II. Contexte Organisationnel

UNITED NATIONS DEVELOPMENT PROGRAMME
DESCRIPTION DU POSTE
I. Informations sur le poste
Titre du poste: Spécialiste des Operations
Numéro du poste: 00054681
Titulaire du poste: Vacant
Unité organisationnelle: RBA/UNDP/Ivory Coast
Superviseur/ Grade: DCD(O), ICS.11
Statut du poste: Non rotationnel
Source de financement: Ressources régulières
Grade approuvé: ICS 10 (NO-C)
II. Contexte Organisationnel
Depuis la signature de l’Accord Politique de Ouagadougou (APO) le 5 mars 2007 entre le Président Laurent
Gbagbo et le leader des Forces Nouvelles et actuel Premier Ministre, Guillaume Soro, il y a un espoir
grandissant d’un retour à la normalité et à la fin de la crise et à la réconciliation nationale, ainsi qu’à la
tenue des élections pour restaurer la légitimité totale des institutions de l’Etat. Les cinq années de crise qu’a
traversé le pays de 2002 a 2007 ont affecté les cadres institutionnels, économiques et sociaux du pays,
dégradé les infrastructures socio-économiques, exacerbé la pauvreté, accru la corruption et l’impunité et ont
déchiré le tissu social. La mise en œuvre de l’APO a montré la nécessité d’améliorer la gouvernance à tous
les niveaux, de soutenir la reprise économique qui bénéficie aux économiquement faibles et aux pauvres, et
le repositionnement de la Côte d’Ivoire en Afrique de l’Ouest et sur la scène internationale.
La programmation des interventions du Programme des Nations Unies pour le Développement (PNUD) en
contribution aux efforts de développement de la Côte d’Ivoire s’oriente vers le relèvement post crise avec un
accent mis sur la revitalisation des activités économiques aux niveaux local et des communautés à la base,
la réduction significative de la pauvreté, le renforcement des capacités locales et nationales dans la
planification, la gestion économique, la bonne gouvernance et la cohésion sociale.
Sous l’autorité et la supervision du Directeur Pays Adjoint/Opérations, le/la Spécialiste des Opérations joue
le rôle de conseiller à la direction dans tous les aspects de la gestion du bureau pays et des opérations.
Cela comprend les gestions stratégiques des finances, des ressources humaines, des technologies de
communication et d’information, le suivi pour l’efficacité du service des achats, de la logistique et des
services communs en respect des procédures et règlements du PNUD. Son rôle principal est de diriger les
opérations en assurant un bon fonctionnement du bureau pays/programmes/projets/opérations, une
cohérence dans l’exécution des prestations et une évaluation permanente et un réajustement des
opérations en prenant en compte les changements survenus dans l’environnement si nécessaire.
Le/la Spécialiste des Opérations dirige l’équipe des opérations du bureau pays et encourage la collaboration
au sein de l’équipe, avec le personnel du programme et des autres agences des Nations Unies et une
approche axée sur le client. Le/la Spécialiste des Opérations travaille en étroite collaboration avec le
programme et le personnel des projets dans le bureau pays, le personnel des autres agences des NU, le
personnel du siège et les officiels du gouvernent afin de réussir la prestation des services.
III. Fonctions/Résultats attendus
Résumé des fonctions principales:






Assurer la direction stratégique des opérations
Gestion des ressources financières et supervision de l’équipe des finances
Assurer l’exécution des services relatifs à la logistique et supervision de l’équipe de logistique
Organisation des services communs et gestion, établissement de partenariats avec les autres
agences des NU
Appuyer le Directeur Pays Adjoint/Opération (DCD/O) dans la gestion du comité des opérations et
le suivi des recommandations
Appuyer et assurer l’intérim du Directeur Pays Adjoint/Opération (DCD/O) pour les ressources
humaines, ICT et les achats
1.






