Bilan Audit/Point Achat 2015/Nouvelle instruction mission

P. 1
AUDIT/ACHATS/NOUVELLE
INSTRUCTION MISSION
Réunion des gestionnaires 12 Janvier 2015
Amphithéâtre ICMCB
12/01/2015
Sommaire
Audit
P. 2
1.
2.
Bilan général des audits 2014
Bilan des audits 2014 par domaine
Dépenses/Carte d’achat
Missions
Immobilisations
Achats
Achats
Seuil achats pour 2015
Rappel sur la passation des PUMA
Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques dans le
cadre des RECA
Nouvelle instruction mission du 13/10/2014
Différents points de vigilance
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BILAN DES AUDITS 2014
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Amphithéâtre ICMCB
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1 I Bilan général des audits 2014
• 2013 : 15 laboratoires audités sur 22 prévus (taux de réalisation de 68%).
• 2014 : 10 laboratoires audités sur 18 prévus (taux de réalisation de 56%).
P. 4
Plan d’audit
Bilan
Bilan
Gâteaux/Viennoiserie/
Café/Repas
• 4 laboratoires conservent leurs notes attribuées lors du précédent audit.
• 3 laboratoires voient leurs notes progresser.
• 2 laboratoires ont leurs notes en baisse.
• 1 laboratoire audité pour la première fois.
• 1 laboratoire : gâteaux+café+repas
• 6 laboratoires : gâteaux/viennoiserie+café
• 3 laboratoires : café (laboratoires audités en fin d’année, les gâteaux et
viennoiseries ont été déclinés par l’équipe d’audit en prévision des fêtes).
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2 I Bilan des audits 2014 par domaine
Dépenses
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- Délai Global de Paiement : 20 jours sur - 9% des bons de livraison ne sont pas
l’ensemble des laboratoires audités.
récupérés.
- Peu d’erreur sur les codes familles pour le - 11% des factures arrivées en Délégation ne
fonctionnement.
sont pas libellées aux nom du CNRS (et bon de
commande non joint en Délégation).
Service fait
- Seuls 8% des services faits saisis sont erronés. - En revanche, ce chiffre est encore trop
(27% en 2013 sur 15 labos audités)
important dans le cadre du passage au SCTD.
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2 I Bilan des audits 2014 par domaine
Dépenses-Carte d’achat
P. 7
- Fonds de dossier généralement
complets.
- 31% des factures ne sont pas
libellées au nom du CNRS.
- Taux d’utilisation de la carte
plutôt satisfaisant.
- 24 % des commandes ne sont pas
régularisées en temps et en heure.
- 2% des achats n’auraient pas dû
être réglés par carte achat.
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Missions
P. 8
- Pas de problème particulier quant à la
connaissance de la règlementation
mission.
- 5 trop perçus demandés (10 en 2013).
- 8% des ordres de mission sont
postérieurs aux déplacements.
- 8% de pièces justificatives absentes au
moment du contrôle sur place.
- 10 % des états de frais sont soit mal
renseignés, (case forfait), soit la
signature ne correspond pas aux
missionnaires (quand cela est possible).
- 80% de non utilisation du marché
hébergement.
- 51% de non utilisation du marché
transport.
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Immobilisations
P. 9
- Registre d’inventaire mis en place
dans les unités et données
inscrites cohérentes avec ce qui est
recommandé par la Délégation :
localisation, date de mise en
service,
montant,
numéro
d’inventaire etc…
- Etiquetage du matériel encore
trop souvent absent.
20% des matériels vérifiés
n’étaient pas étiquetés.
(Obligatoire et prévu sur la Fiche
Immobilisations disponible sur le
site de la Bibliothèque Pratique).
- 27 % des services faits déclarés et
saisis dans Geslab sont erronés et
ne correspondent pas à la date
réelle de mise en service.
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Achats
P. 10
- Fonds de dossiers complets dans
l’ensemble et documents obligatoires
renseignés : formulaire du choix du
fournisseur, tableau d’analyse des
offres, lettre de rejet etc…..
- Attention à la dérogation à la remise
en compétition qui doit rester
exceptionnelle.
- Prise en compte du développement
durable dans le cadre de la publicité.
Obligatoire : directive européenne
2004/18/CE du 31 mars 2004, circulaire
du premier ministre du 3 décembre
2008, charte des achats durables pour
la
recherche
et
l'enseignement
supérieur du 6 Mai 2008….
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RAPPEL SUR LES ACHATS
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Seuil achat pour 2015
P. 12
A partir de
20 K€ - 134 K€ :
En dessous
de 20K€ :
pas de publicité
obligatoire.
(15K€ pour les services
de la Délégation soumis
au code des marchés
publics).
Publicité obligatoire en procédure
adaptée
(15 K€ pour les services de la
Délégation soumis au code des
marchés publics).
Attention : A partir de 90K€ :
visa de la Déléguée Régionale
obligatoire avant lancement de tout
projet.
A partir de
134 K€ :
Procédure formalisée
menée par la Délégation
(hors RECA).
En 2013, tous les MAPA supérieurs au
montant de 90k€ ont fait l’objet d’un
VISA.
