sommaire

SOMMAIRE
1 - ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Introduction................................................................................................ 4
Lancer Access ........................................................................................... 7
Quitter Access ou basculer ......................................................................... 8
La fenêtre d’Access.................................................................................... 9
Les menus ............................................................................................... 10
Utiliser l’aide ............................................................................................ 11
2 - CRÉER UNE BASE DE DONNÉES
Créer une base de données ...................................................................... 18
Ouvrir/Fermer une base de données ......................................................... 20
La fenêtre Base de données ..................................................................... 22
Propriétés de la base de données ............................................................. 27
Créer une table ........................................................................................ 28
Propriétés des champs ............................................................................. 36
Réviser la structure d’une table ................................................................. 47
Index ....................................................................................................... 49
Relations ................................................................................................. 50
3 - EXPLOITER UNE BASE DE DONNÉES
Saisir des enregistrements........................................................................ 56
Copier/Déplacer/Supprimer....................................................................... 60
Sous-feuille de données ........................................................................... 61
Mise en forme de la feuille ........................................................................ 62
Vérifier l’orthographe ................................................................................ 66
Recherche/Remplacement ........................................................................ 67
Trier les données ..................................................................................... 68
Filtrer les données .................................................................................... 69
Imprimer la feuille de données .................................................................. 71
4 - REQUÊTES SÉLECTION
Assistant Requête .................................................................................... 74
Mode Création ......................................................................................... 77
Gestion des requêtes ............................................................................... 78
Manipuler les champs ............................................................................... 79
Champ calculé ......................................................................................... 80
Critères ................................................................................................... 81
Tris.......................................................................................................... 84
Regroupements ....................................................................................... 85
Paramètres .............................................................................................. 87
Gestion des tables.................................................................................... 88
Jointures .................................................................................................. 89
5 - INTRODUCTION AUX FORMULAIRES
Créer un formulaire .................................................................................. 92
Gestion des formulaires ............................................................................ 97
Mode Création ......................................................................................... 98
Contrôles de base ...................................................................................103
Manipuler les contrôles ............................................................................106
Mise en forme des contrôles ....................................................................109
Propriétés des contrôles ..........................................................................111
Impression du formulaire .........................................................................112
6 - INTRODUCTION AUX ÉTATS
Créer un état ...........................................................................................114
Gestion des états ....................................................................................121
Mode Création ........................................................................................122
Contrôles ................................................................................................123
Mise en page et impression .....................................................................124
Index ......................................................................................................127
Environnement de
travail
1
INTRODUCTION
Microsoft Access est un programme de gestion de base de données relationnelle (SGBD). Il
offre un ensemble d’outils permettant de saisir, de mettre à jour, de manipuler, d’interroger et
d’imprimer des données.
Base de données
Une base de données est un ensemble structuré d’informations. Les exemples de bases de
données ne manquent pas : un agenda personnel, la liste des clients et des fournisseurs d’une
société, les informations sur les ventes dans un livre comptable, etc.
Une base de données est un conteneur (un fichier unique ayant l’extension .mdb) susceptible
d’inclure les éléments suivants :
− Des tables
− Des requêtes
− Des formulaires
− Des états
− Des pages d’accès aux
données
− Des macros
− Des modules
− Des projets
Dans Access, une seule base de données peut être ouverte à la fois. L’ouverture d’une
nouvelle base de données referme automatiquement celle qui était affichée à l’écran.
Tables
Les données sont stockées dans des tables. Les tables les organisent en colonnes et en lignes :
les colonnes contiennent des champs et les lignes des enregistrements. Par exemple, dans un
agenda téléphonique, le nom de la personne est un champ et son numéro de téléphone en est
un autre.
L’enregistrement est un ensemble de champs concernant une personne, un article ou un
événement. Par exemple, dans un agenda téléphonique, le nom et le numéro de téléphone
d’une personne constituent un enregistrement.
Créer une table revient à définir ses champs (ses rubriques), à préciser leurs propriétés (type,
taille, etc.), puis, généralement, à indiquer une clé primaire (un champ dont le contenu est
toujours unique).
Une fois une table créée, on pourra l’afficher de deux manières : soit en mode Feuille de
données pour visualiser son contenu, saisir et modifier des données, soit en mode Création
pour en réviser la structure.
Requêtes
Une requête Sélection est la formulation d’une interrogation concernant les enregistrements
d’une ou de plusieurs tables. On peut par exemple extraire les clients en fonction du montant
de leurs commandes.
Une requête Sélection porte automatiquement sur les données actuelles de la ou des tables
concernées. Access extrait d’une ou plusieurs tables liées les enregistrements qui répondent
aux critères définis dans la requête.
Le résultat constitue une feuille de réponse dynamique (modifiable) ou un instantané (non
modifiable). Quand on modifie des données dans une feuille de réponse dynamique, Access
met aussitôt à jour les tables concernées.
