Messageries Sécurisées de Santé des établissements de santé CHU-Hôpital de Rouen CHS de Valvert CH Compiègne-Noyon CH de Montluçon CHRU de Montpellier WEBMAIL MOBILITE Zoom sur... la messagerie sécurisée de santé LOGICIEL Messageries sécurisées | 03 Case study | 12 Case study | 13 Case study | 15 Case study | 16 Case study | 17 Questions fréquentes | 18 sur la MSSanté Zoom sur... la messagerie sécurisée de santé Messageries sécurisées des établissements de santé, mode d’emploi Ce livret proposé par Enovacom opérateur de messagerie, a pour but de vous accompagner dans le déploiement de votre projet de Messagerie Sécurisée de Santé (MS Santé). Vous retrouverez dans ce document des retours d’expériences, des conseils pour devenir compatible, ainsi que des informations sur nos solutions,... tout cela pour répondre à un seul objectif : vous aider à être opérationnel compatible est obligatoire à la fin de l’année 2015. « La messagerie permet surtout de fluidifier les échanges d’un établissement de santé. » L’objectif : une messagerie sécurisée rapidement. adaptée à la réalité du terrain En dernière partie du document, Sé­ bastien Wetter et Olivier Mery, experts sécurité chez Enovacom, ont choisi de vous proposer les réponses aux ques­ tions qui leurs sont posées quotidien­ nement afin de vous aider dans votre démarche. Elle apporte une visibilité de l’établisse­ ment auprès des partenaires et/ou mé­ decins pour optimiser les échanges de données tout au long du parcours de soins ; Elle améliore la coordination des soins et le service rendu aux profes­sionnels de santé libéraux en simplifiant les échanges d’information et en garantis­ sant une transmission plus rapide des données sur les patients ; La nécessité de sécurisation des échanges n’est plus à démontrer, et avec l’ouverture de l’hôpital vers l’exté­ rieur, la mise en place d’un cadre de Ce projet national, créé par l’ASIP San­ té, permet à tous les établissements de santé d’échanger par voie électronique des données patients dans des condi­ tions optimales d’utilisation et de sécu­ rité. Depuis la publication de la dernière circulaire de la DGOS, être MS Santé confiance était indispensable. La circu­ laire du 23 décembre 2014 de la DGOS, oblige les établissements à rendre leur système de messagerie compatible avec la MSSanté, et vient renforcer les obligations réglementaires portant sur la confidentialité des données patients. Face à la confidentialité et au vol de données, le chef d’établissement est responsable (articles 226-13 et 22614). Pour répondre à ces exigences, les pro­ fessionnels de santé doivent pouvoir échanger des données en toute sécu­ rité mais sans pour autant être ralen­ tis dans la prise en charge du patient. De plus des systèmes de messagerie sont déjà en place aujourd’hui pour échanger des données de santé avec des protocoles de sécurisation divers, d’où la nécessité de proposer une solu­ tion interopérable avec l’ensemble des solutions existantes utilisées par les médecins de ville et les établissements, au moins pendant une période de tran­ sition. Enovacom, l’innovation au service de l’IT Santé Editeur de logiciels dédiés aux systèmes d’information de santé, Enovacom a été créé en 2002 afin de faciliter l’échange et le partage de données patients en toute confiance. Enovacom souhaite faire avancer les technologies de demain. L’entreprise regroupe une centaine de personnes avec une réelle expertise des technologies de Santé. Nous avons construit ensemble une suite logicielle permettant d’assurer l’interopérabilité et la sécurité des données entre tous les acteurs du système de santé. Notre innovation : une plateforme technologique unique, simple à gérer, socle de l’espace de confiance indispensable à l’intégrité des données. 04 86 67 00 00 | [email protected] | www.enovacom.fr [ 2 ] E N OVACO M - INFO @ENOVA COM. F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 WebMail ou logiciel de messagerie Zoom sur... la messagerie sécurisée de santé Les solutions de messagerie préférées des professionnels 1 / Conçues pour offrir le meilleur confort possible à leurs utilisateurs En 2016, notre Entreprise continue d’innover et d’adapter ses logiciels aux standards réglementaires. Enovacom propose 2 offres de messa­ gerie sécurisée simples d’administra­ tion vous permettant d’opter pour l’op­ tion la plus adaptée à vos usages, tout en vous assurant le meilleur confort d’utilisation sans impacter vos habi­ tudes de travail. La 1ère solution, Secure Messaging, est une offre de proxy de messagerie s’intégrant dans le système d’informa­ tion de l’établissement sans remettre en cause son architecture. Pour l’utilisateur, la solution est trans­ parente car il continue d’utiliser son client de messagerie habituel. Lorsqu’il veut écrire à un destinataire MSSanté, il ouvre son carnet d’adresses, recherche dans son annuaire, sélectionne son destinataire et envoi son email. La solution se charge de se connecter à l’espace de confiance et de transmettre l’email au destinataire. [ 4 ] E N OVACO M La 2ème solution Easycrypt est une offre hébergée. Elle regroupe un ser­ veur de messagerie et un proxy, per­ mettant aux utilisateurs de se connec­ ter via un webmail ou encore une application mobile. Il est possible pour l’utilisateur d’effec­ tuer une authentification forte sans forcément avoir une carte CPS, en utili­ sant un OTP : SMS, email ou application mobile. 2 / Devenir MSSanté-Compatible avec Enovacom Dès 2002, Enovacom s’est positionnée sur le sujet très sensible de la confiden­ tialité des données patients. Dès 2012, la société s’est engagée dans le projet national MSSanté et travaille depuis, en étroite collaboration avec l’ASIP Santé. Notre solution Secure Messaging a été ainsi choisie par 11 des 15 sites pilotes dans la phase béta du projet. Ces établissements ont fait partie des premiers à échanger des messages sur l’espace de confiance. Enovacom se positionne comme l’inter­ locuteur privilégié pour garantir d’être - INFO @ENOVA COM. F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 MSSanté-Compatible rapidement. Eno­ vacom accompagne de bout en bout les établissements dans leur projet. Déjà plébiscitées par plus de 250 établisse­ ments de santé et par 6 plateformes régionales en France, nos solutions de messagerie sécurisées permettent aux professionnels de santé d’échanger et de partager les données de leurs pa­ tients en toute sécurité. 