appel d`offre pour l`élaboration et la mise en oeuvre d`un plan de

Projet EFA08/15 INSPYR financé par le Fonds Européen de Développement Régional
APPEL D’OFFRE POUR L’ÉLABORATION ET LA MISE EN OEUVRE D’UN PLAN DE
MARKETING DE PUBLICITÉ POUR UN CONGRÈS DU PRODUIT ET DE LA
GASTONOMIE DES PYRENEES
Présentation des offres : du 10-10-2016 au 21-10-2016 à 23h59.
Modalité : Les offres doivent être présentées de préférence par e-mail adressé à
[email protected]. Elles peuvent également être présentées sous enveloppe fermée au
siège du GECT HP-HP, situé au sein de la Diputación Provincial de Huesca, Porches de
Galicia, 2, 22002 HUESCA (Espagne). En cas d’envoi par courrier, le cachet de la poste
fera foi.
0. CONTEXTE
Le Groupement Européen de Coopération Territoriale Huesca Pirineos Hautes Pyrénées
(ci-après GECT HP-HP) souhaite organiser un congrès sur les produits agroalimentaires de
qualité et la gastronomie des Pyrénées et a besoin d’engager un service de communication
pour sa diffusion et sa promotion.
Ce congrès est l'une des actions du projet POCTEFA EFA 08/15 du GECT HP-HP : Hecho
en Pirineos-Fait en Pyrénées -dont l'acronyme est INSPYR- a été approuvé par l'autorité de
gestion du POCTEFA. Ce projet est cofinancé par le Fonds Européen de Développement
Régional (FEDER) à 65%, par l'intermédiaire du programme Interreg V-A Espagne-FranceAndorre (POCTEFA 2014-2020). L'objectif du POCTEFA est de renforcer l'intégration
économique et sociale de la zone frontalière Espagne-France-Andorre. Son soutien se
focalise sur le développement d’activités économiques, sociales et environnementales
transfrontalières élaborées à partir de stratégies conjointes pour la croissance intelligente,
durable et inclusive du territoire. Par conséquent, toutes les activités découlant de
l'exécution du contrat doivent être conformes aux exigences de divulgation inhérentes au
co-financement européen du projet.
Nom, dates et lieu du congrès.
« Congrès du produit et de la gastronomie des Pyrénées », les 18, 19 et 20 mars 2017, 2
jours ouverts au public et une journée réservée aux professionnels. Il se déroulera au Palais
des Congrès de Huesca qui a été réservé entièrement durant les trois jours du congrès
ainsi que les deux jours précédents et le lendemain pour couvrir le temps de montage et
démontage.
Objectifs et concept du congrès.
a) Objectif principal : Positionner les Pyrénées Centrales comme destination touristique
pour ses valeurs de tradition, de montagne, d’environnement et de qualité, par le biais des
produits alimentaires et de la cuisine traditionnelle élaborée avec ces produits. Associer la
qualité du produit alimentaire à la cuisine et au tourisme des Pyrénées.
b) Objectifs opérationnels :
- Présenter le produit et la gastronomie comme motivation pour visiter les Pyrénées.
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- Contribuer à la création d'un espace touristique transfrontalier des Pyrénées centrales.
- Diffuser dans le reste de l'Espagne et de la France, la cuisine et la gastronomie de la
Province de Huesca et des Hautes Pyrénées
- Inviter les habitants de Huesca et des Hautes Pyrénées à choisir les produits, les
cuisiniers et les restaurants de ces territoires.
- Contribuer à promouvoir le commerce des produits alimentaires de qualité dans les deux
territoires.
- Faire progresser la rédaction d'un Statut de la cuisine de montagne des Pyrénées, le
réseau d'adhérents au Statut et le positionnement de produits touristiques frontaliers liés à
la gastronomie et à l’alimentation.
c) Caractéristiques :
- Congrès de la gastronomie et des produits alimentaires des Pyrénées.
- International, avec la présence de la province de Huesca et du département des Hautes
Pyrénées. Toutes les activités doivent comprendre des représentants des deux territoires.