Il existe un autre type de requêtes : les requêtes Action. Celles-ci n’ont pas pour vocation
d’afficher une feuille de réponse, mais d’exécuter des actions sur le contenu d’une table
(suppression d’enregistrement, mise à jour d’enregistrements, etc.).
Enfin, un dernier type de requêtes (requête Union, SQL Direct et Définition des données)
permet de travailler sur les tables en saisissant des instructions en utilisant le langage SQL.
Formulaires
Un formulaire est un masque permettant de saisir et de modifier les données d’une table ou
d’une feuille de réponse, généralement enregistrement par enregistrement, et plus
efficacement qu’avec la présentation en mode Feuille de données.
En effet, un formulaire permet d’afficher les enregistrements sous la forme de son choix, de
vérifier les valeurs saisies, de créer des champs calculés, de réclamer des totaux, d’incorporer
des graphiques, de mettre en valeur les données avec des polices spéciales, des couleurs, etc.
Dans un formulaire, les zones de saisie, les zones affichant des informations, et les autres
objets sont appelés contrôles.
États
Un état est un document imprimé qui liste le contenu d’une ou de plusieurs tables liées ou le
résultat d’une requête. On peut regrouper les enregistrements (par libellés, par périodes ou par
fourchettes de valeurs) et divers calculs de synthèse sont possibles (totaux et sous-totaux entre
autres).
Pages d’accès aux données
Les pages d’accès aux données sont des formulaires qui affichent des données issues d’une
base Access dans un navigateur Web tel Internet Explorer.
Il s’agit de fichiers HTML externes à la base de données Access, généralement enregistrés sur
un serveur Web afin d’être mis à la disposition des utilisateurs.
Il existe deux principaux types de pages d’accès aux données :
− Les pages de saisie de données : elles permettent d’afficher, d’ajouter et de modifier les
données d’une base Access. Il s’agit de masques de saisie dissociés d’Access et utilisables
à partir d’Internet Explorer pour mettre à jour une base de données partagée.
− Les pages d’analyse de données : elles affichent le contenu d’une base de données de
manière synthétique en effectuant des regroupements sur certains champs, et/ou en incluant
des tableaux croisés dynamiques dont l’utilisateur peut modifier l’affichage de très
nombreuses façons. Ces pages ne peuvent pas être utilisées pour modifier les données.
Macros
Une macro est une séquence d’actions définie par l’utilisateur et qui peut être réexécutée.
Cette séquence d’actions pourra être déclenchée par l’utilisateur en passant une commande, en
tapant une combinaison de touches ou en cliquant sur un bouton.
Elle pourra également être déclenchée automatiquement lorsqu’un événement particulier se
produit (l’ouverture d’un formulaire par exemple), ou lorsqu’une information vient d’être
saisie dans un champ.
Modules
On utilisera les modules quand on souhaite automatiser une tâche et que les macros s’avèrent
insuffisantes ou trop lentes.
Créer un module revient à écrire un programme dans le langage Visual Basic for Application,
commun à toutes les applications Office. La maîtrise de ce langage de programmation est
alors indispensable.
Projets
Un projet est une base de données particulière dont le but est de permettre à un utilisateur de
travailler avec Access et d’accéder à des données centralisées sur un serveur SQL.
Dans ce type de base, les tables et les requêtes sont enregistrées sur le serveur SQL, alors que
les formulaires, les pages, les états, les macros et les modules sont stockés sur le poste de
l’utilisateur dans un fichier comportant l’extension .adp.
Remarque importante : les macros, les modules et les projets ne sont généralement
indispensables que lors du développement d’applications importantes et d’envergure. Leur
utilisation efficace reste du ressort des développeurs professionnels. Aussi ces sujets ne sont
pas traités dans cet ouvrage.
LANCER ACCESS
Access peut être lancé de diverses façons : avec le menu «Démarrer», avec un raccourci posé
sur le bureau de Windows, à l’aide du Poste de travail ou encore de l’Explorateur Windows.
Avec le menu Démarrer
• Cliquer sur le bouton «Démarrer» à l’extrémité gauche de la barre des tâches
• Programmes/Microsoft Access
Avec un raccourci posé sur le bureau de Windows
Ce type de raccourci n’existe pas par défaut et doit avoir été créé par l’utilisateur.
Double-clic sur l’icône du raccourci.
Ouvrir une base de données récemment utilisée
• Cliquer sur le bouton «Démarrer» dans la barre des tâches, puis sur Documents
• Dans la liste qui s’affiche, cliquer sur le nom de la base de données à ouvrir
Ouvrir une base de données à partir du Poste de travail
Double-clic sur l’icône du Poste de travail, sur le bureau.
