Etre manager pour la première fois partie 1
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Être manager pour la première fois lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan du cours Le rôle et les missions du manager Le style de management Les types de prise de fonction Réussir sa prise de fonction Manager avec authenticité Encadrer une équipe Identifier et concilier les impératifs et les paradoxes de la fonction lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le rôle et les missions du manager Définition du management Les principes du management lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Définition du management Le management est l’ensemble des connaissances concernant l’organisation et la gestion des organisations Le mot vient du terme anglais «manager» qui veut dire gérer, diriger, mais qui viendrait lui-même de l’italien maneggiare, (manier) qui aurait donné en français le mot manège (faire tourner un cheval dans un manège) lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Diriger, une nécessité sociale ? La direction prise par l’humanité est elle le fait de l’homme ou des hommes ? Est ce la poussée de l’espèce, une sorte de décision inconsciente ou la décision constante des chefs, des dirigeants, des responsables ? lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Diriger, une nécessité sociale ? Un début de réponse nous est donné par le fait que nous sommes tous, à un moment ou à un autre des chefs au sens où nous sommes responsables d’autres êtres humains qui, à un moment et pour une durée donnés, ont besoin d’être dirigés lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Diriger, une nécessité sociale ? Une autre réponse est qu’en tous temps les hommes se dotent de chefs par l’acceptation de la prise de pouvoir, par la naissance, par le vote, par la négociation et même par la mise en vente ! Dans votre cas ce sera par la NOMINATION à des responsabilités de manager. lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les trois principes Diriger en affirmant les valeurs Diriger en respectant l’esprit et la lettre de la réglementation et des directives de votre hiérarchie Diriger par l’humain, pour l’humain Très important : il n’est pas question de choisir selon les moments de privilégier tel ou tel de ces trois principes mais, au contraire, de les concilier en permanence lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Diriger en affirmant les valeurs En tant que manager n’hésitez pas à affirmer les valeurs de l’Institution et de votre établissement Quelles sont-elles au fait ? Recherche en groupe de celles de l’institution et par chacun de celles de son établissement lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Diriger en respectant l’esprit et la lettre de la réglementation et des directives de votre hiérarchie C’est à dire notamment en faisant vôtre cette réglementation et ces directives, quoi que vous puissiez, à un moment ou à un autre, en penser. Ne critiquez jamais votre hiérarchie devant vos subordonnés : en effet vous perdriez votre crédibilité car comment suivre un hiérarque qui ne respecte pas sa propre hiérarchie ? lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Diriger par l’humain pour l’humain Le but de notre existence sur terre est de vivre le mieux possible avec les autres : le manager a cet avantage de contribuer un peu plus que les autres à ce que le monde devienne meilleur La motivation est la clé du succès d’une équipe mais elle n’existe que par la force des rapports humains lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les principes du management lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les managers Un exemple de typologie des managers lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La planification La planification joue un rôle très important dans l’organisation, nous pouvons même dire que c’est la fonction la plus importante du management puisque les autres fonctions dépendent des décisions prises à son niveau Donc il y a interdépendance et interaction entre ces principes dans le sens ou ils sont liés et l’un entraîne une réaction chez les autres Le cycle est continu, il commence par la planification et doit se renouveler pour répondre aux objectifs de l’organisation lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La planification Grâce à la planification on détermine avec précision les buts à atteindre et les mesures à prendre pour arriver au résultat Il s’agit de prévoir de quoi les agents et les professionnels auront besoin avant que la demande ne l’impose et donc prendre des décisions avant d’être forcé d’agir sous la pression des événements La planification consiste à concevoir un avenir désiré et les moyens réels d’y parvenir lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le processus de planification Définir les objectifs de l’organisation : déterminer avec précision les résultats ou les aboutissements prévus. Il faut savoir où l’on désire aller! Déterminer où l’on se situe par rapport aux objectifs : évaluer les réalisations actuelles compte tenu des résultats souhaités et dégager les atouts qui favorisent le déroulement du projet et les faiblesses qui le ralentissent lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le processus de planification Définir les hypothèses touchant l’avenir : prévoir comment se dérouleront les événements et établir plusieurs scénarios