DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE

STRUCTURE NATIONALE PARTENARIALE DE DEMATERIALISATION
Convention cadre nationale relative
à la dématérialisation
des pièces justificatives de dépenses
d’interventions sociales et diverses
des collectivités et établissements
publics locaux
Version n° 2008-2 du 21mai 2008
NB : annule et remplace l’ensemble des dispositions de la version 2006-1 du 16 Juin 2006

Préambule
La présente convention cadre s’inscrit dans le cadre des principes énoncés dans la Charte nationale partenariale relative à la
dématérialisation dans le secteur public local.
La Charte nationale partenariale et son cadre national d’acceptation portent sur la dématérialisation des documents « papier »
échangés entre les trois acteurs de la chaîne comptable et financière que sont l’ordonnateur, le comptable du Trésor et la
Chambre régionale des comptes.
Elle s’inscrit dans le prolongement de la version expérimentale n°2006-1 du 16 juin 2006 concernant certaines aides sociales
obligatoires. Elle prend en compte les nouvelles dispositions du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT), en
particulier les articles D1617-19 et D1617-23 et celles de son arrêté d’application du 27 juin 2007 (NOR : BCFR0750735A-voir
annexe 7).
La présente convention est centrée sur l’état récapitulatif des bénéficiaires ; néanmoins, les autres pièces justificatives prévues
par la rubrique 6 de la liste des pièces justificatives sont susceptibles d’être dématérialisées sur la base des conventions cadres
nationales concernées (par exemple, délibérations et arrêtés, factures).
En outre, dans le cas où la collectivité n’utilise pas un logiciel de gestion produisant un état récapitulatif, la dématérialisation des
interventions sociales et diverses est susceptible d’être effectuée par la transmission, à l’appui du mandatement, de décisions
émanant de l’ordonnateur. Ces décisions relèvent de la convention cadre nationale relative à la dématérialisation des
délibérations et arrêtés qui peut être déclinée par type de flux et concerner spécifiquement les décisions d’interventions sociales
et diverses.
Article 1. Neutralité de la dématérialisation par rapport aux missions du comptable public et du juge
des comptes
La dématérialisation des pièces justificatives prévues à l’article 4 concernent la liquidation de certaines dépenses d’interventions
sociales et diverses des collectivités territoriales, des groupements, de leurs (ou des) établissements publics (y compris les
établissements publics de santé, les établissements sociaux et médico-sociaux, les offices publics de l’Habitat dotés d’un
comptable direct du Trésor) et des associations syndicales de propriétaires dotées d’un comptable direct du Trésor doit permettre
tant au comptable public, qu’au juge des comptes de remplir leurs missions respectives dans des conditions au moins
équivalentes à celles qu’ils exercent sur la base des justificatifs qui leur sont actuellement produits.
Article 2. Objet de la convention cadre nationale
L’objet de la présente convention cadre nationale est de définir :
 les solutions organisationnelles et techniques référencées au plan national, c’est à dire ayant recueilli l’accord de
principe de tous les signataires de la charte nationale partenariale (représentants des ordonnateurs, des comptables
publics et des juges des comptes), pour dématérialiser les pièces justificatives ;
 les normes techniques qui doivent être prises en compte dans chacune des catégories de solutions de dématérialisation
des pièces justificatives, mise en œuvre.
Article 3. Articulation entre la convention cadre nationale et les accords locaux
§3.1. Comptabilités soumises directement au juge financier
La dématérialisation des pièces justificatives résulte d’un accord conventionnel préalable écrit auquel sont parties prenantes :
l’ordonnateur, le Trésorier-payeur général et le comptable public, ainsi que la Chambre régionale des comptes. La forme de cet
accord local est explicitée au § 3.5.
§3.2. Comptabilités faisant l’objet d’un apurement administratif
Pour les comptabilités faisant l’objet d’un apurement administratif dans les conditions prévues par l’article L.211-2 du code des
juridictions financières, la dématérialisation des pièces justificatives résultent d’un accord local écrit auquel sont parties
prenantes : l’ordonnateur, le Trésorier-payeur général et le comptable public. La forme de cet accord local est explicitée au §
3.5.