• Double-clic sur l’icône de l’unité de disque contenant la base de données
• Double-clic sur le dossier contenant la base de données
• Double-clic sur l’icône associée à la base de données à ouvrir (fichier portant l’extension .mdb)
Ouvrir une base de données à partir de l’Explorateur Windows
• Cliquer sur le bouton «Démarrer» dans la barre des tâches
• Programmes/Explorateur Windows
• Dans la partie gauche de la fenêtre, cliquer sur le dossier contenant la base de données
DANS LA PARTIE DROITE DE LA FENETRE, DOUBLE-CLIC SUR
LE NOM DE LA BASE DE DONNEES A OUVRIR
QUITTER ACCESS OU BASCULER
Quitter Access consiste à quitter définitivement l’application et à la retirer de la mémoire.
Basculer consiste à quitter provisoirement Access tout en conservant l’application en
mémoire. On pourra par la suite faire repasser Access au premier plan par un simple clic sur
le bouton associé à cette application dans la barre des tâches.
Quitter Access
• Fichier/Quitter, ou appuyer sur
-
ou
• Cliquer sur la case de fermeture de la fenêtre d’Access, à l’extrémité droite de la barre de titre
Case de fermeture
Si des modifications ont été apportées à la base de données en cours et n’ont pas été
enregistrées, Access affiche un message d’alerte. Dans ce cas, cliquer sur l’un de ces trois
boutons :
− «Oui» pour enregistrer la base de données et quitter Access.
− «Non» pour ne pas enregistrer la base de données, abandonner les modifications et quitter Access.
− «Annuler» pour revenir à la base de données sans quitter Access.
Basculer provisoirement vers une autre application
L’une des caractéristiques de Windows est d’autoriser le lancement successif de plusieurs
programmes (par exemple Access et Excel), puis de permettre de basculer instantanément de
l’un à l’autre, notamment pour transférer des informations.
• Dans la barre des tâches, cliquer sur le bouton correspondant à l’application à faire passer au
premier plan
ou
• Cliquer sur le bouton «Démarrer»
• Lancer une nouvelle application
Par la suite, pour revenir à Access :
• Dans la barre des tâches, cliquer sur le bouton affichant l’icône d’Access et le terme Microsoft
Access
LA FENÊTRE D’ACCESS
Une fois Access lancé et une base de donnée ouverte, la fenêtre du programme prend l’aspect
suivant :
(a)
(b)
(c)
(d)
(e)
(f)
(a) Barre de titre : elle affiche le nom de la base de données en cours si la fenêtre Base de données
est affichée en plein écran.
(b) Barre de menus : des menus pour passer les commandes. Lorsqu’on déroule un menu, il ne
propose pas toutes les commandes disponibles, mais seulement celles qui sont généralement les
plus utilisées.
(c) Barre d’outils Base de données : pour passer les commandes les plus courantes en cliquant sur
des boutons. Pour connaître le rôle de l’un de ses boutons, amener le pointeur dessus : le nom
du bouton s’affiche après quelques instants.
(d) Espace de travail : Access affiche ici les données des différentes tables ouvertes.
(e) Fenêtre Base de données : fenêtre affichant les divers objets de la base de données et quelques
boutons associés aux actions les plus courantes. Les objets de la base de données sont classés
par catégories (tables, requêtes, formulaires, etc.) et l’on passe de l’une à l’autre en utilisant la
barre de navigation qui apparaît dans la partie gauche de cette fenêtre.
(f) Barre d’état : elle affiche des messages sur le travail en cours.
LES MENUS
Menus réduits ou menus développés
Lorsqu’on déroule un menu, il ne propose pas toutes les commandes disponibles, mais
seulement celles qui sont généralement les plus utilisées.
La totalité des commandes s’affiche si on laisse le menu développé quelques secondes ou si
l’on clique sur la flèche qui apparaît à son extrémité inférieure. Lors d’une même session de
travail, si vous utilisez des commandes qui n’apparaissent pas par défaut dans la version
réduite d’un menu, elles y seront ajoutées afin d’en faciliter l’accès.
Menu réduit
Menu développé
Menu complet
Commandes dans les menus
− Une commande suivie de trois points affichera un dialogue.
− Une commande suivie d’un terme du type Ctrl+N possède un raccourci clavier, par exemple
-N.
− Une commande précédée d’une icône possède son équivalent dans une barre d’outils.
− Une commande suivie d’une flèche affichera un sous-menu.
− Une commande en grisé n’est pas disponible dans le contexte en cours.
Menus contextuels
Access met à votre disposition de nombreux menus contextuels. Il s’agit de petits menus que
l’on invoque en cliquant avec le bouton droit de la souris sur un objet ou un élément de la
fenêtre et qui a la particularité de n’afficher que les commandes applicables à cet élément.