700
684
600
500
441
422
Sans Biolog (1er semestre 2014)
400
Avec Biolog (1er semestre 2016)
296
300
262
200
145
100
0
Produits distribués
Produits transfusés
Produits non utilisés
Bilan de fonctionnement
 Amélioration de la sécurité par l’attribution à distance
sécurisée
(impossible de délivrer un produit non prévu)
 Rationalisation des transports
(de 4 par jour à 1-2 par jour)
 Rationalisation de la gestion du stock
(une seule vérification ABD des CE et suppression des
«aller-retour» de produits)
Bilan de fonctionnement
 Amélioration du délai de mise à disposition des produits
(suppression des poches nominatives au départ du
SRNJTS)
 Amélioration de la prise en charge des urgences
(stock de produits non réservé)
 Instauration d’un véritable suivi de la température des
produits
(stockage et transport)
Perspectives
 Améliorations du conditionnement de transport (lecture
de conteneur)
 Développement d’un module «statistiques» sur
l’application Biolog-id
 Equipement RFID d’autres partenaires du SRNJTS ?
Les stocks déportés dans les hôpitaux du Jura et Jura
bernois ne sont pas (encore) équipés.
Perspectives
 Solution adaptée également aux hôpitaux qui ont des
stocks déportés : salle d’opération, services éloignés de la
banque de sang, etc.
 Extension au lit du patient pour la vérification ultime de
l’identité du patient et de la concordance de la poche
prévue pour la transfusion.
Perspectives
 Extension en amont pour la gestion des donneurs et des
produits sanguins dès le don de sang, pour le suivi en
production, pour autant que les nouveaux équipements
permettent d’inscrire les informations sur la puce !
Perspectives
 La puce RFID est un support d’information qui peut être
utile pout tout intervenant le long de la chaîne de
fabrication, stockage, distribution et utilisation du produit.
 Si les acteurs sont équipés de lecteurs RFID, ils peuvent
récupérer rapidement et de manière fiable les information
liées au produit (numéro, date de péremption, groupe,
etc.).