Technologie d`information et de communication en

Sommaire
INTRODUCTION .......................................................................................................................... 3
SYNTHESE ..................................................................................................................................... 4
1.
L'IMMATERIALITE DE LA COMPTABILITE .............................................................. 7
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
2.
LA COMPTABILITE INFORMATISEE EST PAR ESSENCE IMMATERIELLE ................................ 7
LES BESOINS DE VERIFICATION ....................................................................................... 10
LES STANDARDS NOUVEAUX SONT ARRIVES ................................................................... 10
POUR RESOUDRE DES INCOMPATIBILITES........................................................................ 11
DES GUIDES UTILISATEURS SONT REDIGES ET DES LABELS DELIVRES ............................. 12
DES NORMES DESTINEES A ETRE INTERNATIONALES ....................................................... 12
L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE....................................................... 13
2.1
L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE DES PETITES ET MOYENNES ENTITES ........... 13
2.11
Lien avec les autres sous-systèmes d'applications du système d'information........... 14
2.12
Liens avec les bases de données de l'entité............................................................... 15
2.13
Flux de données et d'informations et collecticiel ...................................................... 17
2.14
Archivage des informations ...................................................................................... 21
2.2
L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE DES GRANDES ET MOYENNES ENTITES ........ 25
2.21
Le portage de la comptabilité sur le Web ................................................................. 25
2.22
La fourniture d'applications hébergées .................................................................... 28
2.3
LA COMMUNICATION DE DONNEES INFORMATISEES ....................................................... 30
2.31
La fonction communication....................................................................................... 30
2.32
Liaison avec le sous-système de comptabilité........................................................... 31
2.33
Conversion des informations .................................................................................... 32
2.34
Signature électronique .............................................................................................. 33
3.
LES NORMES ET CONCEPTS INFORMATIQUES COMPTABLES ........................ 35
3.1
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
3.16
3.2
3.21
3.3
3.4
3.41
3.42
LES NORMES INFORMATIQUES COMPTABLES DE BASE .................................................... 35
Le fichier comptable ................................................................................................. 35
L'écriture comptable ................................................................................................. 37
Le jeton comptable.................................................................................................... 41
Le plan de comptes de l'entité ................................................................................... 46
Le journal comptable ................................................................................................ 47
Les caractéristiques d'identification du transport des documents comptables......... 47
LA NOMENCLATURE DES DONNEES ................................................................................. 49
Exemple d'application française de traitement des informations de l'entité............. 49
LES PLANS DE REGROUPEMENT ...................................................................................... 56
LE REPORTING FINANCIER ET AUTRES ETATS ASSIMILES ................................................. 58
L'information comptable et financière ...................................................................... 59
Définition de l'en-tête du message ............................................................................ 60
4.
EXEMPLE D'UTILISATION EDIFACT ......................................................................... 62
5.
EXEMPLE D'UTILISATION XML .................................................................................. 65
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Le principal problème qui se pose à une étude conceptuelle de la comptabilité et du reporting financier provient des techniques utilisées actuellement en complet bouleversement.
Assurément, cette situation devient systématique et constante dans le domaine informatique mais, signe d'évolution inéluctable, elle est assez marquée et particulièrement chaotique depuis l'irruption simultanée d'Internet comme réseau de communication et de XML
pour les données et les documents. Or, si les deux techniques rappelées ici ont plus de
trente ans, c'est seulement aujourd'hui qu'elles se diffusent largement, avec évidemment
leur lot de transformations et d'adaptations des systèmes informatiques.
La comptabilité n'échappe pas à ce phénomène. Si ses concepts de base n'ont pas beaucoup évolué, les techniques qu'elle emploie ont largement progressé et, depuis que les
ordinateurs ont vu le jour, toujours épousé l'évolution informatique. Comptabilité et informatique sont intimement imbriquées par un mariage de raison.
Ainsi, la démocratisation des systèmes informatiques induit une lente révolution jusqu'au
sein du milieu familial. Il reste que les concepts sont toujours les mêmes, à savoir : conception, réalisation, test et mise en œuvre. Vouloir faire l'économie d'une étape est un
signe d'écueil certain et programmé à l'avance.
Par ailleurs, la comptabilité n'a pas de vie si elle n'est pas confrontée à des impératifs
d'ordre commercial, économique, fiscal, social, juridique, si elle n'est pas assujettie à des
contraintes générées par la société elle-même et par l'entité économique en particulier.
En outre, et on vient de s'en apercevoir dans le milieu du commerce électronique, c'est la
seule norme internationale compréhensible utilisant une seule et même unité de mesure, la
monnaie. C'est également la seule source d'informations ultérieures pour répondre aux
besoins de contrôle a posteriori. Elle est même le seul élément de traçabilité entre l'activité économique de l'entité et la communication des informations à l'administration et autres
partenaires économiques.
C'est pourquoi, il est apparu important pour la profession comptable française de repenser
tout le système comptable informatique dans un esprit de totale indépendance des matériels mis en œuvre, en symbiose avec les hommes qui édictent les règles et ceux qui les
utilisent. C'est ce que ce document tente d'exposer.
Michel LESOURD
Robert LEMENSE
Directeur Adjoint des études techniques
Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables
Délégué Général d'EDIFICAS
Vice-Président d'EDIFRANCE
Vice-Chairman TBG12 UN/CEFACT
Administrateur d'EDIFICAS Belgium
Chairman TBG12 UN/CEFACT
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Le présent document présente le fruit des travaux entrepris en France par le Conseil supérieur de l’Ordre des experts-comptables et l’association Edificas depuis 1989, en Europe
depuis 1991 et au niveau international (Nations Unies) depuis 1996.
Il constitue l’état de l’art du moment en matière de comptabilité face aux développements
du commerce électronique et de ses conséquences sur l’informatisation des comptabilités
des entités. Il est fondé sur les projets organisés et les réalisations conduites à leur terme
par des experts-comptables avec la participation d’experts en informatique, d’experts en
commerce électronique et en télétransmission de données.
De nombreuses applications sont aujourd’hui opérationnelles dans plusieurs pays européens. Le courant récent des techniques développées autour d’Internet semble bénéficier
d’une large audience mais aucune application réelle n'a encore à ce jour démontré la réalité de leur vocation à servir les professionnels de la comptabilité.
Les réalisations opérationnelles permettent de faire état des nombreux constats auxquels
ces projets, expérimentations et applications en France et en Europe ont donné lieu au fil
de ces quinze années :
•
les experts-comptables français sont conscients des formidables enjeux liés au commerce électronique, des risques que cette révolution engendre pour leur profession et
de l'ouverture de nouveaux créneaux de marché ;
•
le modèle d’organisation suivi par l’association Edificas et proposé dans le présent
rapport est basé sur les principes fondateurs et universels de la comptabilité et de
l’audit, principes dépouillés des contraintes nationales liées à la tenue des comptes
des entités ;
•
l’approche "Bottom-Up" retenue (approche qualité totale) coïncide parfaitement avec
les principes fondateurs : on peut passer de l'élément de détail à l'agrégat et de
l’agrégat à l’élément de détail sans avoir à modifier les bases de données ;
•
la comptabilité est désormais le résultat de la conjonction entre techniques comptables et informatiques ; dès lors, la relation entre les sociétés de services informatiques
(éditeurs de logiciels ou offreurs de services) et les instances professionnelles de la
comptabilité évolue vers une plus étroite collaboration où les premiers réalisent au
plus près les applications destinées à résoudre les besoins exprimés par les seconds ;
•
le rapprochement des techniques informatiques et comptables n’est ni nouveau, ni
incongru : depuis longtemps les sociétés de services souhaitent la création d’un label
de qualité auprès des organisations professionnelles comptables ; une première démarche dans cette direction a été franchie par la création d’une attestation de conformité des fichiers importés ou exportés par les progiciels de comptabilité en France
aux normes EDIFACT ou aux recommandations du CS-OEC, laquelle attestation est
délivrée par les experts-comptables ou les auditeurs ;
•
en matière comptable, comme d’ailleurs pour toute autre discipline, la communication électronique de données n’a de sens que si ces données sont directement exploitables par les applications informatiques du destinataire ; c’est particulièrement vrai
pour les informations issues de la comptabilité destinées aux autorités publiques en
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matières fiscales, sociales ou statistiques ; c’est également vrai lorsque l'entité transmet elle-même ses informations à ces administrations ou lorsqu’elle communique tout
ou partie de ses comptes à son expert-comptable, à son auditeur ou à son commissaire
aux comptes ou lorsqu’elle reçoit ces mêmes informations de l’un ou l’autre de ses
partenaires commerciaux (fournisseurs, banques, etc.) ;
•
le commerce électronique ne peut, au risque de se perdre, faire l’impasse sur les exigences formulées par les autorités publiques pour la transmission et la conservation
électronique de documents ;
•
dans ce contexte, la relation des experts-comptables avec les administrations publiques est appelée à se développer considérablement ; en effet, les administrations souhaitent ou souhaiteront de plus en plus recevoir les informations qu’elles réclament
aux entreprises par voie électronique plutôt que par le support traditionnel papier,
long à traiter, lourd à conserver et coûteux à exploiter ; les déploiements informatiques ont démontré un accroissement très significatif de la productivité des collecteurs
publics (par exemple performance accrue de 400 % en matière de collecte de déclarations TVA en Belgique, suppression potentielle de 2 600 postes administratifs en
France, etc.) ;
•
les administrations n’ont plus seules la main mise sur le contenu des documents administratifs : elles doivent établir un dialogue positif avec les entités ou leurs mandataires (les experts-comptables pour la majorité des entités en France et dans l’Union
Européenne d’aujourd’hui) ainsi qu’avec les sociétés de services afin de ne demander
en priorité que les données disponibles dans les bases de données, et singulièrement
dans les bases de données comptables ; c’est particulièrement vrai pour ce qui
concerne les codes identifiant les informations et les métadonnées correspondantes ;
•
la télétransmission de données n’est pas une fin en soi pour l’expert-comptable ; il
importe qu’en comparaison avec les procédures traditionnelles, il puisse bénéficier
d’une réduction de ses coûts de production et de transmission de ces informations ;
c'est l'approche gagnant-gagnant ("win-win") ;
•
les applications opérationnelles ont démontré pour un cabinet moyen français des
réductions brutes possibles allant jusqu’à 75 à 90 % des coûts par rapport à la procédure papier ; ces diminutions de coûts doivent cependant être modérées avec
l’apparition de nouvelles organisations requérant davantage de support informatique ;
c’est le cas en l’occurrence pour de véritables workflows des documents électroniques traceurs des étapes telles que par exemple "envoi à préparer", "données extraites", "données vérifiées", "document/message à construire", "document/message prêt
à transmettre", "document/message transmis", "accusé de réception reçu" et le cas
échéant "information transmise au client" ; cette suite d’étapes n’est pas exhaustive ;
•
les documents établis par le cabinet d’expertise comptable portent généralement la
signature de l’expert-comptable, associée ou non avec une autre signature ; la procédure de signature digitale française avec les administrations, les banques et la COB
est actuellement étudiée avec la collaboration de la profession comptable française ;
•
l’authentification du signataire d’un document et la certification de sa qualité sont
une nécessité absolue dans bien des cas ; la mise en place d’une infrastructure de clés
publiques a été évaluée par la profession comptable française afin d'aboutir à une
reconnaissance de la signature de l'expert-comptable ;
•
le recours aux normes Edificas en matière d’archivage électronique des fichiers
comptables est de nature à réduire les nombreuses difficultés rencontrées lors de
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contrôles a posteriori par les auditeurs, de modifications de configurations, de changements de progiciels, voire même en cas de fusion d’entreprises dont les systèmes
comptables sont fréquemment incompatibles ;
•
un guide méthodologique s'appuyant sur les concepts exposés a défini les bonnes
pratiques pour tout tiers de confiance archiveur de données informatiques comptables ;
•
les évaluations en cours montrent que les normes Edificas peuvent être appliquées à
de nouveaux langages de communication liés à Internet tels que XML ;
•
dans le même contexte du Web, il est certain que les normes Edificas constituent une
excellente base de départ pour la mise en œuvre du concept de tenue de grand livre
sur Internet.
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La comptabilité et les informations qui en résultent sont assimilables à des produits manufacturés par les services comptables auxquels l’entité fait appel. Ces produits sont fréquemment internes pour les plus grandes entités et pour une majorité de PME/PMI. Ils
sont externes pour les autres et confiés généralement à des cabinets d’expertise comptable.
La fabrication du produit “comptabilité” impose de gérer des stocks de données à traiter
“en flux tendus” pour être capable de livrer des informations de qualité “juste à temps” à
ses partenaires. En ce sens, il constitue l’outil par excellence capable d’identifier, de classer, de localiser ou de mesurer les activités de l’entité, notamment pour obtenir les nombreux chiffres de toutes natures à l’usage des administrations et organismes de toutes
sortes. Très souvent, le rôle imparti aux services comptables s’étend aux services administratifs tant la séparation entre les deux domaines est ténue.
1.1
La comptabilité informatisée est par essence immatérielle
Sur un plan organisationnel, la comptabilité met en œuvre un ensemble de règles et de
procédures permettant de remplir plusieurs objectifs :
•
permettre le regroupement des informations pour les analyser, les classer, les archiver
et obtenir ladite comptabilité de l'entité ;
•
déterminer les résultats de l'entité ;
•
vérifier ces résultats par rapport aux objectifs recherchés dans un cadre analytique
et/ou budgétaire ;
•
respecter la loi (au niveau commercial, fiscal, social, statistiques, douanier, etc.) et
pour ce faire apporter les éléments qui permettent de vérifier ce respect ;
•
correspondre avec les partenaires de l'entité en leur communiquant partiellement ou
intégralement les résultats de l'entité notamment à la norme IAS/IFRS ;
•
fournir aux analystes financiers les informations dans un format standard utilisable
par des logiciels bureautiques du marché.
Pour cela, elle applique une procédure qui peut être considérée comme universelle quel
que soit le pays. Celle-ci est représentée ci-dessous :
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Le processus d'enchaînement des documents comptables comprend un certain nombre de
documents qui ne sont pas tous obligatoirement utilisés. Certains sont implicites (la demande de documents peut être verbale), d'autres obligatoires (le journal, par exemple).
Dans toute relation par EDI, la demande de documents précède leur envoi. Elle précise les
documents attendus, les périodes couvertes ainsi que d'autres caractéristiques comptables
comme la section analytique ou plus particulièrement les plans de comptes.
Toute comptabilité d'entité répond à une organisation d'entité. Ceci induit qu'un même
progiciel peut être utilisé différemment suivant les ressources affectées (moyen humain et
matériel) et les objectifs poursuivis dans le management (analyse financière comparative,
gestion budgétaire, etc.).
Ainsi, les modèles exposés ci-dessus apparaissent tous dans le guide des procédures
comptables qui expose, outre l'organisation mise en place, les moyens de contrôle et de
sécurité. Mais ils peuvent s'appeler différemment. Le modèle de profil de dossier s'appelle
parfois paramètres comptables ou de configuration, paramètres que l'on doit retrouver
dans le fichier comptable informatique et dont certains éléments sont fournis au destinataire. Le modèle journal, celui de plan de comptes, de grand livre et de balance sont
connus. C'est moins vrai en ce qui concerne le modèle de plan de regroupement qui reste
pour beaucoup d'entités une sorte de mystère. Dans l'organisation qui nous intéresse, il
s'agit d'une sorte de plan qui agit comme interface entre les balances de l'entité et les do-
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cuments à fournir à des tiers internes ou externes à l'entité. En fait, il sert à calculer les
informations agrégées à partir des informations de base de la comptabilité.
A partir des plans de regroupement, la comptabilité peut fournir toutes sortes d'états financiers : comptes annuels, déclarations fiscales et sociales, statistiques, reporting, états
IAS/IFRS, analyse financière, etc. Il ne s'agit là que de quelques exemples, tellement la
variété d'informations produites par l'entité est immense.
En informatique, la comptabilité est pratiquement toujours immatérielle. Elle collecte les
informations soit à partir de chaînes informatiques en amont (facturation, chaîne achat,
production, paie, etc.), soit à partir d'une dématérialisation d'un document par un scanner,
soit à partir d’une saisie au clavier. Le schéma ci-après montre qu'à partir de la pièce dématérialisée ou immatérielle, on est susceptible de produire des états financiers ou autres
sans faire la moindre concession matérielle.
La comptabilité en original se trouve dans la mémoire de l’ordinateur (disque dur, disquette, bande, etc.) ou externalisée sur des supports numériques éventuellement chez des
tiers archiveurs. Elle est souvent matérialisée à nouveau sur papier pour les besoins internes du service comptable ou des contrôleurs internes ou externes.
Le schéma met l'accent sur les points suivants :
•
une grande automaticité entre les différentes phases de travail y compris dans les
phases de contrôle,
•
une absence pratiquement totale de papier,
•
l'horodatage de certaines phases : traitement de la saisie, de la validation des écritures,
de sortie des états, des archives, etc.,
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page 9
1.2
•
la connaissance de la taxonomie utilisée par les destinataires (centre des impôts par
exemple) ou pour remplir certaines obligations (états IAS/IFRS, par exemple),
•
le recours à des tiers archiveurs pour pérenniser la comptabilité de l'entité et éviter les
problèmes d'évolution des supports informatiques,
•
le recours à de nouveaux moyens de communications de l'entité par la diffusion des
informations financières via un cédérom ou Internet.
Les besoins de vérification
On constate quand même que, pour des besoins de vérification, les contrôleurs internes ou
externes demandent de plus en plus un accès directs aux fichiers informatiques pour accélérer leur tâche, faciliter les recoupements et être le plus près possible de la source de
l’information originale stockée. En outre, c’est la grande tendance actuelle de numériser
tous les fichiers et d’offrir des possibilités d’interrogation. Les "autoroutes de
l’information" y sont certainement pour quelque chose et la comptabilité n’échappe pas à
ce phénomène.
1.3
Les standards nouveaux sont arrivés
Ces faits étant constatés et avérés, il devenait urgent que des normes de communication et
de stockage d’informations soient arrêtées d’un commun accord entre la profession comptable (qui doit dans ce domaine exprimer ses besoins et ses contraintes), les éditeurs et
concepteurs de logiciels de comptabilité (qui ont leur propres spécificités), les professionnels de l'archivage de documents électroniques et les "censeurs" de l'information (auditeurs, commissaires aux comptes, inspecteurs internes et externes, etc.).
Ces normes s’inscrivent dans l’histoire de la comptabilité car elles permettent de rendre
communicants des logiciels de comptabilité qui, à l’origine, ne sont pas destinés à se mettre en rapport entre eux. Nous sommes passés de l’ère du traitement à l’ère de
l’information. Deux mondes totalement distincts.
Pour ce faire, dans le monde EDIFACT, cinq normes ont été définies et deux autres sont
prévues.
