MON14FR02 - Recherche clinique et évaluative
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MON14FR02 Titre Gestion du produit de recherche à l’étude Codification MON14FR02 Pages 9 Entrée en vigueur 31 janvier 2016 (jj-mmm-aaaa) Approbation du MON Nom et titre Signature (Inscrire en lettres moulées) Directeur du centre de recherche Responsable des MON au CHU de Québec-Université Laval Date (jj-mmm-aaaa) 31-Jan-2016 31-Jan-2016 1. Objectif Dans le cadre des principes inhérents aux Bonnes pratiques cliniques (BPC), ce mode opératoire généralisé (MON) décrit les politiques mises en place au CHU de Québec-Université Laval entourant la gestion des produits de recherche, tels que les drogues, les produits biologiques, les instruments médicaux, les produits radiopharmaceutiques, etc. Ce MON fournit les normes minimales pour assurer la conformité aux exigences applicables quant à la réception, l’étiquetage, l’entreposage, la prescription, la distribution, la comptabilité, le retour ou la destruction autorisée des produits de recherche à l’étude et le respect des procédures de gestion d’un produit spécifique à un promoteur. 2. Portée Lorsqu’un projet de recherche implique la gestion d’un produit de recherche, la réalisation de cette étude doit être menée par une personne (médecin ou dentiste selon la nature de l’étude) habilitée à dispenser des soins de santé en vertu des lois de la province où l’étude se déroule. Cette personne est désignée comme étant le chercheur qualifié. Ce MON s’adresse à tout le personnel en recherche clinique dans des projets nécessitant la gestion d’un produit de recherche. Ces substances doivent toujours être administrées par des professionnels de la santé. 3. Responsabilités 3.1 Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable de : 3.1.1 s’assurer que les procédures à suivre pour l’administration et la gestion du produit de recherche sont clairement énoncées dans le protocole ou tout autre document fourni par le promoteur; MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 1 de 9 MON14FR02 3.1.2 3.1.3 effectuer les démarches requises auprès des Services des médicaments en étude clinique (SMEC) du Département de pharmacie pour évaluer la faisabilité de l’essai clinique quant à l’implication de ce département; s’assurer d’obtenir une entente de services cliniques, incluant le détail des coûts, avec le département de pharmacie avant le dépôt du projet de recherche au Comité d’éthique de la recherche (CÉR). Le chercheur principal/chercheur qualifié peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON03) et conservée avec la documentation essentielle liée à l’étude (MON02). 3.2 Les SMEC du département de la pharmacie sont responsables, à moins d’exception, de : 3.2.1 3.2.2 s’assurer de la gestion des médicaments utilisés dans un essai clinique; veiller à la bonne compréhension du participant des informations données sur le produit de recherche. 3.3 Le Comité d’éthique de la recherche (CÉR) est responsable de : porter une attention toute particulière, au cours de l’évaluation éthique et du suivi des projets avec un produit de recherche, aux conséquences possibles pour les participants. 4. Définitions Conditions d’entreposage contrôlées : Conditions devant être maintenues (par exemple, humidité, température, exposition à la lumière) pendant le transport et l’entreposage du médicament conformément aux conditions d’entreposage mentionnées sur l’étiquette par le fabricant (Santé Canada). Drogue (médicament) : Désigne une drogue à usage humain qui doit être testée dans un essai clinique (Santé Canada). Produit biologique : Un produit biologique est un médicament préparé à partir de matières d’origine microbienne, virale, animale, humaine ou végétale et utilisant des méthodes de fabrication conventionnelles, la technologie de l’ADN recombinant et/ou utilisant d’autres nouvelles approches. Parmi les produits biologiques, notons les vaccins, le sang et ses produits dérivés, certaines hormones, les enzymes, les produits obtenus par la technique de l’ADN recombinant, les thérapies géniques et les produits transgéniques. Les produits biologiques constituent l’une des catégories les plus importantes de médicaments; l’autre principale catégorie comprend les produits pharmaceutiques ou synthétiques fabriqués à partir d’agents chimiques (Santé Canada). Produit de recherche : Forme pharmaceutique d’un ingrédient actif ou placebo mis à l’essai ou utilisé comme produit de référence dans un essai clinique, y compris un produit dont la mise en marché a