Cas Musicatessen codification - Eco
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Travaux professionnels Filière : Métiers des services administratifs Activités administratives à caractère technique et relationnel L’environnement de travail dans un logiciel de comptabilité : La saisie des factures fournisseurs et clients Niveau : Seconde professionnelle Production, contrôle et codification de documents Identifier les informations nécessaires Rechercher et extraire les données Mettre à jour les données clients, fournisseurs) Contrôler la concordance entre les documents Appliquer une codification Restitution au supérieur hiérarchique du travail réalisé, des problèmes rencontrés Rendre compte Pré-requis : - Repérer sur une facture les informations nécessaires à la codification comptable Codifier un achat et une vente : o Les comptes d’achat et de vente de marchandises o Les comptes d’achat de fournitures, services o Les comptes de tiers Aucune connaissance relative à la notion d’EMPLOI, RESSOURCE, DÉBIT, CRÉDIT n’est nécessaire compte tenu de l’utilisation de la fonction de saisie guidée du logiciel Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 1 Vous avez intégré MUSICATESSEN, magasin d’instruments de musique, partitions, DVD, CD. Kévin BALMI, le gérant, vous remet 8 factures d’achat et 4 factures de vente du mois de mars que vous devez comptabiliser dans le respect du plan de comptes. Vous disposez de sa marge d’initiative déléguée en matière de travaux comptables Organisation comptable Ce que fait le gérant de Musicatessen - Sa marge d’initiative déléguée dans le logiciel de comptabilité - Mise à jour du plan de comptes en fonction des besoins (nouveau client, nouveau fournisseur) - Saisie une fois par mois des factures dans le logiciel de comptabilité en mode « facture fournisseur rapide » ou « facture client rapide » - Impression de la balance comptable du mois pour contrôler la saisie - Modification d’un enregistrement comptable Cabinet comptable Télétransmission des fichiers - Saisie des opérations de trésorerie - Contrôle de la trésorerie avec les factures d’achat et de vente Extrait du plan de comptes Achats de marchandises 607100 Achats d’instruments de musique (hors percussions) 607200 Achats percussions 607300 Achats accessoires 607400 Achats de partitions 607500 Achats de DVD – CD même symétrie pour les comptes de vente Comptes fournisseurs/clients 401 ou 411 + (voir annotations du gérant sur factures) Autres comptes de fournitures et services Utiliser le plan comptable général (système de base) Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 2 Travail à faire 1)- Compléter le tableau d’analyse comptable des factures (annexe 1) 2)- Dans une nouvelle société de travail de votre logiciel comptable : - Mettre à jour le plan de comptes - Effectuer la saisie des factures fournisseurs en mode « Facture fournisseur rapide » - Imprimer la balance de la période Pointer pour vérifier - Valider le contrôle : Solde compte fournisseur = TTC attaché au compte Solde compte achat = Total HT attaché au compte Solde compte client = TTC attaché au compte Solde compte vente = Total HT attaché au compte Total balance (colonnes soldes) = Total TTC de toutes les factures Oui Oui Oui Oui Non Non Non Non Oui Non 3)- Répondre aux questions du gérant (annexe 2) 4)- Compléter la fiche descriptive d’activités professionnelles (annexe 3) Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 3 HOHNER SA Société anonyme au capital de 650 000 EUR ZONE INDUSTRIELLE 21140 SEMUR EN AUXOIS Tél : 03 80 97 33 00 Télécopie : 03 80 97 25 95 Facture n° 603 709 du 18/03/20 N° Ident TVA : FR 22 552 023 673 MUSICATESSEN Code foun : HOHN Grande Rue, 54 N° client : 1041 Commande n° 603672 Code article 41400 MONTRICHARD Désignation article 8992000 Quantité Harmonica 