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Modèle
Détails
Ecr itur e
Modèle
Gr and Livr e
Modèle
Balance
Synthèse
Modèle
Repor ting
Ensemble d'écritures comptables par journaux
Ensemble d'enregistrements comptables formant
un ou des extraits de comptes
Ensemble de comptes généraux, auxiliaires,
analytiques ou budgétaires formant une balance
spécifique
Ensemble d'états comptables constituant
un ou des documents financiers, d'analyse,
déclaratifs ou de reporting
Ensemble de comptes généraux, auxiliaires,
analytiques ou budgétaires destiné à codifier les
Plan comptes écritures comptables
Modèle
Par amètr es
Ensemble de paramètres comptables permettant
à partir du plan de comptes, la création des états
Plan r egr oup. comptables
Modèle
Modèles créés pour le domaine comptable EDIFACT
Ces cinq normes sont complétées par deux projets, le premier étant destiné à définir une
demande de document comptable (par exemple, balance des tiers fournisseurs à une date
donnée), le second, un profil de dossier comptable (comptes ayant une longueur variable
de chiffres, caractéristiques de certains comptes collectifs, etc.).
L’utilisation d'un langage qui n’est ni attaché au seul domaine comptable, ni au domaine
informatique, et donc ne dépend pas des normes utilisées par les sociétés de services, rend
plus facile le dialogue entre les utilisateurs (et leurs exigences) et les programmeurs (et
leurs contraintes).
Les normes Balance, Plan de comptes, Ecritures comptables, Comptes annuels (Reporting, déclarations administratives ou dossier de gestion) et Grand livre ont été mises au
point après plusieurs années d’études par l’association EDIFICAS. Elles ont été élaborées
avec le concours d'experts-comptables, d'informaticiens et d'auditeurs au niveau européen
et validées au niveau ONU. Elles facilitent l'importation et/ou l'exportation des fichiers
comptables d’un système informatique comptable à un autre quel que soit le système
d'exploitation utilisé, quel que soit le système comptable informatisé employé.
1.4
Pour résoudre des incompatibilités
La profession comptable se trouvait confrontée à des incompatibilités dues soit à des modifications intempestives ou révisionnelles de format de fichiers, soit à des descriptions
incomplètes ou insuffisantes de fichiers ou encore à des systèmes d’exploitation différents
(MAC OS, Windows, Linux, etc.).
Les normes EDIFICAS permettent de faire face et de dépasser ces difficultés : ce ne sont
plus les sociétés de services qui prescrivent leurs conditions dans la communication des
balances ou des écritures, par exemple, d’un système à l’autre. Elles doivent désormais
respecter un cahier des charges établi dans le cadre des normes.
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1.5
Des guides utilisateurs sont rédigés et des labels délivrés
Afin de faciliter la tâche des informaticiens qui développent ou réactualisent leurs applications informatiques comptables, les guides de mise en œuvre des modèles ci-dessus ont
été développés en France pour couvrir des besoins particuliers comme :
•
le transfert d'informations comptables entre des systèmes numériques (caisses enregistreuses, appareils de pesée, etc.) et le système comptable ;
•
le transfert d'informations comptables entre les entités et les auditeurs ;
•
le transfert d'informations comptables entre entités mères et filiales ;
•
le transfert d'informations comptables vers des tiers archiveurs ;
•
le transfert de statistiques comptables ;
•
les télédéclarations fiscales et sociales vers les administrations ;
•
le reporting vers les organismes financiers ;
•
etc.
Depuis la fin de l'année 1999, des attestations de conformité à ces guides sont délivrées
aux concepteurs des logiciels qui intègrent les normes susmentionnées. Elles permettent
de remplir trois rôles :
1.6
•
s'assurer que les équipes informatiques ont bien assimilé le langage à utiliser : ANSI
X12, TRADACOM, EDIFACT, XML, etc. ;
•
s'assurer que les fichiers issus de ces normes et qui sont télétransmis respectent strictement les guides utilisateurs ;
•
inversement, s'assurer que les fichiers reçus peuvent être incorporés directement dans
les applications.
Des normes destinées à être internationales
Ces normes sont à ce jour arrêtées au niveau international. Elles sont destinées à être des
normes à part entière en France (AFNOR), en Europe (CEN) et enfin dans le monde
(ISO).
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Comme dans toute organisation, les systèmes qui sont étudiés et élaborés doivent s'appuyer sur plusieurs éléments de base :
•
l'organisation et le management (scénarii et traçabilité),
•
les ressources humaines mises en œuvre,
•
les techniques nécessitées par le système,
•
les sites de traitement et d'exploitation,
•
la temporalité des actions (juste à temps).
Si l'un de ces cinq éléments n'est pas pris en compte, on peut s'attendre à élaborer un système bancal ou non abouti. On peut s'attendre à des surprises lors du déploiement.
En outre, comme tout système, il faut réfléchir à l'ensemble du système à concevoir et ne
pas se limiter à une "fenêtre" sur une partie de l'organisation (think big, start small). Si tel
était le cas, le risque certain est de voir apparaître des "verrues" pour joindre des éléments
d'un même système non destinés à être complémentaires, voire des phénomènes de rejet
pour incompatibilité de sous-systèmes.
Cela étant dit, il convient de distinguer deux types d'organisation, l'une touchant plus
particulièrement les petites et moyennes entités pour lesquelles, dans la grande majorité
des cas, le système comptable ne se conçoit qu'à un niveau interne à l'entité, l'autre
concernant plus particulièrement les grandes et moyennes entités. Dans ce dernier cas, le
système ne peut se concevoir qu'en combinant les plans internes et externes de l'organisation. Ici, apparaissent notamment les notions de groupes et de prestations inter entités.
Les "moyennes" entités peuvent suivant leur structure être concernées par l'un ou l'autre
des types d'organisation (comme également certaines petites entités dans une petite minorité).
2.1
L'organisation du système comptable des petites et
moyennes entités
Généralement, dans une organisation où les ressources humaines, les techniques employées et les sites de traitement sont réunis en un même lieu, les principales difficultés à
traiter dans un système comptable se concentrent dans l'organisation et le management
dudit système, notamment en matière de traçabilité des opérations et de régulation du
juste à temps.
Sur ce type d'organisation, l'attention est concentrée sur les points suivants :
•
liens avec les autres sous-systèmes d'applications du système d'information de l'entité,
•
liens avec les bases de données de l'entité,
•
flux de données et d'informations et collecticiel,
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•
2.11
archivage des informations.
Lien avec les autres sous-systèmes d'applications du système
d'information
Au préalable, il importe de garder à l’esprit que si la comptabilité constitue un aboutissement pour les flux financiers, elle est en même temps le point de départ de différentes
obligations légales, en particulier en matière de fiscalité. On associe donc obligatoirement
des données extra-comptables aux écritures enregistrées dans les comptes.
Dans un système d'information d'une entité, les sous-systèmes ayant un rapport direct ou
indirect avec le sous-système comptable sont nombreux. En dresser une liste pourrait
s'avérer restrictif. On peut toutefois citer les sous-systèmes suivants :
•
sous-système Achats : en coordination parfois avec le sous-système Commercial,
pour l'acquisition des biens, fournitures et services ; dans ce cas, le sous-système
Achat peut enregistrer et envoyer les informations au sous-système Comptabilité avec
ou sans règlements ;
•
sous-système Production : en coordination avec le sous-système des Achats et le
sous-système Commercial, pour la gestion des entrées et sorties de biens, fournitures
et services ;
•
sous-système Analytique : ce sous-système peut être placé en amont ou en aval du
sous-système de Comptabilité générale avec une périodicité qui n'est pas obligatoirement identique ;
•
sous-système Trésorerie : en coordination avec les sous-systèmes Prêts et emprunts et
Titres financiers ;
•
sous-système Commercial : en coordination avec le sous-système des achats et le
sous-système commercial, pour la cession des biens, fournitures et services ;
•
sous-système Crédits-bails : en coordination avec le sous-système des Immobilisations et le sous-système de la Comptabilité des engagements hors bilan, pour la réception ou l'octroi de ce type de crédits ;
•
sous-système Prêts et emprunts : en coordination avec le sous-système des Immobilisations et le sous-système de la Comptabilité des engagements hors bilan, pour la
réception ou l'octroi de ce type de crédits ;
•
sous-système Paie et personnel ;
•
sous-système Titres financiers ;
•
sous-système Consolidation ;
•
sous-système Etablissement des comptes annuels et déclarations fiscales, si ce soussystème n'est pas intégré dans le sous-système de Comptabilité ;
•
sous-système Calcul et contrôle des taxes, si ce sous-système n'est pas intégré dans le
sous-système de Comptabilité ;
•
sous-système Budgétaire ;
•
etc.
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La principale difficulté dans le traitement de bases de données distinctes entre soussystèmes réside dans le contrôle permanent qu'il faut instituer entre deux bases comprenant des informations identiques mais issues de deux sous-systèmes distincts. On le comprend bien lorsqu'on cite le cas des comptes d'immobilisations de la classe 2 du soussystème de Comptabilité et les comptes gérés par le sous-système Immobilisations. La
difficulté est accrue lorsqu'il s'agit d'éditeurs de logiciels différents.
A défaut de rapprochement automatique, il faut donc faciliter le travail de l'utilisateur.
Dans certains sous-systèmes, le rapprochement peut être automatisé lorsque des standards
internes ou des normes internationales sont utilisés : c'est le cas d'EDIFACT par exemple
qui propose des normes pour toute sorte d'opérations y compris comptables. L'utilisation
de telles normes facilite la transmission entre systèmes informatiques, entre soussystèmes d'applications, sans intervention humaine.
2.12
Liens avec les bases de données de l'entité
L’harmonisation des informations réclamées aux entités et l’utilisation de procédures
s’adossant à des normes internationales, avec la mise en place de fonctions logicielles
adéquates et l'ouverture sur des protocoles de télétransmission simples, stimulent la transmission électronique des informations des entités.
La mise en œuvre d'une procédure automatisée peut s'appuyer sur un entrepôt de données
administratives que l'on peut appeler Base d'Informations Economiques, BIE. Le contenu
de cette base est exposé dans le chapitre 3.2.
Un rapport, une déclaration fiscale ou sociale, une enquête statistique, un reporting, une
consolidation, etc., représentent chacun un ensemble d’informations à fournir, attachées à
un même document (questionnaire) destiné à identifier les questions et à livrer les réponses. Pour faciliter la compréhension, il sera fait usage d'une appellation générale “formulaire électronique”.
La réponse à fournir à chaque information demandée est :
•
le résultat d’un calcul opéré à partir de données directement disponibles dans un soussystème d’informations (par exemple sous-système Paie, sous-système Comptabilité,
sous-système Stock, etc.) ;
•
le résultat d’un calcul opéré à partir de la BIE ;
•
une combinaison des deux modes précédents ;
•
une donnée indisponible introduite directement et manuellement au clavier.
La passerelle entre l’information agrégée demandée par l'utilisateur destinataire et les
éléments de données qui entrent dans son calcul est fournie par la métadonnée. Une métadonnée est constituée d’un ensemble de données et éléments à partir desquels un agent
logiciel ou une fonction programmée est capable de produire une information. Ainsi,
chaque information peut être directement calculée à partir de la métadonnée qui fournit
notamment la méthode d'agrégation comme, par exemple, la ou les séquences de comptes
à prendre en considération, la période pour laquelle les écritures interviennent dans le
calcul, le sens débiteur ou créditeur des montants, les opérateurs arithmétiques de calcul,
etc. La métadonnée relative à chaque information stockée dans la BIE définit d’autres
données telles que le niveau de granularité, la fréquence et le mode de mise à jour, sa
longévité dans la BIE, etc. (voir dans le chapitre 3.2 le détail du contenu d'une métadonnée type).
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La BIE est construite de telle manière qu’à chaque question, correspond une réponse reconnue par une étiquette identifiant à la fois le nom de l’information, la métadonnée qui
fournit les éléments de données à prendre en compte pour produire la réponse, la source
de ces données, la formule de calcul et le lien avec le formulaire électronique de réponse
(entre autres l’étiquette du code donné à l’information par le destinataire).
Un système de codification des étiquettes rend obligatoirement unique et univoque toute
information de réponse. C'est l'équivalent du code à barres des marchandises.
Une table de correspondance crée le lien entre l’information de réponse et le ou les formulaires (électroniques) où ladite information est requise.
Pour chaque formulaire électronique, cette correspondance permet de prendre en compte
le système de codification du destinataire et de conserver l'indépendance entre les systèmes de codification.
Ainsi, la BIE est un entrepôt où sont stockées, à un niveau élémentaire ou agrégé, les
données économiques disponibles dans l’un des sous-systèmes d’information d’une entité.
Elle s’articule autour des concepts suivants :
•
l'utilisation d’une ou de plusieurs nomenclatures identifiant et indexant les informations collectées par les autorités, les partenaires, l’entité pour elle-même,
Achats
téléchar gement
Compta.
Cr éd.
Stocks
Immob.
Four n.
Pr oduct.
Paie
Per so.
ENTREPÔT DE DONNEES
Base Informationnelle
économique
Formulair es
r apports
tr aitement
Destinatair es
des
infor mations
Table
d'équivalence
Utilisation d'une BIE pour l'émission de formulaires
•
la mise en place de procédures de gestion et de maintenance de la BIE :
 le modèle ou maquette de chaque formulaire ou rapport à compléter, son calendrier et les informations nécessaires à son acheminement (électronique) au destinataire,
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 le lien entre l’identifiant de chaque information du formulaire réclamée par le
destinataire et l’identifiant des informations de la BIE qui interviennent dans la
production de l’information réclamée,
 la règle de calcul associée à chacun des identifiants de chacune des informations
du formulaire permettant de produire automatiquement l’information réclamée ou
de la saisir au clavier,
 les agents logiciels assurant la mise à jour automatique de la BIE,
 les procédures de saisie des informations indisponibles dans les sous-systèmes
d’information de l’entité.
Les caractéristiques d'une BIE et ses conditions d’utilisation se définissent comme un
ensemble d’outils et de techniques qui permettent de saisir, dématérialiser, classer, gérer,
stocker, retrouver, calculer, mettre en forme, transmettre les informations nécessaires à la
production électronique de rapports, déclarations administratives ou réponses à des questionnaires à partir d’applications informatiques dans les limites du périmètre habituel des
activités de l’entité.
Le principe premier repose sur un concept permettant d’établir la relation entre le système
d’information de l’entité et les différents rapports qu’elle a obligation de délivrer ou pour
couvrir ses propres besoins dans le cadre du reporting ou de la consolidation par exemple.
La BIE est alimentée par des progiciels en amont comme par exemple la gestion des
achats, la gestion des stocks, la gestion de production, la paie, la gestion des immobilisations, la comptabilité, etc. Elle est donc indépendante des progiciels de gestion.
Pour ce faire, il est indispensable que l'émetteur de l’information et l'utilisateur destinataire aient une compréhension identique du contenu de l’information collectée quant à la
manière de produire l’information, son mode d’identification ainsi que de la structure du
message électronique correspondant au document et du protocole de transport.
A partir de la BIE, un traitement informatique permet à l'aide d'une table d'équivalence
d'extraire les données conformément aux formulaires (ou rapport) à remplir, de compléter
ledit formulaire ou rapport pour ensuite procéder à son envoi au destinataire. La table
d'équivalence est mise à jour en permanence à l'aide des formulaires ou rapports à produire et des nomenclatures de données fournis par les destinataires.
2.13
Flux de données et d'informations et collecticiel
2.131
Nouvelles fonctions et obligations comptables
Les sous-systèmes de comptabilité évoluent en incorporant des nouvelles fonctions et en
s’intégrant assez fréquemment dans des sous-systèmes plus vastes :
•
Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants (GEIDE),
•
Gestion automatisée des processus de traitement de l’information (Workflow),
•
Collecticiel (Groupware, GroupWeb) et Télétravail.
Ces nouvelles fonctions peuvent également se regrouper dans des caractéristiques de
communication, de coordination et de collaboration. En effet, les logiciels permettent de
communiquer, de planifier et de coordonner les tâches.
La mise en service de ces nouvelles fonctions modifie profondément les habitudes de
travail. C’est en effet l’introduction dans le secteur tertiaire d’une forme "d'industrialisa-
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page 17
tion" ou de "taylorisation" de la production d’informations. La division du travail est plus
poussée avec un souci de rendement et de sécurité très marqué.
Ces nouvelles fonctions apportent des réponses aux exigences légales concernant l'organisation comptable, et aux attentes des réviseurs.
2.132
Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants (GEIDE)
La Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants (GEIDE) est un ensemble d’outils et de techniques qui permet de classer, gérer, visualiser, éditer, imprimer
et stocker des documents dans leurs formats d’origine à partir d’applications informatiques. Elle recouvre un grand nombre d’applications et d’outils :
•
Gestion de documents de tous types (administratifs, commerciaux, techniques, etc.),
•
Gestion documentaire,
•
Système de reconnaissance de caractères associé à des correcteurs orthographiques,
•
Recherche en texte intégral,
•
Acquisition ou transformation d’un document papier en image électronique,
•
Archivage sur divers types de périphériques (cédérom, disque dur, etc.),
•
Mise à disposition de l’utilisateur, sous forme papier ou sur écran.
La pénétration de la GEIDE dans les sous-systèmes de comptabilité se fait de manière
transparente pour l’utilisateur. Dès qu’un document est porteur d’une information devant
être incorporée dans le sous-système Comptabilité, une codification comptable automatisée, combinée au référencement automatique dudit document, peut être envisagée en recourant si cela est possible à la reconnaissance optique de caractères.
Quelques exemples illustrent l’intérêt des liens entre les pièces justificatives et les écritures :
•
chaînage avec les écritures comptables du traitement d’une opération commerciale,
du bon de commande à la facturation ;
•
référencement des factures d’achat d’un logiciel envoyées par mél ;
•
indexation du fichier du traitement de texte contenant les statuts d’une société avec
les comptes de la comptabilité (ou avec l’écriture comptable) afin d'afficher simultanément (ou à la demande) un document de base et son écriture comptable correspondante ;
•
etc.
Ces exemples montrent l'origine distincte des fichiers de différentes sources (texte, image,
image document, son, spool d'impression, appel ou émulation de programmes, courriel,
etc.).
La Gestion Electronique d'Informations et de Documents Existants permet la mise en
place de règles et de procédures visant à sécuriser les documents. Elle gère le cycle de vie
du document en plusieurs étapes : création, validation, approbation, distribution et conservation. Ces étapes déterminent la traçabilité du document et donc la fiabilité de
l’enregistrement de l’information. Elle offre également des possibilités multiples de recherches, tris et classement, un accès aux documents de base immédiat et permet une
amélioration de la productivité des contrôles.
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page 18
2.133
Gestion automatisée des processus de traitement de l’information (Workflow)
La Gestion automatisée des processus de traitement de l'information (workflow) se définit
comme une automatisation des processus de traitement de l’information.
La Gestion automatisée des processus de traitement de l'information (workflow) permet
de centraliser l'ensemble des règles de traitements appliquées dans son périmètre d'action
et de contrôler le déroulement des processus automatisés. Le workflow permet non seulement d’acheminer l’information vers les utilisateurs mais décompose, planifie et
contrôle l’exécution des tâches. Le workflow introduit sécurité, simplification et fluidité
dans des diagrammes de circulation des documents.
L’intérêt d’un workflow dans les traitements comptables est multiple. Il permet :
•
de décomposer en modules élémentaires les fonctions d'un sous-système de comptabilité,
•
d'affecter chaque module à des ressources humaines spécifiques,
•
de neutraliser les effets de distance sur des sites différents,
•
de maîtriser le juste à temps pour l'enrichissement des informations comptables,
•
d'organiser les contrôles internes ou externes en aval,
•
de faciliter les réorganisations dans le cas d'une modification de procédure,
•
etc.