possibles Analyser les diverses possibilités d’intervention, choisir les meilleures d’entre elles puis déterminer comment les mettre en œuvre Mettre le plan en exécution : agir en respectant le plan, évaluer les résultats, prendre les mesures de redressement et au besoin modifier les plans lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les types de planification planification long terme et planification court terme planification stratégique et planification opérationnelle lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] planification long terme et planification court terme La planification concerne aussi bien le long terme que le moyen ou le court terme On peut établir des plans d’un an ou moins pour une vision court terme, des plans de 2 à 3 ans pour le moyen terme et pour le long terme des plans au delà de trois ans.[1] [1] D.S.CHAPPELL, « principes de management », édition ERPI lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La planification stratégique Elle s’attache aux besoins de l’organisation à long terme et établie une orientation globale La démarche de planification stratégique comporte les étapes suivantes : fixer les buts et la mission de l’entreprise faire un diagnostic stratégique de l’entreprise (analyser le potentiel de l’entreprise et les projets futurs visés) fixer les objectifs lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La planification opérationnelle Elle définit les activités à accomplir dans des domaines précis afin que les plans stratégiques soient respectés et réalisés lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Relation entre planification stratégique et opérationnelle lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les démarches de planification opérationnelle 1. 2. 3. 4. 5. Hiérarchiser les objectifs du plus général au plus spécifique de façon à passer du niveau stratégique jusqu’au niveau opérationnel Répartir les responsabilités Répartir les tâches Faire un diagnostic des moyens nécessaires à la réalisation des tâches (leur nature, quantité et disponibilité) Etablir le programme pour chaque unité et chaque poste individuel lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les outils de planification lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les techniques de planification Planification de relève : Sert à définir des possibilités d’intervention de remplacement qui substitueront les mesures d’origine Dans le cas où le plan s’avérerait non approprié selon l’évolution de l’environnement en repérant des indices qui indiquent que le plan actuel ne répond plus aux besoins Planification par scénario : Il s’agit de définir une série de possibilités susceptibles de se présenter, dans un 2éme temps il faut établir des plans pour chacune des situations envisagées Le plan par scénario permet de s’adapter à l’instabilité de l’environnement et d’être plus souple lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Objectifs et avantages de la planification Gérer le changement qui va en s’accélérant : la complexité de l’activité, la technologie, les marchés, les goûts sont des variables qui ne cessent de changer Concentrer l’attention sur les objectifs : les cadres prennent des décisions en toute liberté mais en suivant les objectifs déterminés (coordination des décisions) Rationaliser les décisions lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Objectifs et avantages de la planification Intégrer et coordonner les fonctions : la planification oblige les spécialistes des différentes fonctions à travailler en fonction d’objectifs communs Contrôler et évaluer la performance : c’est par la prévision que la planification facilite le contrôle et donc l’évaluation des résultats lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les inconvénients de la planification Coût du processus de planification notamment au niveau du diagnostic stratégique La participation à la planification est limitée aux cadres qui en ont le pouvoir Les prévisions et prospectives dans la planification ne sont pas totalement fiables lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’organisation Elle correspond au processus de structuration (grouper, combiner et distribuer) des ressources humaines et matérielles nécessaires à réaliser les objectifs définis au cours de la planification Il s’agit de mettre en place une structure selon laquelle les ressources humaines et matérielles seront affectées, déterminer les tâches reparties que chaque unité de l’organisation doit accomplir et les rapports hiérarchiques et les liens de communication entre ces unités lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’organisation : notions et caractéristiques Définition de la structure : La structure organisationnelle est un système de taches, de rapports hiérarchiques et de liens de communication Il y a quatre caractéristiques essentielles : Existence d’une division de travail Existence d’une hiérarchie Existence d’une procédure Existence des règles officielles lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les éléments de base de l’organisation Spécialisation du travail : elle consiste à décomposer ou diviser l’activité de travail en postes de travail différents afin de permettre un apprentissage et un contrôle rapide La coordination : permet de maintenir unies les parties de l’organisation La formalisation du comportement : il s’agit de définir de manière