été autorisée et qui est utilisé (formulé ou emballé) d’une manière autre que la forme approuvée ou selon des indications non approuvées ou, encore, pour recueillir des données supplémentaires concernant une utilisation approuvée (Santé Canada). Produit radiopharmaceutique : Les produits radiopharmaceutiques sont des substances chimiques qui contiennent des atomes radioactifs dans la composition de leur structure. Ils sont souvent couplés par des liens covalents à des molécules biologiques pour créer des médicaments qui sont à la fois des produits radiopharmaceutiques et biologiques. On les emplois chez les humains, dans des conditions MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 2 de 9 MON14FR02 contrôlées afin de diagnostiquer et de traiter une maladie. Ces substances sont toujours fabriquées et administrées par des professionnels de la santé; ce ne sont jamais des produits que le participant (patient) peut s’administrer lui-même. SMEC : Services des médicaments en études cliniques (Département de la pharmacie). Pour consulter la liste complète des acronymes et terminologie utilisés dans les MON, se référer à l’adresse suivante : http://rce.crchudequebec.ulaval.ca/sites/default/files/documents/assurance%20qualite%20et%20soutie n%20aux%20essais%20cliniques/MON/References/Liste%20des%20acronymes%20et%20terminologi e.pdf 5. Procédures 5.1 Généralités 5.1.1 Afin d’assurer la sécurité des participants, l’intégrité des données et la conformité aux exigences réglementaires, il importe de rappeler que les responsabilités liées aux produits de recherche incombent au chercheur qualifié et au CHU de Québec-Université Laval (BPC/CIH 4.6.1). Bien que le chercheur qualifié soit ultimement responsable du bon déroulement de l’essai avec un produit de recherche, le CHU de Québec-Université Laval en attribue la responsabilité de la gestion au pharmacien sauf pour quelques exceptions. La section 4.9.1 du Cadre réglementaire sur l’organisation et les bonnes pratiques de la recherche au CHU de Québec-Université stipule que les médicaments utilisés en recherche clinique sont conservés par le pharmacien ou sous sa supervision. Cette délégation des responsabilités découlant de la gestion des produits de recherche doit être documentée conformément au MON03. 5.1.2 Des exceptions peuvent toutefois s’appliquer à cette règle. Dans de tels cas, le département de la pharmacie doit être consulté pour valider avec eux si les installations du chercheur principal/chercheur qualifié sont conformes et garantissent l’intégrité du produit de recherche à l’étude. 5.1.3 Le Plan d’action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique (PAM) du Ministère de la Santé et des Services sociaux stipule que la gestion du contrôle des médicaments d’expérimentation est indissociable de la protection des personnes prêtant leur concours à des activités de recherche. L’utilisation de médicaments de recherche peut comporter des risques qui, en raison même de la nature expérimentale de la substance, ne sont pas entièrement connus. Ces médicaments doivent donc, au minimum, profiter des mesures applicables aux autres médicaments d’ordonnance. Il est donc recommandé de soumettre les médicaments d’expérimentation au même type de contrôle que celui prévu pour les médicaments d’ordonnance, conformément aux dispositions des articles 116 et 117 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux (PAM, mesure 16). 5.2 Entente avec le département de la pharmacie MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 3 de 9 MON14FR02 5.2.1 Si la pharmacie est impliquée dans la mise en œuvre d’un essai clinique, le chercheur qualifié doit s’assurer de l’arrimage des services cliniques offerts par le SMEC. 5.2.2 Tel que mentionné dans le MON04, il est important d’impliquer le département de la pharmacie dans l’étude de faisabilité de l’essai clinique afin d’évaluer : a. la logistique requise notamment pour l’entreposage des produits de recherche selon les spécificités du fabricant et du promoteur; b. l’implication des SMEC du département de la pharmacie; c. les coûts. 5.2.3 Une entente avec ce service doit être conclue avant le dépôt du projet au CÉR. Prévoir un délai de 7 jours ouvrables pour l’évaluation de la demande. Des informations manquantes ou incomplètes dans la demande peuvent entraîner un délai additionnel. Les documents nécessaires pour l’évaluation de la demande par le département de la pharmacie sont indiqués dans le document « Formulaire de demande d’ententes de services cliniques» disponible au : http://www.chuq.qc.ca/fr/la_recherche/documentation_recherche 5.2.4 Un représentant du SMEC devrait toujours être présent lors de la visite d’initiation avec le promoteur ainsi qu’à celle de la fermeture de l’étude. 