L’automatisation des processus de traitement permet des contrôles plus efficaces. Le
workflow apporte à l'auditeur une connaissance accrue de l'environnement général de
l'entité et de son système de contrôle interne ainsi qu'un outil performant et fiable pour les
contrôles sur pièces.
Les outils workflow peuvent être indépendants des logiciels qu'ils sollicitent. On peut
donc se trouver en face de trois possibilités :
•
la comptabilité est greffée sur le logiciel workflow, ce dernier sollicitant directement
des fonctions du progiciel de comptabilité ;
•
la comptabilité est organisée en composants élémentaires électroniques, le logiciel de
workflow sollicitant à ce moment-là seulement lesdits composants ;
•
la comptabilité incorpore complètement le concept workflow.
Dans tous les cas, les modules doivent recourir à des standards.
2.134
Collecticiel (groupware, groupweb), Télétravail
Le groupware peut se définir comme un ensemble de logiciels permettant l'échange de
données au sein d'un groupe de travail. Le groupware comprend en règle générale une
messagerie électronique et une GEIDE et s’intègre dans un workflow.
L’accessibilité des informations dans un collecticiel par l’intermédiaire du Web permet
d’introduire la notion de groupweb (voir chapitre 2.2).
Le télétravail est caractérisé par la réalisation à domicile, ou en nomade dans une entité,
d’un certain nombre de tâches en utilisant la possibilité de communiquer et de transmettre
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à distance par ordinateur tout type de document. Les sociétés de services, qui utilisent les
mêmes techniques, réalisent des téléservices. Grâce à l’essor du Web, les notions de télétravail et de téléservices se fondent dans un environnement de travail de plus en plus naturellement communicant.
La comptabilité n’échappe pas à cette évolution et les applications comptables à distance
peuvent utiliser ces techniques. Les documents d’une société peuvent par exemple être
stockés sur un serveur Internet afin que le cabinet d’expertise comptable puisse avoir
accès à l’information. Les documents sont ensuite indexés et enregistrés en comptabilité.
La société peut consulter enfin les informations comptables et les documents référencés.
De nombreuses tâches peuvent ainsi être intégrées, notamment :
2.135
•
Clôture de fin de mois, de fin de trimestre, avant inventaire ou de fin d'exercice,
•
Inventaire de fin d'année (collecte d'informations, de documents, etc.),
•
Situation trimestrielle,
•
Situation budgétaire,
•
Consolidation,
•
Archivage d'un dossier,
•
Intégration des écritures d'extraits de compte bancaire dans la comptabilité avec les
étapes successives à respecter.
Traçabilité
En matière de traçabilité, c'est-à-dire "l’aptitude à retrouver l’historique, l’utilisation ou la
localisation d’un article ou d’une activité ou d’articles ou d’activités semblables au
moyen d’une identification enregistrée" (définition AFNOR), le système doit permettre
de s'assurer une similitude d'action entre le flux d’informations et le flux physique des
biens. En d’autres termes, la facture datée du 30 décembre correspond-elle bien à un flux
de marchandises antérieur au 31 décembre ? Cet exemple ne découvre qu’un petit aspect
de la traçabilité. Il y en a bien d’autres.
Dans un système totalement dématérialisé, la démarche conduit à une rupture totale entre
les flux physiques et informationnels.
Pour établir un lien permanent entre ces flux qui sont autonomes et entre des entités qui
sont indépendantes par principe (et par obligation juridique), la coordination peut
s’exercer sur trois domaines :
•
la possibilité d’établir à tout moment un lien entre le flux physique et le flux
d’information qui lui est logiquement associé, mais qui évolue à son propre rythme en
fonction des besoins des partenaires impliqués ;
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Identification des pr oduits
Flux physique
Echange de
données
Restitution
BD Clients
BD Four nisseur s
(étiquette codée à bar r es,
étiquette r adio, car te magnétique,
implant, etc.)
Flux
d'infor mations
Télétr ansmission de données
système standar disé univer sel
La traçabilité et les flux de données
•
la normalisation des identifiants de manière non univoque à travers un environnement
non homogène ;
•
la normalisation des procédures d’interrogation et de réponse.
Sur un plan pratique, la traçabilité met en jeu de gros volumes de données générées selon
des modalités propres à chaque entité ; il est donc plus économique de mémoriser et ensuite de consulter les données là où elles ont pris naissance plutôt que de les transférer
systématiquement, ces données ne servant que dans un nombre limité de cas.
La traçabilité est un élément important de la crédibilité de l'entité : elle constitue un label
de qualité et fidélise les partenaires.
2.14
Archivage des informations
Toujours en bout de chaîne du traitement de l’information et quelle que soit la méthode
de travail des services administratifs de l'entité, les données à conserver, qui sont pourtant
sa mémoire, ont toujours été victimes d’un désintérêt, lequel a grandi au fur et à mesure
de l’augmentation du nombre d’informations à stocker.
Une certitude existe : les entités produisent de plus en plus d’informations. Il faut donc
disposer d’outils pour systématiser et rationaliser l’ensemble et pour retrouver rapidement
les documents archivés. L’informatique permet cela et elle seule.
On constate aussi, aujourd’hui, une dilution totale des archives au sein du système d’information de l'entité en même temps que le besoin de plus en plus pressant de retrouver
rapidement l’information. Ce nouveau besoin est à couvrir au même titre que l’archivage
proprement dit car, au bout du compte, l'entité ne fait plus la distinction entre archives
mortes, semi vivantes et vivantes : toutes les informations doivent pouvoir être consultées en direct et dans un minimum de temps.
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A ces observations, il convient d’ajouter une contrainte, une exigence d’ordre juridique :
l’obligation pour l'entité de présenter ses archives en cas de contrôle quel qu’il soit (légal,
judiciaire, audit interne ou externe, etc.). Cette contrainte n'est pas nouvelle mais il convient de le rappeler.
Ainsi, les archives doivent répondre à toutes ces contraintes auxquelles il faut adjoindre
les notions classiques de sécurité et de pérennité des archives pour se prémunir contre des
cessations d’activité de sociétés de services qui ne peuvent plus assurer le service après
vente, contre les changements de version des logiciels dont les compatibilités ascendantes
ne sont pas toujours assurées, voire contre les changements de systèmes informatiques,
les systèmes d’exploitation pouvant être totalement discordants.
"L’archivage est dans ce contexte un sous-produit du système d’information auquel on
assigne les fonctions suivantes :
•
rapidité de restitution de l’information,
•
proximité des informations,
•
retraitement éventuel des informations.
De nouveaux besoins sont apparus qui sont principalement des besoins de communication : l’information doit être fiable, bien stockée et utilisable par plusieurs personnes de l'entité".1
Les entités ont de plus en plus recours à un archivage électronique :
•
soit dans un seul souci de conservation des informations et de meilleure gestion des
dossiers,
•
soit parce que le document n'a jamais eu de consistance matérielle,
•
soit parce que la conservation de certains documents électroniques est rendue obligatoire par un texte.
Exemples de documents dématérialisés : une facture scannée pour recueillir la totalité des
informations, une saisie d’un journal comptable manuscrit, etc.
L'absence de distinction, sur le plan juridique, entre donnée immatérielle et document
dématérialisé, n’est pas sans incidence au regard des règles de preuve en raison de la présence ou de l’absence, selon la situation considérée, d’un document préalablement écrit.
Pour les "données immatérielles" qui se situent dans un état apparent de "non droit",
l’emploi de compléments techniques s’avérera indispensable pour la validation juridique
de l’ensemble de l’opération, tant au niveau de l’authentification et de la preuve qu’au
niveau du contrôle ("Centre certificateur, authentification, preuve et contrôle" Alain
BENSOUSSAN, Colloque du 10 novembre 1995 "Informatique, Télématique et Preuve").
En effet, sur le plan juridique, le recours à l'échange de données par télécommunication a
pour corollaire la disparition de l’écrit.
Cette atteinte à l’un des piliers du système juridique latin doit être compensée par un véritable dispositif de validation juridique, établi dans un contrat spécifique entre les utilisateurs de ce mode d’échanges. Tel est l’objet de l’accord d’échange entre entités, lequel
devra, dans un premier temps, dénouer la position des données immatérielles au regard du
formalisme juridique et des règles de preuve.
1
Mémoire Isabelle GUILLOU. Voir bibliographie.
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page 22
Dans un second temps, cet accord d’échange aura notamment pour objet d’indiquer les
documents qui seront transférés par voie télématique et de prévoir comment, en termes de
preuve, seront résolus les éventuels litiges concernant le contenu de chacun des documents dématérialisés qui ont été échangés.
Afin de gérer les questions de preuve, les parties désigneront un tiers indépendant, lequel
tient son pouvoir des parties et non de la loi. Ce tiers devrait améliorer incontestablement
la qualité de la preuve.
Le recours à un tiers indépendant est, pour l’instant, le moyen le plus sûr de prouver sa
bonne foi ; cette solution semble aujourd’hui la seule possible dans les systèmes
d’information des entités où les documents sont générés par l'entité elle-même, sans
même parfois qu’il existe en contrepartie des pièces produites par des entités extérieures à
l'entité.
L’intervention d’un tiers "témoin" ou d’un "tiers extérieur indépendant", semble pouvoir
également être retenue, en l’état actuel du droit positif, pour les données immatérielles
dans le secteur concerné par la présente étude.
D’ailleurs, il est intéressant de relever que les études menées au Canada sur la préservation de l’intégrité des archives électroniques destinées à servir de fondement à un grand
projet de recherche international, dont les premières conclusions ont été transmises, font
ressortir que le meilleur garant de l’intégrité des documents mis en archive électronique
consiste à confier :
•
la responsabilité de la fiabilité des documents électroniques à l’organisme producteur,
•
et celle de leur authenticité à l’organisme conservateur.
En conclusion, il apparaît :
•
que l’organisme producteur d’informations pourrait être l'entité ou son expertcomptable,
•
que l’organisme conservateur de ces informations pourrait être respectivement
l’expert-comptable ou un tiers dans le cas où l’expert-comptable joue lui-même le
rôle d’organisme producteur,
•
que le sous-traitant informatique de l’organisme producteur ne peut être organisme
conservateur.
Sachant qu’il est toujours possible de manipuler des archives immatérielles, le fait de les
déporter vers un tiers extérieur archiveur dont le code de bonne conduite lui interdit toute
manipulation de fichiers, apporte une garantie et une sécurité que les tribunaux et les arbitres pourraient apprécier.
Quatre cas ont pu être observés en France :
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page 23
Donnée
immatérielle
Tiers
archiveur
Pas de tiers
archiveur
Code de bonne conduite
4
3
Acte juridique immatériel
= vide juridique
Document
dématérialisé
Code de bonne conduite
Codes civil, commercial et fiscal
à observer
2
1
Codes civil, commercial et fiscal
à observer
1. le document est dématérialisé, il n’y a pas de tiers archiveur : c’est un cas fréquent aujourd’hui. Il convient de respecter les codes civil, commercial et fiscal en
matière de preuve (conservation implicite du document original en matière civile et
commerciale, conservation du document dématérialisé les trois premières années en
matière fiscale).
2. le document est dématérialisé, il y a un tiers archiveur : le document dématérialisé
peut être un moyen de preuve car une sécurité suffisante a été apportée sur des archives qui ne peuvent plus être modifiées par les producteurs-détenteurs de celles-ci.
3. la donnée est immatérielle, il n’y a pas de tiers archiveur : la loi n’a apparemment
pas prévu ce cas de figure très fréquent en comptabilité.
4. la donnée est immatérielle, il y a un tiers archiveur : la donnée immatérielle peut
être un moyen de preuve car une sécurité suffisante a été apportée sur des archives
qui ne peuvent plus être modifiées par les producteurs/détenteurs de ceux-ci.
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2.2
L'organisation du système comptable des grandes et
moyennes entités
Outre tout ce qui touche les systèmes comptables des petites et moyennes entités, les
grandes et moyennes entités doivent faire face également à la multiplicité des relations
inter entités d'un même groupe et à la pluralité des sites de traitements.
Par expérience, compte tenu de la rapidité de rapprochement entre entités en matière de
fusion, de scission, de regroupement d'unités de ventes ou de productions, etc., les soussystèmes Comptabilité comme les sous-systèmes Informatique sont rarement homogènes.
De ce fait, la standardisation des données comptables informatisées s'avère de plus en
plus indispensable.
2.21
Le portage de la comptabilité sur le Web
Une des solutions consiste à mettre en commun les comptes inter entités afin d'éliminer la
conservation et l'archivage de tous les documents redondants entre les entités voire les
partenaires commerciaux dans le cadre du commerce électronique et par suite les écritures
comptables correspondantes. Cet objectif peut d'autant mieux être atteint grâce aux facilités de communication par Internet.
L'extension de ce concept à la comptabilité des tiers est déjà à l'étude en Amérique du
Nord et chez les principaux éditeurs de progiciels de ERP. Il s'agit entre autres des projets
PTR (Public Transaction Repository). WebLedger est une autre étude qui a débuté en
1999 et dont le concept repose sur la tenue des comptes par des fournisseurs de services
hébergés Internet (BSP par exemple).
Parmi les services apportés, le fournisseur peut proposer ensemble ou séparément :
•
le routage des documents commerciaux : cotation, bon de commande, confirmation
de commande, bon de livraison, facture, traite, documents douaniers, etc. et accusés
de réception correspondants, entre les tiers y compris les paiements et les accusés de
réception correspondants ;
•
l'horodatage des documents commerciaux ;
•
la vérification des autorisations de dépenses et des signatures électroniques ;
•
l'archivage des documents commerciaux ;
•
l'archivage des écritures comptables de tiers correspondants générées automatiquement ou fournies par l'un des tiers à la transaction commerciale et accusés de réception correspondants ;
•
l'archivage des écritures comptables de règlements correspondants générées automatiquement ou fournies par les organismes financiers lors de la transaction financière et
extraits de comptes correspondants ;
•
le plan comptable et la tenue des comptes et leur archivage ;
•
etc.
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page 25
Le concept WebLedger
Le concept WebLedger vise par exemple à assurer et gérer la progression de toute transaction commerciale électronique depuis la commande jusqu’à la facture. Ce premier
domaine d’application constitue déjà en soi un tout autonome. Depuis cette sorte de livre
de bord, le concept peut être prolongé dans deux directions dérivées qui sont exposées cidessous.
Tout acte de commerce est à l’évidence la concrétisation de la volonté d’un acheteur
d’acquérir un produit ou un service proposé par un vendeur. D’innombrables modèles ont
analysé le processus depuis l’appel d’offre jusqu’à la livraison et la remise de la facture.
Il est évident que la source de l’enregistrement comptable se trouve dans des données
communes aux protagonistes en présence.
Les étapes successives depuis le bon de commande telles que confirmation de commande,
avis de livraison, accusé de réception, etc., génèrent des informations échangées entre
acheteur et vendeur en mode miroir. Les données relatives aux achats de l’un se retrouvent parmi les informations relatives aux ventes de l’autre. Ce double enregistrement des
mêmes données est remplacé par un "livre de bord" ou journal de transactions sur un site
Web auxquels ils ont accès ensemble et séparément pour mise à jour et consultation.
Cette sorte de workflow se compose de différentes tables qui, pour chaque commande,
permettent à l’un des partenaires de connaître les prévisions d’avancement et les étapes
déjà franchies chez l’autre.
Une première table recense les données générales connues des parties : elle contient notamment les codes ou identifiants respectifs de l’acheteur et du vendeur, la référence et la
date de la commande chez chacun des partenaires. On peut supposer que les partenaires
ne feront généralement pas appel au même fournisseur de services hébergés ; cette table
sera donc également capable de fournir l’adresse de la page Web du partenaire comme
www.partenaire.com/commande/ vers laquelle le fournisseur de services pourra établir un
hyper-lien.
Cette première table pointe vers une deuxième qui liste les lignes qui composent le bon de
commande.
Outre les données habituelles telles que le code de référence de l’article, le prix unitaire et
la quantité commandée, chaque ligne contient les différents champs que l’un et l’autre
complètent à tour de rôle après exécution de chacune des phases intermédiaires.
Ainsi, le fournisseur pourra-t-il remplir les champs relatifs à l’accusé de réception de la
commande, la date d’expédition, la quantité expédiée pour chaque article, le montant hors
taxes, le montant de la taxe, la date de facturation pour chaque article, le numéro et la date
de la facture, etc.
De son côté l’acheteur complétera au fur et à mesure les champs de confirmation de
commande, l’accusé de réception des biens livrés, la date de remise à la banque et le montant de l’ordre de règlement, etc.
Applications des concepts de la traçabilité
Ce premier volet du concept fait partie de l’initiative eBIS-XML conduite par
l’association BASDA (Business and Accounting Software Developers Association). Elle
se retrouve partiellement ou totalement dans les offres des grands éditeurs de PGI tels que
SAP ou Oracle Financials, en particulier dans les produits qu’ils proposent en ASP sur
leurs sites internet. L’ubiquité de l’information signifie que l’information est simultané-
© TIC-CR 1.8 Français
page 26
ment disponible en plusieurs lieux ou depuis plusieurs endroits à la fois. Cette propriété
est aisément réalisable lorsque les deux partenaires font appel au même fournisseur de
services ou feront usage des mêmes applications ou services hébergés.
Le concept WebLedger : du bon de commande jusqu'aux comptes
La comptabilité est un des vingt-sept domaines identifiés par le projet de la Citibank Global Cash & Trade et concernés directement par le cycle des approvisionnements.
Un PGI établit sans peine la liaison entre ses différents modules, en particulier avec les
sous-ensembles de comptabilité. Il n’en va pas de même lorsque les partenaires à la transaction (de 2 au moins, jusqu’à n) utilisent des systèmes de comptabilité incompatibles
entre eux.
Les travaux entrepris par EDIFICAS depuis dix ans trouvent ici une application des plus
évidentes. On se souviendra que la normalisation de l’écriture comptable était parmi les
premières investigations de l’association.
VENDEUR
prévente
vente
&
livraison
facturation
paiement
transfert
de fonds
contrôle
offre
ACHETEUR
demande de cotation
cotation
commande
préachat
achat
&
livraison
AR de commande
comptabilité
livraison
comptabilité
comptabilité
stock
comptabilité
facture
comptabilité
facture
comptabilité
facturation
document paiement
comptabilité
paiement
avis de débit
comptabilité
transfert
de fonds
document paiement
comptabilité
dépôt banque
comptabilité
avis de cr édit
comptabilité
circularisation
contr ôle
c omptabilité
états financ ier s
circularisation
contr ôle
comptabilité
états financier s
contrôle
archivage
Source - Michel Lesourd - UN-EWG Paris - 03-00
Génération d'écritures à chaque étape du cycle des achats
L’association du "Webjournal" au concept WebLedger permet de terminer la chaîne vers
les comptes. L’écriture normalisée simplifie la création des affectations aux comptes par
un ou plusieurs journaux auxiliaires dédiés à chaque étape du cycle des approvisionnements. L’écriture normalisée constitue le plus petit commun dénominateur servant de
passerelle entre progiciels différents de comptabilité, qu’ils soient hébergés par un BSP2
ou un ASP3 ou encore que le sous-système comptable soit interne à l'entité ou externalisé
au cabinet de l’expert comptable.