- Combinaison de produits et de cuisines.
- Obtenir l’implication des plus grands chefs internationaux dans des master class.
- Proposer aux cuisiniers des deux territoires qui le souhaitent de participer comme
conférenciers.
- Inviter les producteurs à participer et à présenter leurs produits alimentaires.
- Inviter les écoles hôtelières à participer et à offrir au public une dégustation de leurs
préparations culinaires en utilisant les produits de ces terroirs.
Résultats attendus du service de marketing et publicité
A la clôture du mandat, le contractant devra présenter un rapport contenant :
- Le plan de marketing approuvé par le GECT HP-HP.
- Une liste détaillée des encarts publicitaires, leur coût, les frais d’agence et l’accréditation
correspondante de sa publication effective, à partir d’un document PDF de l’exemplaire du
journal ou magazine de la date de publication, permettant de visualiser son nom et la date,
en ce qui concerne la presse écrite. Pour les émission audiovisuelles, le contractant devra
fournir un certificat de la personne habilitée, qui sera responsable de la véracité de cette
déclaration. Pour les publications on-line, l’accréditation se fera au moyen d'une capture
d’écran de la date à laquelle les encarts ont été publiés, envoyée par courrier électronique
ou sur support papier, ainsi que le lien à la page web du jour de publication de l’encart.
- La liste de critiques et journalistes spécialisés invités au congrès et ceux qui ont participé,
publiée dans tout média.
- La liste des mentions concernant le congrès réalisées dans les médias par les critiques ou
journalistes spécialisés et une copie de celles-ci.
1. OBJET
Le service marketing/publicité que le GECT souhaite engager devra se charger de :
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a) L’élaboration d’un plan de marketing qui soutient la diffusion du Congrès en Espagne y
en France, en particulier dans les médias du Département des Hautes Pyrénées.
b) La diffusion du Congrès à travers :
- encarts publicitaires dans les médias de tous formats.
- invitations de critiques et journalistes spécialisés dans la gastronomie et leurs articles dans
les médias avec lesquels ils collaborent :
- suggestion d’autres options que la GECT HP-HP pourra approuver.
2. CHAMP D'APPLICATION DU CONTRAT
Le prestataire de services retenu comme contractant à la suite du présent appel prendra en
charge les frais résultants de sa propre prestation, y compris les coûts d’achat des encarts
publicitaires, d'assistance auprès des journalistes et critiques invités participants non
locaux, ainsi que toutes les activités proposées par le contractant qui aient été approuvées
para le GECT HP-HP.
Les encarts publicitaires devront être dirigés aux médias non locaux/régionaux, étant donné
qu´ils ne sont pas pris en compte dans ce contrat. L’objet de cette passation inclut donc
uniquement les médias espagnols et français, spécialement ceux qui ont une couverture
importante dans le Département des Hautes Pyrénées.
Le GECT HP-HP fournira tout logo, image et application de telle manière que le contractant
n’ait qu’à solliciter les adaptations en spécifiant les caractéristiques détaillées du matériel
d’image nécessaire spécifique à chaque encart dans un délai minimum de 72h. Les frais
dérivés de l’image et des applications seront assumés intégralement par le GECT HP-HP.
3. PUBLIC CIBLE DES ACTIONS PUBLICITAIRES
Le Congrès du Produit et de la Gastronomie des Pyrénées, outre son rôle créateur
d'échanges et d'un réseau de connaissances entre les professionnels du secteur, doit être
une action fortement liée à la promotion touristique. Le but est d’établir un lien direct entre la
qualité des aliments du terroir et l’image des montagnes blanches dans un environnement
spectaculaire, d’un grand patrimoine culturel et de traditions magiques et mystérieuses.
La publicité du Congrès devra être adressée en particulier aux :
- professionnels de la cuisine.
- hôteliers et entreprises hôtelières.
- professionnels de l’agriculture et de l’élevage.
- entreprise de transformation agro-alimentaire et vinicoles.
- entreprises de distribution alimentaires.
- professionnels de la communication liés à la gastronomie et à l'alimentation.
