Le guide des Pratiques et des Usages des attachés de presse et

Le guide des Pratiques et des Usages
des attachés de presse
et conseillers en Relations Publiques
CHAMP D’APPLICATION DU GUIDE :
Ce document établi par le SYNAP vise à définir les règles et
bonnes pratiques des attachés de presse et conseillers en
Relations Publiques, et être un référentiel de base des formations pour les Ecoles Professionnelles et autres organismes
délivrant des formations dans ce secteur.
les-ci.
Ce guide doit aussi pouvoir servir de référence sur les critères
minimaux qu’un client
faisant appel à un professionnel est en droit d’attendre dans
un souci de transparence.
Sont concernés par ce guide, tous les professionnels, Attachés de presse et Conseillers en Relations Publiques - qu’ils
soient indépendants, intégrés dans une entreprise, une association, une collectivité ou travaillent pour le compte de personnes physiques - en charge de concevoir une stratégie de
relations presse / relations publiques et de la mettre en œuvre
afin de sensibiliser les leaders d’opinion aux activités de cel-
Ce document s’articule selon la chronologie habituellement la
plus usitée : la procédure d’appel d’offre, la recommandation,
la mise en œuvre, le reporting et la rémunération.
MODALITÉS D’APPLICATION :
LA PROCEDURE D’APPEL D’OFFRES :
Lorsqu’une entité (entreprise, administration, institution, personne physique…) fait appel à plusieurs prestataires en leur
communiquant un cahier des charges pour une mission ponctuelle ou de longue durée, il est préconisé que les prestataires
qui ne sont pas retenus percevront une rémunération forfaitaire conclue au préalable par les deux parties.
Il est possible à tout professionnel d’effectuer une démarche
de protection de la propriété intellectuelle de ses créations (visuels, slogans, textes, axes créatifs, etc.).
L’attaché de presse et le conseiller en Relations Publiques
devront réaliser une étude qualitative de la perception de l’entreprise s’ils estiment cette démarche nécessaire à leur prestation.
Dans le cas précis où le prospect est amené par un tiers
(agence de publicité par exemple). Ce tiers s’engage à faire travailler l’attaché de presse/conseiller en RP auprès du
prospect en direct afin de garantir la meilleure adéquation et
la transparence entre les honoraires et la teneur de la mission.
Ceci implique donc l’impossibilité de travailler « en aveugle »
pour le conseil en RP.
Le tiers intervenant pourra exiger une rétrocession d’honoraires en cas d’acceptation du projet co-présenté au client, de
la part du professionnel et selon les taux suivants au terme de
chaque période contractuelle :
• 10 % la première année
• 5 % la deuxième année (*)
• 2% la troisième année (*)
(*)En cas de contrat pluriannuel.
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LA RECOMMANDATION
Dans le cadre de l’appel d’offre, le professionnel des R.P doit remettre à l’entité qui fait appel à lui un document pré-contractuel : la recommandation.
La recommandation définit le cadre d’intervention de l’attaché de presse et permet à son interlocuteur d’évaluer ses compétences.
La recommandation doit se conformer expressément aux règles déontologiques des R.P en référence au Code d’Athènes et
au Code européen de Déontologie Professionnelle des Relations Publiques dit Code de Lisbonne.
La recommandation doit rappeler, en effet, les obligations à la charge du professionnel :
L’obligation de moyens : tout mettre en œuvre pour instaurer des relations de confiance entre l’entité et les médias ou l’entité
et le public-cible visé.
• L’obligation de conseil : proposer une stratégie, des moyens et des outils adéquats et pertinents pour atteindre cet objectif ;
Eventuellement rappeler les clauses de réserves et notamment les motifs de non-diffusion d’une information.
•
La recommandation doit pouvoir faire l’objet d’une explicitation raisonnée. Elle sert de base à la rédaction du contrat de prestation qui liera les parties et auquel elle est d’ailleurs généralement annexée.
La recommandation proscrira expressément toute mention à une quelconque obligation de résultats.