1496/48 PU HT Montant 42,50 510,00 HT 510,00 TVA 99,96 12 Taux TVA 19,60% TTC Net à payer 609,96 609,96 Conditions de paiement : chèque à 30 jours soit le 20 avril 20 Escompte net de taxes pour paiement anticipé sous 8 jours : 1,75 % RC Dijon B 552 023 673 BPB SEMUR 01821509302-71 / La Banque Postale DIJON 5547-35L - SÉLECTION DISC ORGANISATION - SA Département SDVDO ZI DU BOIS GIRARD - BP 15 35000 RENNES CEDEX 09 MUSICATESSEN Grande Rue, 54 41400 MONTRICHARD FACTURE Code foun : SEDO Votre n° client : 12029 – Votre commande internet du 07/03/ FACTURE N° F9541 du 08/03/20 En votre aimable règlement aux conditions : CHQ à 30 jours fin de mois soit le 31/03/ Quantité 5 5 5 5 Désignation Gencod DVD Musicaux INDOCHINE / Intégrale clips DVD MUSIC BMG TELEPHONE / (CO) 77 - 86 DVD MUSIC EMI QUEEN / Of fire/Live at London DVD MUSIC EMI RAPHAËL / Live 2006 Résistance à la nuit DVD Code SDO PU Achat HT Achat TVA 828766341997 167029 18,04 90,20 19,60% 724354430893 157061 26,29 131,45 19,60% 724354418792 157059 20,62 103,10 19,60% 602498682135 117078 14,57 72,85 19,60% Pour un meilleur traitement de vos commandes : http://commerce.ciel.com/SDVDO Montant HT 397,60 Taux TVA TVA 19,60% 77,93 TTC à payer 475,53 SAS au capital de 400 000 EUR – RC RENNES B 619 200 678 APE 514 S – TVA intracommunautaire : FR 54 619 200 678 Agences à Arras – Avignon – Caen – Clermont – Nancy – Toulouse – Siège à Rennes Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 4 D E F I - D iffusion E uropéenne de F acture Instrum entale S A R L au capitalde 15 000 €- 59 rue de R om ains - 57200 S A R R E G U E M IN E S T éléphone : 03 87 95 28 52 T élécopie : 03 87 98 84 50 M U S IC A T E S S E N 54 G rande R ue 41400 M O N T R IC H A R D Code foun : DEFI F acture n°1211 D ate : 03-m ars R éf. A rticle 265100 265101 265102 595560 D ésignation P rix unitaire H ors T axe B rut Q té C ourroie G uitare B U LL C uir N oir C ourroie G uitare B U LL C uir B lanc C harleston 14" P upitre 2 2 5 3 4,18 4,18 21,10 13,91 R em ise % M ontant H ors T axe 8,36 8,36 105,50 37,56 10,00% Courroies + Pupitre : Accessoires Charleston : Percussions M ontant H T M ode et date de règlem ent 159,78 C hèque au 11-m ars T aux T V A 19,60 M ontant TVA 31,32 M ontant TTC 191,10 N et à payer 191,10 D e convention expresse, nous nous réservons la propriété des m archandises fournies jusqu'au dernier jour de leur parfait paiem ent, conform ém ent aux norm es de la loin°80.335 du 12 m ai1980 T outes les m archandises voyagent aux risques et périls de l'acheteur. Les réclam ations ne peuvent être acceptées que pendant 8 jours à partir du jour de la rem ise de la facture. Lieu de paiem ent et de juridiction : S A R R E G U E M IN E S B A N Q U E : C IA L S arreguem ines - R C S : B 391 763 786 - S IR E T : 391 763 786 00012 - A P E : 514S Code foun : JURI Il s’agit de document technique Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 5 Code foun : GRDF Code foun : EURO Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 6 Code client : AMIS Ce sont des partitions Code client : JAZZ Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 7 Code client : AMBO Code client : CONT Alimentation micro = Accessoires Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 8 Gaffarel Mus ique Société anonyme au capital de 900 000 EUR Boîte postale 435, 95005 CERGY-PONTOISE CEDEX Téléphone : 01 34 48 38 38 Télécopie : 01 30 37 77 00 Code foun : GAFF Client : MUSICATESSEN www.gaffy.fr 54 Grande Rue 41400 MONTRICHARD Facture n° Date 266919 Mode de paiement 13-mars LCR acceptée Commande 2342400 Mode de livraison Transporteur GUITARE PRECISION BASS GUITARE STRATOCASTER RW Net HT 587,69 Échéance 12-mai Conditions de livraison Franco Qté livrée et cdée 1 1 Désignation Code article 3270025 1457025 Conditions de paiement 60 jours Taux TVA 