3 / Interopérables avec tous les systèmes de messagerie Les nombreux projets précurseurs que la société a pu mener ces dernières années lui ont permis, d’optimiser ses solutions, de les rendre véritablement simples d’utilisation, performantes et robustes. Le volet interopérabilité est maintenu sur les solutions actuelles. Ainsi, les utilisateurs peuvent toujours, depuis la même boite aux lettres, correspondre avec des utilisateurs Apicrypt, S/Mime et bien sûr MSSanté. Il est également possible pour les uti­ lisateurs d’envoyer directement leurs comptes rendus d’hospitalisation di­ rectement depuis les dossiers patients vers leurs messageries sécurisées en s’appuyant sur nos offres packagées. Zoom sur... la messagerie sécurisée de santé La messagerie sécurisée, un facteur clé de réussite pour les établissements Comment assurer la sécurisation de la messagerie, sans changer les habitudes de travail des professionnels hospitaliers, tout en respectant les obligations réglementaires ? L’équipe d’Enovacom vous fait part de son expérience pour réussir votre projet. L’objectif, une messagerie sécurisée adaptée à la réalité du terrain : Depuis 2002, Enovacom développe et commercialise des solutions de mes­ sageries sécurisées pour les établis­ sements de santé, homologuées et ba­ sées sur le système CPS (le logiciel de messagerie ENOVACOM Secure Messa­ gin et la plateforme WebMail ENOVA­ COM Easycrypt). Nos solutions de sécurisation des mes­ sageries sont sans conteste les plus utilisées dans le secteur médical en France, dans des conditions conformes avec la réglementation en vigueur. [ 5 ] EN OVACO M Au cours de ces nombreux projets, nous avons pu vérifier qu’il est indispensable de s’adapter à la réalité du terrain. L’objectif premier est que les outils de sécurité mis en place soient réellement utilisés. Nous vous recommandons ainsi : - D’éviter de changer les habitudes des professionnels de santé et de gérer la politique de sécurité des mails de façon centralisée, - Ne rien déployer de spécifique sur les postes de travail des utilisateurs, - D’être interopérable avec le système MSSanté, mais aussi d’autres sys­ tèmes. Les solutions proposées par Enovacom : - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 Grâce à nos 14 ans d’expérience, nous proposons des solutions fléxibles et éprouvées, pensées AVEC les établisse­ ments et POUR les établissements. Elles répondent à ces attentes : - Besoin immédiat de sécurisation de la messagerie des établissements de santé, - Pérennité, c’est-à-dire envisager une adaptation progressive du SIH pour l’obligation du décret sur la confidentia­ lité des données médicales du 15 mai 2007, - Gestion centralisée de la politique de sécurité de la messagerie électronique. Pour exemple, un serveur proxy est ins­ tallé entre le serveur de messagerie de l’établissement et Internet, il est chargé de l’aspect sécurisation des messages électroniques sortants et entrants. In­ dépendamment des clients de messa­ gerie utilisés, les messages sont sécu­ risés au niveau du serveur. Sécurisez les échanges des données de santé avec notre logiciel de messagerie ETABLISSEMENT DE SANTÉ CORRESPONDANTS EXTÉRIEURS MS Outlook, Thunderbird, Lotus Notes,... Postes Praticiens Hospitaliers DPI Professionnels de santé/Agents Serveur de messagerie de l’établissement Labo Autres établissements de santé Radiologie Sécurisez la messagerie de votre établissement sans changer d’habitude. Dès 2002 ENOVACOM s’est positionnée sur le secteur très sensible de la confidentialité des données patients. Découvrez ENOVACOM Secure Messaging, la solution de sécurisation de vos échanges électroniques médicaux. Simple d’utilisation et d’administration, la solution vous permet de communiquer avec les différentes messageries sécurisées du marché (MSSanté, SMIME, Apicrypt) sans impacter les habitudes de vos utilisateurs. Enovacom innove sur la messagerie sécurisée depuis 2003. Les nombreux projets précurseurs que nous avons menés nous ont permis, à la fois de nous forger des convictions sur le type de solutions optimales attendues et de rendre nos solutions véritablement simples d’utilisation, performantes et non intrusives. Nous avons conçu notre offre pour qu’elle soit le plus transparente possible pour l’utilisateur final. Le plus de notre offre : le volet interopérabilité est garanti - solutions communicantes avec les solutions de type Apycrypt, S/Mime et bien sûr MSSan­ té. Être MSSanté compatible avec Enovacom Dès le départ, Enovacom s’est engagé dans le projet MSSanté avec l’ASIP Santé. L’objectif ? Adapter au mieux notre offre à ce nouveau canal de communication. Pendant la phase pilote, 11 sites expérimentateurs sur les 15 sélectionnés par l’ASIP ont fait confiance à Enovacom et sont devenus MSSanté-compatibles. 3 raisons de choisir ENOVACOM Secure Messaging 1 Sécurisation de vos échanges : 2 - Confort des utilisateurs : 3 Respect de la réglementation : - Chiffrement des messages - Signature électronique - Audit & Supervision des échanges - Vérification de l’émetteur, de la signature et de la chaîne de confiance du certificat - Aucun déploiement sur les postes des utilisateurs - Une seule boite aux lettres à gérer par l’utilisateur - Centralisation de tous les annuaires pour retrouver tous les correspondants santé - Respect des standards en vigueur : MSSanté compatible depuis 2013, interopérable avec Apicrypt, SMIME - Respect du cadre du décret sur la confidentialité des échanges du 15 mai 2007 - Respect de la circulaire DGOS MSSanté 23/12/2014 WebMail sécurisé interopérable avec les messageries actuelles Structures de santé MSSanté Apicrypt S/MIME INTEROPÉRABLE Dossier Patient Informatisé WebMail Mail Laboratoires et radiologies ESPACE DE CONFIANCE MSSanté Service de WebMail sécurisé pour les communautés de professionnels de santé et pour les structures souhaitant déléguer la gestion de leur messageri e Enovacom devient opérateur MSSanté pour simplifier l’adhésion à l’espace de confiance des établissements. En souscrivant à ce service vous pourrez disposer, d’une boite aux lettres MSSanté personnelle, organisationnelle ou applicative. Il est possible d’utiliser une boite aux lettres unifiée afin de n’avoir qu’un seul compte de messagerie à gérer. Accédez en ligne à l’annuaire national MSSanté. 