2
BSP : Business Services Providers (Fournisseurs de Services Hébergés) : il s'agit d'un concept de niche totalement
similaire à celui de ASP.
3 ASP : Applications Services Providers: Fournisseurs de Services et Applications Hébergés.
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Les données nécessaires à la création automatique des écritures sont présentes dans les
tables décrites ci-dessus. Ces données concernent notamment le numéro de compte du
fournisseur dans la comptabilité du client et, symétriquement, celui du client dans la liste
des comptes chez le fournisseur. Chaque ligne article comprend le numéro du compte
d’investissement ou d’achat associé au bien ou service acquis, ainsi que le ou les comptes
concernés par les taxes, le pourcentage et la ventilation de la déductibilité dans la comptabilité de l’acheteur ; parallèlement ces même lignes articles contiendront les données
identifiant les comptes de ventes et taxes dans la comptabilité du vendeur.
Les journaux peuvent être envoyés automatiquement par le fournisseur de services hébergés vers l’ordinateur du client (push) où ils sont mis en attente de traitement par le soussystème de comptabilité, ou à l’inverse conservés sur le site WebLedger jusqu’à leur téléchargement commandé par l’utilisateur (pull) qui peut être l'entité ou le cabinet. Dans un
cas comme dans l’autre, l'entité ou le cabinet dispose d’un sous-système comptable autonome.
Cette organisation est à rapprocher de celle des systèmes de gestion intégrés où chaque
sous-système en amont de la comptabilité prépare les écritures et alimente les comptes.
La comptabilité chez un fournisseur de services hébergés est une alternative qui commence à voir le jour. La comptabilité se base alors sur de simples index et pointeurs vers
toutes les lignes dont l’entité est propriétaire sur différents sites hôtes, entrepôts publics
de transactions et sites WebLedger sur Internet, ainsi que la clé de chiffrement permettant
de les lire.
Ce dispositif n’est certes pas actuellement envisageable en France pour des raisons essentiellement fiscales. Il est cependant techniquement possible et tous les éléments nécessaires à un tel assemblage sont disponibles. La coopération entre les fournisseurs de services
reste une inconnue qui pourrait cependant être résolue si d’aventure un grand du Web
allait s’en mêler où si ceux-ci s'organisaient en syndicat pour gérer leur profession et
créer des standards de communication.
Plus de fastidieuse copie de sauvegarde à faire, les comptes en ligne pour l’entité comme
pour son expert comptable, l’accès depuis n’importe quel endroit du globe, plus de nouvelle version du progiciel à acheter et à installer, plus de problème d’espace disque à gérer.
Une plus grande porosité se fera entre la comptabilité et le commerce électronique ; telle
est la tendance qui causera peut-être la fin des progiciels autonomes, que ce soit en entité
ou dans les cabinets (voir le site http://www.gldialtone.com/exploration.htm).
2.22
La fourniture d'applications hébergées
Les fournisseurs d'applications de gestion proposent aujourd'hui sur le marché une très
large panoplie d'outils que l'utilisateur peut ou non utiliser directement. Il peut choisir
deux solutions :
•
soit il décide d'investir en faisant l'acquisition des matériels et des logiciels dont il a
besoin,
•
soit il délègue tout ou partie de ses applications à un prestataire extérieur. Le recours
à une société de services, à un cabinet d'expertise comptable, etc., est ainsi une pratique courante.
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Depuis 1999, une nouvelle tendance est apparue, soutenue par de nombreux acteurs de
l'industrie informatique : le modèle FAH (Fournisseur d'applications hébergées) ou ASP
(Application Service Provider).
Le FAH peut proposer des solutions variées, partielles ou complètes, horizontales ou
verticales (orientées métiers). La solution peut se limiter à un simple hébergement ; elle
peut aussi concerner l'ensemble du traitement, englobant la gestion des communications.
C'est une nouvelle forme d'offre qui, loin d'être une location d'applications en ligne,
concerne un droit d'utilisation particulier.
Pour l'utilisateur, faire appel à un FAH revient à "externaliser" tout ou partie de ses traitements. La décision peut être organisationnelle, technique ou financière. Dans ce dernier
cas, l'appel à des applications très coûteuses mais d'utilisation peu fréquente, peut s'avérer
un nouveau débouché pour les sociétés de services et d'une très grande utilité pour les
entités.
La répartition contractuelle des tâches entre le FAH et l'entité repose sur une constante
communication entre les sous-systèmes résidant dans les entités et ceux offerts en location. Là également se situe tout un réseau de standards.
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2.3
La communication de données informatisées
De tout temps, la comptabilité a rassemblé les informations issues des sous-systèmes de
l'entité pour fournir aux partenaires des informations agrégées.
2.31
La fonction communication
La communication de ces données peut être faite en comptabilité dans les domaines suivants :
•
au niveau des sorties, pour la télétransmission :
 des déclarations fiscales aux centres des impôts et à des collecteurs publics et privés (syndicats professionnels par exemple),
 d'états de synthèse comme le reporting, la consolidation, les états statistiques,
etc.,
 de documents aux fins d'édition par le destinataire notamment en matière fiscale
(TVA) et sociale (bulletin de salaire) (téléimpression) ou aux fins de consultation
ou de contrôle (extraits de compte, dossier ou feuille de travail, etc.),
 des archives de la comptabilité ;
•
au niveau des entrées, pour la télétransmission :
 des opérations bancaires (extraits de comptes),
 des opérations "internes" à l'entité (sous-système Commercial, sous-système Paie,
sous-système Productions, sous-système Stocks, sous-système Immobilisations,
etc.),
 des opérations en provenance des réseaux IP (Intranet, Extranet et Internet) ou de
tout autre type (X400, CFT, etc.) : WebLedger, saisie décentralisée non
client/serveur, etc.,
 des opérations issues du télétravail (saisie ou production décentralisée) ;
•
au niveau de la messagerie interne et externe ;
•
etc.
Lorsque le sous-système de comptabilité intègre la fonction EDI pour l'un des domaines
ci-dessus, il doit prendre en compte impérativement plusieurs composants résumés dans
le schéma ci-dessous :
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interface
avec les
applications
sécurité
stockage
des messages
traduction
Partenaires EDI
Pr ogic iel de comptabilité
dictionnaire
Interface de
communication
traçage
Source - L'EDI. WEKA
Schéma d'émission d'informations issues d'un progiciel de comptabilité.
Les différents composants doivent donc assurer la conversion des informations du soussystème de comptabilité en messages et réciproquement, la gestion des normes figurant
dans les dictionnaires, la gestion des messages tant en émission qu'en réception et leur
stockage, le suivi des messages par la traçabilité, la sécurité des messages et leur transfert
vers les partenaires à l'échange.
Ces composants peuvent être regroupés dans une fonction intégrée dans le sous-système
de comptabilité, dans un progiciel autonome sur le même système ou dans une plateforme spécialisée. Dans tous les cas, pour le confort de l'utilisateur, les outils de pilotage
et de contrôle des composants de communication doivent être intégrés dans le soussystème de comptabilité afin d'éviter les va-et-vient entre la comptabilité et le composant
de télécommunication et d'optimiser le contrôle.
2.32
Liaison avec le sous-système de comptabilité
Lorsque le sous-système de comptabilité émet des informations vers des partenaires à
l'échange, l'utilisateur souhaite connaître l'état d'avancement de ses envois. S'il est facile
de gérer sans outil un petit nombre de messages, il est par contre difficile, voire impossible, d'exercer un contrôle de qualité sur un grand nombre. Pour ce faire, des outils existent qui permettent d'aider l'utilisateur à exercer son contrôle d'une part et, d'autre part, de
vérifier à quelle étape le message a été refusé. Les huit étapes ci-dessous illustrent ceux
généralement admis pour le suivi d'un document.
étapes de la traçabilité d'un message
Message émis par l'application,
Message pris en charge par le convertisseur,
Message traduit sans erreur,
Message traduit avec erreur,
Message préparé pour télétransmission,
Message transmis dans la messagerie du destinataire,
Message lu dans la messagerie du destinataire,
Message pris en charge par l'application du destinataire.
Source : L'EDI. WEKA.
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De son côté, l'AFNOR a défini un tableau des besoins fonctionnels de sécurité, de preuve
recherchée et d'offre technologique, dont un extrait figure ci-après :
1
besoin
Habilitation de l'émetteur
2
Habilitation du partenaire EDI
3
Attestation de tentative d'émission
4
5
Attestation d'émission
Attestation de tentative de livraison
avis de dépôt
6
Attestation de livraison au partenaire EDI
accusé de réception
7
Engagement de l'émetteur vis-à-vis du
partenaire EDI sur les informations
émises
Reconnaissance par le partenaire EDI
des informations reçues et du respect
des conditions d'échange convenues
Détection de l'altération de l'information
échangée
Assurance de la confidentialité des
informations pendant l'échange
Disposition d'une chronologie opposable
non répudiation de l'émetteur
8
9
10
11
2.33
offre technologique
identification, authentification,
autorisation
identification, authentification,
autorisation
remarques
éléments d'authentification
éléments d'authentification
dans le cas où une transmission requise n'a
pu être effectuée à temps
dans le cas où une transmission n'a pu être
effectuée jusqu'à son terme
le partenaire certifie que toutes les conditions
d'échange convenues étaient respectées et
que les éléments de sécurité (chiffrement,
etc.) ont été activés.
l'émetteur ne peut renier ce qui a été remis
non répudiation du partenaire EDI le partenaire EDI ne peut nier ce qui a été
émis
intégrité
confidentialité
horodatage
les deux protagonistes sont mutuellement
impliqués dans le contrôle
les deux protagonistes sont mutuellement
impliqués dans le contrôle
ne peut être établie que par contrat
Conversion des informations
La conversion des informations en documents et réciproquement est une étape importante
après celle qui assure la liaison avec le sous-système de comptabilité. Généralement, lorsqu'il ne s'agit pas de fichier natif c'est-à-dire généré directement par le sous-système de
comptabilité, les informations issues de l'application passent par un convertisseur appelé
traducteur dans le monde EDIFACT, parseur dans le monde XML, etc.
La conversion transforme un format de données en un autre format. Il s'agit de passer d'un
format privatif à un format normalisé ou réciproquement. La solution qui consisterait à
générer directement un format normalisé est risquée et peu évolutive notamment quant à
l'intégration de nouveaux partenaires, de nouvelles versions de la norme ou du message,
d'évolution de la législation, etc. La conversion permet d'éviter cela en imposant une indépendance application/norme.
Les critères relevés dans les points à examiner et non repris ici, servent principalement à
sélectionner les convertisseurs. Ce sont également d'excellents critères à exiger de tout
type de convertisseurs.
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2.34
Signature électronique
La signature électronique est un mode de signature d'un document lui-même électronique. Elle permet d'associer la volonté d'une personne au contenu dudit document tout en
garantissant sa qualité ou sa fonction, son authentification, sa non répudiation, l'intégrité
dudit document. Cette notion ne doit pas être confondue avec celle de sécurisation électronique aussi appelée signature électronique dans le monde de la sécurité informatique.
Quels que soient les noms donnés aux 'sceaux' d'un fichier ou d'un message, il faut prendre garde qu'ils répondent à des fonctions précises afin d'éviter toutes sortes de confusion
ultérieure :
•
signature électronique pour la sécurisation du transport du message : il s'agit ici d'un
problème unique de sécurité qui permet de vérifier l'authentification, l'intégrité et la
non répudiation ; cette signature peut être déléguée à une secrétaire ou au service
courrier interne d'une entité car elle correspond à l'équivalent 'lettre recommandée
avec accusé de réception' ;
•
signature électronique pour assurer la confidentialité du message : il s'agit ici de chiffrer le contenu d'un document inclus dans un message afin de ne pas autoriser sa lecture directe en cas d'interception (cas des données nominatives ou de données
sensibles par exemple) ;
•
signature électronique pour engager sur le contenu d'un message : dans ce cas, il s'agit
toujours d'associer le nom d'un signataire et sa fonction ; ainsi, une liasse fiscale peut
comporter plusieurs signatures de ce type, celle de l'expert-comptable qui vise le document en tant que tel (signature attachée au contenu d'un document dans le cadre de
la fonction d'expert-comptable qui a rempli une mission) et celle du chef d'entité qui
signe le document en s'engageant sur le contenu de celui-ci (c'est le seul à le faire) ;
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Alice
Bob
Texte
clair
Signature
Chiffrement
Compression
Codage
Déchiffrement
Décodage
Texte
clair
Vérification
de signature
Décompression
Enchaînement des opérations de sécurisation d’un message.
Toutes ces signatures doivent être indépendantes bien qu'elles utilisent sensiblement les
mêmes algorithmes de calcul. Elles sont l'aboutissement d'une suite d'opérations qui doivent être intégrées dans le progiciel de comptabilité. Le schéma ci-après donne un aperçu
d'un échange entre Alice et Bob avec signature, compression, chiffrement et codage.
La signature doit pouvoir être intégrée dans les documents électroniques comme sur
n'importe quel document papier. C'est une question de qualité et de sécurité de l'information.
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33..
L
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Comme il a été précisé dans les chapitres précédents, pour diffuser les informations financières agrégées issues d'un sous-système d'information comptable, c'est tout l'ensemble du sous-système qu'il faut analyser et standardiser. Ce qui est exposé ci-après est la
reprise (simplifiée volontairement pour le présent rapport) de l'analyse faite à la fin des
années '80 par l'association EDIFICAS. Depuis, cette date, il n'y a pas eu d'événement
susceptible de modifier le modèle. Il est rappelé à cette occasion, que le modèle est européen puisque plusieurs pays ont participé à l'élaboration finale des standards.
Le modèle s'appuie sur un constat qui relève une convergence de pratiques. Les documents de l'entreprise, quels qu'ils soient, sont dématérialisés systématiquement lorsqu'ils
ne le sont pas déjà. Ensuite, la comptabilité suit un processus complètement immatériel
qui fait qu'il n'y a plus d'original ou de copie comptable, de report d'un livre à un livre,
etc.
3.1
Les normes informatiques comptables de base
Les normes informatiques comptables se basent sur les capacités des logiciels présents et
futurs à introduire des écritures de tout type, les classer et restituer des informations agrégées. Pour ce faire, les normes, qui ne reprennent pas les normes de procédures de télétransmission, s'appuient sur les composants ci-après :
•
identification du fichier comptable,
•
identification de l'écriture comptable,
•
identification du plan de comptes,
•
identification du journal.
Pour diffuser ces composants, une enveloppe unique de transport est définie par ailleurs
répondant aux normes internationales ISO et UN/CEFACT. Elle contient les informations
nécessaires au cheminement dans les réseaux internes et externes.
3.11
Le fichier comptable
Le "stockage4" des écritures comptables s'effectue par fichier correspondant sans obligation à des périodes comptables civiles. Il est donc nécessaire d'identifier l'entité concernée, la personne ou le département ayant procédé audit "stockage", la comptabilité ellemême, le type de fichier, les logiciels utilisés et quelques paramètres comptables.
Les définitions de chacune des informations requises figurent au regard de celles-ci.
4
Le stockage correspond soit à un archivage, soit à une sauvegarde, soit à un stockage temporaire pour reprise ultérieure.
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Identification de l'entité personnelle ou sociétale traitée
nom complet de l'entité traitée
identification par sa dénomination complète de l'entité personnelle ou sociétale traitée.
nom abrégé de l'entité traitée
identification par sa dénomination abrégée, lorsqu'elle existe, de l'entité personnelle ou sociétale traitée.
catégorie sociale de l'entité
traitée
identification de la catégorie de dénomination de l'entité personnelle ou sociétale traitée.
forme légale de l'entité traitée
identification de la forme légale de l'entité personnelle ou sociétale traitée.
identification nationale de
l'entité traitée
identification nationale de l'entité personnelle ou sociétale traitée.
catégorie de nom de personnes
identification de la catégorie de nom de personne s'il s'agit d'une entité personnelle.
civilité de la personne
identification de la civilité de la personne s'il s'agit d'une entité personnelle.
adresse de l'entité traitée
identification de l'adresse de l'entité traitée.
Identification de la personne ou du département
personne à l'origine de la
création du fichier
identification de la personne ou du département qui a procédé à la constitution du fichier.
fonction de la personne à
l'origine de la création du
fichier
identification de la fonction de la personne ou du département qui a procédé à
la constitution du fichier.
mode de communication de la
personne à l'origine de la
création du fichier
identification du mode de communication de la personne ou du département
qui a procédé à la constitution du fichier.
n° appel de la personne à
l'origine de la création du
fichier
identification du n° d'appel de la personne ou du département qui a procédé à
la constitution du fichier.
n° de compte bancaire de
l'entité traitée
identification du n° de compte bancaire de l'entité personnelle ou sociétale
traitée.
nom de l'institution financière
de l'entité traitée
identification du nom de l'institution financière de l'entité personnelle ou sociétale traitée.
Identification de la comptabilité de l'entité
méthode comptable utilisée
identification de la méthode comptable utilisée.
plan de comptes utilisé
identification du plan de comptes utilisé.
monnaie utilisée
identification de la monnaie utilisée par la comptabilité.
période annuelle comptable
identification de la période couverte par l'exercice comptable.
période annuelle fiscale
identification de la période couverte par l'exercice fiscal.
Information concernant le fichier traité
totaux monétaires de contrôle
totaux monétaires de contrôle du fichier traité.
monnaie utilisée pour les
totaux de contrôle
identification de la monnaie utilisé des totaux de contrôle du fichier.
totaux de contrôle des quantités
totaux de contrôle des quantités du fichier traité.
date/heure de préparation du
fichier
identification de la date/heure de préparation du fichier traité.
référence du fichier
identification de la référence du fichier traité.
date/heure de période comptabe
identification de la date/heure de la période comptable du fichier traité.
accusé de réception
identification de la demande d'accusé de réception.
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date/heure de création du
fichier
identification de la date/heure de création du fichier traité.
nature du fichier traité
identification de la nature du fichier traité pour indiquer qu'il est provisoire ou à l'essai.
Identification des logiciels utilisés
logiciel source ou destination
Identification du logiciel source ou de destination.
nom du logiciel
Identification du nom du logiciel ayant créé le fichier traité.
n° de version du logiciel
Identification du n° de version du logiciel ayant créé le fichier traité.
n° de révision du logiciel
Identification du n° de révision du logiciel ayant créé le fichier traité.
nom de l'éditeur du logiciel
Identification du nom de l'éditeur du logiciel.
dernière de date de mise à
jour du logiciel
Identification de la dernière date de modification du logiciel.
Identification du plan de comptes utilisé
référence du plan de comptes
utilisé
Identification de la référence du plan de comptes utilisé.
n° de version du plan de
comptes utilisé
Identification du n° de version du plan de comptes utilisé.
n° de révision du plan de
comptes utilisé
Identification du n° de révision du plan de comptes utilisé.
date de début d'utilisation du
plan de comptes
Identification de la date de début d'utilisation du plan de comptes.
Informations diverses
Information concernant le
fichier
3.12
Information libre jointe au fichier traité.
L'écriture comptable
Le plus petit dénominateur commun de tout système comptable est l'écriture comptable.