En tant que membre du comité de gestion du bureau de pays, assurer la direction stratégique
des opérations en vue d’atteindre les résultats suivants:
Agir en conformité avec le Cadre du Contrôle interne, les règlements des NU/PNUD, procédures et
politiques, les processus de mise en œuvre des stratégies opérationnelles de l’organisation,
d’élaboration des Balanced Scorecard (BSC), d’élaboration et de mise en œuvre du plan de travail
intègre biennale, et de suivi de l’atteinte des résultats.
Elaboration des cadres de collaboration avec les partenaires potentiels, l’établissement de
relations orientées vers le client, un système de gestion pour la mobilisation de ressources et les
partenariats opérationnels appropriés.
Mise en place des processus de gestion du bureau pays et élaboration du manuel interne des
Standard Operating Procedures (SOP) pour les opérations et les finances, la gestion des
ressources humaines, les achats et la logistique et les services ICT.
Utilisation des fonctionnalités d’Atlas (ERP) pour améliorer les résultats et services a la clientèle.
Suivi permanent et analyse de l’environnement, réajustement opportun des opérations, conseils
sur les aspects juridiques et évaluation du risque.
Partage et renforcement du savoir en lien avec la gestion et les opérations du bureau de pays,
organisations des formations pour le personnel des opérations, synthèses des leçons apprises et
bonnes pratiques, et contributions pertinentes aux réseaux de savoir et communautés de pratique.
2.
Assurer le suivi effectif et exact du budget, control budgétaire, analyse financière et gestion des
ressources financières et supervision de l’équipe des finances afin d’atteindre les résultats
suivants:

Bonne planification, contrôle des dépenses, rapports financiers périodiques et audit des ressources
financières, y compris les revenus extra budgétaires en accord avec les procédures et règlements
du PNUD.
Bonne planification, suivi et reporting trimestriel du niveau des avances reçues, des flux de
trésorerie et des décaissements
Prépare et effectue le suivi du budget
Prépare et effectue le suivi du plan biennal du bureau pays
Assure la mise en œuvre et la conformité avec le cadre de contrôle interne
Suivi minutieux du dashboard des finances
Supervise la gestion de l’ARL et de la petite caisse et le système de contrôle des dépenses
Supervise la gestion de la paie du personnel
Supervise la revue a mi-parcours et rétrospective du budget du bureau
Supervise la clôture annuelle des comptes et les rapports financiers y afférents
Supervise les transactions bancaires, rapprochements bancaires et les autres questions bancaires
Assurer la fonction de Manager Niveau 2 dans Atlas pour l’approbation des bons et transactions de
trésorerie, rapprochement bancaire, approbation des décaissements en attente en tant que
troisième autorité (chèques, virements, Electronic Fund Transfer (EFT)).
Organisation des mécanismes de recouvrement des coûts pour les services effectués par le
bureau pays aux projets et agences des Nations Unies, y compris la préparation de factures pro
forma pour les agences de l’Organisation des Nations Unies (ONU)
Organisation et supervision des processus de gestion de la trésorerie du bureau pays, y compris
la gestion des liquidités, la recommandation sur le niveau des fonds de caisse, l’évaluation du
risque, la gestion des relations avec la banque, la réconciliation de comptabilité et le
rapprochement de toutes les transactions dans les délais requis et, sécurité des actifs de trésorerie
sur le site du bureau.
Appui à la résolution des questions liées aux finances du programme : avances NEX (Exécution
Nationale), déficits des partages de coûts, rapports PDR, etc.
Préparation des prévisions pour les flux de trésorerie mensuel
Rapports financiers périodiques
Mise en œuvre et suivi du HACT (Harmonized Approach to Cash Transfer)
Nettoyage régulier des données et audit dans Atlas
Assurer le rôle de suppléant de l’ARR/Operations pour la gestion des comptes bancaires locaux,
sur les questions opérationnelles routinières y compris la négociation du taux de change. Peut
assurer les fonctions de membres du panel de signataires bancaires sur décision du Directeur
Pays
Suppléant pour les décaissements de fonds faits au Bureau
Suivi et reporting trimestriel sur les exceptions pour les transactions inhabituelles et analyse des























anomalies. Fournit l’information aux superviseurs et autres personnels du PNUD - siège sur les
résultats de l’enquête quand des réponses satisfaisantes ne sont pas obtenues.
Signataire bancaire.
Aptitude pour annuler une transaction et/ou un paiement dans le système bancaire électronique.
3.
Assure un contrôle des actifs du bureau pays afin d’atteindre les résultats suivants:


4.















5.



