les actes d`état civil

LES ACTES D’ÉTAT CIVIL
Définition
L’acte d’Etat civil un écrit dans lequel l’autorité publique constate d’une manière authentique,
un événement dont dépend l’état d’une ou plusieurs personnes : son nom, sa filiation, son
sexe…
Rédaction
 Les actes sont rédigés en langue française et n’est utilisé que l’alphabet utilisé
pour l’écriture de la langue.
 Les principaux événements qui marquent la vie des personnes sont consignés
sur les registres tenus en double exemplaires.
 Les actes sont dressés sur-le-champ.
 Les erreurs ne doivent pas être réparées au moyen de grattage, lavage,
surcharge ou liquide correcteur : il convient de numéroter chacun des mots à
supprimer, de les rayer proprement, de mentionner le nombre de mots nuls et le
renvoi la mention doit être signée et approuvée par toutes les personnes qui
concourent à l’acte. « …… » renvoi approuvé et la rature de …mots nuls »
Pour les actes entiers à annuler : barrer en forme de Z l’acte et indiquer « acte
annulé, erreur matérielle » suivi de la signature.
 Les actes ne doivent pas comporter d’abréviations
 Les dates que les actes constatent doivent être inscrites en toutes lettres. Pour
les autres dates dans le corps de l’acte, le jour et l’année peuvent être écrits en
chiffres.
 Chaque acte doit comporter un numéro d’ordre.
 Analyse marginale est corrigée, en étant barrée et remplacée par le nouveau
nom chaque fois qu’une mise à jour vient modifier le patronyme ou les
prénoms.
 On distingue trois personnes qui concourent à la rédaction de l’acte : officier de
l'Etat civil, le déclarant et les témoins. L’officier de l’Etat civil doit être
désigné d’une manière très précise par ses noms prénoms et qualité.
 L’acte de naissance : La naissance doit être déclarée dans les 3 jours par le père
ou toute personne présente. Passé ce délai de 3 jours, l’officier de l’Etat civil
doit refuser la déclaration qui ne pourra s’effectuer que par un jugement. De
Les personnes qui auraient dû déclarer la naissance dans les trois jours
encourent des sanctions pénales.
 La déclaration n’a aucune incidence sur la reconnaissance de l’enfant car il faut
distinguer la déclaration et l’acte de reconnaissance. L’acte de naissance
contient des mentions obligatoires, enfant né vivant et viable (500g et 22
semaines)
 L’acte de décès tout doit être constitué sur la déclaration d’un parent du défunt
ou celle qui possède le plus de renseignements sur le défunt. Pas besoin de
certificat médical de décès.
1
Enonciations






Date de l’acte
Officier de l’état civil
Prénoms des personnes désignées dans l’acte
Nom patronymique : en majuscule.
Profession
Lieu
Signature de l’acte
Seules les personnes dont la loi exige l’intervention à l’acte ont le droit de signer :
Lorsque le déclarant se trouve dans l’impossibilité de signer l’acte, ni apposer un simple
paraphe, ni un signe conventionnel ou une croix, la formule finale de l’acte sera rédigée :
« le déclarant ayant affirmé ne savoir signer, le présent acte, lecture faite a été signé par
nous… .
Bulletins statistiques
En vue de permettre l’établissement des statistiques du mouvement de la population, la
tenue et la mise à jour de Répertoire national d’identification des personnes physiques,
l’officier de l’état civil remplissent des bulletins statistiques de l’Etat civil contenant les
énonciations de l’acte, certains renseignements complémentaires sur la situation familiale et
l’activité professionnelle des intéressés. Ces bulletins sont établis soit lors de
l’enregistrement d’un acte, soit à l’occasion de la transcription ou d’une mention en marge.
Publicité des actes d’Etat civil
Contrairement aux actes notariés communiqués qu’aux parties, les actes d’Etat civil sont à la
disposition du public. Seulement, tout le monde ne peut pas obtenir toutes les informations.
