Technologie d`information et de communication en

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Sommaire
INTRODUCTION .......................................................................................................................... 3
SYNTHESE ..................................................................................................................................... 4
1. L'IMMATERIALITE DE LA COMPTABILITE .............................................................. 7
1.1 L A COMPTABILITE INFORMATISEE EST PAR ESSENCE IMMATERIELLE ................................ 7
1.2 L ES BESOINS DE VERIFICATION ....................................................................................... 10
1.3 L ES STANDARDS NOUVEAUX SONT ARRIVES ................................................................... 10
1.4 P OUR RESOUDRE DES INCOMPATIBILITES ........................................................................ 11
1.5 D ES GUIDES UTILISATEURS SONT REDIGES ET DES LABELS DELIVRES ............................. 12
1.6 D ES NORMES DESTINEES A ETRE INTERNATIONALES ....................................................... 12
2. L'ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE....................................................... 13
2.1 L' ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE DES PETITES ET MOYENNES ENTITES ........... 13
2.11 Lien avec les autres sous-systèmes d'applications du système d'information........... 14
2.12 Liens avec les bases de données de l'entité............................................................... 15
2.13 Flux de données et d'informations et collecticiel ...................................................... 17
2.14 Archivage des informations ...................................................................................... 21
2.2 L' ORGANISATION DU SYSTEME COMPTABLE DES GRANDES ET MOYENNES ENTITES ........ 25
2.21 Le portage de la comptabilité sur le Web ................................................................. 25
2.22 La fourniture d'applications hébergées .................................................................... 28
2.3 L A COMMUNICATION DE DONNEES INFORMATISEES ....................................................... 30
2.31 La fonction communication....................................................................................... 30
2.32 Liaison avec le sous-système de comptabilité........................................................... 31
2.33 Conversion des informations .................................................................................... 32
2.34 Signature électronique .............................................................................................. 33
3. LES NORMES ET CONCEPTS INFORMATIQUES COMPTABLES ........................ 35
3.1 L ES NORMES INFORMATIQUES COMPTABLES DE BASE .................................................... 35
3.11 Le fichier comptable ................................................................................................. 35
3.12 L'écriture comptable ................................................................................................. 37
3.13 Le jeton comptable.................................................................................................... 41
3.14 Le plan de comptes de l'entité ................................................................................... 46
3.15 Le journal comptable ................................................................................................ 47
3.16 Les caractéristiques d'identification du transport des documents comptables......... 47
3.2 L A NOMENCLATURE DES DONNEES ................................................................................. 49
3.21 Exemple d'application française de traitement des informations de l'entité............. 49
3.3 L ES PLANS DE REGROUPEMENT ...................................................................................... 56
3.4 L E REPORTING FINANCIER ET AUTRES ETATS ASSIMILES ................................................. 58
3.41 L'information comptable et financière...................................................................... 59
3.42 Définition de l'en-tête du message ............................................................................ 60
4. EXEMPLE D'UTILISATION EDIFACT ......................................................................... 62
5. EXEMPLE D'UTILISATION XML .................................................................................. 65

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Le principal problème qui se pose à une étude conceptuelle de la comptabilité et du repor-
ting financier provient des techniques utilisées actuellement en complet bouleversement.
Assurément, cette situation devient systématique et constante dans le domaine informati-
que mais, signe d'évolution inéluctable, elle est assez marquée et particulièrement chaoti-
que depuis l'irruption simultanée d'Internet comme réseau de communication et de XML
pour les données et les documents. Or, si les deux techniques rappelées ici ont plus de
trente ans, c'est seulement aujourd'hui qu'elles se diffusent largement, avec évidemment
leur lot de transformations et d'adaptations des systèmes informatiques.
La comptabilité n'échappe pas à ce phénomène. Si ses concepts de base n'ont pas beau-
coup évolué, les techniques qu'elle emploie ont largement progressé et, depuis que les
ordinateurs ont vu le jour, toujours épousé l'évolution informatique. Comptabilité et in-
formatique sont intimement imbriquées par un mariage de raison.