Mais aussi en ce qui concerne la dimension d’événement de promotion touristique au :
- grand public intéressé par la gastronomie, les aliments et surtout les aliments sains.
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- grand public intéressé par les Pyrénées comme destination touristique.
- grand public intéressé par le patrimoine culturel, matériel et immatériel.
4. OFFRE DE PRIX
Le montant maximum est de 50.000 € plus 10.500 € correspondant à 21 pour cent de TVA,
soit un total de 60.500 €.
5. DURÉE DU MANDAT
La durée du contrat est établie à partir de la date de la passation jusqu’à quinze jours après
la fin du Congrès.
Le paiement sera effectué après que la prestation de service ait reçu la conformité du GECT
HP-HP et que les documents indiqués dans la section “résultats attendus” aient été fournis,
sur présentation de la facture.
6. DOCUMENTS À FOURNIR PAR LES SOUMISSIONNAIRES
L’offre doit contenir :
a) Les documents prouvant le statut légal du soumissionnaire et de ses représentants :
Carte d’identité, Acte de Constitution de l’entreprise et pouvoirs.
Le soumissionnaire doit fournir une adresse de courrier électronique pour recevoir les
notifications. La période de mandat commencera au moment où le GECT HP-HP obtiendra
la confirmation de lecture de l’e-mail de notification envoyé au soumissionnaire.
2) L’offre économique inférieure au budget maximum indiqué dans le point 4 de cet appel
d’offre, en séparant la base fiscale et la TVA.
3) Un document de perspective du plan de marketing incluant :
a) Tous les médias proposés pour les encarts publicitaires en France et en Espagne
en indiquant les audiences, impacts, visiteurs uniques et suiveurs pour chaque type
de média.
b) Une liste des journalistes et critiques gastronomiques espagnols et français qui
devront être invités au Congrès et une description de l'assistance offerte aux
journalistes et critiques invités et participants, ainsi que le coût approximatif de ces
services.
c) La commission appliquée par l’agence engagée, si elle est choisie, concernant
les encarts publicitaires.
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7. DÉLAIS ET FORMES DE SOUMISSION POUR L'APPEL D'OFFRES
Les offres doivent être présentées de préférence par e-mail adressé à [email protected]
et devront contenir séparément en PDF la documentation indiquée dans les sections a), b) y
c) du chapitre 6. Les documents doivent être imprimés et signés puis scannés pour leur
envoi électronique. Les offres peuvent également être présentées sous enveloppe fermée
au siège du GECT HP-HP, situé au sein de la Diputación Provincial de Huesca, Porches de
Galicia, 2, 22002 HUESCA (Espagne). En cas d’envoi par courrier, le cachet de la poste
fera foi.
Le délai de présentation de l'offre est celui indiqué ci-dessus. Le délai de rectification ou
d'ajout de nouveau document demandé au soumissionnaire sera de 72 h. La notification
sera communiquée uniquement par courrier électronique que le soumissionnaire aura fourni
pour les notifications et prendra effet au moment où le GECT HP HP obtiendra la
confirmation de lecture de l’e-mail de notification envoyé au soumissionnaire. L'envoi de
documents se fera uniquement à l'adresse électronique [email protected].
8. CRITÈRES D'ATTRIBUTION
Les propositions jugées éligibles seront évaluées et se verront attribuer une note maximum
de 100 points conformément aux critères d'attribution spécifiés ci-dessous.
1. Critère de budget 60 points.
a) Écart entre l’offre et le budget maximal du présent contrat, hors TVA : 40 points ; un
point sera attribué pour chaque diminution de 20€.
b) Le pourcentage de l’agence que le contractant prévoit d’appliquer sur les encarts
publicitaires : 20 points, à raison d'un point attribué pour chaque diminution de un point
de pourcentage inférieur à une commission d’agence de 20%.
2. Critère du contenu de la prestation : 40 points
a) L’avance de plan de marketing : 40 points, évaluant dans quelle mesure il couvre les
objectifs et les résultats attendus décrits dans cet appel d’offre.