19,60% Prix brut 288,12 299,57 TVA 115,19 Montant HT 288,12 299,57 Net à payer 702,88 Conformément à la loi n° 92-1442 du 31 décembre 1992, il est rappelé qu'un escompte de 3 % est accordé en cas de paiement sous dix jours francs de la date de facturation et que par ailleurs, tout paiement anticipé intervenant après l'expiration du délai de dix jours francs mais avant la date d'échéance précitée de la facture donnera lieu à la déduction d'un escompte à raison de 0,25 % par semaine franche d'anticipation sur la date normale d'échéance. Éditions et Instruments PAUL BEUSCHER Société anonyme au capital de 1 020 798 EUR 27 boulevard Beaumarchais - 75004 PARIS - http://www.paul-beuscher.com Téléphone : 01 44 54 36 00 - Télécopie : 01 44 54 36 27 RC PARIS B 562 087 817 TVA : FR 40 562 087 817 Code foun : BEUS MUSICATESSEN 54 Grande Rue 41400 MONTRICHARD - FR N° BL 149730 Date BL 7-mars Code article Désignation 1 010 305 F À La Guitare 1 010 523 F À l'Harmonica 4 020 610 F TOP TEN N° 89 Code client 136955 Représentant G. LEFEBVRE N° FACT 105888 Date FACT 7-mars PU HT 8,50 8,50 6,24 Quantité Montant HT 42,50 25,50 31,20 Code TVA 2 2 2 5 3 5 Code TVA Montant HT Taux TVA Montant TVA TTC 2 99,20 5,50% 5,46 104,66 Nature de la marchandise : partitions Règlement : 1/2 par chèque au 15/03 - 1/2 par lettre de change au 30/04 Réserve de propriété : voir nos conditions générales de vente au verso Si paiement par chèque - prière de joindre ce talon EUR : 104,66 FACT N° : 105888 CODE : 136955 Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 9 Annexe 1 : Grille d’analyse comptable – ACHATS Date facture JJ/MM Num facture Num et Numéro Nom compte fournisseur achat1 HT2 Taux TVA3 TVA4 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % 05,50 % 401 . . . . 19,60 % Total TTC Contrôle HT + TVA = TTC Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Il peut y avoir plusieurs comptes d’achat 1 ligne par compte d’achat 3 Sur un même facture, il peut y avoir 2 taux de TVA 4 Si 2 taux de TVA, inscrire d’abord le montant à 5,50 % puis le montant à 19,60 % Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 1 2 10 Annexe 1 : Grille d’analyse comptable – VENTES Date facture JJ/MM Num facture Num et Nom client Numéro compte vente5 HT6 Taux TVA7 TVA8 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % 05,50 % 411 . . . . 19,60 % Total TTC Contrôle HT + TVA = TTC Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non Oui Non 5 Il peut y avoir plusieurs comptes de vente 1 ligne par compte de vente 7 Sur un même facture, il peut y avoir 2 taux de TVA 8 Si 2 taux de TVA, inscrire d’abord le montant à 5,50 % puis le montant à 19,60 % Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 6 11 Annexe 2 : Analyse balance À partir de la balance de mars, répondre aux questions du gérant. 1. Quel est le chiffre d’affaires de la période ? Compte(s) consulté(s) : Montant du solde : 2. Quel est le montant des achats de marchandises de la période ? Compte(s) consulté(s) : Montant du solde : 3. Calculer la marge commerciale (chiffre d’affaires – achats de marchandises). 4. Calculer le taux de marge commerciale (marge commerciale / achats de marchandises x 100). 5. Quel est le montant de la dette envers les fournisseurs ? Compte(s) consulté(s) : Montant du solde : 6. Quel est le montant de la créance sur les clients ? Compte(s) consulté(s) : Montant du solde : 7. Sachant que le solde du compte bancaire est de 3 123,45 euros, calculer le nouveau solde après paiement des fournisseurs et encaissement des créances clients. Solde initial du compte bancaire - Paiements fournisseurs + Encaissements clients = Solde final du compte bancaire Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 12 Annexe 3 Fiche descriptive d’activité professionnelle Nom de l’entreprise : MUSICATESSEN Activité : Commerce d’instruments de musique, partitions, CD/DVD Activités administratives à caractère technique Nature des documents qui vous ont été remis pour exécuter la tâche : Factures d’achat émises par des fournisseurs. Factures de vente à destination de clients. Logiciel utilisé : Logiciel de comptabilité. Description du travail réalisé (ce qu’il faut faire) : Compléter le tableau d’analyse comptable des factures. Mettre à jour le plan de comptes dans le logiciel. Saisir les factures en mode guidé (facture fournisseur ou client rapide). Informations à repérer sur les documents pour réaliser la tâche : Date de facture – Numéro de facture – Nom du fournisseur ou du client - HT – Taux TVA – montant TVA - TTC Informations à rechercher : Numéro du compte d’achat/de vente, de tiers. Nature des documents imprimés : Balance comptable. Contrôles à effectuer à partir des documents imprimés ? Solde des comptes clients ou fournisseurs = TTC des factures Solde des comptes d’achat ou vente = HT des factures Solde des comptes de TVA = TVA des factures Que faut-il faire en cas d’anomalies constatées après contrôle ? Modifier l’enregistrement comptable (liste des écritures) Difficultés rencontrées ? Oublier d’enregistrer l’écriture comptable. Enregistrer 2 fois l’écriture comptable plutôt que la modifier. Enregistrer une écriture avec 2 taux de TVA, de comptes d’achat ou de vente (il faut ventiler). Erreurs de saisie (entre le tableau d’analyse et la balance). Lorsque le HT + TVA n’est pas égal au TTC, le logiciel ne veut pas enregistrer (écriture non équilibrée). Rattacher l’article à la bonne famille. Quelles sont les qualités à mettre en œuvre pour réussir la tâche ? Qualités : concentration – écrire correctement les chiffres (il faut réussir à se relire) – avoir avec soi les documents – pointer pour contrôler Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 13 Annexe 2 : Analyse balance (Corrigé) À partir de la balance de mars, répondre aux questions du gérant. 1. Quel est le chiffre d’affaires de la période ? Compte(s) consulté(s) : Comptes 707 Montant du solde : 2 706.95 2. Quel est le montant des achats de marchandises de la période ? Compte(s) consulté(s) : Comptes 607 Montant du solde : 1 754.27 3. Calculer la marge commerciale (chiffre d’affaires – achats de marchandises). 2 706.95 - 1 754.27 = 952.68 4. Calculer le taux de marge commerciale (marge commerciale / achats de marchandises x 100). 952.68/1 754.27 x 100 = 54,31 % 5. Quel est le montant de la dette envers les fournisseurs ? Compte(s) consulté(s) : Comptes 401 Montant du solde : 4 801.19 6. Quel est le montant de la créance sur les clients ? Compte(s) consulté(s) : Comptes 411 Montant du solde : 3 145.47 7. Sachant que le solde du compte bancaire est de 3 123,45 euros, calculer le nouveau solde après paiement des fournisseurs et encaissement des créances clients. Solde initial du compte bancaire 3 123,45 - Paiements fournisseurs 4 801.19 + Encaissements clients 3 145.47 = Solde final du compte bancaire 1 467.73 Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 14 Fiche technique bureautique Logiciel : comptabilité CIEL Objet : saisie de mode guidé des factures Le même type de saisie existe dans les autres logiciels comptables (EBP, Saari). 1)- Activer le menu Facture de vente Facture d’achat 2)- Saisir les éléments d’identification de la facture (date, numéro, TTC, Taux de TVA). Vérifier le HT et le montant de TVA. Choisir les comptes fournisseur/client et achat/vente dans le menu déroulant Une facture peut concerner plusieurs comptes d’achat ou de vente, plusieurs taux de TVA. Dans ce cas, il faut : Codifier. Saisir les valeurs. Vérifier les valeurs de TVA Attention !!! Si HT+TVA≠TTC Pour insérer un nouveau compte Musicatessen – codification et saisie des factures fournisseurs et clients 15