La recommandation doit :
comporter une description du contexte dans lequel s’inscrit l’appel d’offre
• une analyse synthétique des besoins du client
• rappeler les objectifs recherchés par l’entreprise cliente
• proposer la stratégie qui sera mise en œuvre par le professionnel :
* les critères de sélection
* les différents axes proposés
* Les différentes cibles visées
• présenter les actions qui seront menées au cours de la mission
* Les différentes actions régulières : dossier de presse, communiqués…
* les actions à caractère ponctuel : conférence de presse, voyages de presse…
* les opérations annexes utiles à la réalisation de la mission recommandée
• Détailler les outils qui seront utilisés :
* outils d’élaboration et de conception : logiciels, études en amont, veille stratégique…
* outils de gestion : fichiers et gestion de la campagne de presse, outils de mesure externe et/ou interne pour vérifier l’impact
et les retombées de la campagne de presse
• Soumettre le calendrier des actions qui seront menées
* proposer les éléments de contrôle et de vérification des opérations de suivi : comptes-rendus, tableaux de bords,
réunions…
• Elaborer le budget nécessaire à la réalisation de la mission
* le professionnel devra spécifier la ventilation du budget entre les honoraires, les frais techniques et les frais de fonctionnement.
• Présenter les modalités d’exécution de la mission :
* définir le ou les lieux d’exercice, indiquer les différents collaborateurs et/ou commettants pouvant intervenir
* soumettre une check-list des éléments indispensables à la réalisation de la mission (documents administratifs et
publicitaires, revues de presse précédentes…)
• Définir la durée de la mission doit être impératif et contractuel
* la mission peut être ponctuelle ou régulière, reconductible ou non
* proposer les éléments et les indices utiles à la révision ou à la reconduction de la mission, le cas échéant
• Le contrat doit indiquer les conditions générales qui vont régir la mission et notamment :
* le rappel des droits et obligations des parties contractantes
* les exclusions et les limitations de responsabilité
* les dispositifs de cession des droits sur la propriété intellectuelle ou droits d’auteur
* les clauses de réserve de propriété le cas échéant
* les modalités de règlement relatives au contrat de prestation qui va lier les deux parties et notamment :
. le mode et le type de règlement ainsi que son échéancier,
. les pénalités éventuellement applicables en cas de retard de paiement
. les modalités de résiliation amiable et contentieuse et en particulier les clauses pénales et leur montant dans les cas de
rupture anticipée du contrat par l’une ou l’autre des parties
. les clauses d’arbitrage
. les clauses attributives de juridiction
•
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LA MISE EN OEUVRE DE LA MISSION
Durant l’exercice de sa mission, le professionnel devra tout mettre en oeuvre pour atteindre l’objectif fixé et notamment assurer :
•
l’élaboration de la stratégie
•
la conception, l’envoi et le suivi des dossiers et communiqués de presse
•
la prise de rendez-vous auprès des professionnels des médias sélectionnés
•
l’organisation, la mise en place et le suivi des évènements : conférences, voyages, rencontres de presse…
•
l’actualisation des supports de communication avec les médias
•
la mise en place d’outils de surveillance des médias afin de quantifier, mesurer, évaluer et analyser les retombées médiatiques
Les modalités d’exercice de la mission seront fixées au sein d’un contrat de prestation pour les consultants extérieurs ou précisées dans le cadre du contrat de travail pour les professionnels salariés. S’agissant du contrat de prestation, il devra en outre
définir les conditions de règlements, les modalités particulières d’exercice, les clauses de reconduction ainsi que les modalités de
résiliation et les clauses attributives.
Dans ses relations avec les médias, le professionnel s’engage à respecter le code de déontologie en vigueur et en particulier s’interdire :
•
de percevoir une rémunération quelconque tirée de l’activité d’agent publicitaire ou de journaliste
•
de diffuser des informations qui ne reposeraient pas sur des faits contrôlés et contrôlables.
Dans ses relations avec les tiers, Le professionnel devra veiller à faire preuve de la plus grande discrétion dans la recherche
de sa publicité personnelle.
Le Synap est l’autorité de régulation de la profession. A ce titre, il a une fonction disciplinaire. Il a donc toute latitude pour
connaître, apprécier et juger les violations effectives ou suspectées des règles déontologiques.
