FACTURES D`ACHAT

FACTURES D’ACHAT
Contrairement aux factures de vente, créées via le module de facturation, les factures d'achat sont
enregistrées directement dans le journal d'achat.
Pour leur traitement dans la déclaration TVA des paramètres supplémentaires doivent être
configurés, parce que les opérations entrantes doivent être traitées dans différentes grilles en
fonction de leur nature.
Les achats dans un autre pays de l'UE ou les achats sous le régime "TVA pour le cocontractant"
nécessitent une attention spéciale.
En outre il faut être attentif quand il s'agit de TVA non déductible et d'achats faits en partie pour
usage privé.
Si la configuration a été faite adéquatement, le traitement peut se faire presque tout à fait
automatiquement et Kleos pourra générer une déclaration TVA correcte.

Configuration plan comptable: quels paramètres doivent être configurés ou vérifiés pour
garantir l'enregistrement correcte des factures?

Enregistrer une facture d'achat: ou devez-vous enregistrer vos factures?
Pour faciliter l'attribution des achats aux bonnes grilles TVA, quelques paramètres ont été ajoutés au
niveau du plan comptable.
La méthode de travail n'est pas la même pour la comptabilité de société et la comptabilité de caisse.
Note relative aux débours (frais de justice): si vous faites des débours et vous enregistrer des
factures d'achat, elles ne sont pas assujetties à la TVA, du moins si elles répondent aux prescriptions
de la Circulaire TVA du SPF Finances, n° 90-94.
Pour l'enregistrement de ces "achats", les comptes décrits dans les ventes sont également utilisés. En
fin de compte, ils devront être soldés.
Consultez pour les comptes utilisés les pages relatives à la configuration du plan comptable de vente
pour la comptabilité de société ou la comptabilité de caisse.
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE
GENERALITES COMPTE D’ACHAT
Voici une exemple d’une configuration de compte 612100 - «prestations informatiques"
 Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
 Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable

Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.

Code TVA: choisissez ici le code qui correspond au taux de TVA d'application pour ces achats.
Normalement 21%, mais pour des livres par exemple vous devez choisir 6%. En enregistrant un
achat, Kleos calculera pour vous automatiquement la TVA à l'aide du code sélectionné (mais vous
pouvez toujours modifier manuellement).
Catégorie "National" pour déclaration TVA: cette sélection défini si le montant de l'achat est
repris dans la grille 81, 82 ou 83 de la déclaration TVA
o 81: Marchandises, matières premières et matières auxiliaires n'est normalement pas
d'application pour un cabinet d'avocats
o 82: Services et biens divers: sera la configuration par défaut pour la plupart des comptes
o 83: Biens d'investissements
Catégorie "UE" pour déclaration TVA: quand vous effectuez un achat dans un autre pays de l'UE,
le montant doit aussi être repris dans la grille 86 ou 88
o 86: Biens (Acquisitions intracommunautaires effectuées en Belgique)
o 88: Services (Services intracommunautaires avec report de perception)


En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE SOCIETE
TVA NON DEDUCTIBLE COMPTE D’ACHAT
Pour certains achats, la TVA n'est pas entièrement déductibles (= remboursable). Dans cet exemple,
vous pouvez voir qu'il ya un pourcentage (50%) complété, comme pour les frais de voiture. (612500
carburant de voiture



Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable
Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
Remarque: KLEOS ne proposera pas de pourcentage. Vous devez le configurer manuellement.
Vous devez également configurer sur quel compte la TVA non déductible doit être enregistrée (et
cela est possible pour les factures et les notes de crédit séparément).
Par défaut Kleos proposera le même compte de frais, mais vous êtes libre d'en choisir un autre.
Ce mécanisme peut également être utilisé par les assujettis mixtes ou partiels pour lesquels la TVA
est seulement partiellement déductible sur les achats. Veuillez consultez votre comptable avant
d'utiliser cette méthode.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
CONFIGURATION COMPTABILITE DE CAISSE
Avant l'introduction de la TVA les avocats en tant que personne physique devaient uniquement tenir
un journal financier.
Des factures d'achat reçues, mais non payés, n'étaient pas pertinentes et ne devaient pas être
reprises dans la comptabilité.
A cause de l'introduction de la TVA, un livret de factures entrantes doit être tenu maintenant, parce
que la TVA sur les achats peut être récupérée par l'avocat, indépendamment si la facture a été payée
oui ou non.
Au niveau des impôts directs le résultat taxable de l'avocat-personne physique est défini par les frais
réels payés. Les factures impayées n'en font pas parties.
Kleos manie un système de doubles comptes pour pouvoir traiter cela sur le plan de la comptabilité.