N’importe qui peut obtenir la copie intégrale d’un acte de décès. Mais, pour tout autre acte, la
copie ou l’extrait avec filiation ne peut être délivré qu’à certaines personnes : l’intéressé,
ascendants, descendants, le conjoint marié, le représentant légal, le procureur de la république.
Toute personne majeure ou émancipée peut obtenir, sur indication des nom et prénoms usuels
de ses parents, des copies intégrales de son acte de naissance ou acte de mariage. Les
ascendants ou descendants de la personne que l’acte concerne, son conjoint et son
représentant légal peuvent aussi obtenir les mêmes copies en fournissant l’indication des nom
et prénom usuels des parents de cette personne.
Le demandeur doit énoncer sa filiation afin que lui soit délivrés les actes.
Les extraits d’acte de naissance et de mariage, sans filiation, peuvent être délivrés à toute
personne.
Les registres de plus de 75 ans, peuvent être consultés et les copies délivrées.
Le procureur de la République a le pouvoir d’autoriser les tiers à obtenir des copies intégrales
ou des extraits avec filiation.
En raison de leurs fonctions, les avocats, avoués et les notaires doivent être présumés
mandataires de leurs clients lorsqu’ils demandent une copie intégrale d’acte d’état civil. Ils
précisent l’identité de la personne pour laquelle ils agissent. Mais ils doivent également
indiquer les nom et prénom des parents de la personne que l’acte concerne.
2
Défaut de déclaration
Lorsqu’une déclaration devait être faite dans un délai déterminé et que ce délai est expiré, un
jugement devient nécessaire. La transcription de ce jugement sur les registres tient lieu de
l’acte omis.
Actes perdus ou détruits
 Lorsque les 2 exemplaires ont été détruits la reconstitution peut être judiciaire ou
administrative
- reconstitution judiciaire
Le cas où le nombre d’actes détruits ne justifie pas la création d’une commission
de reconstitution ou lorsqu’il existe des documents contenant des indications
permettant aisément la reconstitution des actes. Le tribunal compétent est le TGI
de lieu où l’acte a été établi.
Le jugement est transcrit sur les registres de l’année courante et mention sommaire
en est faite à leur date sur les registres où figuraient les actes détruits ou
endommagés.
- reconstitution administrative
Elle a lieu en cas de destruction partielle ou totale des registres par sinistre ou
faits de guerre, vol ou disparition fortuite d’un ou plusieurs registres. Cette
reconstitution sera effectuée obligatoirement en ce qui concerne les actes dont la
date est antérieure de moins de quatre-vingt ans à celle de l’année du sinistre ;
pour les actes les plus anciens, la reconstitution est faite à la demande des
intéressés. Cette reconstitution aura lieu d’après les extraits, les déclarations des
personnes ou témoignages de tiers, d’après les registres des hôpitaux et des
cimetières, tables…
Une liste des registres de l’état civil à reconstituer en tout ou partie sera publiée à
la demande du procureur de la république au journal officiel, au recueil des actes
administratifs de la préfecture et dans tous les journaux du département
Le Maire devra envoyer à la commission la liste des personnes dont les actes ont
été détruits et qui habitaient la commune avant le sinistre. Toutes ces personnes
devront dans le délai d’un an, effectuer en Mairie, une déclaration indiquant les
actes les concernant intervenus dans la commune avant le sinistre.
 Un seul exemplaire des registres a été perdu ou détruit
Le parquet appréciera s’il convient de recourir à la reconstitution par photocopie ou
par tout autre moyen nouveau. En cas de reconstitution par photocopie, l’accord
préalable est demandé à la Chancellerie.
Aucune reconstitution ne peut avoir lieu pour les actes de plus de 100 ans.
Avant d’être remis à la commune, les actes devront être collationnés par le greffier,
mis à jour en étant complétés à la diligence du greffier ou de l’officier de l’Etat civil,
authentifiés par jugement rendu à la requête du procureur de la République
Les frais de reconstitution sont supportés par l’Etat.
