Modalités de transmission des actes - Académie de Clermont

ANNEXE I
I.
RAPPEL DES DIFFERENTS TYPES D'ACTES ET PROCEDURES DE TRANSMISSION
II. MODALITES PRATIQUES DE TRANSMISSION
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I.
RAPPEL DES DIFFERENTS TYPES D’ACTES ET PROCEDURES DE
TRANSMISSION
A. Actes relevant de la compétence du conseil d’administration :

Actes du domaine budgétaire
Budget, DM, affectation crédits globalisés : ils sont soumis à la transmission et au contrôle des trois
autorités de tutelle (un exemplaire pour la collectivité de rattachement, un exemplaire pour la
préfecture et deux exemplaires pour le Rectorat)
Décisions modificatives pour information : à transmettre aux trois autorités en un seul exemplaire lors
de la transmission d’une DM pour vote. Aucun accusé réception n'est établi pour une DM pour info qui
n'est pas soumise au contrôle
Le compte financier : il reste soumis à la transmission au Rectorat et à la collectivité de
rattachement.(un exemplaire au Rectorat et un exemplaire à la collectivité de rattachement)
Pour les collèges : Rectorat/Conseil Général / Préfecture de département
Pour les lycées : Rectorat /Conseil Régional/ Préfecture de région

Actes relatifs à l'action éducatrice
Pour les collèges et les lycées : Rectorat
Ils sont soumis à la transmission à la seule autorité académique :
- Ils deviennent exécutoires 15 jours après transmission.
- Ils sont précisément désignés : le règlement intérieur, l’organisation de la structure
pédagogique, l’emploi de la DGH, l’organisation du temps scolaire, le projet d’établissement, le rapport
annuel sur le fonctionnement pédagogique et la définition des actions de formation complémentaire et
continue ……..
Actes relatifs au fonctionnement de l’établissement :
Ils sont listés de façon exhaustive et portent sur les contrats, conventions et marchés, les autorisations
de recrutement de personnels, les tarifs, le financement des voyages scolaires…….
Ces actes sont transmis à la seule autorité académique, chargée par délégation de signature du
préfet de procéder au contrôle de légalité (voir exceptions en matière de marchés publics pour les
collèges du 03 mentionnées p 8 de l'annexe II) :
Pour les collèges et les lycées : Rectorat.
ATTENTION : L'article R 421-56 du code de l'éducation donne au représentant de l'état et à la
collectivité de rattachement, sur leur demande, un droit d'accès à l'ensemble des actes et
documents relatifs au fonctionnement de l'établissement.
B. Actes relevant de la compétence du chef d’établissement (en tant que
représentant du C.A.)
actes liés au recrutement, au licenciement, et aux mesures disciplinaires des personnels liés par
contrat à l’établissement
actes portant signature de marchés ou convention à incidence financière à l’exception des
marchés passés selon une procédure adaptée (montant inférieur à 193 000 Euros HT).
Ces actes ne sont transmis qu’à la seule autorité académique, par délégation des préfets de
région et départements (voir exceptions en matière de marchés publics pour les collèges du 03
mentionnées p 9 de l'annexe II) :
Pour les collèges et pour les lycées : Rectorat
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C. Actes relevant de la compétence du chef d'établissement (en tant que
représentant de l'état )
actes portant délégation de signature
D. Délai d'exécution et caractère exécutoire des actes
Le délai d'exécution se calcule à partir de la preuve de réception de l'acte par la ou les autorités
chargées du contrôle (et non à compter de la date d'envoi). Ce délai peut être soit immédiat, soit d'une
durée de 15 ou 30 jours selon le type d'actes ( voir annexe II)
Les actes n'acquièrent force exécutoire qu'à la condition d'avoir été publiés :
- Soit par voie d'affichage pour les actes portant dispositions d'intérêt général,
- Soit sous forme de notification aux intéressés, pour les décisions individuelles
- La date de publication apposée sur l'acte peut être la même que la date d'exécution.
Les actes individuels entrent en vigueur à la date à laquelle l'intéressé a eu notification par délégation
du conseil d'administration.
E. Actes relevant de la compétence de la commission permanente
Le conseil d'administration peut déléguer à la commission permanente certaines de ses
attributions conformément à l'art R 421-20 du code de l'éducation.
Dans ce cas, les décisions prises par la commission permanente sur délégation font l'objet d'un acte
(voir modèle joint en annexe). Le chef d'établissement devra alors informer par écrit (par lettre simple)
les membres du C.A. dans un délai de 15 jours des décisions prises par la commission permanente (art
421-41 du code de l'éducation). Les délais d'exécution et les règles de transmission aux autorités
restent les mêmes que pour les actes du C.A.
F. Affichage des actes et leur opposabilité aux tiers
"L'opposabilité d'un acte réglementaire est liée à sa publication qui détermine, également, le point de
départ du délai de recours contentieux. En l'absence de texte prescrivant un mode défini de publicité, il
