Ça bouge dans le transport de patients

Ça bouge dans
le transport de patients
Chaque année, nous transportons 120.000 patients d'une unité à l'autre. Le
service de transport des patients veille à ce qu'ils atteignent la bonne
destination en toute sécurité. Et cela implique pas mal de planification. Depuis
le mois de mai de cette année, nous sommes aidés par iTransport, un logiciel
qui automatise la planification des transports internes. Les utilisateurs semblent
tous en convenir : le transport interne de patients marche comme sur des
roulettes.
Trois
véhicules électriques roulent
huit heures par jour sans interruption
au sous-sol pour amener les patients
d'un bâtiment à l'autre. Chaque
collaborateur chargé du transport de
patients parcourt ainsi environ vingt
kilomètres par jour de travail. Soit
cinq mille kilomètres par an !
Kim Engels, responsable du transport
de patients : « Jusqu'il y a peu, nous
travaillions avec un système de
planification archaïque. Les unités
devaient transmettre leurs demandes
de transport interne via le service de
courrier interne ou par téléphone à un
dispatcher. Il était rarement question
de répartition lors des pics d'activité.
Par
conséquent,
les
patients
attendaient parfois longtemps. Notre
téléphone chauffait ! Celui qui voulait
faire une demande devait donc
souvent faire preuve de patience. Un
système de planification automatisé
devenait vraiment indispensable. »
Un campus étendu
« Aux Pays-Bas, nous avons trouvé
une firme qui proposait un logiciel
pratique de transport interne des
patients et acceptait de l'adapter sur
mesure pour l'UZ Gent », déclare Kim
D'Hont, chef de projet TIC et
responsable du côté technique du
projet. « Ce n'était pas si évident que
cela. Apparemment, nous sommes un
cas à part dans le monde des
hôpitaux. Un campus aussi étendu,
avec de nombreux bâtiments, c'est
déjà quelque chose de relativement
unique. Mais la firme ouvrit de grands
yeux en voyant notre système
souterrain de transport de patients. »
Le département TIC et la firme
externe ont bien écouté les besoins
des collaborateurs du transport de
patients et des infirmières et
secrétaires des services qui introduisaient les demandes de transport.
« Et regardez, nous sommes parvenus
à élaborer un système très convivial
et très flexible. Un système unique
d'ailleurs : nous sommes le premier
hôpital flamand à travailler avec. »
Risque d'infection
John Baert, infirmier en chef pour la
chirurgie cardiaque, est déjà très
satisfait d'iTransport : « Dans notre
unité, la secrétaire encode la plupart
des demandes de transport de
patients
dans
le
programme
iTransport. Elle indique la destination
du patient, l'heure à laquelle il doit
être sur place, le mode de transport
(lit électronique, lit mécanique, chaise
roulante,….), le degré d'urgence et
les informations spécifiques nécessaires aux collaborateurs qui se
chargent du transport. Le patient est-il
sous perfusion ? Est-il malvoyant ou
malentendant ? Le patient a-t-il
besoin d'oxygène ? Le système est
convivial, l'encodage des données est
donc rapide. Et tant les collaborateurs
chargés du transport que les
polycliniques ont plus d'informations
qu'avant sur le patient. Ils connaissent
par exemple l'état et la vitesse de la
perfusion du patient ainsi que le
temps restant avant son remplacement. Ça épargne pas mal de coups
de fil au service où le patient a été
pris en charge. Et via une vue
d'ensemble sur écran, nous pouvons à
tout moment voir où se trouvent nos
patients. »
Les services peuvent introduire les
demandes quand ça leur convient le
mieux, même au milieu de la nuit.
« C'est un système flexible. Si un
patient, pour l'une ou l'autre raison,
n'est pas prêt pour se rendre à son
examen, on peut encore adapter son
heure de départ dans le programme
jusqu'au tout dernier moment.
Ça évite aux collaborateurs du
transport de patients un déplacement
jusqu'à l'unité pour constater sur place
que le patient n'est pas prêt à partir. »
Le programme iTransport a été relié à
la feuille de soins électronique (FSE).
Une bonne partie des informations
nécessaires est encodée automatiquement à partir de la FSE. Y compris des
informations concernant le risque
d'infection, par exemple.
Pour les collaborateurs chargés du
transport, il importe de savoir si un
patient a une maladie contagieuse. Ils
peuvent ainsi prendre d'avance les
précautions adéquates, comme des
gants ou des masques.