formelle comment le personnel doit se comporter La formation et la socialisation : qui tendent à inculquer aux collaborateurs le savoir-faire et les normes de l’entreprise La décentralisation : verticale par délégation ou horizontale par le transfert des processus décision aux unités placées hors de ligne hiérarchique lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Analyse de quelques structures organisationnelles Les structures classiques La structure linéaire ou hiérarchique La structure fonctionnelle La structure mixte (staff and line) La structure matricielle Les nouvelles orientations des structures organisationnelles Les structures en équipes Les structures en réseaux lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure linéaire ou hiérarchique C’est la plus simple des formes de structure Les voies de commandement sont uniques, les responsabilités clairement réparties, chaque subordonné ne reçoit des ordres que d’un seul responsable hiérarchique Ce que l’on recherche avec ce type de structure c’est une grande simplicité et une concentration des pouvoirs et centralisation des ressources lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure linéaire ou hiérarchique lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure fonctionnelle C’est une structure centralisée puisque seul le sommet stratégique est en position de coordonner les différentes fonctions Dans cette structure on renonce au principe d’unité de commandement pour adopter le principe de la subordination multiple Il en résulte que chaque subordonné reçoit des ordres des différents chefs fonctionnels. C’est une structure que l’on rencontre au sein d’entreprises tournées vers la haute technologie Grâce à cette structure, les problèmes techniques peuvent être résolus plus efficacement. Elle permet de tracer des cheminements professionnels clairs à l’intérieur des services lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure fonctionnelle lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure mixte (staff and line) On nomme généralement la structure mixte jumelant deux types d’unités (staff and line) La plus courante dans les moyennes entreprises Principe de la double ligne : une ligne de décision (les opérationnels): ligne hiérarchique qui dispose d’un pouvoir de commandement une ligne d’aide et de conseil (les fonctionnels) : ligne qui étudie, propose et conseille mais n’a pas de pouvoir de commandement lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les avantages de la structure mixte Les avantages de cette structure sont liés à la spécialisation : maîtrise du savoir-faire effet d’échelle et d’expérience clarté de l'organisation et des responsabilités lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure mixte (staff and line) lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure matricielle Permet la coordination des travaux impliquant plusieurs types de responsabilités On distingue à ce niveau deux types de coordination : la coordination entre la direction générale et les différents divisions et la coordination à l’intérieur des divisions lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure matricielle C’est une structure caractérisée par l’existence de relations hiérarchiques multiples mais complémentaires, ce qui permet une adaptation plus flexible à la complexité d’un environnement dynamique Grâce à cette structure, on trouve d’avantage de coopération fonctionnelle dans les activités courantes Ainsi elle permet de satisfaire avec souplesse à des exigences qui changent constamment lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La structure matricielle lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les structures en équipe Elles reposent sur des équipes inter-fonctionnelles, permanentes et temporaires ce qui a pour effet d’améliorer les relations latérales Les structures en équipes offrent divers avantages : l’amélioration de la communication entre les services la création des relations latérales plus efficaces afin de résoudre avec plus d’efficience les problèmes l’améliorer les résultats en général lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les structures en équipe Parmi les avantages qu’offre cette structure, elle peut aussi accroître le dynamisme général en amenant des travailleurs appartenant à divers secteurs de l’entreprise à mieux se connaître lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les structures en équipe lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les structures en réseaux Elles se composent d’un noyau d’activité dont les responsables travaillent en collaboration avec des réseaux de fournisseurs externes et d’entrepreneurs Ces sociétés font appel aux derniers progrès des technologies de l’information pour améliorer les liens entre l’organisation et les éléments environnementaux Les avantages qu’offrent les structures en réseaux proviennent entre autres de l’utilisation novatrice des technologies Grâce aux outils technologiques de pointe, les sociétés sont en mesure d’exécuter les activités courantes en recourant à un plus petit nombre d’employés à temps plein et à des systèmes internes moins complexes lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les structures en réseaux lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le processus Iso pour un management de qualité lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La direction