3 raisons de choisir le webmail sécurisé santé ENOVACOM Easyscrypt 1 Sécurisation de vos échanges : 2 - Confort des utilisateurs : 3 Respect de la réglementation : - Chiffrement des messages - Signature électronique - Gestion des certificats - Confidentialité des données de santé - Aucun déploiement sur les postes des utilisateurs - Interopérable avec les messageries sécurisées actuelles : MSSanté, S/ MIME, Apycrypt - Respect du cadre du décret sur la confidentialité des échanges du 15 mai 2007 - Respect de la circulaire DGOS MSSanté 23/12/2014 Accès en situation de mobilité L’utilisateur télécharge l’application mobile d’authentification ENOVACOM. L’utilisateur lance son application d’authentification. Au premier lancement de l’application ENOVACOM, l’utilisateur doit créer un nouveau compte. Dans son interface de gestion de compte, sur le portail, il scanne un QRCode qui permet de paramétrer directement le compte de l’application mobile. Lors des connexions suivantes, l’utilisateur lancera l’authentification. Si elle est réussie alors il pourra accéder à son Webmail. [ 9 ] E N OVACO M - INFO @ENOVA COM. F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 [ 10 ] EN OVACO M - INFO @ENOVA COM. F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 Case studies Case Study : Messagerie Sécurisée de Santé CHU-Hôpital de Rouen : Messagerie MSSanté : un espace de confiance entre professionnels Le CHU-Hôpitaux de Rouen participe au projet de mise en place de la MSSanté initié par l’ASIP Santé pour sécuriser les flux d’informations entre professionnels de santé. Delphine Sacquépée, Responsable du Département « Intégration, Référentiel et Flux » au sein de la DSI de l’établissement et chef de ce projet, fait le point sur l’avancée du déploiement de la solution MSSanté d’Enovacom dans ce cadre. « Enovacom a réuni toutes ces qualités, avec notamment la présence d’un référent sur site tout au long de la mise en place du proxy ou lors de l’organisation des tests avec l’ASIP Santé. » Qu’est-ce qui a motivé le projet de déploiement d’une messagerie MSSanté au CHU-Hôpitaux de Rouen ? Delphine Sacquépée : le transfert de messages professionnels des person­ nels sanitaires de notre structure se faisait parfois via leurs adresses mail classiques et certains de ces messages comportaient des données patients confidentielles. Devant le risque de problèmes liés à la confidentialité et pour répondre à la forte demande des professionnels de santé de l’établisse­ ment, la Direction a décidé, début 2013, de répondre à l’appel à projets national [ 12 ] EN OVACO M de l’ASIP Santé, visant à créer un es­ pace de confiance concernant les flux de messages entre professionnels de santé, et devenir établissement pilote MSanté. Comment la mise en place de la MSSanté s’est-elle organisée ? D.S. : La Direction des Systèmes d’In­ formation (DSI) m’a nommée chef de projet, à la tête d’un groupe de travail pluridisciplinaire composé notamment de médecins référents en hospitalisa­ tion, ambulatoire ou consultations, d’un pharmacien, de la coordonnatrice des secrétariats médicaux mais aussi du directeur de l’Unité Informatique Médi­ cale (UIM) et celui de la Communication. Nous avons fait une évaluation précise des enjeux et de définir un périmètre exhaustif des futurs utilisateurs de la MSanté. Nous avons ensuite établi un plan de communication pour que tout le monde adhère au projet, en interne, mais aussi en externe, puisque la mes­ sagerie est également avant tout des­ tinée à envoyer des informations aux médecins de ville. Quels étaient les points importants du cahier des charges concernant la solution à adopter dans ce cadre ? D.S. : Tout était important, puisque nous partions de zéro. Nous avons d’ailleurs été très encadrés par l’ASIP Santé, qui nous faisait régulière­ ment des retours d’expériences des autres hôpitaux engagés dans ce pro­ cessus et qui a fait preuve d’écoute lorsque nous formulions des re­ - INFO @ENOVA COM. F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 PRESENTATION DU CHU-Hôpitaux de Rouen · 4 500 lits et places d’hospitalisation · 5 établissements de soins et d’hébergement · 2 établissements industriels · 10 000 employés marques. Au moment où nous avons fait notre appel d’offre, seuls trois fournisseurs étaient MSSanté compa­ tibles. De part l’obligation de répondre aux exigences de l’ASIP Santé, les fonc­ tionnalités proposées étaient très simi­ laires. Ce sont donc le rapport qualité/ prix, l’assistance, l’accompagnement et l’agenda de mise en production qui ont permis de faire notre choix. Et je dois dire qu’Enovacom a réuni toutes ces qualités, avec notamment la présence d’un référent sur site tout au long de la mise en place du proxy ou lors de l’or­ ganisation des tests avec l’ASIP Santé. De plus, de part leur expérience avec les autres établissements pilotes, ils ont été force de proposition sur la mise en place des différentes règles à appli­ quer. Leur disponibilité et leur réacti­ vité a été un véritable plus sur ce projet. Quel est, aujourd’hui, le périmètre de déploiement Case Study : Messagerie Sécurisée de Santé de la messagerie et comment celui-ci va-t-il évoluer ? Ce projet a-t-il eu des répercussions sur les activités des services du CHU de Rouen ? D.S. : A ce jour, la solution Enovacom MSSanté est déployée auprès de 55 médecins et 32 secrétaires au sein de trois services pilotes. Nous évaluons depuis la qualité des flux et enregis­ trons les retours des professionnels concernés. Cette phase de test se ter­ mine aujourd’hui et tous les services du CHU seront équipés de la messa­ gerie sécurisée à la fin du premier semestre 2016, ce qui représentera quelques 1 500 boîtes aux lettres in­ ternes à la structure. Nous continuons nos actions de communication auprès des médecins de ville afin de les inciter à rejoindre l’espace de confiance MS­ Santé. En l’espace de 7 mois, le nombre de boîtes aux lettres créées en HauteNormandie à progresser de 60%. Pa­ rallèlement à ce déploiement, nous allons continuer notre travail avec les éditeurs des applications métiers pour interfacer leur logiciel avec la MSSanté, notamment pour les comptes-rendus de biologie. D.S. : Il y a eu effectivement un impact dans nos activités, ne serait-ce que pour adapter notre Dossier Patient Informatisé (DPI) à MSSanté. Ce projet a été l’occasion, de plus, de revoir cer­ tains process métiers interne tel que le circuit de validation des comptesrendus et d’améliorer la traçabilité de l’ensemble de nos flux d’informations. L’interface du DPI présente en effet une interface dédiée à ces documents pour des envois en masse très rapides. D.S. : Je dirais qu’il faut tout d’abord un engagement fort de la Direction et une communication interne et externe bien ficelée, pour pouvoir toucher et convaincre l’ensemble des profession­ nels de l’établissement et les médecins de ville. La deuxième clé de réussite est une équipe projet pluridisciplinaire et impliquée pour adapter l’outil aux pra­ tiques, et enfin un éditeur compétent et disponible. Nous avons pu réunir tous ces critères au sein des Hôpitaux de Rouen. A propos des utilisateurs Côté médecine de ville, le retour est plutôt positif puisque ceux-ci sont sa­ tisfaits de pouvoir demander des ren­ dez-vous aux secrétaires depuis leur messagerie ou de recevoir les comptes rendus d’examens plus vite. L’interface du DPI présente en effet une interface dédiée à ces documents pour des en­ vois en masse très rapides. Quelles sont, selon vous, les clés de réussite d’un tel projet ? Le Centre hospitalier universitaire de Rouen, établissement sanitaire de réfé­ rence en Haute-Normandie, propose près de 4 500 lits et places d’hospi­ talisation, sur cinq sites, et emploie quelques 10 000 personnes. Afin de sécuriser les échanges entre les pro­ fessionnels de santé, la Direction de l’établissement a souhaité mettre en place une messagerie sécurisée de type MSSanté. Le CHS Valvert : favorise les usages de la MSSanté pour une meilleure prise en charge des patients En matière de confidentialité des données médicales, les établissements psychiatriques concernés sont au premier plan. La mise en production d’une MSSanté au sein du CHS Valvert à Marseille participe de la réponse à cette contrainte, mais aussi à l’optimisation des échanges entre professionnels pour [ 13 ] E N OVACO M améliorer la prise en charge des patients, comme en témoignent Didier Ducatel et Christian Rezzoagli, respectivement DSIO et Chef du projet MSSanté pour cet établissement. Le Centre Hospitalier Spécialisé (CHS) Valvert est un établissement public - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 psychiatrique couvrant un bassin de population de 350 000 habitants de l’Est et du Sud de Marseille. Il a récemment initié un projet de mise à disposition de ses médecins et secrétaires médicales une messagerie sécurisée estampillée MSSanté, via la solution Enovacom Se­ cure Messaging. Case Study : Messagerie Sécurisée de Santé réserve de justifier de l’émission d’un nombre de messages minimum. Ce projet avait l’avantage de bénéficier de l’assistance de l’ASIP Santé pour le déploiement d’une solution dédiée. Un projet soutenu par la DGOS et l’ASIP Santé Didier Ducatel et Christian Rezzoagli : Celui-ci a démarré au printemps 2015, conformément aux souhaits de l’équipe médicale quant à la confidentialité de ses échanges avec les correspondants et les établissements extérieurs. « Nous avions pour objectif également de réduire les délais d’envoi des cour­ riers de fin d’hospitalisation vers la médecine de ville, explique Didier Du­ catel. Cela correspondait à une recom­ mandation d’amélioration du dernier rapport de certification de la HAS » . « Nous avons construit notre projet avec l’aide du DIM de l’établissement pour le lien fonctionnel avec les utilisateurs et d’Enovacom qui nous a fait profiter de ses conseils techniques et de son expérience sur le champ des messageries sécurisées. » Le CHS Valvert, par l’intermédiaire de la Fondation Hospitalière de France (FHF), a appris que la DGOS prévoyait un accompagnement financier aux cinq cents premiers établissements. L’inté­ rêt pour l’établissement était de pou­ voir démarrer le projet rapidement afin de réduire les coûts d’installation, sous [ 14 ] EN OVACO M Six mois seulement pour mettre la MSSanté en production D.D. / C.R. : « Cette procédure est très formalisée, avec notamment une lettre d’engagement auprès de l’ASIP Santé, un contrat opérationnel, une déclara­ tion à la CNIL, une centaine d’exigences techniques et fonctionnelles à respec­ ter, et la validation de tests aboutissant à la délivrance d’un certificat, précise Didier Ducatel. Entre temps, nous avons construit notre projet avec l’aide du DIM de l’établissement pour le lien fonction­ nel avec les utilisateurs et d’Enovacom qui nous a fait profiter de ses conseils techniques et de son expérience sur le champ des messageries sécurisées. » Il n’aura fallu que six mois au CHS Val­ vert pour déployer et mettre en produc­ tion cet outil, par lequel les praticiens et les secrétaires médicales commu­ niquent leurs courriers et comptes rendus en toute confidentialité. Restait alors à faire connaître cette fonctionna­ lité aux correspondants. Bien communiquer pour favoriser les usages D.D. / C.R. : La partie communication est très importante pour ce type de projet, remarque Christian Rezzoagli. L’ASIP Santé s’engage ainsi à réaliser une campagne de mailing (400 mails) et de phoning (100 appels) vers des praticiens de ville les plus sollicités par notre établissement pour les inciter à adhérer à une MSSanté. » L’utilisation d’une telle messagerie par l’ensemble des professionnels est en - INFO @ENOVACOM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 effet un facteur de réussite, répondant à la volonté du CHS de dématérialiser l’ensemble des documents émis et à intensifier les échanges afin d’opti­ miser la prise en charge des patients. « La solution d’Enovacom facilite l’uti­ lisation de la MSS puisque le praticien conserve son outil de messagerie et sa boîte unique. Cette solution est égale­ ment totalement compatible avec le dossier médical informatisé Cariatides de l’éditeur Symaris et permettra au praticien d’envoyer ces comptes ren­ dus directement depuis le dossier patient, ce qui simplifie encore leur tâche », poursuit-il. Une synergie entre les différents intervenants, gage de succès du projet D.D. / C.R. : La messagerie est donc opérationnelle depuis le 15 janvier 2016 au CHS Valvert. Les praticiens de l’établissement ont été inscrits dans l’annuaire MSS des professionnels de santé, des boîtes aux lettres organisa­ tionnelles, ont été créées et une procé­ dure d’utilisation sera diffusée auprès des utilisateurs. « Les médecins de notre établissement peuvent désormais échanger avec tout autre correspondant inscrit à la MS­ Santé, conclut Didier Ducatel. Nous devons maintenant faire monter en puissance les usages de cette mes­ sagerie. Mais je ne suis pas inquiet, car ce projet a rencontré l’adhésion de tous, depuis la Direction jusqu’aux secrétaires médicales, en passant par la CME, le DIM et l’ASIP Santé. Cela a créé une synergie, avec le concours de la disponibilité, des compétences et de l’expérience spécifique, sur site ou en télémaintenance, des intervenants d’Enovacom. » PRESENTATION DU CHS VALVERT · Etablissement Public de Santé · Structuré en 5 pôles · Dédié aux 11ème et 12ème arrondissements de Marseille · Plusieurs places en appartement Case Study : Messagerie Sécurisée de Santé MSSanté : le CH Compiègne-Noyon du béta-test à la production en routine Ces dernières années furent marquées par de fortes réorganisations liées à la fusion effective des Systèmes d’Information et des équipes des CH de Compiègne et de Noyon : relocalisation de l’infrastructure sur le site de Compiègne, fusion effective des applications des deux sites, création d’un service support au sens ITIL, mise en œuvre d’une GMAO pour les demandes de prestation… Intervenant sur 3 sites, le personnel de l’équipe informatique s’est tout de même mobilisé afin d’accompagner la fusion tout en maintenant le niveau de performance et en poursuivant les projets : déploiement du dossier patient informatisé, mise en œuvre de Trajec­ toire pour les demandes d’admission en SSR, prescription connectée d’ima­ gerie, téléradiologie, changement de RIS et de serveur de résultats de bio­ logie, PESv2, mise en conformité avec les prérequis du programme Hôpital numérique, préparation de la certifica­ tion des comptes et de la certification HAS V2014… > D’émettre des comptes-rendus selon des formats adaptés aux exigences des multiples dossiers patients informati­ sés des professionnels libéraux > De faciliter la production statistique de comptes-rendus tout en ne gérant qu’un seul éditeur dans le cadre des exigences posées par le DSFT. Le CHCN fait partie des 5 établisse­ ments sur 15 à réussir la mise en place de son architecture pour le rendezvous du salon « Santé & Autonomie » (ex-HIT) de mai 2014. Un intérêt manifeste pour les usages dématérialisés RA : Convaincue par les bénéfices en termes de rationalisation de la ges­ tion des documents administratifs et médicaux, la Directrice, Brigitte DUVAL, a inscrit un objectif de dématériali­ sation dans le projet d’établissement 2013/2017. Pour faire suite à la solli­ citation des correspondants libéraux du territoire et à la volonté d’une partie de la communauté médicale, la messa­ gerie sécurisée constitue la première brique d’un projet général visant à supprimer l’impression et la mise sous pli en interne des comptes-rendus et courriers médicaux. Le CH CompiègneNoyon intègre dès la fin 2013 les 15 sites pilotes retenus par l’ASIP Santé afin de mettre en place les premières briques de la future messagerie sécuri­ sée nationale de santé, MSSanté. Un Système d’Information ancré dans une logique de performance Bénéficiant déjà de la plateforme RA : Le rattachement de l’équipe infor­ matique à la direction de la perfor­ mance et des Systèmes d’Information témoigne d’une volonté générale de dé­ veloppement du Système d’Information au service de l’optimisation de la perfor­ mance de l’établissement. La direction portera ainsi dès 2015 un projet de dé­ ploiement d’un Système d’Information décisionnel permettant de renforcer le dialogue de gestion avec les pôles et de réduire l’effet silo constaté par les directions métiers. [ 15 ] E N OVACO M d’échanges et d’intégration orientée services ENOVACOM Suite V2, il s’ap­ puie sur la solution ENOVACOM Secure Messaging.. Cette architecture et la relation avec un éditeur unique permet au CHCN : >D’échanger aussi bien avec des clients MSSanté que des clients Apicrypt >D’envoyer des comptes-rendus pro­ duits par différentes applications mé­ tiers >De maitriser les exigences oppo­ sables aux opérateurs MSSanté via le DSFT produit par l’ASIP Santé - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 Une montée en charge à la rentrée de septembre RA : Pour faire suite à l’obtention de de l’autorisation unique CNIL le 22 août, l’établissement a intensifié sa commu­ nication externe afin de convaincre les professionnels de santé du territoire à créer une boîte à lettre sécurisée (mai­ ling, phoning, post-it, presse…). Grâce au professionnalisme des équipes projet et au soutien de l’ASIP Santé, le Centre Hospitalier peut au­ jourd’hui se prévaloir d’une réussite unanimement appréciée par les tu­ telles avec : >Plus de 47 110 comptes-rendus transmis à destinations de médecins libéraux >1 600 mails reçus d’autres établisse­ ments et médecins libéraux (comptesrendus d’imagerie, demandes di­ verses…). CHIFFRES CLES CH de Compiègne et de Noyon · 1 203 lits · 2 483 salariés · 9 311 interventions · 48 149 hospitalisations · 394 893 journées d’hospitalisation Case