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Rappel sur la passation des PUMA
P. 13
La négociation : Si il est sélectionné la phrase « les offres feront
l’objet de négociation », il est impératif de négocier avec les
candidats ayant déposé une offre et pas uniquement un !
Pour rappel : pas de négociation dans le cadre des RECA.
L’avis d’attribution : la publication d’un avis d’attribution dans
PUMA pour les marchés de plus de 20 K€ est obligatoire (en
2013 : seulement 70% des avis de publicité ont fait l’objet
d’un avis d’attribution).
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Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques
(CST)
P. 14
Le fond ne change pas, juste la mise en forme (on passe de 2 à 4 pages
désormais) :
− Partie générale (objet du marché, lieu et délai de livraison…) demeure inchangée
- Désormais partie Fournisseur sur une page à part.
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Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques
(CST)
P. 15
- De même pour la partie CNRS avec un champ prévu pour remplir le
montant de l’offre acceptée.
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Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques
(CST)
P. 16
− Un nouveau CST sera disponible courant 2015 qui correspondra à
l’article 4 bis du CCP des accords cadres. Certaines parties seront
plus détaillées.
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Nouvelle version du Cahier des Spécifications Techniques
(CST)
P. 17
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P. 18
NOUVELLE INSTRUCTION
MISSION
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Points de vigilance
Qualité de l’ordre de mission :
P. 19
Précisez les séjours privés.
L’objet précis de la mission et l’acronyme du projet si la dépense se
rattache à un contrat de recherche.
L’organisme d’appartenance de l’agent.
Pour les missions à l’étranger :
Dans le cadre d’une démarche de maîtrise des risques, pour tout
voyage à l’étranger, le missionnaire doit s’inscrire sur le site
« Ariane » du ministère des affaires étrangères et s’assurer de
pouvoir être joint sans délai.
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Points de vigilance
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Signature de l’ordre de mission et état de frais quand le missionnaire est le directeur
d’unité.
« Nul ne peut signer son propre ordre de mission et état de frais » :
Contresigner par le délégataire au sein du laboratoire.
Concernant l’état de frais, il ne peut signer qu’en tant que bénéficiaire, la signature « DU »
se fait par le délégataire.
Si aucune délégation de signature donnée dans le laboratoire par le DU, c’est la Déléguée
Régionale qui contresigne.
Si pas de contresignature, les états de frais ne seront pas remboursés et seront
renvoyés en laboratoire pour rectification
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Points de vigilance
Utilisation obligatoire du marché national transport pour :
P. 21
- Les achats de billets d’avion et de train.
NB : CWT peut délivrer une attestation de passage hors marché sur
demande pour certaines destinations (Cuba, Corée du Nord…) et certains
billets ferroviaires (ex : TER, OUIGO, ID TGV).
− Les cartes d’abonnement aux transports en commun sont souscrites dans
le cadre du marché national de transport.
- La location des véhicules (hors véhicules utilitaires) en France
Métropolitaine.
NB : Les cartes de réductions payantes peuvent être prises en charge s’il en
résulte une économie par rapport à la procédure habituelle (économie
appréciée par la personne habilitée à délivrer les ordres de missions).
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Points de vigilance
Utilisation obligatoire du marché national hébergement pour :
P. 22
- Les frais de nuitées en France Métropolitaine.
- En cas de passage hors marché, obtenir obligatoirement
l’attestation de passage hors marché.
NB : I-alabatros délivre automatiquement, par mail au demandeur, une
attestation s’il ne peut proposer de chambre à moins de 3 kms du lieu
de mission.
− L’utilisation de la carte corporate sans l’attestation de passage hors
marché ne donne plus droit au remboursement au-delà de 60
euros.
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Points de vigilance
P. 23
Utilisation de la carte corporate pour payer certaines dépenses liées
aux missions :
− Frais de restauration
− Frais d’hébergement (pour les hôtels à l’étranger)
− Commandes de billets de transport (TER, métro, bus etc….)
− Frais annexes de transport (taxi, parking….)
− Frais de prélèvements bancaires induits par l’utilisation de cette
carte.
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Points de vigilance
Rappel sur l’indemnité forfaitaire :
P. 24
L’indemnité forfaitaire inclut
- les frais d’hébergement
- de repas
- les frais divers comprenant notamment
les frais de transport en commun,
les taxi,
les connexions internet,
les frais de communication (hors pays à risque)
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Engagés à
l’intérieur de la
mission
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Points de vigilance
P. 25
Au-delà de l’indemnité forfaitaire, certains frais obligatoires peuvent être
remboursés sur justificatifs, comme par exemple :
− les frais de visa, passeport et vaccinations obligatoires et recommandées
− les frais de change
− les frais de prélèvements bancaires en cas d’utilisation de la carte
corporate
− les excédents de bagages liés au transport de matériel technique ou de
documents administratifs justifié par des raisons de service avec accord
préalable de l’autorité habilitée à signer l’ordre de mission
− les frais de déplacements annexes obligatoires (navette précédant ou
suivant l’embarquement)
− Les taxes d’aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs
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