Elle vise à orienter les efforts du personnel en stimulant son enthousiasme en prenant ses responsabilités et accomplissant les activités requises pour atteindre ses objectifs lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le contrôle C’est l’analyse des progrès réalisés par rapport aux objectifs poursuivis : en d’autres termes comparer les résultats escomptés avec les résultats obtenus lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le style de management – Les styles de management Pouvoir, autorité et leadership Les aptitudes du chef d’équipe lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les styles de management Directif Technocrate Persuasif Utopiste Associatif Paternaliste L’organisateur Le bureaucrate lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le manager directif Nécessaire quand l’activité démarre car : sécurise les personnes dépendante recherche la performance, c’est le décideur peu influencé par ses collaborateurs sait donner des points de repère et fixer des objectifs traite les conflits en face à face et prend des risques fait passer les messages et défend les intérêts de l’entreprise lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le manager technocrate Tout est centré sur les résultats, les objectifs, il n’y a pas de place pour les individus. Il cherche le coupable. Les membres de son équipe sont passifs, c’est lui qui décide Il n’accepte aucune influence Il assure son pouvoir par la compétence technique Il ne se préoccupe pas des conséquences humaines Il tranche en permanence Il entretient la compétition pour la compétitivité lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le manager persuasif Intéressant dans une équipe dont l’activité est déjà un peu installée, chacun peut se positionner, développe l’autonomie Il sait fonctionner avec des objectifs et des individus, s’appuie sur le groupe. Il cherche à accroître les compétences et stimule son équipe. Il tient compte des remarques et décide Peu influençable mais il sait écouter Il manage avec des hommes pour atteindre des résultats Il donne envie à chacun de se fixer des objectifs Il défini et mobilise les potentiels et reconnaît le droit à l’erreur Il a une vision et sait la partager lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le manager utopiste Il confond ses rêves et la réalité, le possible et l’impossible Il change pour changer Il met la pression sans s’en rendre compte Il ne concrétise pas Il veut être moderne avant tout lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le manager associatif Il fonctionne par la communication. Proche du terrain, il sait développer l’indépendance et associe l’équipe à ses décisions en tenant compte de son avis Il instaure de très bonnes relations et établit un esprit d’équipe Il donne des responsabilités et développe les compétences Il fait remonter l’information Il prend en compte les intérêts des individus lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le manager paternaliste Il n’accepte pas les conflits et a du mal à s’imposer. Il annonce le résultat s’il est bon mais dans le cas contraire…manque de fermeté Il veut oublier qu’il est chef et a besoin d’être aimé de ses collaborateurs Il fait comme si on était une grande famille lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’organisateur Il fonctionne dans la clarté. Les règles du jeu sont définies, les systèmes de contrôle, les fonctions de chacun Il suit l’activité par tableaux de bord précis Il instaure des relations basées sur le respect mutuel Il organise le travail et planifie l’activité Il prend du recul lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le bureaucrate Il a tellement de procédures à suivre qu’il est de plus en plus isolé de son équipe. Il remplace les contacts par des notes et il confond activité et résultats Il n’assume pas les aspects hiérarchiques Il étouffe les conflits Il a peur du changement et ne veut prendre aucun risque lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Exercice 1 Identifier son style de management lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Pouvoir, autorité et leadership Le rôle du chef d’équipe Le management stratégique Le management opérationnel Les rôles d’un leadership lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le rôle du chef d’équipe Définition du chef d’équipe : Le chef d’équipe est un membre qui guide les autres vers un but commun, en traçant la voie par l’exemple et en créant un cadre où les membres se sentent activement engagés dans tout le processus. Le leader n’est pas le patron de l’équipe, mais plutôt la personne qui est dévouée à l’accomplissement de la mission du projet Pour ce faire, il dispose de deux types de management lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le management stratégique Il permet : La définition des orientations, clarification des missions La mobilisation des énergies par la définition de projets concertés La définition et la mise en œuvre d’une politique de communication interne La gestion des changements et des évolutions Ces actions engagent l’organisation sur le moyen et le long terme lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Le management opérationnel Il permet : La formalisation «souple» des méthodes et procédures de travail La mise en place d’un management participatif par objectifs La définition d’un système d’évaluation de l’activité