Study : Messagerie Sécurisée de Santé Messagerie sécurisée : Une expérimentation en cours au CH de Montluçon médicale, qui s’est fortement mobili­ sée pour un projet dont les enjeux sont majeurs pour les patients de notre ter­ ritoire de santé. A propos de l’Utilisateur Situé dans la plus grande ville de l’Allier, en Auvergne, le Centre Hospitalier de Montluçon (1 040 lits et places) est, aujourd’hui, l’un des 15 établissements participant au pilote national des Messageries Sécurisées de Santé (MSSanté). Souhaitant en savoir plus, Hospitalia a rencontré Jean-Michel Bredon, directeur adjoint en charge des Systèmes d’Information, de l’organisation et des Projets, par ailleurs également Directeur de la Télécommunication. « L’expérimentation MSSanté a donc été perçue comme une opportunité précieuse pour poursuivre cette dynamique, tout en répondant à un axe majeur de notre projet institutionnel. » faire évoluer les bases documentaires médicales. Tandis qu’une Commission Médicale des Systèmes d’Information (CoMSI), présidée par le Docteur Serge Gallet lui-même assisté du Docteur Marie-Laure Dubouchet, s’est plus par­ ticulièrement chargée de la sensibilisa­ tion des praticiens hospitaliers et des médecins de ville. Des réunions, organisées avec l’appui de l’ASIP Santé, ont ainsi permis d’assurer l’adhésion d’une cinquantaine de médecins libéraux, et de l’ensemble des praticiens et des se­ crétaires médicales du CH de Montlu­ çon - tous désormais pourvus de boîtes aux lettres MSSanté. L’objectif étant double : soutenir d’une part le plan de retour à l’équilibre bud­ gétaire en dématérialisant les envois de courriers de fin d’hospitalisation, et renforcer d’autre part la continuité des soins avec la réduction des délais de réception de ces documents essentiels. Comment avez-vous, plus concrètement, Comment ce projet a-t-il été accueilli par préparé le bêta-test prévu en septembre les professionnels de santé ? 2014 ? Nous avons souhaité, pour une meil­ leure lisibilité de la conduite projet, séparer les volets technique et médical. Patrice Perrin, l’ingénieur en charge des Systèmes d’Information, s’est donc rapproché d’ENOVACOM, l’éditeur du système de messagerie sécurisée ENOVACOM Secure Messaging, pour déployer une version MSSanté compa­ tible, ainsi que de l’éditeur de notre sys­ tème de production bureautique afin de [ 16 ] EN OVACO M Soutenue par la Commission Médicale d’Établissement, l’expérimentation MSSanté a bénéficié de l’implication de l’ensemble des acteurs, y compris nos partenaires industriels. Nous étions dès lors opérationnels dès le mois de mai ! Toutefois, si le volet technique est certes important, la réussite de cette phase préparatoire est à mettre au crédit, à mon sens, de la communauté - INFO @ENOVA COM. F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 Jean-Michel Bredon - DSIO. Engagé dans l’amélioration des échanges avec les autres acteurs de son territoire sani­ taire, le CH de Montluçon avait déployé, dès 2010, une solution de messagerie sécurisée notamment utilisée pour communiquer avec la médecine de ville et un établissement de la région. L’annonce de l’expérimentation MS­ Santé a donc été perçue comme une opportunité précieuse pour poursuivre cette dynamique, tout en répondant à un axe majeur de notre projet insti­ tutionnel– soit une ouverture accrue vers la médecine de ville et les autres professionnels de santé. Ce système national de messageries sécurisées de santé s’inscrivait par ailleurs dans le cadre, plus global, d’un projet territorial en faveur des échanges interprofes­ sionnels, pour sa part porté par l’ARS d’Auvergne. Autant d’arguments qui ont permis d’appuyer la candidature du CH de Montluçon ! La phase suivante du pilote MSSanté devrait d’ailleurs voir la participation de 3 autres établisse­ ments régionaux, les CH de MoulinsYzeure et de Vichy, ainsi que le centre Jean-PERRIN. CHIFFRES CLES CH de Montluçon, MSSanté · 1 040 lits · 140 000 habitants · 1 213 accouchements par an Case Study : Messagerie Sécurisée de Santé Réussite unanimement appréciée par les instances nationales pour le CHRU de Montpellier tonomie » (ex-HIT) de Mai 2014, grâce à une entente et une volonté parfaites entre chefs de projet CHU et ENOVA­ COM. En phase de validation durant l’été Ces dernières années furent marquées par le développement de nouvelles activités, par une recherche toujours plus dynamique, mais aussi par des évolutions majeures visant à améliorer la qualité des soins dispensés et la performance de l’hôpital. 2014 restera une année majeure d’investissements pour le CHRU, avec un « contrat de confiance » proposé à la communauté hospitalière et à ses partenaires, ainsi que 70 M€ investis, en parti dans le SI. « Grâce au partenariat gagnant-gagnant CHRU-ENOVACOM, le Centre Hospitalier peut aujourd’hui se prévaloir d’une réussite unanimement appréciée par les instances nationales de tutelle. » A la recherche d’une efficience toujours meilleure La DSI, rattachée à la Direc­ tion des Affaires Financières de M. Ahmed El-Bahri, poursuit donc la modernisation de son Système d’Infor­ mation Hospitalier et Clinique (cf. la mise en place du DPI avec la suite Dx de la société Medasys). Premières briques de la future messagerie sécurisée nationale de santé Devançant une future circulaire DGOS, Montpellier intègre dès la fin 2013 les 15 sites pilotes retenus par l’ASIP afin de mettre en place les premières [ 17 ] E N OVACO M briques de la future messagerie sécuri­ sée nationale de santé, MSSanté. Ingé­ nieur dans la fonction publique d’état de 2000 à 2004, diplômé de l’ENST Sup Télécom, Yann FEVRIER rejoint le CHRU début 2004 et prend rapidement en charge des missions d’expertise en termes d’architectures systèmes (Migration Novell vers Active Directory, sécurisation des données médicales et stockage en clustering Haute Disponi­ bilité). Après avoir participé à l’élabo­ ration d’un Centre de Services dans le cadre des processus ITIL, il prend en charge en 2011 la direction d’un projet régional sur l’informatisation des Ins­ tituts de Formation aux Métiers de la Santé pour le