appartient à l'administration de déterminer le procédé qui, compte tenu de la nature et de l'objet de la
décision, offre les meilleures garanties pour la rendre opposable à tous ceux qu'elle intéresse".
Le chef d'établissement, à qui il incombe de rendre opposables les décisions des organes
délibérants de l'établissement, doit déterminer les conditions appropriées afin que ceux à qui
elles s'adressent puissent en prendre intégralement connaissance. L'affichage des décisions du
conseil d'administration doit se faire dans un lieu accessible à tous (ex : panneau d'affichage dans
le hall d'entrée de l'établissement). De toute façon, il appartient à l'administration d'apporter la
preuve qu'elle a utilisé les mesures de publicité nécessaires et adaptées pour rendre opposable
une décision à caractère réglementaire.
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II. MODALITÉS PRATIQUES DE TRANSMISSION :
A. Les procès verbaux de conseil d’administration et les actes
Rappel des consignes à respecter dans la présentation du procès verbal :
-Nom (penser à le mentionner aussi sur les actes), adresse et numéro
d'identification de l'établissement
-Date exacte et numéro de la séance
-Nom du président et du secrétaire de séance
-Liste et qualité des membres absents ou excusés (nom du suppléant s'il
y a lieu)
-Quorum : le quorum doit dans tous les cas être calculé par rapport au
nombre de sièges au conseil d'administration prévu par le code de l'éducation (article R421-14 et
suivants) et non en fonction du nombre réel des membres. Il en résulte que "cette situation devra
s'appliquer non seulement aux cas de conseils d'administration incomplets suite à des départs à la
rentrée, mais également aux conseils d'administration incomplets dès l'élection pour des raisons
d'absence de candidatures suffisantes". Le texte précise que ces dispositions s'appliquent par voie de
conséquence "aux autres instances décisionnelles de l'EPLE", c''est-à-dire à la commission permanente et
au conseil de discipline.
Les résultats des votes des membres du conseil d'administration sont inventoriés de la façon suivante :
- suffrages exprimés : POUR ou CONTRE
- suffrages non exprimés : ABSTENTION ou BLANC ou NUL
- les refus de participer au vote équivalent à des suffrages non exprimés
qui doivent être comptabilisés comme des abstentions.
-Ordre du jour détaillé (comme annoncé sur la convocation)
-Numérotation des pages
Transmission dans les délais les plus brefs par courrier électronique aux adresses suivantes quel que
soit le contenu :
- pour les lycées : [email protected]
- pour les collèges du département de l'Allier : [email protected]
- pour les collèges du département du Cantal : [email protected]
- pour les collèges du département de la Haute-Loire : [email protected]
- pour les collèges du département du Puy-de-Dôme : [email protected]
Les documents seront authentifiés par signature électronique.
Les procès-verbaux des conseils d'administration, ainsi que les actes des EPLE seront consultables par
les inspections académiques via le réseau informatique du Rectorat.
Tout envoi papier est proscrit, sauf en ce qui concerne :
- le budget et ses annexes, DM et comptes financiers
- documents contractuels externes à l'établissement (ex contrat de travail, convention à incidence
financière)
Ces documents papier sont à adresser (en 2 ex pour les budgets et les DM) à la Division des
finances et du conseil aux EPLE – Bureau du conseil aux EPLE – 3, avenue Vercingétorix 63033
CLERMONT-FERRAND cedex 1
B. Pour les actes non soumis à transmission (voir Annexe III)
Il est recommandé de les consigner sous la même forme que les autres et de les archiver avec la
mention « NON TRANSMISSIBLE »
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C. Il est recommandé de numéroter en continu tous les actes sans distinction de nature par
année civile ou année scolaire ( les actes transmissibles ou non sont consignés dans un registre des
délibérations )
D. Pour les actes des collèges en partition
Les actes relevant du domaine budgétaire sont transmis au Conseil Régional, au Rectorat et à la
Préfecture. Le compte-financier n'a pas à être envoyé à la préfecture.
Les autres actes transmissibles sont envoyés au Rectorat.
E. Rappel
Lors de vos transmissions, veiller à regrouper vos actes dans un seul fichier.
Les autorisations globales données par le conseil d'administration au chef d'établissement (par exemple
pour signer des contrats ou conventions nécessaires au bon fonctionnement de l'EPLE) aboutissent à
une délégation générale de compétence. Elles ne sont prévues par aucun texte et sont donc par
conséquence nulles.
Par contre, l'autorité académique admet un acte du C.A. donnant une autorisation générale au chef
d'établissement pour signer les conventions relatives à l'accueil d'élèves stagiaires (séquences
éducatives, stages, hébergement, restauration…).
L'information sera donnée au prochain conseil d'administration.
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