Préparation du rapport d’inventaire.
Mise en œuvre de l’inventaire physique des actifs dans le bureau de pays et les projets.
Assurer l’efficacité des services logistiques et la supervision de l’équipe de logistique afin
d’atteindre les résultats suivants:
Respect des règles et procédures du bureau pays dans le domaine et l’élaboration des stratégies
logistiques
Supervise la gestion des e-registry, courriers, colis et archives
Gestion des chauffeurs et la flotte de véhicule, et du carburant
Gestion des dépenses de communications et les questions relatives aux téléphones et les
cellulaires et le recouvrement des coûts y afférents
Suivi des autorisations et questions relatives aux franchises et le recouvrement des coûts y
afférent,
Gestion des fournitures de bureau, les commandes, suivi des consommations, contrôle des coûts,
etc.
Gestion des dépenses opérationnelles et assurer des gains de productivités concernant les coûts
administratifs.
Gestion des locaux et bâtiments
Elaboration de la stratégie contractuelle du bureau pays y compris les appels d’offres et les
évaluations, gestion des contrats et contractants, et leurs implications juridiques. Supervision des
processus d’achat et logistiques selon les procédures et règlements du PNUD.
Suivi des exonérations de TVA
Suivi des questions de sécurité
Supervision du contrôle d’accès et gestion de la sécurité du bureau et de ses bureaux de terrain,
Gestion des listes sécuritaires, radios, codes radio pour le personnel
Appui au DCD/O pour la révision du plan de l’organisation et sa mise en œuvre
Gestion des actifs du PNUD et les inventaires, les installations et services logistiques
Assure une bonne organisation des services communs et la gestion, élaboration de
partenariats avec les autres agences des Nations Unies (NU) afin d’atteindre les résultats
suivants:
Elaboration de services communs, entretien du mécanisme de coordination afin d’assurer l’intégrité
des activités relatives aux services communs et la mise en œuvre de la réforme des NU.
Elaboration d’une approche stratégique pour la mise en œuvre des services communs en lien avec
les dernières évolutions relatives aux services communs et les bonnes pratiques.
Bonne planification et suivi du budget des services communs et les contributions des agences
dans le compte des services communs.
IV. Impact des résultats
Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité et l’effectivité des opérations du bureau pays dans
l’utilisation des ressources de l’organisation dans les domaines suivants :

Services financiers

Services logistiques

Services communs et mise en œuvre de l’agenda des NU sur les services communs et les
achats groupés.
V. Compétences
Compétences relatives à l’organisation




Fait preuve d’intégrité conformément aux valeurs et codes de conduite du personnel des Nations
Unies
Fait la promotion des valeurs, missions, et objectifs stratégiques du PNUD
Démontre une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la
race, de la nationalité et de l’âge.
Traite tout le monde sans favoritisme
Compétences relatives à la fonction:


Gestion du savoir et Apprentissage
Fait la promotion de la gestion du savoir dans le PNUD et crée un environnement d’apprentissage dans
le bureau à travers le leadership
Promeut l’apprentissage personnel continu dans un ou plusieurs domaines de pratiques, et agit
conformément au plan d’apprentissage et met en application les compétences nouvellement acquises







Développement et Efficacité opérationnelle
Compétences et solides aptitudes en Finances
Bonnes qualités analytiques
Aptitude à élaborer des rapports et à présenter les données financières
Capacité à concevoir une planification stratégique, des rapports en lien avec la gestion axée sur le
résultat
Capacité à formuler et suivre les projets de gestion
Solide connaissance dans la gestion des ressources financières et des ressources humaines,
contrats, actifs et achats, technologies de l’information et de la communication
Capacité à appuyer la mise en œuvre de nouveaux systèmes à agir sur le changement des
comportements et des attitudes du personnel
Gestion et Leadership
Développe des relations solides avec la clientèle, met en avant l’impact et les résultats en faveur
de la clientèle
Approche permanente du travail avec énergie et une attitude positive et constructive ;
Démontre une compétence confirmée en communication orale et écrite
 Dirige les équipes avec efficacité et fait preuve de leadership dans la résolution des conflits
 Fait preuve d’esprit d’ouverture face aux changements et capacité à gérer les situations complexes



Procurement Certification requise
HR Certification désirable
VI. Qualifications Requises
Formation:
Diplôme universitaire de troisième cycle de niveau Master ou
équivalent en Gestion des Affaires, Ressources Humaines,
Administration Publique, Economie ou tout autre domaine connexe.
Expérience:
5 années d’expérience professionnelle pertinente au niveau national
ou international dans les conseils en gestion et/ou la gestion des
systèmes financiers et l’établissement des relations entre les
organisations internationales et les gouvernements nationaux.
Expérience de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de
bureau (MS Word, Excel, etc.). Bonne connaissance des
systèmes de gestion basés sur le WEB.
Niveau de langue requis:
Excellente connaissance du Français (parlé et écrit) et une
maîtrise de l’anglais.
VII. Signatures- Certification de la description du poste
Titulaire du poste (si applicable)
Nom
Superviseur
Signature
Date
Nom
Chef Division/Section
Signature
Date
Nom Andre Carvalho Signature
Date