Ainsi, la démocratisation des systèmes informatiques induit une lente révolution jusqu'au
sein du milieu familial. Il reste que les concepts sont toujours les mêmes, à savoir : con-
ception, réalisation, test et mise en œuvre. Vouloir faire l'économie d'une étape est un
signe d'écueil certain et programmé à l'avance.
Par ailleurs, la comptabilité n'a pas de vie si elle n'est pas confrontée à des impératifs
d'ordre commercial, économique, fiscal, social, juridique, si elle n'est pas assujettie à des
contraintes générées par la société elle-même et par l'entité économique en particulier.
En outre, et on vient de s'en apercevoir dans le milieu du commerce électronique, c'est la
seule norme internationale compréhensible utilisant une seule et même unité de mesure, la
monnaie. C'est également la seule source d'informations ultérieures pour répondre aux
besoins de contrôle a posteriori. Elle est même le seul élément de traçabilité entre l'activi-
té économique de l'entité et la communication des informations à l'administration et autres
partenaires économiques.
C'est pourquoi, il est apparu important pour la profession comptable française de repenser
tout le système comptable informatique dans un esprit de totale indépendance des maté-
riels mis en œuvre, en symbiose avec les hommes qui édictent les règles et ceux qui les
utilisent. C'est ce que ce document tente d'exposer.
Michel LESOURD
Directeur Adjoint des études techniques
Conseil supérieur de l'Ordre des experts-comptables
Délégué Général d'EDIFICAS
Vice-Président d'EDIFRANCE
Vice-Chairman TBG12 UN/CEFACT
Robert LEMENSE
Administrateur d'EDIFICAS Belgium
Chairman TBG12 UN/CEFACT

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Le présent document présente le fruit des travaux entrepris en France par le Conseil supé-
rieur de l’Ordre des experts-comptables et l’association Edificas depuis 1989, en Europe
depuis 1991 et au niveau international (Nations Unies) depuis 1996.
Il constitue l’état de l’art du moment en matière de comptabilité face aux développements
du commerce électronique et de ses conséquences sur l’informatisation des comptabilités
des entités. Il est fondé sur les projets organisés et les réalisations conduites à leur terme
par des experts-comptables avec la participation d’experts en informatique, d’experts en
commerce électronique et en télétransmission de données.
De nombreuses applications sont aujourd’hui opérationnelles dans plusieurs pays euro-
péens. Le courant récent des techniques développées autour d’Internet semble bénéficier
d’une large audience mais aucune application réelle n'a encore à ce jour démontré la réali-
té de leur vocation à servir les professionnels de la comptabilité.
Les réalisations opérationnelles permettent de faire état des nombreux constats auxquels
ces projets, expérimentations et applications en France et en Europe ont donné lieu au fil
de ces quinze années :
• les experts-comptables français sont conscients des formidables enjeux liés au com-
merce électronique, des risques que cette révolution engendre pour leur profession et
de l'ouverture de nouveaux créneaux de marché ;
• le modèle d’organisation suivi par l’association Edificas et proposé dans le présent
rapport est basé sur les principes fondateurs et universels de la comptabilité et de
l’audit, principes dépouillés des contraintes nationales liées à la tenue des comptes
des entités ;
• l’approche "Bottom-Up" retenue (approche qualité totale) coïncide parfaitement avec
les principes fondateurs : on peut passer de l'élément de détail à l'agrégat et de
l’agrégat à l’élément de détail sans avoir à modifier les bases de données ;
• la comptabilité est désormais le résultat de la conjonction entre techniques compta-
bles et informatiques ; dès lors, la relation entre les sociétés de services informatiques
(éditeurs de logiciels ou offreurs de services) et les instances professionnelles de la
comptabilité évolue vers une plus étroite collaboration où les premiers réalisent au
plus près les applications destinées à résoudre les besoins exprimés par les seconds ;
• le rapprochement des techniques informatiques et comptables n’est ni nouveau, ni
incongru : depuis longtemps les sociétés de services souhaitent la création d’un label
de qualité auprès des organisations professionnelles comptables ; une première dé-
marche dans cette direction a été franchie par la création d’une attestation de confor-