On entend par écriture comptable, un ensemble de plusieurs lignes comptables informatiques relatives à un même événement. Une ligne comptable informatique est une partie
d'une écriture comptable comportant plusieurs données reliées logiquement entre elles
précisant entre autres pour un seul montant, sa date de valeur, son origine, son compte
d'affectation, son sens débit/crédit et ses références à la pièce justificative.
Chaque écriture comptable informatique contient les informations ci-dessous. La totalité
des informations n'est pas acquise dès la création de l'événement comptable, l'écriture
s'enrichissant au fur et à mesure de son avancement dans le système comptable informatique.
Informations concernant le document à l'origine de la ou des écritures
catégorie de pièce comptable
identification et spécification caractéristiques d'un objet ou d'un document
destiné à être une pièce comptable.
référence interne de la pièce
comptable
identification de la référence interne de la pièce comptable donnée par un
département ou un service.
référence d'origine de la
pièce comptable
identification du numéro figurant sur la pièce comptable. En règle générale, n°
attribué par le fournisseur, la banque ou le partenaire extérieur à l'entité.
date de la pièce comptable
identification de la date figurant sur la pièce comptable attribuée par le fournisseur, la banque ou le partenaire extérieur à l'entité.
date d'entrée ou de réception
dans l'entité
identification de la date à laquelle la réception de la pièce comptable a été
actée par l'entité ou le service qui en est destinataire.
localisation de la pièce comptable
identification de la localisation de la pièce comptable dans un service, une
archive, etc.
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commentaire apporté à la
pièce comptable
commentaire explicite relatif à la pièce comptable.
service à l'origine de la pièce
comptable
identification du service à l'origine de la réception de la pièce comptable :
département, division, sous-entité, filiale, etc.
Informations communes concernant l'écriture pour l'ensemble des lignes
la composant
journal comptable d'origine
identification du document comptable dans lequel sont enregistrées les écritures comptables.
catégorie d'écriture comptable
identification d'une sorte d'écritures comptables.
statut de l'écriture comptable
identification du statut de traitement de l'écriture.
date de réversibilité de l'écriture
identification de la date à laquelle l'écriture doit être extournée ou contrepassée.
date de validation
identification de la date à laquelle l'écriture comptable est validée par un
responsable et devient par conséquent définitive.
Libellé comptable
commentaire explicite relatif à l'écriture comptable.
Libellé automatique
code identifiant une catégorie de pièce comptable figurant dans un libellé
comptable et permettant une exploitation automatique par des outils de révision.
libellé comptable complémencommentaire explicite complémentaire au libellé comptable.
taire
écriture déséquilibrée
identification d'une écriture qui n'est pas encore équilibrée.
Informations élémentaires composant une ligne d'écriture
Identification d'une ligne d'écriture
niveau de ligne
identification du niveau de ligne pour placer un niveau comptable avant un
autre. Par exemple : Comptabilité Générale en amont de la Comptabilité
Analytique, comptabilité budgétaire avant comptabilité analytique, etc.
catégorie de ligne comptable
identification de la catégorie de journal.
élimination automatique de la
ligne comptable
identification d'une ligne comptable devant faire l'objet d'une élimination
automatique en cas de consolidation.
numéro de ligne comptable
identification du numéro d'ordre affecté à l'entrée d'une ligne comptable dans
le journal attribué automatiquement et séquentiellement par le système.
n° de folio du document de
saisie
identification du numéro de page d'un journal manuscrit ou informatique pour
une période concernée.
n° de ligne du document de
identification du numéro d'ordre donné à la ligne à l'intérieur d'un folio affecté
saisie
à la saisie.
NB - Obligatoire soit FOLIO/LIGNE, soit N° LIGNE COMPTABLE
Information d'une ligne comptable
date de saisie de la ligne
comptable
identification de la date à laquelle l'événement a été pris en charge par le
système comptable informatique.
date de valeur comptable
identification de la date essentielle prise en compte pour le rattachement
d'une ligne comptable à une période : cette date peut être soit la date de la
pièce comptable, la date d'entrée ou de réception dans l'entité ou la date de
saisie de la ligne comptable.
catégorie d'origine de la ligne
comptable
identification de l'origine de l'entrée de la ligne comptable.
numéro de compte
identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans des comptes
utilisé(s) par l'entité : n° compte général, auxiliaire, analytique, budgétaire ou
de ventilation, etc. Généralement, le compte est identifié par un nom complet
et/ou abrégé, une monnaie de base et une référence à la catégorie de plans
de comptes.
code débit/crédit
identification unique d'un code Débit ou Crédit lié à la ligne d'écriture.
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identification unique du sens positif ou négatif des montants de ligne comptable. Combiné avec le code débit/crédit, il permet d'obtenir quatre positions
pour un montant (débit + ou -, crédit + ou -) afin de localiser les non flux ne
correspondant pas à des flux financiers (par exemple, régularisation de comptes), pour faciliter les analyses financières.
signe du montant
montant en monnaie de tenue identification du montant exprimé en monnaie de tenue de compte ; il corresde compte
pond à la ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable.
code devise du montant en
monnaie de tenue de compte
identification de la monnaie liée au montant en monnaie de tenue de compte.
Montant d’origine
identification du montant exprimé sur la pièce comptable ; il correspond à la
ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable ; il complète le
montant de tenue en retraçant les conditions initiales d'une opération.
code devise du montant
d'origine
identification de la monnaie liée au montant d'origine.
catégorie de taxe, droit et
versement assimilé
identification de la catégorie de taxe, droit ou versement relatif à la ligne
comptable.
base de calcul de taxe, droit
et versement assimilé
identification de la base sur laquelle se calcule la taxe, le droit ou le versement relatif à la ligne comptable.
taux de taxe, droit et versement assimilé
identification du taux de taxe, droit ou versement relatif à la ligne comptable.
commentaire apporté à la
ligne comptable
commentaire explicite relatif à la ligne comptable.
Information de contrôle
code de lettrage
identification des caractères alphanumériques constituant la référence de
rapprochement entre le montant de cette ligne affecté à un compte de la
comptabilité de l'entité et un ou plusieurs autre(s) montant(s) affecté(s) au
même compte de la comptabilité de la même entité.
code de pointage
identification des caractères alphanumériques constituant la référence de
rapprochement entre le montant de cette ligne affecté à un compte de la
comptabilité de l'entité et un ou plusieurs autre(s) montant(s) d'un ou de
plusieurs autre(s) compte(s) de la comptabilité de la même entité ou d'une
comptabilité d'une autre entité.
Informations financières
date d'échéance
identification de la date de règlement accepté ou prévisible.
date de valeur financière
identification de la date de valeur financière, date à laquelle la ligne comptable est enregistrée dans les organismes financiers ou chez les tiers concernés.
banque de paiement
identification de la ou des banque(s) et du ou des compte(s) à utiliser.
modalités de paiement
identification des modalités de paiement.
garantie de paiement
identification des garanties pour un paiement différé ou non.
moyen de paiement
identification des moyens de paiement.
acheminement du paiement
identification du mode d'acheminement du paiement.
conditions de paiement
identification des conditions de paiements.
moment du paiement
identification du moment du paiement.
lien temporel du paiement
identification du lien temporel au moment du paiement.
catégorie
paiement
de
période
du
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identification de la catégorie de période de paiement.
page 39
nombre de périodes de paieidentification du nombre de périodes pour procéder au paiement complet.
ment
le montant libellé en devises correspond à la ligne comptable informatique et
est unique par ligne comptable ; il vient en complément du montant libellé en
monnaie de tenue de compte.
montant devise
code devise
devise
du
montant
identification de la monnaie liée au montant devise.
Informations complémentaires comptables
quantité
indication d'une quantité attachée à un montant : nombre d'unités pour une
acquisition d'immobilisation, etc.
unité quantité
identification de l'unité utilisée : km, kg, quantité de devises, litre, etc.
libellé d'un abonnement
identification du libellé des informations permettant l'abonnement de charges
ou de produits.
date de début d'abonnement
identification de la date de début de période permettant l'abonnement de
charges ou de produits.
date de fin d'abonnement
identification de la date de fin de période permettant l'abonnement de charges
ou de produits.
nombre de répétitions d'abon- identification du nombre total de répétitions périodiques permettant l'abonnenement
ment de charges ou de produits.
nombre de répétitions restant
à servir
identification du nombre de répétitions périodiques restant à servir permettant
l'abonnement de charges ou de produits.
périodicité d'abonnement
identification de la périodicité (jour, semaine, mois, trimestre, etc.) liée au
nombre de répétitions d'abonnement ou restant à servir.
catégorie de travail réalisé
identification d'une catégorie de travail, d'une phase de travail ou d'une fonction attachée à la ligne comptable.
clé de répartition
identification par un code de renvoi à une table de clés de répartition analytique, budgétaire, de ventilation, etc.
Informations concernant les immobilisations
durée de vie fiscale de l'amor- identification de la durée fiscale de l'amortissement à pratiquer telle que
tissement à pratiquer
prévue par la législation nationale.
unité de mesure durée de vie
fiscale
identification de l'unité de mesure appliquée à la durée fiscale de l'amortissement à pratiquer.
durée de vie économique de
l'amortissement à pratiquer
identification de la durée économique de l'amortissement à pratiquer telle que
prévue par la législation nationale.
unité de mesure durée de vie
économique
durée de vie en juste valeur
de l'amortissement à pratiquer
unité de mesure durée de vie
en juste valeur
méthode d'amortissement à
pratiquer
identification de l'unité de mesure appliquée à la durée économique de l'amortissement à pratiquer.
base d'amortissement à
pratiquer en monnaie de
tenue de compte
identification de la base du calcul de l'amortissement à prendre en considération en monnaie de tenue de compte, lorsque le montant à amortir diffère du
montant d'acquisition dans cette même monnaie.
code devise de la base
d'amortissement à pratiquer
identification de la monnaie liée à la base d'amortissement à pratiquer en
monnaie de tenue de compte.
valeur résiduelle de bien à
amortir
identification de la valeur résiduelle non amortissable (valeur de revente par
exemple) du bien à amortir.
code devise de la valeur
résiduelle de bien à amortir
identification de la monnaie liée à la valeur résiduelle du bien à amortir.
date de début d'amortissement à pratiquer
identification de la date à partir de laquelle commence effectivement l'amortissement du bien acquis.
identification de la durée de l'amortissement à pratiquer telle que prévue par
les normes IAS/IFRS.
identification de l'unité de mesure de la durée de vie en juste valeur de l'amortissement à pratiquer.
identification de la méthode d'amortissement à pratiquer pour le bien acquis :
linéaire, dégressif, digital, etc.
Coût de destruction à la fin de identification du coût de la destruction du bien à amortir en fin de période de
durée de vie
vie.
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code devise du coût de destruction du bien à amortir
identification de la monnaie liée au coût de destruction du bien à amortir.
Coût de l'entretien annuel
identification du coût de l'entretien annuel prévisionnel du bien à amortir.
Code devise du coût de
l'entretien annuel
identification de la monnaie liée au coût d'entretien annuel.
Volume de production annuel
identification du volume de production annuel relatif à l'utilisation du bien à
amortir.
Taux d'actualisation
identification du taux d'actualisation utilisé pour certaines formules de calcul
d'amortissement.
Taux de réévaluation
identification du taux de réévaluation utilisé pour certaines formules de calcul
d'amortissement.
Raison arithmétique
identification de la raison arithmétique utilisée pour certaines formules de
calcul d'amortissement.
Raison géométrique
identification de la raison géométrique utilisée pour certaines formules de
calcul d'amortissement.
Nombre d'heures de travail
annuel
identification du nombre d'heures de travail annuel utilisé pour certaines
formules de calcul d'amortissement.
Abattement à la base d'amor- identification de l'abattement à la base d'amortissement utilisé pour certaines
tissement
formules de calcul d'amortissement.
code devise de l'abattement à
identification de la monnaie liée à l'abattement à la base d'amortissement.
la base d'amortissement
Informations concernant les modifications de lignes d'écriture
date de dernière modification
de la ligne d'écriture
identification de la date de la dernière modification avant validation de la ligne
d'écriture réalisée par un département ou un service responsable.
responsable de la dernière
modification de la ligne d'écriture
identification du département ou du service responsable de la dernière modification de la ligne d'écriture.
Ces enregistrements sont classés pour la télétransmission soit par ordre de journal d'origine, soit par ordre de n° de compte, mais l'ordre n'a pas d'importance dans la mesure où
tous les logiciels de comptabilité ont une fonction tri très rapide. Dans certains cas, le
fichier correspond à un seul compte et donc il n'y a pas d'équilibre débit/crédit. C'est notamment le cas d'un extrait de compte délivré à des clients ou des fournisseurs.
3.13
Le jeton comptable
C'est à partir du format de l'écriture comptable (voir 3.12) qu'est tiré le "jeton" comptable
qui permet de préparer l'enregistrement informatique correspondant des événements économiques de l'entreprise, automatiquement à partir des chaînes d'information de l'entité.
En procédant ainsi, on assiste à un renforcement du contrôle interne de l'entité, à une
coopération plus étroite entre les directions de l'entité, à une intégration plus forte de la
comptabilité dans les opérations économiques de l'entité et à un allègement du travail
administratif.
La transaction commerciale a été largement analysée en particulier pour les relations
EDIFACT entre acheteur et vendeur, leurs partenaires en matières de transport et d'assurance et leurs intermédiaires financiers respectifs. Les aspects comptables avaient été
omis lors de cette première analyse.
ebXML a redéfini l'orchestration générale de cette transaction à partir des modes de comportement attendu de chacun des partenaires. Le jeton comptable est destiné à compléter
l'analyse initiale. Le modèle évoqué ci-dessus à titre d'exemple (voir Le concept WebLedger : du bon de commande jusqu'aux comptes) montre l'imbrication normale de la
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page 41
comptabilité à chaque étape de la chaîne des approvisionnements et met en exergue le
mécanisme logique de la création des écritures comptables reflétant l'avancement du flux
événementiel et financier en parallèle de celui des biens ou services.
Le contenu du jeton comptable est contextuel (encore que symétrique) selon qu'il vise la
comptabilité de l'acheteur ou la comptabilité du vendeur, son contenu évoluant en rapport
direct avec la progression de l'exécution du processus de la fonction dont il est issu et se
complétant d'informations ensuite dans la chaîne d'information comptable..
A. Chez l'acheteur / le vendeur
Le jeton comptable comprend tous les éléments nécessaires à la production des écritures
entre la commande (en tout cas à partir de son acceptation par l'acheteur et le vendeur), la
réception de la facture et son règlement.
Il en va de l'identification des comptes suivants donnés à titre d'exemple :
• identification du compte du fournisseur/client dans la comptabilité de l'acheteur /
vendeur,
• le ou les comptes d'achat/vente s'il y a lieu de les différencier par ligne article,
• le ou les comptes taxes à déduire/à payer,
• le ou les comptes éventuels de remise, escompte ou rabais,
• le ou les comptes d'immobilisation si nécessaire chez l'acheteur,
• le ou les comptes d'amortissement d'immobilisation si nécessaire chez l'acheteur,
• le compte Facture à recevoir / Facture à payer,
• le compte comptable correspondant à l'organisme financier par lequel le règlement de
la facture sera opéré,
• pour un ou plusieurs de ces comptes, le ou les comptes analytiques ou budgétaires,
• etc.
B. Les étapes successives du modèle
1. Le bon de commande
• chez l'acheteur : trace déjà l'engagement pris qui se traduit par une écriture aux
comptes de la catégorie hors bilan avec le cas échéant et imputation de cet engagement au(x) compte(s) budgétaire(s) ;
• chez le vendeur : le vendeur n'est pas encore concerné.
2. La confirmation / acceptation de la commande
• chez l'acheteur : rien ne se passe si l'engagement a déjà été constaté à la commande ; dans le cas contraire, l'engagement est constaté comme prévu à l'étape
bon de commande (1) ;
• chez le vendeur : trace de l'engagement de vente qui se traduit par une écriture
aux comptes de la catégorie hors bilan avec le cas échéant, imputation de cet engagement au(x) compte(s) budgétaire(s).
3. La réception / livraison physique du bien ou service
• chez l'acheteur : trace de la réception physique et annulation des écritures d'engagement d'achat au profit des écritures d'achats ;
• chez le vendeur : trace de la sortie physique et annulation des écritures d'engagement de vente au profit des écritures ventes.
4. Emission / réception de la facture
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page 42
•
•
chez l'acheteur : enregistrement de la facture en comptabilité si ce n'est déjà fait à
l'étape 3 ;
chez le vendeur : établissement de la facture en comptabilité si ce n'est déjà fait à
l'étape 3.
5. Emission / réception de l'ordre de paiement de la facture
• chez l'acheteur : émission de l'ordre de paiement (ou remise de chèque ou autre
mode de règlement) et enregistrement en comptabilité ;
• chez le vendeur : réception de l'ordre de paiement (ou remise de chèque ou autre
mode de règlement) et enregistrement en comptabilité.
6. Réception de l'avis de crédit / débit de la banque (pour mémoire).
Cela dit, le jeton comptable comprend les informations suivantes, toutes issues de l'écriture comptable, mais constituant un sous-ensemble de cette dernière.
Informations concernant le document à l'origine de la ou des écritures
catégorie de pièce comptable
identification et spécification caractéristiques d'un objet ou d'un document
destiné à être une pièce comptable.
référence interne de la pièce identification de la référence interne de la pièce comptable donnée par un
comptable
département ou un service.
référence d'origine de la pièce identification du numéro figurant sur la pièce comptable. En règle générale,
comptable
n° attribué par le fournisseur, la banque ou le partenaire extérieur à l'entité.
date de la pièce comptable
identification de la date figurant sur la pièce comptable attribuée par le
fournisseur, la banque ou le partenaire extérieur à l'entité.
date d'entrée ou de réception identification de la date à laquelle la réception de la pièce comptable a été
dans l'entité
actée par l'entité ou le service qui en est destinataire.
localisation de la pièce comptable
commentaire apporté à la pièce
comptable
service à l'origine de la pièce
comptable
identification de la localisation de la pièce comptable dans un service, une
archive, etc.
commentaire explicite relatif à la pièce comptable.
identification du service à l'origine de la réception de la pièce comptable :
département, division, sous-entité, filiale, etc.
Informations communes concernant l'écriture pour l'ensemble des lignes
la composant
journal comptable d'origine
identification du document comptable dans lequel sont enregistrées
les écritures comptables.
catégorie d'écriture comptable
identification d'une sorte d'écritures comptables.
statut de l'écriture comptable
identification du statut de traitement de l'écriture.
Libellé comptable
commentaire explicite relatif à l'écriture comptable.
code identifiant une catégorie de pièce comptable figurant dans un libellé
comptable et permettant une exploitation automatique par des outils de
révision.
Libellé automatique
libellé comptable complémencommentaire explicite complémentaire au libellé comptable.
taire
Informations élémentaires composant une ligne d'écriture
Identification d'une ligne d'écriture
niveau de ligne
identification du niveau de ligne pour placer un niveau comptable avant un
autre. Par exemple : Comptabilité Générale en amont de la Comptabilité
Analytique, comptabilité budgétaire avant comptabilité analytique, etc.
catégorie de ligne comptable
identification de la catégorie de journal.
élimination automatique de la identification d'une ligne comptable devant faire l'objet d'une élimination
ligne comptable
automatique en cas de consolidation.