Plus de tonalité de ligne occupée
Kim Engels : « Le logiciel rassemble
toutes les demandes de transport
interne et établit un planning pour
.
John Baert : Via une vue d'ensemble sur
écran, nous pouvons à tout moment voir
où se trouvent nos patients.
Kim Engels : Nous avons pu éliminer les
longues périodes d'attente qui mettaient à
mal des plannings complets.
Kim D’Hont : Sous peu, les services
effectuant les demandes pourront introduire
un terme dans une zone de recherche, pour
trouver plus rapidement le bon endroit.
nous. Les transports sont ainsi répartis
dans le temps et, le logiciel prévoyant
ce qui va se passer, les pics d'activité
peuvent être anticipés autant que
possible. Nous avons pu éliminer les
périodes d'attente qui mettaient à
mal des plannings complets. D'un
autre côté, les patients arrivent
maintenant en avance à leur rendezvous, ce qui n'est bien sûr pas idéal
non plus...
C'est ensuite un véhicule électrique se
déplaçant à 5 km/h qui rapproche le
patient de sa destination. Ce véhicule
tracte soit deux lits soit un lit et un
chariot avec des sièges, qu'on appelle
un walibi. À l'arrivée, un troisième
collaborateur prend le relais du
transporteur afin d'amener le patient
à sa destination finale.
Comment
les
collaborateurs
responsables des transports de
patients savent-ils quel patient aller
chercher et où il faut l'amener ? « Le
programme iTransport transmet les
missions sur les téléphones des
collaborateurs chargés du transport »,
indique Kim D'Hont. « Pour ce faire, le
programme
tient
compte
des
priorités, mais aussi de l'endroit où se
trouve le collaborateur. Le collaborateur accepte la mission via un code et
se met en route. »
Quid des retards ? Ceux-ci font-ils
totalement partie du passé grâce au
nouveau système ? Kim Engels :
« Non, évidemment pas. Mais on peut
donner pas mal d'informations en plus
en cas de retard, ce qui limite les
tracas.
Pour
commencer,
le
programme signale les pics d'activité.
S'il y a du retard parce qu'un patient
n'est pas encore prêt, le programme
l'indique aussi. » Dans les polycliniques, les collaborateurs voient
donc exactement le retard qu'a le
patient : un quart d'heure ? Ils
attendent alors son arrivée. Plus d'une
demi-heure ? Dans ce cas, ils peuvent
tranquillement s'occuper d'un autre
patient. « C'est un système juste »,
déclare John Baert. « Nous voyons
précisément où se situe la cause du
retard. Avant, il était de bon ton de
pointer un doigt accusateur vers le
service de transport de patients.
Désormais, ce n'est plus possible,
heureusement. » Les collaborateurs
Un patient qui doit être transporté via
le sous-sol aboutit dans les mains
expertes de trois collaborateurs du
service de transport des patients. Un
premier collaborateur prend le patient
en charge dans l'unité d'hospitalisation et l'amène vers la zone de
dispatching du sous-sol. En attendant
son collègue qui va effectuer le
transport souterrain, le premier
collaborateur reste auprès du patient.
Un système juste
du service de transport des patients
voient aussi en iTransport un système
équitable. L'ordinateur détermine les
missions et le travail est donc réparti
uniformément
entre
tous
les
collaborateurs
Un sentiment d'insécurité
L'enthousiasme à propos d'iTransport
est général. « Pourtant, des améliorations doivent encore être introduites
à court terme dans le programme, »
selon Kim D'Hont. « La recherche dans
les listes des destinations possibles
est passablement compliquée. Sous
peu, les services effectuant les
demandes pourront introduire un
terme dans une zone de recherche,
pour trouver plus rapidement le bon
endroit. »
Et que pensent les patients de ce
nouveau système ? « De la part des
patients, on reçoit surtout des
remarques à propos du transport en
sous-sol » indique Kim Engels. « Cela
leur donne parfois un sentiment
d'insécurité. Vous pouvez vous
imaginer que ce n'est pas agréable
d'être transporté au beau milieu des
livraisons de linge et des repas des
patients. Dans le futur, il y aura une
liaison en surface pour les transports
de patients. On l'appelle « artère du
campus ». Ce sera la prochaine
révolution pour le service de transport
des patients. »