CHU de Nîmes, le CH de Perpignan et les 10 écoles du CHRU de Montpellier formant aux métiers para­ médicaux. Début 2014, et alors que Montpellier prend du retard par rapport à la volonté conjointe du Pr. O. Jonquet (Président de la CME) et de M. P. Domy (DG) d’offrir rapidement à leurs profes­ sionnels de santé une messagerie sé­ curisée, Yann FEVRIER est nommé chef de projet MSSanté. Il s’appuie alors sur une solution éprouvée et proposée depuis de nombreuses années : ENO­ VACOM Secure Messaging. Bénéficiant déjà de la plateforme d’échanges et d’intégration orientée services ENOVA­ COM Suite v2, ce choix de raison per­ met au CHRU de rattraper rapidement son handicap : dernier à démarrer en Janvier 2014, le CHRU fait partie des 5 établissements sur 15 à réussir la mise en place de son architecture pour le rendez-vous du salon « Santé & Au­ - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 Le CHRU sera dès le 22 Juillet le 1er établissement à obtenir l’Autorisation Unique CNIL sur les échanges sécurisés de données de santé par messagerie, puis à la rentrée de Septembre à être approuvé « Opérateur MSSanté » par le ministère et l’ASIP Santé. Grâce au pro­ fessionnalisme des équipes projet et au partenariat gagnant-gagnant CHRUENOVACOM, le Centre Hospitalier peut aujourd’hui se prévaloir d’une réussite unanimement appréciée par les ins­ tances nationales de tutelle, qui fait de lui en cette fin d’année le 1er établis­ sement par son volume de boîtes aux lettres MSSanté (1350 BAL médecins et 350 BALF Secrétariats Médicaux). A propos de l’Utilisateur Avec près de 2.500 lits de capacité d’accueil, 220.000 hospitalisations et 500.000 consultations par an, 1er em­ ployeur de la région Languedoc-Rous­ sillon avec plus de 11.000 salariés, le CHRU de Montpellier demeure au­ jourd’hui parmi les tout premiers hôpi­ taux de France, les plus dynamiques et les plus entreprenants. C’est le résultat de la stratégie insuf­ flée par son Directeur Général, M. Phi­ lippe Domy, par ailleurs Président de la Conférence des DG de CHU au plan national. CHIFFRES CLES CHRU de Montpellier, MSSsanté · 2 500 lits · 220 000 hospitalisations/an · 500 000 consultations/an · 11 000 salariés Questions fréquentes sur la MSSanté Question fréquentes sur la Messagerie Sécurisée en Santé (MS Santé) Mise en oeuvre, gestion de projet et financement Quel est le concept de la MSSanté ? La messagerie sécurisée de santé (MSSanté) permet à tous les professionnels de santé d’échanger entre eux par mail, rapidement et en toute sécurité, des données personnelles de santé dans le respect de la réglementation en vigueur. Le projet MSSanté contribue ainsi à améliorer la coordina­ tion des parcours et les coopérations entre professionnels de santé de différentes disciplines. La messagerie MSSanté possède un annuaire commun et certifié de l’ensemble des professionnels de santé. Toute messagerie professionnelle de santé peut devenir compa­ tible MSSanté. Quels sont les prérequis nécessaires à la MSSanté ? Quelques étapes sont à suivre : - S’inscrire sur le site de l’ASIP Santé www.etablissement. mssante.fr, - Suivre la web-formation MSSanté (1 heure) délivrée par l’ASIP, - Rédiger une lettre d’engagement de la part de l’Etablisse­ ment, - Signer le contrat opérateur avec l’ASIP, [ 19 ] E N OVACO M - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 - Effectuer la déclaration simplifiée auprès de la CNIL et obtenir l’agrément Hébergeur de Données de Santé (si né­ cessaire), - Valider les tests techniques de connexion à l’espace de confiance et, - Renvoyer l’engagement de conformité aux exigences ASIP Santé. Quels sont les délais de mise en œuvre de la MSSanté ? Une fois l’inscription effectuée sur le site de l’ASIP Santé, il faut compter un délai de 2 à 4 mois intégrant le temps de mise en œuvre de la solution technique et les délais de contractualisation et de validation des différentes exigences fonctionnelles et techniques. En quoi consiste la démarche CNIL ? L’opérateur MSSanté doit adresser à la CNIL une déclara­ tion simplifiée comportant un engagement de conformité aux conditions fixées par la délibération n°2014-239 du 12 juin 2014 (adoptée par la CNIL le 12 juin 2014). Le document peut être trouvé ici : http://www.cnil.fr/vos-obligations/declarer-a-la-cnil/de­ claration/mon-secteur-dactivite/mon-theme/je-dois-de­ clarer/declaration-selectionnee/dec-mode/DISPLAYSIN­ GLEFICHEDECL/dec-uid/125/ Des financements sont-ils prévus pour s’engager dans la MSSanté ? Début Avril 2015, de nouvelles circulaires émises par la FHF et la FHP stipulent que la DGOS accompagnera à hau­ teur de 15 000 € les 500 premiers établissements étant MS­ Santé compatible. Ce nouvel appui de la DGOS va permettre d’accélérer son déploiement. Attention, à noter cependant : seront éligibles les établisse­ ments de santé ayant envoyé, sur une période d’un mois, un nombre de messages MSSanté correspondant à 50% des séjours sur la période étudiée. Il est donc nécessaire d’être en production. Evolution de la MSSanté depuis son lancement Quid des sites pilotes ? Aujourd’hui, tous les sites pilotes sont en production. Parmi les premiers résultats chiffrés intéressants à connaître, nous pouvons citer : « Plus de 6000 comptes rendus ont déjà été transmis, faisant du projet MSSanté une vraie réussite » Rodrigue ALEXANDER, Directeur Adjoint CH COMPIÈGNE-NOYON. échanger des données médicales avec les médecins de notre établissement ? Les médecins souhaitant échanger avec votre établisse­ ment peuvent se rapprocher d’un opérateur MSSanté com­ patible et/ou de l’ASIP Santé afin d’obtenir une boite aux lettres personnelle sécurisée. La MSSanté et les logiciels métiers (dossier patient informatisé, etc.) Comment puis-je envoyer mes comptes rendus à partir de mon dossier patient informatisé vers la MSSanté ? Enovacom sait répondre à ce cas d’usage et peut récupérer les comptes rendus directement générés par le DPI et les envoyer vers le réseau MSSanté. Différentes solutions sont envisageables en fonction des formats de sortie de votre DPI (fichiers, mails). À titre d’information, Enovacom