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page 43
numéro de ligne comptable
identification du numéro d'ordre affecté à l'entrée d'une ligne comptable
dans le journal attribué automatiquement et séquentiellement par le système.
Information d'une ligne comptable
date de valeur comptable
identification de la date essentielle prise en compte pour le rattachement d'une ligne comptable à une période : cette date peut être soit la
date de la pièce comptable, la date d'entrée ou de réception dans
l'entité ou la date de saisie de la ligne comptable.
numéro de compte
identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans des
comptes utilisé(s) par l'entité : n° compte général, auxiliaire, analytique, budgétaire ou de ventilation, etc. Généralement, le compte est
identifié par un nom complet et/ou abrégé, une monnaie de base et
une référence à la catégorie de plans de comptes.
code débit/crédit
identification unique d'un code Débit ou Crédit lié à la ligne d'écriture.
identification unique du sens positif ou négatif des montants de ligne
comptable. Combiné avec le code débit/crédit, il permet d'obtenir
quatre positions pour un montant (débit + ou -, crédit + ou -) afin de
signe du montant
localiser les non flux ne correspondant pas à des flux financiers (par
exemple, régularisation de comptes), pour faciliter les analyses financières.
montant en monnaie de tenue identification du montant exprimé en monnaie de tenue de compte ; il
de compte
correspond à la ligne comptable informatique et est unique par ligne
comptable.
code devise du montant en identification de la monnaie liée au montant en monnaie de tenue de
monnaie de tenue de compte
compte.
Montant d’origine
identification du montant exprimé sur la pièce comptable ; il correspond à la
ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable ; il complète
le montant de tenue en retraçant les conditions initiales d'une opération.
code devise du montant d'oriidentification de la monnaie liée au montant d'origine.
gine
catégorie de taxe, droit et ver- identification de la catégorie de taxe, droit ou versement relatif à la ligne
sement assimilé
comptable.
base de calcul de taxe, droit et identification de la base sur laquelle se calcule la taxe, le droit ou le verseversement assimilé
ment relatif à la ligne comptable.
taux de taxe, droit et versement
identification du taux de taxe, droit ou versement relatif à la ligne comptable.
assimilé
commentaire apporté à la ligne
commentaire explicite relatif à la ligne comptable.
comptable
Informations financières
date d'échéance
identification de la date de règlement accepté ou prévisible.
date de valeur financière
identification de la date de valeur financière, date à laquelle la ligne comptable est enregistrée dans les organismes financiers ou chez les tiers
concernés.
banque de paiement
identification de la ou des banque(s) et du ou des compte(s) à utiliser.
modalités de paiement
garantie de paiement
moyen de paiement
identification des modalités de paiement.
identification des garanties pour un paiement différé ou non.
identification des moyens de paiement.
acheminement du paiement
identification du mode d'acheminement du paiement.
conditions de paiement
identification des conditions de paiements.
moment du paiement
identification du moment du paiement.
lien temporel du paiement
identification du lien temporel au moment du paiement.
catégorie de période du paieidentification de la catégorie de période de paiement.
ment
nombre de périodes de paieidentification du nombre de périodes pour procéder au paiement complet.
ment
montant devise
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le montant libellé en devises correspond à la ligne comptable informatique
et est unique par ligne comptable ; il vient en complément du montant libellé
en monnaie de tenue de compte.
page 44
code devise du montant devise
identification de la monnaie liée au montant devise.
Informations complémentaires comptables
quantité
indication d'une quantité attachée à un montant : nombre d'unités pour une
acquisition d'immobilisation, etc.
unité quantité
identification de l'unité utilisée : km, kg, quantité de devises, litre, etc.
libellé d'un abonnement
identification du libellé des informations permettant l'abonnement de charges ou de produits.
date de début d'abonnement
identification de la date de début de période permettant l'abonnement de
charges ou de produits.
date de fin d'abonnement
identification de la date de fin de période permettant l'abonnement de charges ou de produits.
nombre de répétitions d'abon- identification du nombre total de répétitions périodiques permettant l'abonnement
nement de charges ou de produits.
nombre de répétitions restant à identification du nombre de répétitions périodiques restant à servir permetservir
tant l'abonnement de charges ou de produits.
périodicité d'abonnement
identification de la périodicité (jour, semaine, mois, trimestre, etc.) liée au
nombre de répétitions d'abonnement ou restant à servir.
catégorie de travail réalisé
identification d'une catégorie de travail, d'une phase de travail ou d'une
fonction attachée à la ligne comptable.
clé de répartition
identification par un code de renvoi à une table de clés de répartition analytique, budgétaire, de ventilation, etc.
Informations concernant les immobilisations
durée de vie économique de identification de la durée économique de l'amortissement à pratiquer telle
l'amortissement à pratiquer
que prévue par la législation nationale.
unité de mesure durée de vie identification de l'unité de mesure appliquée à la durée économique de
économique
l'amortissement à pratiquer.
base d'amortissement à prati- identification de la base du calcul de l'amortissement à prendre en considéquer en monnaie de tenue de ration en monnaie de tenue de compte, lorsque le montant à amortir diffère
compte
du montant d'acquisition dans cette même monnaie.
code devise de la base d'amor- identification de la monnaie liée à la base d'amortissement à pratiquer en
tissement à pratiquer
monnaie de tenue de compte.
valeur résiduelle de bien à identification de la valeur résiduelle non amortissable (valeur de revente par
amortir
exemple) du bien à amortir.
code devise de la valeur résiidentification de la monnaie liée à la valeur résiduelle du bien à amortir.
duelle de bien à amortir
date de début d'amortissement identification de la date à partir de laquelle commence effectivement l'amorà pratiquer
tissement du bien acquis.
Coût de destruction à la fin de identification du coût de la destruction du bien à amortir en fin de période de
durée de vie
vie.
code devise du coût de destrucidentification de la monnaie liée au coût de destruction du bien à amortir.
tion du bien à amortir
Coût de l'entretien annuel
identification du coût de l'entretien annuel prévisionnel du bien à amortir.
Code devise du coût de l'entreidentification de la monnaie liée au coût d'entretien annuel.
tien annuel
identification du volume de production annuel relatif à l'utilisation du bien à
Volume de production annuel
amortir.
Nombre
annuel
d'heures
de
travail identification du nombre d'heures de travail annuel utilisé pour certaines
formules de calcul d'amortissement.
Ce jeton s'enrichit au fur et à mesure de son traitement dans le système d'information
comptable pour devenir progressivement une écriture comptable complète.
© TIC-CR 1.8 Français
page 45
3.14
Le plan de comptes de l'entité
On entend par plan de comptes, une liste méthodique des comptes suffisamment détaillée pour permettre l'enregistrement des opérations affectant le patrimoine de l'entité. Le
plan de comptes peut être soit conforme à des normes comptables sectorielles, nationales
ou internationales, soit propre à l'entité qui l'utilise. Il fait partie de la documentation
comptable.
Ce message permet d'envoyer plusieurs types de plans de comptes :
•
plan de comptes généraux identifiant le type de plan de comptes généraux ;
•
plan de comptes auxiliaires identifiant le type de plan de comptes divisionnaires (ou
auxiliaires) ;
•
plan de comptes analytiques identifiant le type de plan de comptes analytiques ;
•
plan de comptes budgétaires identifiant le type de plan de comptes budgétaires ;
•
etc.
Chaque compte du plan de comptes contient les informations suivantes :
Identification du plan ce comptes
plan de comptes de référence
identification de la référence au plan de comptes type de la CNC duquel est
tiré le plan de comptes utilisé par l'entité.
monnaie du compte
identification de la monnaie habituellement utilisée par ce compte.
catégorie de plan de comptes
Identification de la catégorie de plan de comptes.
Identification du compte
numéro de compte
identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans des comptes utilisé(s) par l'entité : n° compte général, auxiliaire, analytique, budgétaire ou de ventilation, etc. Généralement, le compte est identifié par un
nom complet et/ou abrégé, une monnaie de base et une référence à la
catégorie de plans de comptes.
qualité du compte
identification de la qualité du compte pour indiquer s'il est principal ou secondaire (auxiliaire).
nom complet du compte
identification du nom complet du compte.
nom abrégé du compte
identification du nom abrégé sur 20 caractères du compte.
date ouverture du compte
identification de la date d'ouverture du compte.
date fermeture du compte
identification de la date de fermeture du compte.
département à l'origine de la
création du compte
département à l'origine de la
fermeture du compte
département à l'origine du
dernier mouvement débit du
compte
identification de la personne, du service ou du département à l'origine de la
création du compte.
identification de la personne, du service ou du département à l'origine de la
fermeture du compte.
identification de la personne, du service ou du département à l'origine du
dernier mouvement débit du compte.
département à l'origine du
dernier mouvement crédit du
compte
identification de la personne, du service ou du département à l'origine du
dernier mouvement crédit du compte.
date dernier mouvement débit
du compte
identification de la date de dernier mouvement débit du compte.
date dernier mouvement crédit
du compte
identification de la date de dernier mouvement crédit du compte.
© TIC-CR 1.8 Français
page 46
identification des références de paramétrage pour obtenir une information
agrégée NGCSF.
identification des références de paramétrage pour obtenir une information
agrégée fiscale.
identification des références de paramétrage pour obtenir une information
agrégée IAS / IFRS.
référence NGCSF
référence fiscale
référence IAS / IFRS
taux de TVA lié au compte
identification du taux de TVA lié habituellement au compte.
Informations diverses
3.15
Institutions financières
Identification des institutions financières liées à ce compte.
Moyens de paiement
Identification des moyens de paiement liés habituellement à ce compte.
Comptable attaché au compte
Identification du nom du comptable attaché habituellement à ce compte.
Mode de communication du
comptable
identification du mode de communication du comptable attaché habituellement à ce compte.
n° d'appel du comptable
identification du n° d'appel du comptable attaché habituellement à ce
compte.
Le journal comptable
Le journal comptable est un document qui constate en informatique l'entrée des écritures
en comptabilité. Bien que le classement par nature des écritures devienne de moins en
moins utile puisque les logiciels comptables se chargent de leur classement automatiquement, chaque entité continue à utiliser des familles de journaux pour distinguer les achats
des ventes, de la trésorerie, etc. et, à l'intérieur de chaque famille, pour distinguer une
catégorie d'une autre comme par exemple les achats des véhicules neufs et ceux d'occasion.
Chaque journal contient les informations suivantes :
journal comptable d'origine
nom du
d'origine
journal
identification du document comptable dans lequel sont enregistrées les
écritures comptables.
comptable identification du document comptable dans lequel sont enregistrées les
écritures comptables.
catégorie de journal comptable
identification d'une catégorie de journal : achat, vente, trésorerie, opération
diverse, etc.
dernière période clôturée du identification de la dernière période du journal ayant fait l'objet d'une clôture
journal
période ou annuelle.
date de clôture de la dernière identification de la date à laquelle la dernière période clôturée du journal a
période clôturée du journal
été faite.
responsable de
clôture du journal
3.16
la
dernière identification de la personne et/ou du service ayant procédé à la dernière
clôture du journal.
Les caractéristiques d'identification du transport des documents
comptables
Chaque document/message doit être préalablement identifié afin d'assurer un cheminement correct de l'expéditeur au destinataire.
Après avoir spécifié les renseignements suivants :
•
type de syntaxe utilisé (table UNOA, B, C, etc. pour EDIFACT, le n° de version pour
XML),
•
identification de l'émetteur et des récepteurs,
© TIC-CR 1.8 Français
page 47
•
référence de contrôle entre émetteur/récepteur (incrémentation attachée à chaque
couple émetteur/récepteur dans un but de contrôle),
•
éventuellement rappel de la référence du destinataire ou son mot de passe,
•
référence de l'application utilisée,
•
code priorité pour le traitement du document/message,
•
demande d'un accusé de réception,
•
identification du contrat d'échange,
•
indicateur d'essai,
le document/message doit distinguer les documents-types différents en faisant mention du
type de document, de son numéro de version et de son numéro de révision, puis plus spécifiquement attaché au dossier transmis :
•
la date de préparation manuelle du document/message,
•
Nom et adresse de l'émetteur, du récepteur et du dossier comptable ainsi que son
identification numérique nationale lorsqu'elle existe,
•
Références du dossier de l'émetteur et du receveur,
•
Numéro de la demande de documents/messages.
Pour le transport des documents et l'identification des destinataires, il est seulement fait
référence ici aux généralités des spécifications MIME ou SOAP auxquelles on se réfèrera.
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page 48
3.2
La nomenclature des données
Comme il a été exposé au chapitre 2.12 – Liens avec les bases de données de l'entité,
l'application informatique qui a la lourde tâche de collecter les informations détaillées, de
les agréger soit pour des besoins internes (statistiques) soit pour des besoins externes,
compte tenu de la variété des informations à fournir aux destinataires, compte tenu de la
complexité à maintenir une base de donnée à jour du fait de la modification constante des
paramètres de regroupement et d'agrégation, il est apparu nécessaire rapidement d'isoler
des applications informatiques en amont et en aval, la nomenclature utilisée par ladite
application informatique afin de conserver toute la souplesse possible. Ainsi :
•
il est toujours possible à un émetteur en amont ou à un récepteur en aval d'une information de modifier ses paramètres sans interférer sur ceux de l'application qui va la
recevoir à la réserve suivante que le résultat obtenu de l'information reste identique à
la précédente, sinon il faut lui affecter une autre identification ;
•
il est toujours possible à l'application informatique de modifier son système de codification sans avoir de compte à rendre aux émetteurs et aux receveurs.
nomenclatur es
données
Modifications
de l'émetteur
Données
" br utes"
Mise à jour de
la nomenclatur e
Données
codées
Modifications
du r écepteur
Données
enr ichies
Tr aitements
antér ieur s
Archivage
Tr aitements
à effec tuer
La gestion des nomenclatures doit être détachée de celle des données.
Cette ouverture permet une adaptation rapide des paramètres sans avoir obligatoirement
des contraintes à observer. Ainsi, en France, le système retenu a permis de faire face à
sept années de modifications dues aux lois de finances sans avoir à modifier ni les documents/messages, ni la base de données, et à l'introduction de nouveaux destinataires légaux ayant leur propre système de codification.
La codification retenue et attachée à l'application informatique suit un modèle strict destiné à juguler tout écart dans le temps et dans l'espace.
3.21
Exemple d'application française de traitement des informations
de l'entité
Les données comptables, fiscales, sociales, économiques et financières demandées par les
partenaires économiques de l'entité ont fait l'objet d'un classement idéologique afin de
© TIC-CR 1.8 Français
page 49
faciliter la recherche sur plusieurs milliers d'informations différentes, ces informations
pouvant être des montants, des quantités, des textes, des pourcentages, etc.
Pour ce faire, un système de codification à 15 caractères alphanumériques a été retenu
pour établir la liste des informations n° 01 (base Nouveau plan comptable national 1999)
destinées à alimenter le document/message d'informations financières pour la communication des informations déclaratives à différents destinataires publics ou privés a été élaboré comme suit :
N
N
AA
A
AAA
NN
A
NN AAA
AA
A
AAA
NN
A
NN
AAA
Système de codification
Type d'informations (voir table)
Catégorie d'informations (voir table)
Niveau d'informations (voir table)
Identification par ordre alphanumérique des entités ou
filiales (voir commentaire)
Identification par ordre numérique des informations
composites (voir table)
Statut de l'information (voir table)
Identification par ordre numérique des informations
"élémentaires" (voir table)
Détail unitaire des informations élémentaires (voir
commentaire)
Les tables utilisées pour la codification des informations élémentaires se présentent
comme suit :
Type d’informations
Codifié sur 1 caractère numérique :
= Informations comptables
• 0
• 1à9
= Informations statistiques
Catégorie d’informations
Codifiée sur 2 caractères alphabétiques :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
CA
EC
EM
EN
FI
IA
IC
IE
IM
PR
PV
RE
RR
ST
SU
TI
WA
Capital
Ecarts de conversion
Emprunts
Engagements
Comptes financiers
Avances acomptes immobilisations
Immobilisations concédées
Immobilisations en cours
Immobilisations
Provisions pour Risques et Charges
Plus-values
Réserves
Résultat période - Report à nouveau
Stocks
Subventions
Tiers
Activités
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•
•
•
WC
WE
WI
Détail des comptes
Entités apporteuses ou bénéficiaires d’apports
Détail des éléments cédés
Niveau d’information
Codifié sur 1 caractère alphanumérique :
•
•
•
•
•
•
C
E
F
L
N
P
Consolidation
Filiale Etrangère
Filiale France
Entité liée
Entité non liée
Entité
Identification par ordre alphanumérique des entreprises ou filiales
Codifiée sur 3 caractères alphanumériques :
•
•
000
L’information donnée ne comporte pas de détail de niveau inférieur (cas
le plus courant)
ZZZ L’information donnée est un cumul des détails de niveau inférieur
Statut de l’information
Codifié sur 1 caractère alphanumérique :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
A
B
C
D
E
F
G
H
I
L
N
P
Q
R
S
V
Valeur des amortissements
Valeur Crédit-bail
Valeur des cessions ou apports
Valeurs diverses
Valeur des provisions spéciales de réévaluation
Valeur des opérations fiscales sur amortissements
Résultat Produits
Nombre d’heures
Valeur des immobilisations
Libellés
Valeur nominale
Valeur des provisions
Quantité
Résultat Charges
Nombre de salariés
Valeurs monétaires
Détail unitaire des informations élémentaires
Codifié sur 3 caractères alphanumériques :
•
•
000 L’information donnée ne comporte pas de détail unitaire (cas le plus courant)
ZZZ L’information donnée est un cumul des détails unitaires
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page 51
Identification par ordre numérique des informations “composites”
Codifiée sur 2 caractères numériques. Voir ci-après exemple développé sur les comptes
de capitaux.
Identification par ordre numérique des informations “élémentaires”
Codifiée sur 2 caractères numériques. Voir ci-après exemple développé sur les comptes
de capitaux.