§3.3. Intervention du pôle national de dématérialisation de la DGFiP
Dans l’un et l’autre cas ci-dessus, le pôle national de dématérialisation de la DGFiP peut apporter à la demande des parties
prenantes aux accords et conventions locaux, son appui technique.

§3.4. Dérogations aux solutions référencées
Si la solution de dématérialisation des pièces justificatives envisagée par les trois acteurs locaux de la chaîne comptable et
financière déroge aux solutions référencées par la convention nationale, les parties prenantes rédigent une convention locale ad
hoc ; la cellule opérationnelle de la structure partenariale pourra se prononcer sur la validité de cette solution avant la signature
de la convention ad hoc.
§3.5. Forme de l’accord local de dématérialisation
Il est convenu de privilégier l’utilisation du formulaire simplifié en annexe 2, appelé «accord local», qui n'est pas détachable de
la convention cadre concernée et vaut adhésion des signataires à ses articles. Ce formulaire est signé de manière tripartite par les
parties prenantes.
L’accord local précise notamment l’étendue, le contenu de la dématérialisation des pièces justificatives, la date de mise en
œuvre de la dématérialisation ainsi que les évolutions qui pourraient être apportées à court terme avec mention des échéances.
Pour faciliter la dématérialisation, il peut être conclu un accord local par type d’intervention sociale ou diverse.
Un exemplaire de l’accord local établi selon l’annexe 2 ou de la convention locale, signé par les trois acteurs, est transmis au
Pôle national de dématérialisation de la direction générale de la comptabilité publique, qui en assure la restitution périodique
auprès de la Structure Nationale Partenariale.
En ce qui concerne les comptabilités faisant l’objet d’un apurement administratif, la Chambre régionale des comptes est
informée des accords et conventions locaux signés par les parties.
Les pièces justificatives dématérialisées concernées par l’accord local remplacent, à partir de la date de mise en œuvre
mentionnée, les pièces justificatives produites sur support papier.
Article 4. Objet de la dématérialisation
La dématérialisation porte sur la transmission ou la mise à disposition des pièces justificatives de dépenses d’interventions
sociales ou diverses suivantes prévues par l’annexe I du Code Général des Collectivités Territoriales (CGCT) :
- interventions directes :
- l’aide légale directe (§6111),
- l’aide facultative (§6112),
- les prestations payées au moyen de bons (§6113),
- l’aide aux familles en difficultés pour honorer leurs dépenses de logements (§61151, 61152 et 611531/1),
- interventions indirectes (§612),
- prêts (§621/1 et 621/2),
- bourses (§622),
- remise de prix, prestations diverses, gratifications (§63),
- frais de transport des élèves et étudiants handicapés (§64).
Le §6114 est exclu dans l’attente d’une convention cadre nationale spécifique relative aux hébergés.
De manière simplificatrice, lorsque l’une des pièces justificatives indiquée ci dessus est un état nominatif ou collectif, un
décompte ou un état liquidatif, elle est dématérialisée sous la forme d’un état récapitulatif des bénéficiaires.
L’accord local peut prévoir une dématérialisation par type d’intervention sociale ou diverse ; cependant, il convient de veiller à
la cohérence du périmètre choisi. En outre, en cas de changement de logiciel de gestion, l’homogénéité des données doit être
assurée au sein d’un même exercice.
§4.1 L’état récapitulatif périodique des bénéficiaires
Il s’agit de la pièce justificative potentiellement la plus volumineuse qui permet de justifier la demande de paiement au
comptable. Elle ne doit pas être confondue avec la bande magnétique permettant au comptable d’effectuer les virements sur les
comptes bancaires des bénéficiaires qui n’est pas concernée par cette convention nationale.
L’état récapitulatif porte sur les éléments figurant en annexe 1 à la présente convention au titre du modèle des données de l’état
récapitulatif XML, destinées au comptable du Trésor compétent et transmis in fine au juge des comptes et au Trésorier-payeur
général dans le cadre de l’apurement administratif.