mité des fichiers importés ou exportés par les progiciels de comptabilité en France
aux normes EDIFACT ou aux recommandations du CS-OEC, laquelle attestation est
délivrée par les experts-comptables ou les auditeurs ;
• en matière comptable, comme d’ailleurs pour toute autre discipline, la communica-
tion électronique de données n’a de sens que si ces données sont directement exploi-
tables par les applications informatiques du destinataire ; c’est particulièrement vrai
pour les informations issues de la comptabilité destinées aux autorités publiques en

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matières fiscales, sociales ou statistiques ; c’est également vrai lorsque l'entité trans-
met elle-même ses informations à ces administrations ou lorsqu’elle communique tout
ou partie de ses comptes à son expert-comptable, à son auditeur ou à son commissaire
aux comptes ou lorsqu’elle reçoit ces mêmes informations de l’un ou l’autre de ses
partenaires commerciaux (fournisseurs, banques, etc.) ;
• le commerce électronique ne peut, au risque de se perdre, faire l’impasse sur les exi-
gences formulées par les autorités publiques pour la transmission et la conservation
électronique de documents ;
• dans ce contexte, la relation des experts-comptables avec les administrations publi-
ques est appelée à se développer considérablement ; en effet, les administrations sou-
haitent ou souhaiteront de plus en plus recevoir les informations qu’elles réclament
aux entreprises par voie électronique plutôt que par le support traditionnel papier,
long à traiter, lourd à conserver et coûteux à exploiter ; les déploiements informati-
ques ont démontré un accroissement très significatif de la productivité des collecteurs
publics (par exemple performance accrue de 400 % en matière de collecte de déclara-
tions TVA en Belgique, suppression potentielle de 2 600 postes administratifs en
France, etc.) ;
• les administrations n’ont plus seules la main mise sur le contenu des documents ad-
ministratifs : elles doivent établir un dialogue positif avec les entités ou leurs manda-
taires (les experts-comptables pour la majorité des entités en France et dans l’Union
Européenne d’aujourd’hui) ainsi qu’avec les sociétés de services afin de ne demander
en priorité que les données disponibles dans les bases de données, et singulièrement
dans les bases de données comptables ; c’est particulièrement vrai pour ce qui
concerne les codes identifiant les informations et les métadonnées correspondantes ;
• la télétransmission de données n’est pas une fin en soi pour l’expert-comptable ; il
importe qu’en comparaison avec les procédures traditionnelles, il puisse bénéficier
d’une réduction de ses coûts de production et de transmission de ces informations ;
c'est l'approche gagnant-gagnant ("win-win") ;
• les applications opérationnelles ont démontré pour un cabinet moyen français des
réductions brutes possibles allant jusqu’à 75 à 90 % des coûts par rapport à la procé-
dure papier ; ces diminutions de coûts doivent cependant être modérées avec
l’apparition de nouvelles organisations requérant davantage de support informatique ;
c’est le cas en l’occurrence pour de véritables workflows des documents électroni-
ques traceurs des étapes telles que par exemple "envoi à préparer", "données extrai-
tes", "données vérifiées", "document/message à construire", "document/message prêt
à transmettre", "document/message transmis", "accusé de réception reçu" et le cas
échéant "information transmise au client" ; cette suite d’étapes n’est pas exhaustive ;
• les documents établis par le cabinet d’expertise comptable portent généralement la
signature de l’expert-comptable, associée ou non avec une autre signature ; la procé-
dure de signature digitale française avec les administrations, les banques et la COB
est actuellement étudiée avec la collaboration de la profession comptable française ;
• l’authentification du signataire d’un document et la certification de sa qualité sont
une nécessité absolue dans bien des cas ; la mise en place d’une infrastructure de clés
publiques a été évaluée par la profession comptable française afin d'aboutir à une
reconnaissance de la signature de l'expert-comptable ;
• le recours aux normes Edificas en matière d’archivage électronique des fichiers
comptables est de nature à réduire les nombreuses difficultés rencontrées lors de