Souper bénéfice

Cas n° 3 : Organiser le souper bénéfice de 2005
Objectif
Le directeur de la Fondation de l’École Louis Brodeur à Québec désire organiser un souper bénéfice
(spaghetti) samedi le 29 octobre 2005 à l’école secondaire Louis Brodeur pour financer la fondation.
Vous n’avez pas de budget car l’activité doit s’autofinancer. L’an dernier, ce fut la meilleure année car
l’activité a généré un bénéfice net de 7 265,75 $ pour la fondation.
L’École
Cette école offre les nivaux primaire et secondaire et elle est spécialisée pour accueillir les enfants
handicapés physiquement ou intellectuellement et parfois physiquement et intellectuellement de toute
la région de Québec.
Expérience
L’an dernier, deux enseignantes, Nicole et Ninon, avaient pris la responsabilité d’organiser l’événement
mais cette année, elles veulent comme tout le personnel de l’École faire du bénévolat pour cet
événement mais elles ne veulent pas en prendre toute la responsabilité.
La secrétaire
La fondation dispose d’une secrétaire à temps plein qui n’a jamais dans le passé été capable d’assumer
le leadership d’un tel événement.
Capacité
Les parents et les enfants attendent impatiemment cet événement qui peut réunir jusqu’à un maximum
de 400 personnes (service des incendies) à la cafétéria de l’école sans compter les bénévoles, employés
et organisatrices.
Votre rôle
Louis Brodeur vous (votre équipe de 4 étudiantes) engage donc pour le mois d’octobre afin d’organiser
ce souper. Votre salaire correspondra à 20% du bénéfice net de cette activité. Mais vous avez décidé de
ne pas réclamer cette somme. Vous aurez le plaisir de mettre cette réussite dans votre CV. Vous vous
êtes même engagé à remettre à Monsieur Brodeur un cahier contenant toutes les instructions, plans,
procédures, règlements et échéanciers ainsi qu’un état détaillé des recettes et des débours pour que l’an
prochain les responsables puissent plus facilement réaliser cet événement.
Vos collaborateurs
Vous pouvez compter sur vingt-cinq bénévoles (employés de l’école) mais dont uniquement 4 sont
fiables et responsables. Étant donné la nature de l’école, plusieurs commanditaires peuvent vous aider
et quelques personnalités artistiques et sportives ont des enfants handicapés à votre école. Vous êtes le
1er octobre et vous n’avez pas de temps à perdre.
On demande :
1- Quel style de leadership devez-vous adopter pour organiser et diriger ce projet et pourquoi (10 %)?
2- Définissez aussi les contrôles que vous allez mettre en place 20%.
3- Vous devez être créatif et 20% des points seront attribués à la qualité mémorable de la soirée.
4- Planifiez et organiser (sur papier) l’événement 50%. Confectionnez donc le cahier promis à Brodeur.
Qui fait quoi, quand et avec quoi? Organigramme
Description des tâches des bénévoles et des 4 membres (responsables) de votre équipe.
Budget et finance,
Plan d’aménagement de la salle, équipements et localisation, circulation, réception…
Stratégie marketing, plan marketing, objectifs, publicité et communications.…
Déroulement de la journée et de la soirée : aux 5 minutes minimum, de midi à minuit,
discours, spectacles, sonorisation, éclairage, décoration, scène, improvisation, projecteur canon,
karaoké
Évaluation : Je vais comparer les travaux de chacune des équipes et je vais donner une note comparative en
fonction de la valeur du meilleur cahier de charge. Je vous suggère de diviser la rédaction du document entre les 4
membres de votre équipe. Je ne serai pas moins exigeant si vous faites le travail seul, à 2 ou à 3.
Consultation : Comme dans la vrai vie, vous pouvez consulter. Votre prof peut agir comme consultant et
remplacer ceux qui ont déjà organisé l’an dernier cet événement. Maximum de 2 minutes par consultation par
équipe par heure.

À la deuxième rencontre, mardi le 8 novembre, nous serons le 15 octobre dans
le cas. Vous devriez avoir fait imprimer vos billets et avoir commencé à en vendre. En entrant mardi en classe,
remettez moi une copie de votre billet (le contenu du recto et verso, la mise en page n’a pas d’importance.) Vous
perdez 1% de vos ventes par minute pour chacune des minutes à compter de la 15e minutes après le début du
cours.
À la fin de la 2e rencontre, vous devez me remettre votre plan marketing et de publicité pour que j’évalue le
nombre de personnes présentes à la soirée ainsi que les réponses aux questions 1 et 2 ci-haut.
À la fin de la troisième rencontre, jeudi le 10 novembre, vous
devez me remettre les réponses aux questions 3 et 4.
Si vous désirez poser des questions à
quelqu’un, vous venez me voir.
Page 3 Événements
Page 8 Les dons ou commandites - prix
Page 10 Personnalités présentes

Événements
1- Le directeur de l’École vous informe que
vous ne pouvez pas faire l’événement dans la
cafétéria mais au gymnase parce que les tables
de la cafétéria sont fixées au sol et adaptées
aux fauteuils roulants. La capacité est de 400
places aussi.
2- L’adjointe au directeur vous mentionne que
le 29 c’est le samedi précédent l’Halloween.
3- Il n’y a pas de cintres ni de supports pour le
vestiaire au gymnase.
4- C’est dangereux au gymnase car des enfants
pourraient monter dans les escaliers au mur
(un seul mur, le mur Est).
5- Le directeur de la cafétéria ne veut pas que
vous utilisiez ses cuisines.
6- Le directeur de l’École a dit qu’il pourrait
peut-être vous donner accès aux cuisines.

7- Giorgio vous chargerait 3,85 $ par repas
livré chaud. Pas d’assiettes ni ustensiles. Pain,
beurre, pâte, sauce, salade inclus.
8- Il vous faut un délai de 2 semaines pour
imprimer les billets.
9- Le directeur de l’École paiera le préposé à
l’entretien pour le samedi de 21h00 à minuit
pour faire le ménage de la salle.
10- L’imprimerie de l’École peut vous imprimer
en 2 jours gratuitement les billets. Un membre
de votre équipe connaît un imprimeur qui vous
charge 58$ plus taxes pour 500 billets mais 75$
si vous écrivez quelque chose au verso. Mais
cet imprimeur exige deux semaines d’avis.
11- Le bedeau de la paroisse St-Marcel peut
vous prêter gratuitement 25 tables
rectangulaires (10piX 36 po.) avec 450 chaises.
Mais un membre de l’équipe propose de lui
donner 50$ sous la table pour le remercier car
il vient les porter et les chercher.

12- La secrétaire de la Fondation vous
demande ce qu’elle peut faire pour vous aider.
On lui demande 30 billets immédiatement. Quel
prix vendez-vous les billets?
13- Un inspecteur du service des incendies est
venu pour vous donner le permis pour
l’événement. Il exige que les 2 sorties
d’urgence du gymnase soit opérationnelles et
vous autorise 425 personnes.
14- Un membre de l’équipe vous dit que son
beau-frère, un barman d’expérience qui vient
de sortir de prison, doit faire du bénévolat. Il
pourrait s’occuper du bar gratuitement.
15- La secrétaire de la Fondation vous
demande toujours ce qu’elle peut faire pour
vous aider.
La secrétaire de la Fondation est allée fumer
dehors. Elle revient dans 15 minutes.
16- Catelli peut vous vendre 200 pots de sauce
à spaghetti 200$. Vous pouvez les récupérer à
leur usine près du Pont tunnel Hyppopo…