5.2.5 La présence d’un représentant du SMEC peut aussi être requise lors des visites de surveillance ou de vérification (audit) du promoteur ou lors d’inspections effectuées par des agences réglementaires. 5.2.6 Le SMEC doit rapidement être informé lorsque le projet est approuvé. 5.2.7 Tout au long de l’essai clinique, il est important qu’une bonne communication et une transmission adéquate de l’information soient maintenues entre l’équipe de recherche et le SMEC. 5.2.8 Le SMEC doit être avisé de tout amendement ou de toute modification à un essai en cours pouvant avoir un impact sur son implication. 5.3 Réception et inventaire des produits de recherche 5.3.1 Si nécessaire, vérifier avec le SMEC à quel endroit doit être livré le produit de recherche afin d’en informer le promoteur. Le lieu de la réception peut varier selon le type de produit. 5.3.2 Dès la réception des produits de recherche, le SMEC doit : a. examiner les conditions d’expédition prescrites et s’assurer qu’elles ont été respectées; b. faire un inventaire des produits reçus afin de s’assurer que l’information sur le bordereau d’envoi représente exactement ce qui a été envoyé et reçu, incluant la quantité et les numéros de lots, s’il y a lieu; c. répertorier les défectuosités des produits : emballage, étiquetage, quantité, etc. et faire un suivi auprès du promoteur le plus rapidement possible en rapportant toute MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 4 de 9 MON14FR02 contradiction ou divergence trouvée lors de l’inventaire des produits de recherche reçus. 5.3.3 La documentation reliée à l’envoi, la réception, l’inventaire et l’inspection des produits de recherche doit être conservée avec la documentation essentielle à l’essai tel que décrit dans le MON02. 5.4 Étiquetage et codage des produits de recherche 5.4.1 Les drogues Tel que documenté en C.05.011 du Règlement sur les aliments et drogues de Santé Canada, le promoteur doit veiller à ce que la drogue porte une étiquette sur laquelle figurent, dans les deux langues officielles, les renseignements suivants : a. une mention indiquant que la drogue est de nature expérimentale et ne doit être utilisée que par un chercheur qualifié; b. le nom, le numéro ou la marque d’identification de la drogue; c. la date limite d’utilisation de la drogue; d. les conditions d’entreposage recommandées de la drogue; e. le numéro de lot de la drogue; f. les nom et adresse du promoteur; g. le code ou l’identification du protocole. 5.4.2 Les produits pharmaceutiques radioactifs Si la drogue est un produit pharmaceutique radioactif tel que décrit à l’article C.03.201 du Règlement sur les aliments et drogues de Santé Canada, l’emballage doit aussi porter le symbole de mise en garde contre les rayonnements prescrits par le Règlement sur le contrôle de l’énergie atomique et la mention « Attention – Produit radioactif » « Caution – Radioactive Material »(SC C.03.202(1)b)(vi)). 5.4.3 Les instruments médicaux Tel que documenté au paragraphe 86 du Règlement sur les instruments médicaux de Santé Canada, il est interdit d’importer ou de vendre un instrument médical aux fins d’essais cliniques expérimentaux, sauf s’il est accompagné d’une étiquette qui porte les renseignements suivants : a. le nom du fabricant; b. le nom de l’instrument; c. les mentions « instrument de recherche » et « Investigational Device » ou toute mention équivalente, en français et en anglais; d. les mentions « Réservé uniquement à l’usage des chercheurs qualifiés » et « To Be Used by Qualified Investigators Only », ou toute mention équivalente, en français et en anglais; e. dans le cas d’un instrument diagnostique in vitro, les mentions « Les spécifications de rendement de l’instrument n’ont pas été établies » et « The performance specifications of this device have not been established » ou toute mention équivalente, en français et en anglais. 5.4.4 L’étiquette des produits de recherche ne doit en aucun cas être cachée complètement, retirée ou modifiée sans l’autorisation du promoteur. MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 5 de 9 MON14FR02 5.4.5 Les SMEC ajoutent toujours 2 étiquettes sur le contenant dont l’étiquette standard que l’on retrouve sur tous les médicaments de prescription et une avec la mention « En investigation ». En cas d’instructions spécifiques, une troisième étiquette peut être ajoutée. Ces étiquettes ne doivent pas recouvrir complètement l’étiquette originale du produit de recherche. 