Exemples d’application
Amortissements antérieurs réévalués du matériel de bureau, mobilier et informatique
0 IM P 000 35 A 01 000
Amortissements non pratiqués en comptabilité et correspondant à la déduction fiscale
pour investissement, définie par les lois de 1966, 1968 et 1975 effectivement utilisée
0 IM P 000 00 F 37 000
Dividendes encaissés au cours de l’exercice (par filiale ou participation) concernant la
filiale 102
0 TI E 102 17 D 11 000
Actions acquises au cours de la période (pour la 58e opération de la filiale 218)
0 CA C 218 01 Q 31 058
Application sur les comptes de capitaux
0
CA
A
AAA
01
02
03
V
01
02
03
04
05
06
67
99
D
01
02
03
04
Q
31
© TIC-CR 1.8 Français
Informations comptables
CAPITAL
Niveau d’informations (voir table)
Identification par ordre alphanumérique des
entités ou filiales (de 000 à ZZZ)
Capital social ou individuel versé
Capital social appelé non versé
Capital social non appelé
Valeurs
Début de période
Souscription en numéraire
Apports reçus par société bénéficiaire
Incorporation de réserves
Incorporation report à nouveau
Incorporation résultat
Remboursement ou amortissement
Fin de période
Valeurs diverses
Prime d'émission de la période
Apports fournis par société qui apporte
Capital appelé dans la période
Capital appelé et versé dans la période
Quantités
Nombre de créations au cours de la période, actions
ordinaires
page 52
32
33
34
35
36
61
62
63
64
65
66
91
92
93
94
95
96
N
91
92
93
94
95
96
AAA
Nombre de créations au cours de la période, actions
amorties
Nombre de créations au cours de la période, actions
à dividende prioritaire sans droit de vote
Nombre de créations au cours de la période, actions
préférentielles
Nombre de créations au cours de la période, parts
sociales
Nombre de créations au cours de la période, certificats d'investissement
Nombre de remboursement au cours de la période,
actions ordinaires
Nombre de remboursement au cours de la période,
actions amorties
Nombre de remboursement au cours de la période,
actions à dividende prioritaire sans droit de vote
Nombre de remboursement au cours de la période,
actions préférentielles
Nombre de remboursement au cours de la période,
parts sociales
Nombre de remboursement au cours de la période,
certificats d'investissement
Nombre à la clôture de la période, actions ordinaires
Nombre à la clôture de la période, actions amorties
Nombre à la clôture de la période, actions à dividende prioritaire sans droit de vote
Nombre à la clôture de la période, actions préférentielles
Nombre à la clôture de la période, parts sociales
Nombre à la clôture de la période, certificats d'investissement
Valeur nominale
Actions ordinaires
Actions amorties
Actions à dividende prioritaire sans droit de vote
Actions préférentielles
Parts sociales
Certificats d'investissements
Détail unitaire des informations élémentaires (de
000 à ZZZ)
Bien entendu, ce sont ces codes qui sont repris dans les documents/messages.
Exemple d'application de renseignements apportés à une donnée
Ci-après figurent deux exemples de données figurant dans une base appelée NGCSF5 en
France.
Fiche de donnée
5
Le 10/08/00 Page 1
NGCSF : Nomenclature Générale Comptable Sociale et Fiscale.
© TIC-CR 1.8 Français
page 53
Référence N.G.C.S.F.
0ACP000ZZP99000
Libellé court
Amort. Prov.
Nom de la donnée
Amortissements et provisions
Créée le
10/02/94
Mise à jour le
DESCRIPTION
Définition
21/11/96
L'amortissement pour dépréciation se traduit par l'amoindrissement irréversible de la valeur des immobilisations.
Détails
Comptes comptables
ORIGINE
Type
Détails
TYPE DE L'INFORMATION
Structure
Nature
Périodicité
DOCUMENTS CONCERNES
0 ------------------------>
AC -------------------->
P ------------------>
000 ------------->
ZZ ---------->
P -------->
99 ----->
000 >
39 / 49 / 59
Loi
Code de commerce
Plan comptable général 1999
Code général des impôts
Elément
Numérique – Monétaire
Annuelle
01BQ2033A
dans 2033-A
01CK2050
dans 2050
01CM2144
dans 2144N
01CKCA
dans CABI
Informations Comptables
Actif circulant
Entité
L'entité elle-même
Totalisation
Valeurs des provisions
Fin de la période
Détails éventuels
zone BQ Segment MOA
zone CK Segment MOA
zone CM Segment MOA
zone CK Segment MOA
Le 10/08/00 Page 1
Fiche de donnée
Référence N.G.C.S.F.
0CAP00002D30000
Libellé court
Cap app non v lié
Nom de la donnée
Capital souscrit appelé non versé par les entités liées
Créée le
10/02/94
Mise à jour le
DESCRIPTION
Définition
28/11/96
Le capital souscrit appelé n'est pas encore versé par les entités du
groupe.
Détails
Comptes comptables
ORIGINE
Type
Détails
101
Loi
Code de commerce
Plan comptable général 1999
TYPE DE L'INFORMATION
© TIC-CR 1.8 Français
page 54
Structure
Nature
Périodicité
DOCUMENTS CONCERNES
0 ------------------------>
CA -------------------->
P ------------------>
000 ------------->
02 ---------->
D -------->
30 ----->
000 >
© TIC-CR 1.8 Français
Elément
Numérique – Monétaire
Annuelle
01AICA10
dans CA10
Informations Comptables
Capital
Entité
L'entité elle-même
Capital social appelé non versé
Valeurs diverses
Entités liées
Détails éventuels
zone AI Segment MOA
page 55
3.3
Les plans de regroupement
L'objectif recherché par les plans de regroupement est de permettre la transmission, entre
une société de services et ses clients dans un but de maintenance, entre deux partenaires
intéressés dans l’utilisation de documents communs, un plan de regroupement d’unité de
comptes comptables élémentaires (général, auxiliaire, analytique, budgétaire, etc.) permettant d’obtenir des informations agrégées. Ce document/message peut être utilisé pour
effectuer :
•
soit des déclarations obligatoires du type fiscal, social, statistique, etc.,
•
soit des formalités contractuelles ou conventionnelles du type reporting, consolidation, etc.,
•
soit des transmissions de description d’Etats pour faciliter une lecture ultérieure.
Le terme plan de regroupement est un document comptable qui consiste à mentionner la
relation à effectuer entre des informations reçues, stockées et des informations à fournir.
Il peut y avoir plusieurs types de plans de regroupement :
•
entre un plan général de regroupement présentant tous les comptes d'un grand livre et
leur affectation dans un compte d'une balance générale,
•
entre un plan de regroupement issu de la balance de vérification et les comptes annuels, ou le reporting mensuel, ou les déclarations fiscales, ou les statistiques annuelles,
•
entre un plan de regroupement issu de la balance de vérification et l'affichage à
l'écran sur un site Web,
•
etc.
Le document/message qui véhicule le plan de regroupement doit mentionner les informations suivantes :
.
Identification de l'état agrégé
Code de l'état agrégé
identification du code de l'état agrégé pour lequel un plan de regroupement
est requis.
Nom de l'Etat agrégé
identification du nom de l'état agrégé pour lequel un plan de regroupemet est
requis.
Identification source de l'information à agréger
numéro de compte
identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans des comptes
utilisé(s) par l'entité : n° compte général, auxiliaire, analytique, budgétaire ou
de ventilation, etc. Généralement, le compte est identifié par un nom complet
et/ou abrégé, une monnaie de base et une référence à la catégorie de plans
de comptes.
Dates de mise à jour et/ou
d’application de l’information
identification des dates critiques de la dernière date de mise à jour de la
donnée et de la date à partir de laquelle elle peut être prise en compte.
Description, Note, Références
identification de quelques renseignements qui permettent d'apprécier la qualilégales et Synonymes de
té de la donnée.
l’information
code débit/crédit
© TIC-CR 1.8 Français
identification unique d'un code Débit ou Crédit lié à la ligne d'écriture.
page 56
signe du montant
identification unique du sens positif ou négatif des montants de ligne comptable. Combiné avec le code débit/crédit, il permet d'obtenir quatre positions
pour un montant (débit + ou -, crédit + ou -) afin de localiser les non flux ne
correspondant pas à des flux financiers (par exemple, régularisation de comptes), pour faciliter les analyses financières.
montant en monnaie de tenue identification du montant exprimé en monnaie de tenue de compte ; il corresde compte
pond à la ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable.
code devise du montant en
monnaie de tenue de compte
identification de la monnaie liée au montant en monnaie de tenue de compte.
Montant d’origine
identification du montant exprimé sur la pièce comptable ; il correspond à la
ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable ; il complète le
montant de tenue en retraçant les conditions initiales d'une opération.
code devise du montant
d'origine
identification de la monnaie liée au montant d'origine.
Identification cible de l'information agrégée
numéro de l'information
identification du ou des numéro(s) de comptes du ou des plans des comptes
utilisé(s) par l'entité : n° compte général, auxiliaire, analytique, budgétaire ou
de ventilation, etc. Généralement, le compte est identifié par un nom complet
et/ou abrégé, une monnaie de base et une référence à la catégorie de plans
de comptes.
Dates de mise à jour et/ou
d’application de l’information
identification des dates critiques de la dernière date de mise à jour de la
donnée et de la date à partir de laquelle elle peut être prise en compte.
Description, Note, Références
identification de quelques renseignements qui permettent d'apprécier la qualilégales et Synonymes de
té de la donnée.
l’information
code débit/crédit
identification unique d'un code Débit ou Crédit lié à la ligne d'écriture.
signe du montant
identification unique du sens positif ou négatif des montants de ligne comptable. Combiné avec le code débit/crédit, il permet d'obtenir quatre positions
pour un montant (débit + ou -, crédit + ou -) afin de localiser les non flux ne
correspondant pas à des flux financiers (par exemple, régularisation de comptes), pour faciliter les analyses financières.
montant en monnaie de tenue identification du montant exprimé en monnaie de tenue de compte ; il corresde compte
pond à la ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable.
code devise du montant en
monnaie de tenue de compte
identification de la monnaie liée au montant en monnaie de tenue de compte.
Montant d’origine
identification du montant exprimé sur la pièce comptable ; il correspond à la
ligne comptable informatique et est unique par ligne comptable ; il complète le
montant de tenue en retraçant les conditions initiales d'une opération.
Opérateurs mathématiques et booléens
opérateurs mathématiques et
booléens
identification des opérateurs mathématiques (+-x:√∆∑) ou booléens (AND OR
NOT) permettant d'obtenir l'information agrégée demandée.
Période prise en compte
identification de la période à prendre en compte dans l'information source.
Ce document permet d'automatiser les relations entre émetteur et receveur notamment sur
la problématique des mises à jour des tables. Il permet de résoudre tous les types de documents connus ou inconnus.
© TIC-CR 1.8 Français
page 57
3.4
Le reporting financier et autres états assimilés
Le reporting, qu'il soit financier, statistique, fiscal, social ou autre, requiert toujours une
démarche à peu près identique :
•
vérification de la mise à jour des tables et des bases pour la production ou la réception
du reporting,
•
sélection du type de reporting,
•
traitement, vérification avant envoi, signature électronique éventuel, chiffrement
éventuel du reporting (confidentialité),
•
émission du reporting sélectionné,
•
archivage du reporting émis,
•
gestion des accusés de réception (vérification, relance, archivage),
•
etc.
Un soin très particulier doit être apporté à la diffusion du reporting car, suivant les scénarii, les destinataires peuvent traiter le reporting de différentes façons :
•
réception, contrôle (chiffrement, signature), accusé de réception et archivage pur et
simple du reporting (GEIDE),
•
réception, contrôle (chiffrement, signature), accusé de réception, archivage, traitement dans des chaînes d'applications spécifiques, etc.,
•
réception, contrôle (chiffrement, signature), accusé de réception, archivage, affichage
sur écran pour mise à disposition du public, etc.,
•
réception, contrôle (chiffrement, signature), accusé de réception, archivage, routage
vers d'autres destinataires, etc.,
•
etc.
De ce fait, il est très important de désynchroniser le reporting de l'utilisation qui en sera
faite ultérieurement par le destinataire.
Par ailleurs, le reporting informatisé n'est pas lu directement par un utilisateur : c'est toujours une traduction fournie par le système informatique qui lui permet de prendre
connaissance en clair du document/message qui lui a été envoyé. Il n'est donc pas nécessaire d'étiqueter les informations en clair dans le document/message mais, au contraire, il
faut plutôt utiliser des tables de codes afin d'émettre (ou de recevoir) des fichiers plus
légers. En outre, ces tables de codes évitent le problème de la langue utilisée.
Ainsi, pour satisfaire les besoins des émetteurs utilisateurs, des informaticiens qui produisent les applications informatiques, des récepteurs utilisateurs, des auditeurs, etc., il est
nécessaire d'avoir recours à un document/message passe-partout pour émettre à travers le
monde, les milliers et milliers de documents qui sont produits aujourd'hui.
L'informatique permet de trouver la solution idoine, car en se débarrassant du support
papier, elle n'a plus qu'à transmettre les données proprement dites. Ce concept testé dans
plusieurs pays d'Europe depuis plusieurs années repose sur les notions exposées précédemment, savoir :
© TIC-CR 1.8 Français
page 58
3.41
•
utilisation de tables de codes de données (définies conjointement entre émetteurs et
récepteurs) : les tables sont prévues pour être traduites en plusieurs langues (anglais,
espagnol, allemand, etc.),
•
utilisation d'un document/message unique quel que soit le reporting à transmettre,
•
émetteurs et récepteurs ne sont pas liés dans leurs propres applications informatiques
par les tables uniques de codes de données puisque les uns comme les autres utilisent
des tables d'équivalence,
•
intégration de nouveaux documents par mise à jour des tables de codes de données
seulement,
•
contrôle des tables et du document/message par une instance internationale sectorielle,
•
dans le cas XML, utilisation éventuelle par le destinataire du schéma de présentation
de l'émetteur.
L'information comptable et financière
Ainsi, on peut dire qu'une information de la comptabilité d’une entité est un renseignement ou un événement porté à la connaissance d’une personne publique ou privée ou d’un
organisme public précisant une référence, une date, une heure, une période, un texte d'observations ou commentaires, un nom, une adresse, une quantité, une caractéristique comptable et administrative, un pourcentage, un statut légal d'entité ou un montant en vertu des
relations commerciales, financières, comptables, légales, sociales ou fiscales ou en vertu
de dispositions ou réglementations législatives nationales ou régionales.
Une entité émet un document/message selon un index prédéfini. A chaque valeur de
l’index correspond une information répertoriée dans les tables.
Chaque information comptable peut contenir les renseignements suivants (cette liste n'est
pas exhaustive) :
séquencement de l'information
identification du numéro séquentiel de l'information agrégée figurant dans l'état.
index de la nomenclature
identification du numéro de l'information agrégée pris dans une nomenclature
fournie par l'une des parties à l'échange.
information - référence
identification d'une référence relative à l'information demandée.
information –montant
identification d'un montant relatif à l'information demandée.
information – texte
identification d'un texte relatif à l'information demandée.
information – date
identification d'une date relative à l'information demandée.
information – quantité
identification d'une quantité relative à l'information demandée.
information – devise
identification d'une devise relative à l'information demandée.
information – pourcentage
identification d'un pourcentage relatif à l'information demandée.
information – compte
comptable
identification d'un compte comptable relatif à l'information demandée.
information – contact
identification d'un contact relatif à l'information demandée.
information – caractéristiques
identification d'une caractéristique comptable, financière, fiscale, statistique,
sociale, etc. relative à l'information demandée.
© TIC-CR 1.8 Français
page 59
etc.
Séquencement de l'information
L'information à télétransmettre peut être "simple" ou "composite" c'est-à-dire composée
de plusieurs données différentes comme par exemple un texte associé à deux montants
dont l'ensemble forme un tout homogène.
Dans le cas d'une information simple, un seul renseignement étant requis, l'index renvoie
directement à la nomenclature pour connaître sa définition.
Exemple : l'index 0IMP00035A01000 renvoie à l'identification de l'information
agrégée suivante : Amortissements antérieurs réévalués du matériel de bureau, mobilier et informatique.
Si le document/message comporte un tableau comprenant tout ou partie des informations
composites, la séquence comprendra plusieurs informations différentes.
Exemple :
index 0CAC00078L11000 (Libellé demandé pour l'apport d'Alain),
index 0CAC00078N11000 (Valeur demandé pour l'apport d'Alain),
index 0CAC00078L11000 (Libellé demandé pour l'apport de Bertrand),
index 0CAC00078N11000 (Valeur demandé pour l'apport de Bertrand),
index 0CAC00078L11000 (Libellé demandé pour l'apport de Claude),
index 0CAC00078N11000 (Valeur demandé pour l'apport de Claude),
etc.
Index de la nomenclature
L'indication de l'index de la nomenclature dont le code est signalé dans l'en-tête du document/message permet de qualifier une information agrégée.
3.42
Définition de l'en-tête du message
L'en-tête du document/message, plus que les autres étudiés ci-dessus, doit être particulièrement soigné parce qu'il peut faire l'objet de nombreux routages.
Il doit mentionner successivement :
•
la date de préparation manuelle du document/message,
•
les dates de la période comptable couverte par le reporting,
•
les références du logiciel comptable utilisé (nom du logiciel, nom de l'auteur du logiciel, n° de version du logiciel à l'origine du document/message),
•
les devises liées au document/message : monnaie de tenue du dossier (principale et
pivot), monnaie d'expression, taux de conversion, etc.
© TIC-CR 1.8 Français
page 60
•
Nom et adresse de l'émetteur, des récepteurs et du dossier comptable ainsi que les
identifications numériques nationales lorsqu'elles existent,
•
Nom et adresse de facturation des prestations servies par le provider,
•
Références du dossier de l'émetteur et du receveur,
•
Numéro de la demande de documents/messages,
•
Nom et adresse de la personne à contacter en qualifiant le contact (comptable, auditeur, directeur commercial, etc.),
•
Identification du moyen de communication (téléphone, télécopie, courrier électronique, X400, etc.) et le numéro d'appel,
•
Numéro de la liste d'index attachée au document/message et le numéro de version
correspondant,
•
Monnaie utilisée pour l'ensemble du document/message.
Pour le transport des documents et l'identification des destinataires, il est seulement fait
référence aux spécifications générales de MIME ou SOAP auxquelles on se réfèrera.
© TIC-CR 1.8 Français
page 61
44..
E
UT
ED
TIIL
DIIF
MPPL
LIISSA
EXXEEM
FA
LE
AC
ED
AT
CT
D''U
TIIO
T
ON
NE
Modèle INFENT étudié et exploité par l'association EDIFICAS (extraits).
UNA:+,? '
UNB+UNOC:3+32788110000103:5:TXXXXXXXX+Code_conf_emetteur+000809:17
00+00080917001900+++++CAB-PED0100'
UNG+INFENT+NON_SECURISE_NON_SIGNE+EDI_TDFC+000809:1700+1+UN+D:97B:
FD0101'
UNH+00001+INFENT:D:97B:UN:FD0101'
BGM+IDF:71:211'
DTM+242:20000809:102'
RFF+ZZ2:CEGID'
RFF+ZZ3:TDI:0:9.9A'
RFF+ZZ4:AGREMENT'
NAD+DT+31950367800041:100:107++SA PHOSYN:BP 6+58 BIS RUE GAMBETTA+FLEURANCE++32500'
NAD+FR+32788110000103:100:107++CEC_EDI_TDFC:SA SOFIREN+156 Bd des
Brotteaux+LYON++69006+FR'
NAD+MS+32788110000103:100:107++SA SOFIREN:::::ZZ1+156 Bd des Brotteaux+LYON++69006+FR'
RFF+ACD:00582'
NAD+MR+6900502:100:ZZ1++Relais Cegid Test+123, Avenue Barthélémy
Buyer+LYON++69005'
NAD+HP+++DGI_EDI_TDFC:CRI DE NEVERS::::ZZ1+test pour EDI
TDFC+NEVERS'
RFF+ZZ1:420050130556977'
CCI+++TAR:LIS:211'
CAV+AR:TAR:211'
SEQ++000001'
IND++F-IDENTIF 0000000000CBDTM'
DTM+ZZZ:19991231:102'
SEQ++000002'
IND++F-IDENTIF 0000000000CDDTM'
DTM+ZZZ:20191231:102'
SEQ++000003'
IND++F-IDENTIF 0000000000CCDTM'
DTM+ZZZ:12:802'
SEQ++000004'
IND++F-IDENTIF 0000000000CEDTM'
DTM+ZZZ:12:802'
SEQ++000005'
IND++F-IDENTIF 0000000000BACCI'
CCI+++TCF:LIS:211'
CAV+BI:TCF:211'
SEQ++000006'
IND++F-IDENTIF 0000000000BBCCI'
CCI+++TRF:LIS:211'
CAV+RS:TRF:211'
SEQ++000007'
IND++F-IDENTIF 0000000000BECCI'
CCI+++TAP:LIS:211'
CAV+PDP:TAP:211'
SEQ++000008'
IND++F-IDENTIF 0000000000BFCCI'
CCI+++TDP:LIS:211'
CAV+NOR:TDP:211'
SEQ++000009'
© TIC-CR 1.8 Français
page 62
IND++F-IDENTIF 0000000000BCCCI'
CCI+++TBS:LIS:211'
CAV+IR:TBS:211'
SEQ++000010'
IND++F-IDENTIF 0000000000DACUX'
CUX+2:FRF'
SEQ++000011'
IND++F-IDENTIF 0000000000AANAD'
NAD+ZZZ+31950367800041:100:ZZZ++SA PHOSYN:BP 6+58 BIS RUE GAMBETTA+FLEURANCE++32500'
CTA+ZZZ+:Mr Pierre Dupré'
COM+0176329645:TE'
SEQ++000012'
IND++F-IDENTIF 0000000000ABRFF'
RFF+ZZZ:515L'
SEQ++000013'
IND++2033A
0000000000AAMOA'
MOA+ZZZ:60000,00'
SEQ++000014'
IND++2033A
0000000000BAMOA'
MOA+ZZZ:30000,00'
...