Dans le journal des factures les frais sont enregistrés sur des comptes temporaires. Ces
enregistrements forment la base de la déclaration TVA. Parce que ces enregistrements ne
font pas encore parti du résultat fiscal (l'avocat n'est pas autorisé à les déduire aussi
longtemps que les montants ne sont pas payés) les comptes de bilan de classe 4 sont utilisés.
Ces comptes sont appelés "Extra-fiscaux".
Au moment du paiment de la facture au fournisseur, dans le journal de banque ou de caisse,
ces montants sont automatiquement transférés vers un compte définitif de (généralement) la
classe 6 qui influence le résultat taxable.
Grâce à ce mécanisme Kleos arrive à créer des déclarations correctes et à vous donner les chiffres
exactes pour votre déclaration d'impôts, sans que vous devez créer des enregistrements ou des
calculs supplémentaires.
Remarque: pour atteindre ce résultat, vous devez (une seule fois) configurer le plan comptable
correctement. En fonction du détail souhaité, ceci peut être assez complexe. Vous pourriez
également utiliser la configuration (plus simple, sans double comptes) expliquée sur la page sur la
comptabilité de société, mais vous devrez alors corriger le résultat taxable manuellement pour créer
la déclaration d'impôts. Prenez cette décision en accord avec votre comptable.
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE CAISSE
GENERALITES COMPTE D’ACHAT
Exemple : Prestations informatiques - 444121
Vous devez d'abord créer un compte définitif, pour ensuite pouvoir y lier le compte temporaire.

Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable

Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable

Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
Soyez attentif pour les paramètres suivants:




Code TVA: choisissez ici le code qui correspond au taux de TVA d'application pour ces achats.
Normalement 21%, mais pour des livres par exemple vous devez choisir 6%. En enregistrant un
achat, Kleos calculera pour vous automatiquement la TVA à l'aide du code sélectionné (mais vous
pouvez toujours modifier manuellement).
Catégorie "National" pour déclaration TVA: cette sélection défini si le montant de l'achat est
repris dans la grille 81, 82 ou 83 de la déclaration TVA
o 81: Marchandises, matières premières et matières auxiliaires: ceci n'est normalement pas
d'application pour un cabinet d'avocats
o 82: Services et biens divers: sera la configuration par défaut pour la plupart des comptes
o 83: Biens d'investissements
Catégorie "UE" pour déclaration TVA: quand vous effectuez un achat dans un autre pays de l'UE,
le montant doit aussi être repris dans la grille 86 ou 88
o 86: Biens (Acquisitions intracommunautaires effectuées en Belgique)
88: Services (Services intracommunautaires avec report de perception)
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
Pour le compte définitif – 612100 – prestations informatiques
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Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable
Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
Vu qu'il est uniquement utilisé dans les journaux financiers (avec des transfers automatiques) et que
ces enregistrements n'ont plus aucune influence sur la déclaration TVA, aucun paramètre relatif à la
TVA ne doit être rempli.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE CAISSE
TVA NON DEDUCTIBLE COMPTE D’ACHAT
Ci-dessous vous trouverez des captures d'écran avec un exemple d'une configuration pour les comptes
de frais où la TVA est partiellement déductible (= récupérable), comme des frais de voiture.
Vous devez créer premièrement le compte définitif, parce que le compte temporaire doit être lié.
 Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
 Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable

Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
Ceci est la configuration du compte temporaire.
Celle-ci est utilisée dans le journal de vente et contient les paramètres pour le traitement de la TVA.
Dans l'exemple ci-joint vous verrez qu'un pourcentage (50%) est rempli, comme d'application sur les
frais de voiture.
Attention: Kleos ne propose pas de pourcentage. Vous devez le configurer manuellement.
Vous devez également configurer sur quel compte la TVA non déductible doit être enregistrée (et
cela est possible pour les factures et les notes de crédit séparément).
Par défaut Kleos proposera le même compte de frais, mais vous êtes libre d'en choisir un autre.
Note: ce mécanisme peut également être utilisé par les assujettis mixtes ou partiels pour lesquels la
TVA est seulement partiellement déductible sur les achats. Veuillez consultez votre comptable avant
d'utiliser cette méthode.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
Ceci est la configuration du compte définitif lié 612500: carburant voiture.



Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable
Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
Vu qu'il est uniquement utilisé dans les journaux financiers (avec des transfers automatiques) et que
ces enregistrements n'ont plus aucune influence sur la déclaration TVA, aucun paramètre relatif à la
TVA doit être rempli.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
PLAN COMPTABLE COMPTABILITE DE CAISSE
TVA NON DEDUCTIBLE COMPTE D’ACHAT
Exemple: Configuration de compte 444133 – Assurance incendie (temporaire)
Vous devez créer premièrement le compte définitif, parce que le compte temporaire doit être lié.
Celle-ci est utilisée dans le journal de vente et contient les paramètres pour le traitement de la TVA.
 Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
 Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable

Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
A côté des paramètres pour le traitement de la TVA (voir ci-dessus) le pourcentage pour l'usage privé
est introduit ici.
Vous devez définir ce pourcentage en accord avec votre administration et/ou votre comptable.
Vous devez également donner un compte où l'usage privé du frais et la TVA doivent être enregistrés.
Par définition, il ne s'agit pas d'un compte de frais (classe 6), mais d'un compte de bilan (p.ex.
489100/1.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
Ceci est la configuration du compte définitif lié 613300: assurance incendie.
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Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable
Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
Vu qu'il est uniquement utilisé dans les journaux financiers (avec des transfers automatiques) et que
ces enregistrements n'ont plus aucune influence sur la déclaration TVA, aucun paramètre relatif à la
TVA doit être rempli. Aucun usage privé doit être défini. Seul l'usage professionnel sera transféré sur
ce compte.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
Ci-dessous la configuration pour les comptes qui contiendront "l'usage prive".
Il en faut deux aussi: un pour l'enregistrement dans le journal d'achat et un pour le tranfert
automatique vers le journal d'achat au moment du paiement.
Ajouter le compte temporaire pour le journal d’achat
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Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable
Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
Pour le compte définitif (à créer en premier) pour les journaux financiers.
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

Cliquez sur Configuration – Comptabilité – Plan comptable
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable
Cliquez sur “nouveau” et faites attention de bien reprendre tous les paramètres indiqués.
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
ENREGISTER UNE FACTURE D’ACHAT
Si le plan comptable est bien configuré, les montants seront traités correctement dans la déclaration
TVA. Vous voyez d'ailleurs pendant l'enregistrement dans quelle grille les montants seront repris.
Faisez attention pour les factures étrangères et pour les factures avec report de perception sur le
cocontractant.
Choisissez le bon régime TVA:

National: pour toutes les factures qui ne tombent pas sous un des 3 autres régimes

UE: pour les factures d'un fournisseur d'un autre pays de l'UE avec report de perception