•
•
Il est compétent pour émettre des avis, faire des remarques ou des admonestations écrites, à l’encontre de tout professionnel dans l’exercice de sa profession
le cas échéant, il pourra radier temporairement ou définitivement le professionnel contrevenant
LE REPORTING
Le professionnel rendra compte de l’avancement de sa mission à son client ou à sa hiérarchie à intervalles réguliers fixés d’un
commun accord entre les parties au moment de l’établissement du contrat ou de l’embauche du salarié.
De par leur objectif visant à informer le plus grand nombre par le biais des relais d’opinion, les relations presse et relations
publiques sont de par nature du ressort de la Direction Générale.
Le professionnel des relations presse et des relations publiques sera donc naturellement en contact avec la Direction Générale
avec laquelle il définira les plans d’actions stratégiques, auprès de laquelle il recueillera les informations et qu’il tiendra informée
de l’évolution de sa mission.
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LA REMUNERATION
La rémunération de l’attaché(e) de presse peut s’effectuer sous forme de salaires, de traitements ou d’honoraires à l’exclusion
de toute rémunération sous forme de pourcentages ou de commissions indexées sur des résultats quantitatifs.
Les honoraires des attachés de presse externes (code NAF 741 G)
Les honoraires, qu’il s’agisse d’un contrat annuel ou d’une opération ponctuelle, font l’objet, selon les modalités contractuelles,
d’une facturation qui doit être honorée à réception de facture
•
•
La facturation mensuelle se fait en début de mois pour les contrats annuels ; en début de mission, milieu de mission et fin de
mission pour les actions ponctuelles
Pour les opérations non inscrites à l’objet du contrat, l’attaché(e) de presse doit établir un devis complémentaire soumis à un
Bon pour Accord du Client.
Les frais techniques
En dehors des honoraires, l’attaché(e) de presse est amené à facturer des frais techniques de fonctionnement, des notes de
débours, des frais techniques réalisés par des fournisseurs ou prestataires extérieurs et des frais d’abonnement :
•
Les frais techniques de fonctionnement récurrents mais non fixes (photocopies, affranchissements, téléphone, télécopies, papeterie, coursiers…) sont engagés par l’attaché(e) de presse pour l’exécution de sa mission. Ils sont récurrents
mais le montant n’est pas fixe et fonction de l’activité. Ces frais sont en général facturés au coût réel à la fin de chaque mois
et payables dès réception par le client. Une provision peut être demandée par l’attaché(e) de presse.
* Les frais techniques engagés auprès de fournisseurs ou prestataires extérieurs sur la base de devis (location
de salles de réception, travaux d’impression, frais de réception ou de transports de journalistes…) font l’objet d’un devis
préalable auprès du client. Selon le montant, l’attaché de presse peut être amené à émettre une facture d’acompte. Ces
frais techniques peuvent être payés directement par le client auprès des fournisseurs soit faire l’objet, selon les termes
du contrat entre l’attaché(e) de presse et son client, d’une facturation d’honoraires de gestion (pourcentage ou forfait) des
activités liées à ces frais techniques.
* Les débours engagés sans accord spécifique écrit au préalable (frais de voyages et frais de réception personnels et
journalistes...) sont engagés en général de façon non planifiée par l’attaché(e) de presse pour l’exécution de sa mission. Ils
sont facturés à la fin de chaque mois au coût réel sur la base des justificatifs obtenus, et pour les indemnités kilométriques
selon le barème en vigueur. Ils sont payables dès réception par le client.
AUTORITÉS DE RÉGULATIONS ET RELATIONS AVEC LES TIERS
Dans ses relations avec les médias, le professionnel s’engage à respecter le code de déontologie en vigueur et en particulier s’interdire :
•
de percevoir une rémunération quelconque tirée de l’activité d’agent publicitaire ou de journaliste
•
de diffuser des informations qui ne reposeraient pas sur des faits contrôlés et contrôlables.
Dans ses relations avec les tiers, Le professionnel devra veiller à faire preuve de la plus grande discrétion dans la recherche
de sa publicité personnelle.
Le Synap est l’autorité de régulation de la profession. A ce titre, il a une fonction disciplinaire. Il a donc toute latitude pour
connaître, apprécier et juger les violations effectives ou suspectées des règles déontologiques.
•
Il est compétent pour émettre des avis, faire des remarques ou des admonestations écrites, à l’encontre de tout professionnel
dans l’exercice de sa profession
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