3
Transcriptions
La transcription est l’opération par laquelle un officier de l’Etat civil reporte sur ses registres
un acte de l’Etat civil reçu ailleurs que dans sa commune ou une décision judiciaire relative à
l’état civil.
La transcription est demandée à l’officier de l’Etat civil détenteur des registres sur lesquels
elle doit être effectuée. Il suffit d’adresser à l’officier de l’Etat civil une copie de l’acte à
transcrire avec le motif de l’envoi.
La transcription doit être effectuée dès que l’officier de l’Etat civil est en possession des
documents nécessaires, les actes sont transcrits intégralement, mais seul le dispositif des
décisions judiciaires donne lieu à transcription.
Pour certains d’entre eux, il s’agit d’une publicité, pour les autres elle vise à remplacer un acte
manquant ou à constituer un acte de naissance.
 Dans l’intérêt de publicité
L’acte de décès dressé dans une autre commune que celle où le défunt était domicilié, est
transcrit sur les registres de la commune du dernier domicile.
A la requête du procureur de la République est transcrit sur les registres décès du domicile de
l’absent le dispositif du jugement déclaratif d’absence.
Transcriptions des actes dressés à l’étranger et concernant des français sont transcrites sur les
registres du MAE, service central de l’état civil.
 Transcription effectuée en vue de remplacer un acte manquant :
- jugement déclaratif de naissance
- jugement déclaratif de mariage
- jugement déclaratif de décès
- jugement remplaçant les actes dressés ou perdus ou détruits
 Transcriptions des jugements d’adoption plénière
La décision prononçant l’adoption plénière d’un enfant est transcrite sur les registres de l’état
civil du lieu de naissance de l’adopté et sur le registre de l’année en cours. La transcription
ainsi opérée tient lieu d’acte de naissance. L’acte original est annulé.
Mentions Marginales
La mention marginale est une mesure de publicité destinée à établir une relation entre deux
actes de l’état civil ou entre un acte et une décision judiciaire ou administrative.
 Actes et décisions judiciaires ou administratives donnant lieu à mention
marginale
- mariage en marge de l’acte de naissance de chaque époux
- décès en marge de l’acte de naissance du défunt
- reconnaissance en marge de l’acte de naissance de l’enfant
- consentement du majeur au changement de son nom par suite d’une
modification de sa filiation en marge de son acte de naissance et le cas
échéant de son acte de naissance et celui de son conjoint et acte de
naissance de ses enfants
- déclaration de reprise de vie commune par les époux séparés en marge
de l’acte de mariage et des actes de naissance.
- Décisions de divorce ou séparation de corps en marge de l’acte de
mariage et acte de naissance des époux.
- Changement de nom en marge de l’acte de naissance voire mariage et
acte de naissance des enfants
4
-
-
Mentions relatives au répertoire civil en marge de l’acte de naissance
Changement de régime matrimonial : en marge de l’acte de mariage
Jugement déclaratif d’absence et jugement déclaratif d’absence en marge
de l’acte de naissance
Décret de naturalisation, intégration, réintégration, opposition à la
nationalité française, perte et répudiation … en marge de l’acte de
naissance de l’intéressé et le cas échéant des enfants concernés.
Mention de changement de nom
 Envoi des actes et décisions devant donner lieu à mention
Les décisions de rectification d’actes de l’état civil, de divorce, d’adoption simple ou de
révocation de celle-ci sont mentionnées en marge de certains actes.