et des compétences reconnu par les acteurs concernés Le développement des compétences techniques et relationnelles par la formation lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les éléments du management opérationnel Il se fait à travers : la gestion financière la gestion des ressources humaines la gestion des relations avec l’environnement (clients ou usagers) la gestion de la production des biens ou des services offerts lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les rôles d’un leadership Rôles interpersonnels : être l’agent de liaison entre de nombreux acteurs/contacts et responsable du travail de ses collaborateurs, savoir motiver ses hommes, concilier les besoins individuels avec les objectifs Rôles liés à l’information : être observateur, diffuseur et porte parole en collectant, triant et rendant compte de l’information à ses interlocuteurs Rôles décisionnels : être entrepreneur, régulateur, gestionnaire et négociateur pour améliorer la structure dont il a la charge en l’adaptant aux changements par des projets, en gérant les contraintes et en répartissant les ressources lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Gérer les paradoxes et les contradictions lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les pièges Les risques pour le manager sont : L’omniscience L’omniprésence La rationalité absolue L’adhésion unanime Une équipe à son image lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les nouveaux rôles lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les aptitudes du chef d’équipe L’écoute La détermination L’organisation La disponibilité L’inclusion L’esprit de décision La confiance en soi lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’écoute En gardant l’esprit ouvert à d’autres idées, le chef d’équipe pourra trouver de nouvelles façons d’atteindre les objectifs de l’équipe Cela fait partie de son travail de veiller à ce que tous les membres du groupe soient écoutés pour leurs idées et leurs critiques constructives lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La détermination Le chef d’équipe rappelle continuellement au groupe les objectifs et la mission de son projet. Si tous restent dans la bonne voie, tout le monde sera motivé et plus productif En tant que chef du groupe, il est important de prévoir du temps pour réunir l’équipe et établir les objectifs à atteindre, ainsi que d’assurer le suivi lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’organisation Le chef doit donner le ton à l’équipe : un chef d’équipe bien organisé motive les autres membres à être organisés eux aussi S’il ne veille pas à son organisation, il lui sera difficile de la demander aux autres lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La disponibilité Le chef d’équipe a beaucoup de responsabilités et est très occupé par moments, mais doit toutefois trouver le temps de parler avec l’équipe Un bon moyen d’y arriver est d’organiser des réunions fréquentes, mais brèves, pour qu’aucune question ou préoccupation ne soit laissée en suspens trop longtemps lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’inclusion Le chef d’équipe ne doit pas faire tout le travail : cela empêcherait le bon développement du projet Il doit plutôt travailler avec ses coéquipiers et apprendre à déléguer des responsabilités tout en étant attentif aux centres d’intérêts, aux objectifs et aux qualités de chacun lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’esprit de décision Bien que l’écoute représente une partie importante du rôle du chef d’équipe, il n’est pas toujours possible de trouver des compromis En cas de débat qui semble sans issue, il appartient au chef d’équipe de prendre la décision finale, même si certains membres de l’équipe ne sont pas d’accord lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La confiance en soi Il pourrait bien s’agir de la caractéristique la plus importante du chef d’équipe. S’il n’a pas confiance en luimême ou en la réussite du projet, personne d’autre n’y croira Il doit montrer aux autres son sérieux, sa détermination et sa fierté pour le projet lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les types de prise de fonction du nouveau manager L’arrivée dans une équipe inconnue L’arrivée dans une équipe connue de l’extérieur La prise de fonction au sein de l’équipe où l’on travaille lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’arrivée dans une équipe inconnue Nouvel établissement Nouvelle direction Nouveau service lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’arrivée dans une équipe inconnue La reprise d’une équipe comporte toujours un enjeu majeur Une reprise réussie offre au nouveau manager la possibilité de maintenir ou de relancer la mobilisation de l’équipe Une reprise mal engagée peut démobiliser une équipe qui était prête à s’investir Avant même de prendre ses premières décisions, les premiers contacts entre le manager et ses nouveaux collaborateurs doivent faire l’objet d’une attention particulière lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’arrivée dans une équipe inconnue Celui qui pense pouvoir tout changer ne change rien et surtout pas les autres Avant de changer quoi que ce soit, il importe d’abord de mettre les collaborateurs dans une disposition qui les amène à accepter le changement Avant d’accepter de modifier leurs pratiques, leur organisation, leurs habitudes, les collaborateurs