travaille déjà avec un grand nombre d’éditeurs de DPI pour la connexion à l’espace de confiance MSSanté. Sur la partie fonctionnelle, estil possible d’envoyer un mail à plusieurs destinataires utilisant différents systèmes de messagerie MSSanté, S/MIME) ? Les comptes de messageries existants et les (Apicrypt, Afin de respecter les exigences de l’ASIP Santé, il n’est pas « Le Centre Hospitalier de Montpellier peut se prévaloir d’une réussite unanimement appréciée par les instances nationales, qui fait de lui le 1er établissement par son volume de boîtes aux lettres MSSanté avec plus de 1700 BALs » Yann Février, DSI CHRU Montpellier. noms de domaines Dois-je avoir un nouveau nom de domaine pour communiquer sur le réseau MSSanté ? Oui, il est obligatoire d’utiliser un nom de domaine dédié MSSanté. Pour des raisons de lisibilité, l’ASIP Santé pré­ conise l’utilisation d’un sous-domaine de mssante.fr : par exemple @ch-etablissement.mssante.fr. Plusieurs médecins avec qui je communique utilisent la messagerie GMAIL. Pourront-ils [ 20 ] EN OVACOM - INFO@ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 possible d’envoyer un même mail à plusieurs destinataires utilisant différents systèmes de messagerie. C’est pourquoi, lors de l’envoi d’un mail vers la MSSanté, les solutions Enovacom empêcheront l’envoi vers d’autres destinataires de messageries différentes. Intégration et diffusion de l’annuaire MSSanté Comment diffuser l’annuaire MSSanté national en interne ? Un proxy d’annuaire est intégré à notre solution ENOVACOM Secure Messaging. Nous pouvons ainsi centraliser l’accès à plusieurs annuaires (MSSanté, Apycript, GIP-CPS, Etablis­ sement). Il est possible de déployer un service d’annuaire automati­ quement sur les postes à travers un script VB. En revanche le paramétrage sur Exchange directement ne semble pas possible. Comment l’utilisateur peut accéder à l’annuaire MSSanté ? Une fois le service d’annuaire paramétré sur le client de messagerie, l’utilisateur pourra simplement rechercher un destinataire MSSanté dans son carnet d’adresses. Concernant l’annuaire, comment mes médecins peuvent savoir si leur destinataire ont une adresse sécurisée ? Avec ENOVACOM Secure Messaging, une branche du proxy d’annuaire est dédiée aux adresses MSSanté. En appelant cette branche d’annuaire, les médecins ont la garantie que seules des adresses MSSanté remonteront. automatique ? Lorsqu’une adresse MSSanté est créée, modifiée ou sup­ primée, la demande de mise à jour est diffusée sur action manuelle dans ENOVACOM Secure Messaging. Il faut alors attendre la prise en compte et l’acquittement des demandes par la plateforme nationale de l’ASIP Santé. Tant qu’il n’y a pas eu de retour de compte-rendu d’intégra­ tion, la mise à jour n’est pas effective. Questions diverses : HDS, CPS, Formulaire, MSSanté Est-il possible d’avoir plusieurs adresses MSSanté pour un même numéro RPPS ? Il est possible pour un médecin d’avoir une adresse MSSan­ té pour chacun des établissements pour lesquels il travaille. Un même professionnel de santé pourra avoir plusieurs adresses MSSanté selon ses usages (cabinet médecine de ville, établissements de santé, etc.). Dans quels cas l’établissement Quand je déclare une adresse email, est-elle doit-il être Hébergeur de Données directement incrémentée dans l’annuaire de Santé (HDS) ? national ? Un établissement doit être HDS dans le cas où il héberge Lorsqu’elle est supprimée, estun service de messagerie mutualisé avec d’autres éta­ blissements. Il ne sera pas nécessaire d’être HDS lorsque ce effectué de façon manuelle ou l’établissement héberge uniquement son propre service de messagerie. [ 21 ] ENOVACO M - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0 Un professionnel de santé qui n’est pas dans l’espace de confiance MSSanté peut-il recevoir un message sécurisé MSSanté ? Non, les échanges MSSanté ne sont autorisés qu’entre pro­ fessionnels de santé possédant une boîte aux lettres MS­ Santé. A-t-on besoin de bénéficier de l’authentification forte pour l’envoi des messages ? Faut-il des cartes CPS & lecteurs de cartes ? Les utilisateurs au sein d’un établissement n’ont pas besoin d’une authentification forte pour envoyer des messages. En revanche, en dehors de réseau privé, une authentifica­ tion forte de type CPS ou OTP sera exigée. Peut-on devenir MSSanté Compatible avec tout type de serveur de messagerie ? Tous les serveurs de messagerie peuvent devenir MSSanté compatible. Etre MSSanté-Compatible avec ENOVACOM Votre solution, comme d’autres, nécessite-t-elle obligatoirement la présence d’un serveur SMTP sur le local ? Car pour notre part, le serveur SMTP est externalisé chez notre FAI. ENOVACOM Secure Messaging peut être installé chez un opérateur de messagerie industriel ou chez un hébergeur de données de santé. ENOVACOM Suite V2 est-il compatible MSSanté ? Une offre packagée permet à ENOVACOM Suite V2 d’être MSSanté compatible. Quelle sont les mutualisations possibles d’ENOVACOM Secure Messaging avec plusieurs serveurs exchange ? Notre solution ENOVACOM Secure Messaging peut être mu­ tualisée dans un environnement réseau sécurisé. Nous avons déjà répondu à ce type d’architecture mais chaque cas est spécifique. De plus, ENOVACOM Secure Mes­ saging permet de gérer des domaines multiples. Enovacom, l’innovation au service de l’IT Santé Editeur de logiciels dédiés aux systèmes d’information de santé, Enovacom a été créé en 2002 afin de faciliter l’échange et le partage de données patients en toute confiance. Enovacom souhaite faire avancer les technologies de demain. L’entreprise regroupe une centaine de personnes avec une réelle expertise des technologies de Santé. Nous avons construit ensemble une suite logicielle permettant d’assurer l’interopérabilité et la sécurité des données entre tous les acteurs du système de santé. Notre innovation : une plateforme technologique unique, simple à gérer, socle de l’espace de confiance indispensable à l’intégrité des données. 04 86 67 00 00 | [email protected] | www.enovacom.fr [ 22 ] ENOVACO M - INFO @ENOVA COM . F R - TÈ L 0 4 8 6 6 7 0 0 0 0