 Mentions apposées à la requête du procureur de la République
Le procureur de la République saisit chaque officier de l’état civil détenteur des actes de l’état
civil sur lesquels doit être apposée une mention dans les cas suivants :
- décision administrative
- décision judiciaire relative à la mention « mort pour la France » « mort
en déportation
- jugement déclaratif d’absence
- jugement rectificatif d’état civil
- décision d’adoption simple
- décision relative à l’état des personnes chaque fois que le parquet a
introduit l’instance
 Mentions apposées à la requête de l’administration, du juge d’instance ou magistrat
- mention « mort pour la France » « mort en déportation
- appositions des mentions de nationalité
 Mentions apposées à la requête de l’avocat, de l’avoué de l’intéressé lui-même ou notaire
- divorce et séparation de corps
- séparation de biens, changement de régime matrimonial
- contestation de reconnaissance, contestation de paternité ou maternité
 Mentions apposées à la diligence d’un officier de l’état civil
Il y a lieu à l’envoi d’un avis aux fins de mention marginale quand l’officier de l’état civil qui a
reçu ou transcrit l’acte donnant lieu à mention ne détient pas tous les exemplaires des registres
où celle-ci doit être apposée.
- le second exemplaire est détenu au greffe du tribunal
- l’acte donnant lieu à mention et les actes en marge duquel la mention doit
être apposée ont été dressés dans des communes différentes.
L’avis de mention doit être envoyé dans les trois jours à l’officier de l’état civil de la commune qui
détient l’acte.
Les mentions doivent être apposées dans les 3 jours qui suivent leur réception.
L’officier de l’état civil compétent est celui qui détient l’acte qui doit être mis à jour en
priorité.
En principe, il s’agira du lieu de naissance. Par exception, en matière de divorce, il s’agit de
l’officier de l’état civil détenteur du lieu du mariage.
5
Après avoir mis à jour l’acte de l’état civil principalement concerné, l’officier de l’état civil
est ensuite chargé de mettre à jour les actes de l’état civil qui peuvent être également
concernés par l’apposition d’une mention.
Lorsque cet officier de l’état civil ne détient pas la totalité des actes qui doivent être mis à
jour, il transmet à son homologue un avis de mention pour mise à jour de ceux-ci.
Les mentions marginales doivent être rédigées avec concision.
 Contrôle de l’apposition des mentions
Il importe de vérifier si les avis de mentions sont bien parvenus à leurs destinataires : à cet
effet, le maire du lieu où la mention a été portée doit renvoyer au maire expéditeur le
récépissé prévu sur l’imprimé d’avis de mention.
Annulation des actes
Lorsque les énonciations essentielles de l’acte sont fausses ou sans objet, bien que l’acte luimême soit régulier en la forme, les actes juridiques sont annulés.
L’annulation de l’acte peut être poursuivie par les personnes intéressées ou lorsque l’ordre
public est en jeu, par le ministère public.
La demande d’annulation est formée devant le tribunal de Grande Instance
L’acte est annulé et censé n’avoir jamais existé, il ne pourra plus être délivré de copie ou
extraits.
Rectification des actes
Si, à la lecture de l’acte aux comparants, il est révélé des erreurs ou des omissions, l’officier
de l’Etat civil procède aux ratures et aux renvois en marge. Mais une fois l’acte revêtu de
toutes les signatures, sa rectification ne peut en principe être faite que par des autorités
judiciaires.
En vertu de l’article 99 du code civil, la rectification est ordonnée soit par le Président du
tribunal de grande instance ou par le procureur de la République.
Il appartient au parquet d’apprécier le caractère matériel de l’erreur ou de l’omission.
Le procureur de la République donne directement les instructions utiles aux dépositaires des
registres en cas d’erreur ou d’omissions purement matérielles des actes de l’Etat civil.
Si ce n’est pas une erreur purement matérielle, la rectification ne peut être que judiciaire c’est
à dire par une autorisation du Président du tribunal de grande instance.
De même, si la rectification paraît un peu plus compliquée, c’est dire qu’aucune difficulté de
fond ne se pose mais un problème sur la date de naissance de l’enfant, sur son sexe, époux ou
non…
Le procureur de la République ou selon les cas le président du tribunal de grande instance
transmet sa décision à l’officier de l’état civil de sorte qu’il porte une mention rectificative sur
l’acte erroné.
Rectification de l’état civil après décret autorisant le changement de nom
Rectification après décret de francisation du nom des personnes qui acquièrent la
nationalité…
Mention de rectification est portée en marge de l’acte rectifié.
6