SEQ++000160'
IND++2033C
0000000001KAFTX'
FTX+ZZZ+++Presse hydraulique'
SEQ++000161'
IND++2033C
0000000002LAMOA'
MOA+ZZZ:89000,00'
...
SEQ++000165'
IND++2033C
0000000002KAFTX'
FTX+ZZZ+++Fourgonnette'
SEQ++000166'
IND++2033D
0000000000AEMOA'
MOA+ZZZ:18948,00'
...
SEQ++000171'
IND++2033D
0000000000DHMOA'
MOA+ZZZ:10685,20'
SEQ++000172'
IND++CA17PROREC0000000001ABMOA'
MOA+ZZZ:30396,00'
SEQ++000173'
IND++CA17PROREC0000000001AAFTX'
FTX+ZZZ+++Clients fact a etabl'
SEQ++000174'
IND++CA17PROREC0000000002ABMOA'
MOA+ZZZ:16166,00'
...
SEQ++000178'
IND++CA18CHAPAY0000000001ABMOA'
MOA+ZZZ:109,00'
SEQ++000179'
IND++CA18CHAPAY0000000001AAFTX'
FTX+ZZZ+++Banques interets courus'
...
SEQ++000199'
IND++CA19CHAREP0000000001AAFTX'
FTX+ZZZ+++Frais d?'augmentation capital'
...
SEQ++000201'
© TIC-CR 1.8 Français
page 63
IND++CA20CHAAVA0000000001ACMOA'
MOA+ZZZ:33268,00'
...
SEQ++000203'
IND++CA20CHAAVA0000000001AAFTX'
FTX+ZZZ+++CHARGES CONSTAT.D?'AVANCE'
SEQ++000204'
IND++ANNEXLIB010000000001 AFTX'
FTX+ZZZ+++Commentaire.....'
SEQ++000205'
IND++ANNEXLIB010000000002 AFTX'
FTX+ZZZ+++Commentaire......'
SEQ++000206'
IND++2031
0000000000ABFTX'
FTX+ZZZ+++PRODUITS PHYTOSANITAIRES'
SEQ++000207'
IND++2031
0000000000CAMOA'
MOA+ZZZ:636461,19'
...
SEQ++000211'
IND++2031
0000000000BMNAD'
NAD+ZZZ+++PHOSYN+45BAllée des Alouettes+Firminy++42100'
CTA+ZZZ+:M Duchemol'
COM+0230343536:TE'
SEQ++000212'
IND++2031
0000000000DCNAD'
NAD+ZZZ+++M Dumond+12True des bastides+Annecy++74000'
CTA+ZZZ+:...'
COM+0474983318:TE'
...
SEQ++000231'
IND++2067
0000000000PDMOA'
MOA+ZZZ:0,00:::ZZ1'
SEQ++000232'
IND++ATTESTATAA0000000000AANAD'
SEQ++000233'
IND++ATTESTATAA0000000000EANAD'
NAD+ZZZ+101670:100:ZZZ++ALSACE+11, Avenue de la Forêt
Noire+Strasbourg Cedex++67084'
CTA+ZZZ+:Mme Braun'
COM+0388456020:TE'
...
SEQ++000241'
IND++ATTESTATAA0000000000DBCCI'
CCI+++TON:LIS:211'
CAV+OUI:TON:211'
UNT+759+00001'
UNE+1+1'
UNZ+1+00080917001900'
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55..
E
EXXEEM
UT
XM
ML
L
TIIL
MPPL
LIISSA
LE
ED
AT
D''U
TIIO
ON
NX
Modèle DTD étudié par l'association EDIFICAS
<?xml version="1.3" encoding="UTF-8"?>
<!-- edited with XMLSPY v5 (http://www.xmlspy.com) by Lesourd (CS-OEC) -->
<!-- edited with XML Spy v4.3 (http://www.xmlspy.com) by Lesourd Michel (CS-OEC) -->
<xs:schema targetNamespace="http://www.edificas.org/namespace" xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns="http://www.edificas.org/namespace" elementFormDefault="qualified"
attributeFormDefault="unqualified" version="1.15">
<xs:include schemaLocation="EDIFICAS_ComplexType.xsd"/>
<xs:element name="ENTREPRISE_INFORMATION">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Root element</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Routing">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Group of elements defining message routing process to identify interchange partners;
Note: some or all elements could be managed by protocol (e.g. SOAP)
For this reason, perhaps a part of this set of data are not considered.</xs:documentation>
<xs:documentation>Group of elements defining routing process (some of all elements could be managed by protocol (e.g. SOAP)</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="RelatedParty" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide party related to exchange message. e.g. Sender, Recipient, Router, Entity, Sub Entity, Collection Center, Represen
tative Sender, Invocing, Service Operator, etc.</xs:documentation>
<xs:documentation>Group of elements defining routing process (some of all elements could be managed by protocol (e.g. SOAP)</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="IdentityId" type="IdentityId"/>
<xs:element name="PartyQualifierId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Code giving specific meaning to a party.
e.g. MS = Issuer of a document and/or sender of a message.</xs:documentation>
</xs:annotation>
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</xs:element>
<xs:element name="PartyReferenceId" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Code identifying a reference attached to a party of an electronic exchange. </xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="BankingAccountCode" type="FinancialAccountHolderType" minOccurs="0"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="InformationFile">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Group of elements providing enterprise information details.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="EntityId">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information identifying the type of enterprise information which is transmitted and provide its identification number.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="ReferenceId" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate references concerning the document. </xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:choice>
<xs:element name="DocumentName" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To identify:
- the name of the document
- each occurence of a document between partners.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="TypeMessage">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Code" type="ReferenceCodeType" minOccurs="2" maxOccurs="2">
<xs:annotation>
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<xs:documentation source="http://unece.org/cefact/ ">To identify :
- the message type
- the control agency
CodeListIdentification mandatory.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="MessageVersionNumber" type="xs:string">
<xs:annotation>
<xs:documentation>e.g. UNCL 01.A element 1056 Version identifier</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="MessageRevisionNumber" type="xs:string" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate the code of Software revision.
e.g. UNCL 01.A element 1058 Release identifier or element 1060 Revision identifier </xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:choice>
<xs:sequence minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:element name="Code" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation source="http://unece.org/cefact/ ">To indicate e.g. :
- the number and the step of the used scenario,
- the reference code of the previous message,
- the internal reference sender
- the social return type
- etc.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="DatePeriodId" type="DatePeriodType" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate e.g. the preparation date of the file, or the start and/or the end dates for an accounting period, the period to which social
return is sent, etc.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="TimeId" type="TimeType" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
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<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate e.g. the preparation hour of the file, or the start and/or the end hours for an accounting period, the period to which so
cial return is sent, etc.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="ReceiptAcknowledgementId" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate the type of acknowledgements of receipt.
e.g. UN-EDIFACT element 4343.
0 = no Acknowledgement of receipt
1 = Acknowledgement of receipt
2 = Paper Edition
3 = Acknowledgement of receipt and Paper Edition</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="UsedListId" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information identifying the number of the list of information or taxonomie that is transmitted and provide its identification number.
e.g. UN-EDIFACT element 1153.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="FileDescriptionId" type="FreeTextType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Text for Enterprise Information File description.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="FileSoftwareId" type="AccountingFileSoftwareIdType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Is required for some e-filing to public authorities</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="FeaturesId" type="CharacteristicType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Is required to provide accounting, fiscal, social or legal characteristics of the enterprise information message.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="CurrencyId" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Currency that is used in this Enterprise Information file</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Detail" type="CurrencyDetailType" maxOccurs="2">
<xs:annotation>
<xs:documentation>see ebXML CC 000136
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Currency. Exchange. Details:
Source. Currency. Code (000137)
Target. Currency. Code (000138)
Base. Currency. Code (000139)
Currency Exchange. Rate (000120)
Source Currency. Scale. Value (000140)
Target Currency. Scale. Value (000141)
Exchange. Rate. Date Time (000142)
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="RateValue" type="xs:string" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To specify the rate at which one specified currency is expressed in another specified currency.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="ExchangeRateCurrencyMarketID" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To identify an exchange rate currency market.
e.g. UNCL 01.A element 6341 Exchange rate currency market identifier abstract:
AAA Paris exchange
CAN Toronto exchange
FRA Frankfurt exchange
LNF London exchange, first closing
LNS London exchange, second closing
NYC New York exchange
ZUR Zurich exchange
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="EntityAndSubEntityId" maxOccurs="unbounded">
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="SequenceNumber" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information identifying the number of the sequence of Sub Entity information which is transmitted and provide its
identification number. e.g. P = Entity; S = Sub-entity</xs:documentation>
</xs:annotation>
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</xs:element>
<xs:element name="ExpectedInformationId" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>A group providing the expected information related to the enterprise. The index value contained in the index determines
how information in the subordinate segments in the same group, should be interpreted.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="SequenceId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the sequential number of the provided information in the message.
An information providing the sequential number to identify information with respect to its membership relation with elementary or com
plex information.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="DeclarationOccurrenceId" type="xs:string" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to identify each declaration having the same ID by a sequential number.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="IndexId">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to identify a relevant index.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="CodedId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the value of index.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="NatureId" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the nature of below expected information.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:choice>
<xs:element name="URICoreComponentValue" type="xs:string">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate the address where to find the alternative structure of the core component
corresponding to the value of each nature of below information.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="Code" type="ReferenceCodeType">
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<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate the nature of below information, e.g.:
ReferenceInformationId
AmountInformationId
FreeTextInformationId
etc.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:choice>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="RowValue" type="xs:string" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the row completing the information index to include the repetability of same information.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:choice>
<xs:element name="ReferenceId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide reference related to information specified in the index. e.g. Invoice number.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="AmountId" type="MonetaryAmountType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide amount related to information specified in the index.
e.g. Asset. ebXML Amount Class:
A number of monetary units specified in a currrency where the unit of currency is explicit or it may be implied.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="FreeTextId" type="FreeTextType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide text related to information specified in the index.
e.g. Explanation of provision.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="DatePeriodId" type="DatePeriodType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide date or time or period related to information specified in the index.
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e.g. Event date.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="TimeId" type="TimeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide date or time or period related to information specified in the index.
e.g. Event date.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="QuantityId" type="QuantityDetailsType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide quantity related to information specified in the index.
e.g. Staffing number.
Quantity information in a transaction, qualified when relevant.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="CurrencyId" type="CurrencyDetailType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide currency related to information specified in the index.
e.g. EUR/USD exchange rate.
see ebXML CC 000136
Currency. Exchange. Details:
Source. Currency. Code (000137)
Target. Currency. Code (000138)
Base. Currency. Code (000139)
Currency Exchange. Rate (000120)
Source Currency. Scale. Value (000140)
Target Currency. Scale. Value (000141)
Exchange. Rate. Date Time (000142)
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="PercentageId" type="PercentageType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide percentage related to information specified in the index.
e.g. Interest rate.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="BankingAccountId" type="FinancialAccountHolderType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide account holder related to information specified in the index.
e.g. Bank account number.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="AccountingAccountId" type="AccountingAccountType">
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<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide account related to information specified in the index.
e.g. Provision Account Number.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="IdentityId" type="IdentityId">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide party related to information specified in the index.
e.g.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="FeaturesId" type="CharacteristicType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide accounting, fiscal, social or legal characteristics of the enterprise related to
information specified in the index.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="ObjectID" type="ObjectType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to identify object (file) of the enterprise related to information specified in the index.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:choice>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="PaymentFile" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>Group of elements providing information on payment.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="SequenceId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the sequential number of the provided information in the message.
An information providing the sequential number to identify information with respect to its membership relation with elementary or complex information.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
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</xs:element>
<xs:element name="DeclarationOccurrenceId" type="xs:string" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to identify each declaration having the same ID by a sequential number.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="IndexId">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to identify a relevant index.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="CodedId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the value of index.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="NatureId" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the nature of below expected information.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:choice>
<xs:element name="URICoreComponentValue" type="xs:string">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate the address where to find the alternative structure of the core component corresponding to the value of
each nature of below information.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="Code" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate the nature of below information, e.g.:
ReferenceInformationId
AmountInformationId
FreeTextInformationId
etc.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:choice>
</xs:complexType>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="RowValue" type="xs:string" minOccurs="0">
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<xs:annotation>
<xs:documentation>An information providing the row completing the information index to include the repetability of same information.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:choice>
<xs:element name="DetailPayment">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate terms of payment.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence minOccurs="0">
<xs:element name="FinancialInstitution">
<xs:annotation>
<xs:documentation>see ebXML 000010 Financial Account. Details
Financial Account. Identifier (000077)
Financial Account. Name (000078)
Financial Account. Country. Code (000080)
Financial Account. Currency. Code (000081)
Financial Account Product. Type. Identifier (000084)
Financial Account Nickname. Name (000085)
group elements 3194+3433 required for automated processing at banks
alternative: group 3432+3434+3207
Both groups better;
Otherwise automated process impossible What about INP+GIS Balance of payments ?</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="AccountHolderId" type="FinancialAccountHolderType"/>
<xs:element name="FinancialInstitutionId" type="FinancialInstitutionIdType" minOccurs="0"/>
<xs:element name="Country" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate e.g. FRANCE or e.g.CA, DE, IE, FR, IT, NO, US, etc.
</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="PartyFunctionCode" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>e.g. UNCL 01.A element 3035
Party function code qualifier
abstract:
.../...
AO Account of
AP Accepting party
AQ Approved consignor
AR Authorized exporter
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AS Account servicing financial institution
AZ Issuing bank
B1 Contact bank 1
B2 Contact bank 2
BA Booking agent
BB Buyer's bank
BC Negotiating bank
BD Documentary credit reimbursing bank
BE Beneficiary
BF Beneficiary's bank
.../...</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="CommunicationId" minOccurs="0" maxOccurs="unbounded">
<xs:annotation>
<xs:documentation>see ebXML core components catalogue for (000050)
Communication Number. Details
Communication. Type. Code (000052)
Communictation. Mode. Code (000053)
Communication. Identifier (000055)
Telephone. Country. Identifier (000057)
Telephone area. Identifier (000058)
Telephone Subscriber. Identifier (000059)
Telephone Extension. Identifier (000060)
Communication number of a department or a person to whom communication should be directed: SITA, ARINC, ATI mailbox, US
Defense Switched Network, WWW, Telefax, Telex, X400, Pager, GEIS, etc.
ebXML Code Class: A character string that represents a member of a set of values
e.g. uncl.01A element 3155 Communication Address Code Qualifyer
abstract:
AF U.S. Defense Switched Network,
AG U.S. federal telecommunications system,
AH World Wide Web,
EI EDI transmission,
EM Electronic mail,
FT File transfer access method,
FX Telefax,
SW S.W.I.F.T.
etc.</xs:documentation>
</xs:annotation>
<xs:complexType>
<xs:sequence>
<xs:element name="Value" type="xs:string"/>
<xs:element name="Code" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0"/>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
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</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="TermsBasis" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>e.g. UNCL 01.A element 4279
Payment terms type code qualifier
abstract:
1 Basic
2 End of month
3 Fixed date
4 Deferred
5 Discount not applicable
6 Mixed
7 Extended
8 Basic discount offered
9 Proximo
10 Instant
.../...
69 Discount with prompt pay
70 Discount with advance payment
71 Certified cheque
72 Cash against documents
73 Bill of exchange
74 Progressive discount
75 Lump sum
76 Fixed fee
ZZZ Mutually defined
XBRL: Payment Method</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="PaymentMeansId" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To specify the payment terms basis.
e.g.
20 Cheque
21 Banker's draft
22 Certified banker's draft
23 Bank cheque (issued by a banking or similar establishment)
24 Bill of exchange awaiting acceptance
25 Certified cheque
26 Local cheque
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31 Debit transfer
44 Accepted bill of exchange
48 Bank card</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="PaymentInstruction" type="ReferenceCodeType" minOccurs="0">
<xs:annotation>
<xs:documentation>e.g. UNCL 01.A element 2475
Time reference code
abstract:
1 Date of order
2 Date of confirmation
3 Date of contract
4 Date of signature of contract
5 Date of invoice
6 Date of credit note
7 Date of present document
8 Date of confirmation of order received
9 Date invoice received
11 Date credit note received
12 Date present document received
.../...
72 Payment date
73 Draft(s) at ... days sight
74 Draft(s) at ... days date
75 Draft(s) at ... days after date of issuance of transport document(s)
76 Draft(s) at ... days after date of presentation of documents
77 Specified draft date
78 Customs clearance date (import)
79 Customs clearance date (export)
80 Date of salary payment
81 Date of shipment as evidenced by the transport document(s)
82 Payment due date </xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
</xs:sequence>
</xs:complexType>
</xs:element>
<xs:element name="MonetaryAmount" type="MonetaryAmountType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>ebXML Amount Class:
A number of monetary units specified in a currrency where the unit of currency is explicit or it may be implied.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="DatePeriodId" type="DatePeriodType">
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page 78
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate due date for a payment.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="TimeId" type="TimeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>To indicate due time for a payment.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="QuantityId" type="QuantityDetailsType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide quantity related to virement.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="CurrencyId" type="CurrencyDetailType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide currency linked to above amount.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="ReferenceId" type="ReferenceCodeType">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide reference related to the payment.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="IdentityId" type="IdentityId">
<xs:annotation>
<xs:documentation>An information to provide party related to information specified in the index.
e.g.</xs:documentation>
</xs:annotation>
</xs:element>
<xs:element name="FeaturesId" type="CharacteristicType">
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<xs:documentation>An information to provide choice of payment mode such as TLRA, check, virement, cash.</xs:documentation>
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