En ce qui concerne les bourses, l’état récapitulatif constitue les pièces justificatives prévues aux § 622/2 et 622/3.

§4.2. Les autres pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales ou diverses
Il peut s’agir notamment des décisions ou des délibérations, de portée individuelle ou générale, de certificats administratifs
(considérés comme des décisions) ou de conventions.
L’accord local peut prévoir la communication de pièces justificatives non mentionnées dans l’annexe I du CGCT.
Article 5. Nature des données concernées par la dématérialisation
Ces données concernent tous les bénéficiaires d’interventions sociales et diverses des organismes mentionnés à l’article 1, quel
que soit la périodicité du versement et les modalités de paiement.
Article 6. Solutions de dématérialisation
§6.1 L’état récapitulatif des bénéficiaires
L'ensemble des données dématérialisées est fourni sous forme d’un fichier de données au format XML respectant le modèle de
données fourni en annexe 1, lisible et exploitable par l’outil d’exploitation XéMéLios publié par la DGFiP pour l’ensemble des
partenaires . Le schéma XML décrivant la mise en œuvre technique du modèle de données est publié sur le site Admisource de
la DGME à l’adresse suivante http://admisource.gouv.fr/frs/shownotes.php?release_id=62 .
Le fichier XML des données de l’état récapitulatif transmis par l’ordonnateur au comptable en tant que pièce justificative de la
dépense comprend au minimum les mentions prévues par la liste des pièces justificatives (voir l’article 4 de la présente
convention).
En ce qui concerne l'aide légale (§6111) et les bourses (§622), les décisions individuelles n’étant pas transmises
systématiquement (voir §6111/4 de la liste des pièces justificatives), la certification de leur existence, de leur caractère
exécutoire et de leur caractère conforme est assurée par la signature manuscrite ou électronique (dans les conditions de l’arrêté
du Ministre en charge du budget) du bordereau récapitulant les mandats de dépense ou les titres de recette, sans autre forme de
mention portée sur l’état récapitulatif.
§6.2 Le caractère obligatoire ou facultatif des données du schéma XML
Le caractère obligatoire ou optionnel d’une donnée du modèle dépend de sa présence dans le progiciel de gestion de
l’ordonnateur. Le fichier des données de l’état récapitulatif transmis au comptable dans le cadre de cette convention doit
contenir toutes les données prévues par le modèle et présentes dans le progiciel utilisé. Ainsi, le fichier des données de l’état
récapitulatif des bénéficiaires comporte l’ensemble des données définies comme obligatoires dans le tableau de l’annexe 1 ; il
doit être complété, si le progiciel de gestion utilisé par l’ordonnateur le permet, par les données définies comme optionnelles
dans le même tableau de l’annexe 1.
Le caractère facultatif d’une donnée s’explique également par le fait qu’elle n’est pas systématiquement présente dans tous les
progiciels de gestion.
Le fichier de données est transmis au comptable selon une périodicité déterminée localement en fonction notamment des
conditions de gestion de chaque intervention sociale ou diverse au sein de la collectivité publique qui verse la dépense
d’intervention ; il peut donc être produit au cours d’une même période plusieurs fichiers distincts concernant des types
d’intervention différents
§6.3 Les autres pièces justificatives de dépenses d’interventions sociales et diverses
Ces pièces justificatives sont dématérialisées selon les modalités prévues par la convention cadre nationale concernée et la mise
en œuvre de leur dématérialisation nécessite la signature préalable d’un accord local spécifique, conforme à cette convention
cadre nationale et distinct de celui annexé à la présente convention (voir annexe 9: liste des conventions nationales).
NB : de manière générale, les pièces justificatives de la rubrique 6 de l’annexe I du CGCT dénommées délibération, décision,
certificat administratif qui émanent de la CEPL sont dématérialisées dans les conditions de la convention cadre nationale relative
aux délibérations et arrêtés.
§6.3.1. Les pièces justificatives nominatives
Le modèle de données de l’état récapitulatif des bénéficiaires XML permet d’associer au regard de chaque bénéficiaire des
pièces justificatives dématérialisées (par exemple, décision ou arrêté individuel), justifiant la création ou la modification
d’éléments de liquidation.