ont besoin de se sentir compris et de mesurer ce qu’ils y gagneront en fournissant les efforts qui leur seront demandés lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les objectifs Acquérir rapidement la crédibilité nécessaire à l’exercice du rôle de manager Mettre en place les actions de management les mieux adaptées aux particularités de l’équipe lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les principes Au moment de la reprise de l’équipe, le manager doit considérer que sa crédibilité initiale est nulle, que les a priori de l’équipe à son égard soient positifs, négatifs ou inexistants Des a priori positifs se transforment en attentes élevées qui se trouvent le plus souvent en décalage avec la réalité. Ces attentes risquent d’être déçues si les premières actions ou les premières décisions ne sont pas conformes à ce qu’avait imaginé l’équipe ou espéré certains. La déception est proportionnelle à l’écart entre l’espoir nourri par les collaborateurs et la réalité qu’ils observent lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les principes Des à priori négatifs entraînent des résistances à la mise en place immédiate de toute action, quelle qu’en soit sa pertinence et sa légitimité L’absence d’à priori rend les collaborateurs très sensibles aux premières mesures prises. Ainsi les premiers actes du nouveau manager conditionnent sa crédibilité immédiate lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les principes Même si elle est courte, une phase d’observation, de rencontres et d’écoute des collaborateurs est indispensable avant de tenir le premier discours, de mener les premières actions et de prendre les premières décisions. Leur pertinence détermine la crédibilité du manager Les collaborateurs ne sont prêts à s’impliquer avec le nouveau manager que lorsque celui-ci montre qu’il connaît les contraintes, les difficultés et les particularités auxquelles ils sont confrontés lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les principes Les collaborateurs ont tendance à prendre pour référence le passé, partant du constat qu’ils savent ce qui a été et qu’ils ne savent pas ce qu’il adviendra. Le changement est par nature insécurisant (« On sait ce qu’on perd, on ne sait pas ce qu’on retrouve ! ») Lorsqu’un nouveau manager arrive, les collaborateurs en place vont consciemment ou inconsciemment le tester. Il importe donc que le nouveau manager se donne une ligne de conduite claire et cohérente et évite de parler ou de juger ce qu’il ne connaît pas lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Concrètement Plus les collaborateurs reconnaissent dans les propos du manager ce qu’ils vivent quotidiennement, plus ce dernier renforce sa crédibilité Plus le nouveau manager critique négativement le manager précédent, plus il se discrédite Plus le manager remet en cause ce qu’a fait et ce que fait l’équipe, plus il se discrédite lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan d’action 1. Réunion courte (10 minutes) avec les collaborateurs directs et/ou l’ensemble de l’équipe Message 1 : Montrez votre satisfaction d’assumer votre nouvelle mission et d’être avec cette équipe sans pour autant tenir des propos flatteurs qui ne reposent sur aucune connaissance tangible. Remarque : Celui qui arrive avec la prétention de vouloir tout changer n’a quasiment aucune chance d’y parvenir. Celui qui flatte uniquement pour s’attirer la sympathie de l’équipe jette les bases d’une relation biaisée qui le mettra en porte-à-faux. En matière de relation, la fausseté finit toujours par être perçue. lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan d’action Message 2 : Annoncez ce qui va se dérouler dans les semaines qui suivent, au maximum deux mois Message 3 : Donnez rendez-vous à l’équipe pour la deuxième réunion lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan d’action 2. Présence sur le terrain pour connaître la réalité à laquelle est confrontée l’équipe et rencontrer individuellement chaque collaborateur pour connaître sa perception de la réalité : les points positifs, les difficultés, les points à améliorer… 3. Deuxième réunion avec les collaborateurs directs ou l’ensemble de l’équipe Message 1 : Restituez aux collaborateurs ce que vous avez perçu et compris de la situation de l’équipe ; ses contraintes, ses difficultés, ses savoir-faire, ses succès lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan d’action Message 2 : Annoncez les objectifs et les axes de progrès à venir Message 3 : Annoncez les décisions concrètes prises et leurs modalités de mise en application Message 4 : Annoncez vos engagements personnels et les rituels majeurs de management que vous allez mettre en place Message 5 : Annoncez les règles du jeu majeures à respecter Message 6 : Engagez immédiatement l’équipe dans l’action lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Quand ? Le plus tôt possible après la nomination lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les erreurs à éviter Écouter les avis et les jugements portés par des personnes extérieures à l’équipe. Il est primordial que le manager se forge seul sa propre opinion Arriver en terrain conquis, comme si l’équipe n’attendait que ce nouveau manager Porter des jugements de valeur, surtout s’ils sont négatifs, sur le prédécesseur Remettre en cause et juger le passé de l’équipe Souligner tout ce qui est mal fait Vouloir tout