En dehors de l'UE: pour les factures d'un fournisseur établi en dehors de l'UE

Cocontractant national: pour les factures d'un fournisseur Belge avec report de perception
(comme pour certains travaux à des biens immobiliers)
Pour "UE" et "Cocontractant national" Kleos créera automatiquement 2 enregistrements
supplémentaires (que vous verrez apparaître en dessous sur l'écran d'enregistrement) pour la TVA.
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
ENREGISTRER UNE FACTURE D’ACHAT – 21 %
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Sélectionnez le module « Comptabilité
Cliquez sur « Journaux » - « Achats » - « Factures » (1)
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable (2)
Cliquez « Nouveau »
Dans le champ de la date de registration, vous remplissez la date qui est utilisée pour la
déclaration de TVA (4)
Type Fournisseur : pour les factures venant de l’étranger et les cocontractants, vous devez faire
le bon choix. Cette information est reprise du profil de votre fournisseur et peut être configuré
par défaut dans le fichier (5)
Cliquez sur « Ajouter un mouvement » (6)
Choisissez le compte sur lequel il faut faire le mouvement (7)
Remplissez le montant du mouvement sans compter la TVA. Kleos calculera la TVA grâce au tarif
rempli dans le plan comptable. A gauche du montant vous verrez immédiatement dans quelle
grille de la déclaration TVA ce montant sera repris. (8)
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
ENREGISTRER UNE FACTURE D’ACHAT
TVA NON DEDUCTIBLE
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Sélectionnez le module « Comptabilité
Cliquez sur « Journaux » - « Achats » - « Factures » (1)
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable (2)
Cliquez « Nouveau »
Dans le champ de la date de registration, vous remplissez la date qui est utilisée pour la
déclaration de TVA (4)
Type Fournisseur : pour les factures venant de l’étranger et les cocontractants, vous devez faire
le bon choix. Cette information est reprise du profil de votre fournisseur et peut être configuré
par défaut dans le fichier (5)
Cliquez sur « Ajouter un mouvement » (6)
Choisissez le compte sur lequel il faut faire le mouvement (7)
Remplissez le montant du mouvement sans compter la TVA. Kleos calculera la TVA grâce au tarif
rempli dans le plan comptable. A gauche du montant vous verrez immédiatement dans quelle
grille de la déclaration TVA ce montant sera repris. (8)
Après avoir entré le montant total KLEOS va automatiquement ajouter des lignes supplémentaires
pour la réservation de la partie non déductible de la TVA (9)
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
ENREGISTRER UNE FACTURE D’ACHAT
USAGE PRIVE










Sélectionnez le module « Comptabilité
Cliquez sur « Journaux » - « Achats » - « Factures » (1)
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable (2)
Cliquez « Nouveau » (3)
Dans le champ de la date de registration, vous remplissez la date qui est utilisée pour la
déclaration de TVA (4)
Type Fournisseur : pour les factures venant de l’étranger et les cocontractants, vous devez faire
le bon choix. Cette information est reprise du profil de votre fournisseur et peut être configuré
par défaut dans le fichier (5)
Cliquez sur « Ajouter un mouvement » (6)
Choisissez le compte sur lequel il faut faire le mouvement (7)
Remplissez le montant du mouvement sans compter la TVA. Kleos calculera la TVA grâce au tarif
rempli dans le plan comptable. A gauche du montant vous verrez immédiatement dans quelle
grille de la déclaration TVA ce montant sera repris. (8)
Après avoir entré le montant total KLEOS va automatiquement ajouter des lignes supplémentaires
pour la réservation de la partie non déductible de la TVA (9)

En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014
FACTURES D’ACHAT
ENREGISTRER UNE FACTURE D’ACHAT
USAGE PRIVE ET TVA NON DEDUCTIBLE










Sélectionnez le module « Comptabilité
Cliquez sur « Journaux » - « Achats » - « Factures » (1)
Sélectionnez la comptabilité et l’exercice comptable (2)
Cliquez « Nouveau » (3)
Dans le champ de la date de registration, vous remplissez la date qui est utilisée pour la
déclaration de TVA (4)
Type Fournisseur : pour les factures venant de l’étranger et les cocontractants, vous devez faire
le bon choix. Cette information est reprise du profil de votre fournisseur et peut être configuré
par défaut dans le fichier (5)
Cliquez sur « Ajouter un mouvement » (6)
Choisissez le compte sur lequel il faut faire le mouvement (7)
Remplissez le montant du mouvement sans compter la TVA. Kleos calculera la TVA grâce au tarif
rempli dans le plan comptable. A gauche du montant vous verrez immédiatement dans quelle
grille de la déclaration TVA ce montant sera repris. (8)
Après avoir entré le montant total KLEOS va automatiquement ajouter des lignes supplémentaires
pour la réservation de la partie non déductible de la TVA et privé(9)
En cas de doute, nous vous conseillons de contacter votre comptable
Kleos – implémentation TVA
Version: janvier 2014