Ces pièces justificatives sont référencées au regard de chaque bénéficiaire à l’appui du fichier XML de l’état récapitulatif.
Lorsqu’une décision concerne plusieurs bénéficiaires, elle est référencée au regard de chaque bénéficiaire mentionné dans la

décision. Dans cette hypothèse, le fichier XML et les pièces justificatives sont transmis au sein d’une même archive électronique
dans les conditions fixées en annexe 3 §3.3).
Cette transmission dans une même archive est la condition de la visualisation de ces pièces justificatives dans XéMéLios quel
que soit leur format choisi parmi ceux référencés par la convention cadre nationale concernée.
Lorsque des décisions sont jointes au fichier de données, ce dernier comprend les nouvelles décisions prises depuis la
transmission du dernier fichier correspondant à l’aide concernée.
Cette dématérialisation a un caractère optionnel puisqu’elle est conditionnée à la capacité d’associer la pièce justificative au sein
du logiciel de gestion des interventions sociales ou diverses produisant le fichier des données de l’état récapitulatif des
bénéficiaires, et à la volonté des trois parties manifestées dans l’accord local.
§6.3.2. Les pièces justificatives à caractère général
D’autres pièces justificatives concernent des éléments de liquidation de dépenses d’interventions sociales et diverses, par
exemple des délibérations ou décisions de portée générale (ex : délibération fixant les conditions ou et les modalités de
versement d’une aide sociale…).
Ces pièces justificatives sont référencées dans le mandat de dépense concerné dans les conditions rappelées à l’article 9.
Il est recommandé de ne pas intégrer ces pièces justificatives dans l’archive électronique mentionné au § ci dessus, afin de les
distinguer des pièces justificatives nominatives.
Néanmoins, elles sont transmises au comptable de façon concomitante à l’envoi du fichier de données de l’état récapitulatif des
bénéficiaires et parallèlement au mandat dématérialisé ou non.
 En ce qui concernent les conventions, dès lors que les parties signataires sont équipes d’un certificat électronique, les
conventions sont dématérialisées sous la forme d’un document électronique aux formats prévus à l’annexe 3 et assortis de la
signature électronique de chaque signataire.
Cependant, afin de faciliter l’unicité des supports des dépenses d’interventions sociales et diverses dans l’attente que
l’ensemble des parties soient équipés d’un certificat électronique, elles sont susceptibles d’être numérisées lorsqu’elles ont
été signées manuscritement selon les formats prévus à l’annexe 3 de la présente convention. L’original « papier » de la
convention est conservé par l’ordonnateur qui s’engage à produire une copie « papier » à la demande du comptable ou de la
Chambre régionale des comptes.
Le choix de la dématérialisation des conventions en matière d’interventions sociales et diverses est à préciser dans l’accord local
annexé à la présente convention.
La dématérialisation de ces différentes pièces justificatives est conditionnée à la volonté des trois parties manifestées dans
l’accord local.
Article 7. La signature électronique
La signature électronique éventuellement mise en œuvre nécessite l'utilisation de certificats électroniques par le signataire. Les
certificats devront être référencés conformément à l’article 6 de l’arrêté du 28 août 2006 (NOR: ECOM0620009A) pris en
application du I de l’article 48 et de l’article 56 du code des marchés publics et relatif à la dématérialisation des procédures de
passation des marchés publics formalisés (voir annexe 4 de la présente convention).
Article 8. Modalités techniques de communication des données dématérialisées au comptable
La mise en œuvre de la dématérialisation ne modifie pas les modalités de prise en charge comptable des mandats par le Trésorier
de la collectivité ou de l’établissement public local. Il peut recevoir ou accéder aux pièces justificatives de dépenses d’aide
sociale, selon l’une des trois modalités suivantes référencées.
Il est précisé que les documents dématérialisés, objet de la présente convention cadre, sont des pièces justificatives du (des)
mandat(s) ; à terme, ces pièces justificatives seront véhiculées avec le(s) mandat(s) concerné(s) dans le Protocole d’Echange
Standard (PES) d’Hélios.