changer dès son arrivée Bousculer immédiatement ce qui est en place lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les erreurs à éviter Exiger sans avoir pris le temps de rencontrer les collaborateurs et d’observer ce qui se passe Exiger des autres sans exiger de soi-même Parler de son passé de manager dans une autre équipe : d’abord parce que les nouveaux collaborateurs peuvent penser que le manager la regrette, ensuite parce que des allusions répétées montrent que le manager n’est pas présent ici et maintenant, mais ailleurs et avant Prêter attention aux propos négatifs d’un collaborateur sur un autre lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les questions à se poser Ai-je minutieusement préparé mes réunions ? Est-ce que je connais la perception que mes collaborateurs ont de la situation actuelle (leurs interrogations, leurs attentes…) ? Les objectifs à atteindre, les actions à entreprendre sontils clairement identifiés par l’équipe ? Les exigences comportementales de la période à venir sont-elles définies ? lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La prise de fonction au sein de l’équipe où l’on travaille déjà Devenir le manager de ses collègues présente l’avantage de prendre un poste dans un contexte connu La connaissance du métier, des missions, des produits, des clients, des contraintes techniques permet d’échapper à la tentation que pourraient avoir les collaborateurs de déformer ou d’amplifier les difficultés de la réalité à laquelle ils sont confrontés lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La prise de fonction au sein de l’équipe où l’on travaille déjà Parfois le nouveau manager apparaît d’emblée légitime parce qu’il occupait, avant d’être officiellement nommé, une place de leader au sein de l’équipe et sa nomination ne fait qu’entériner une situation de fait. Cependant, être un coéquipier leader est différent d’être manager de ses coéquipiers. Les premiers actes « officiels » de management contribuent à asseoir cette position initiale ou à la dégrader lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] La prise de fonction au sein de l’équipe où l’on travaille déjà Dans d’autres cas, le nouveau manager est promu alors qu’un ou plusieurs collaborateurs de l’équipe pensaient pouvoir légitimement prétendre au poste Cette situation est bien évidemment plus délicate Les premières actions sont attentivement observées, la marge de manœuvre est réduite Tout se passe bien si le nouveau manager lui-même trouve sa promotion légitime En revanche, s’il pense qu’elle est discutable, le risque d’échec est important lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les objectifs Se faire reconnaître par ses anciens collègues comme le manager indiscutable de l’équipe Mettre en place une véritable relation hiérarchique sans renier son passé d’ancien collègue lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les principes Le nouveau manager peut être reconnu sur le plan des compétences techniques, cette reconnaissance reste à conquérir pour ce qui est des compétences de manager Les premières actions entreprises doivent permettre d’agir sur les différents leviers qui vont développer sa crédibilité La constance des pratiques managériales et leur cohérence dans le temps permettent d’asseoir l’autorité hiérarchique. lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Concrètement Plus le nouveau manager change radicalement, ses comportements, ses relations, ses idées (en regard de ce qu’il montrait en tant que collègue), plus il perd de crédibilité Plus le manager cherche à rester le collègue qu’il était, moins il assoit sa position hiérarchique lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan d’action 1. Réunion courte avec les collaborateurs directs et/ou l’ensemble de l’équipe Message 1 : Montrez votre satisfaction d’assumer votre nouvelle mission. Message 2 : Reformulez succinctement le contexte dans lequel se trouve l’équipe lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Plan d’action 2. Rencontres individuelles avec chaque collaborateur. 3. Ces entretiens doivent prendre la forme d’un entretien de (re)motivation lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Quand ? La première réunion doit se dérouler le plus tôt possible après l’annonce de la nomination Les entretiens sont menés au maximum dans le mois qui suit la prise de poste lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les erreurs à éviter Changer radicalement de comportement quotidien Chercher à préserver la nature des relations antérieures sans assumer son nouveau statut Faire jouer l’affectif pour faire passer des décisions Refuser d’exercer une autorité hiérarchique Chercher à tout changer dans l’équipe sans tenir compte de l’avis des collaborateurs lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] Les questions à se poser Ai-je un comportement cohérent avec celui que j’avais auparavant ? Ai-je clairement annoncé les grandes orientations de travail de l’équipe ? Ai-je rencontré chaque collaborateur individuellement pour l’écouter me parler de sa vision du service ? Est-ce que j’ose prendre des positions claires voire tranchées au risque de déplaire ? lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected] L’arrivée dans une équipe connue de l’extérieur Au sein d’une même direction Au sein d’un même service lewebpedagogique.com/ecoleprivee [email protected]