5.5 Entreposage des produits de recherche L’entreposage des produits de recherche doit être fait dans un environnement sécuritaire tel que prévu dans le MON04 et, sauf exception, sous la supervision du SMEC. Les SMEC du département de la pharmacie doivent : 5.5.1 Établir et maintenir un accès contrôlé aux personnes autorisées. 5.5.2 Développer des procédures pour contrôler l’accès physique au lieu d’entreposage. 5.5.3 Entreposer les produits de recherche dans un espace dont l’accès peut être fermé à clé. 5.5.4 Entreposer les produits de recherche dans un local ayant une température/humidité appropriée et contrôlée, tel que mentionné dans le protocole, et doit enregistrer, s’il y a lieu, la température/humidité de la façon indiquée dans le protocole ou dans tout autre document d’étude. 5.5.5 Conserver les produits de recherche de la façon précisée par le promoteur et conformément aux exigences réglementaires applicables conformément à ce qui est énoncé dans les BPC de la CIH aux articles 5.13.2 et 5.14.3. 5.6 Distribution des produits de recherche 5.6.1 Il est de la responsabilité du chercheur qualifié de s’assurer que le produit de recherche soit administré conformément à ce qui est indiqué au protocole de recherche (BPC/CIH 4.6.5). 5.6.2 Chaque participant inclus dans l’essai doit être bien informé, s’il y a lieu, de l’importance de : a. suivre le mode d’utilisation des produits de recherche qui lui sont remis et les consignes à cet effet; b. rapporter toute déviation aux consignes; c. rapporter tout problème pouvant être lié au produit de recherche; d. rapporter à chaque visite ou selon la fréquence établie dans le protocole ainsi qu’à la fin de l’essai, tous les produits de recherche non utilisés. 5.6.3 Le médicament doit être remis au participant par un pharmacien, sauf exception, qui est habituellement rattaché au département de la pharmacie uniquement sur présentation d’une ordonnance signée par le médecin qualifié ou une personne autorisée par ce dernier. Cette personne doit avoir été identifiée auprès du SMEC comme ayant l’autorisation de prescrire le médicament. 5.6.4 Le pharmacien des SMEC rencontre le participant afin de valider avec celui-ci quelques informations sur sa médication actuelle ainsi que sa compréhension des instructions données par l’équipe de recherche quant au mode d’utilisation du médicament. MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 6 de 9 MON14FR02 5.6.5 L’attribution du médicament au participant doit être documentée dans le document source et, s’il y a lieu, dans le formulaire d’exposé de cas (FEC/CRF). 5.6.6 Le SMEC rencontre le participant à chacune de ses visites pour vérifier entre autres si des effets secondaires se sont manifestés ou si d’autres médicaments ont été prescrits depuis sa dernière visite afin d’ajuster la médication si nécessaire. 5.6.7 Dans le but de vérifier si les instructions d’utilisation sont suivies correctement par tous les participants et d’évaluer l’adhésion du participant au traitement, la comptabilité du produit est effectuée à chaque visite par le SMEC. Si celle-ci n’est pas conforme, cela peut entraîner le retrait du participant de l’essai. 5.6.8 Toute modification ou déviation au dosage requise par le protocole ainsi que la raison de cette modification ou déviation doivent aussi être documentées dans le document source et, s’il y a lieu, dans le formulaire d’exposé de cas (FEC/CRF) ou sur les formulaires prévus par le protocole. 5.6.9 Toute déviation significative de la posologie prévue pouvant avoir un impact sur la santé du participant doit être rapportée au promoteur ainsi qu’au CÉR. Conserver la documentation du rapport avec la documentation essentielle à l’essai, tel que décrit dans le MON02. 5.6.10 Le participant doit être informé de sa responsabilité de retourner, tel que spécifié dans le protocole, tout médicament non utilisé ainsi que tout emballage (bouteille, contenant, seringue, etc.) de médicament même si l’emballage est vide. 5.6.11 Essai clinique avec instrument de recherche : a. La personne qui est autorisée à prescrire l’instrument de recherche doit être identifiée et cette autorisation documentée; b. L’attribution de l’instrument de recherche doit être documentée dans le document source et, s’il y a lieu, dans le formulaire d’exposé de cas (FEC/CRF) ou sur les formulaires prévus par le protocole. 5.7 Comptabilité des produits de recherche 5.7.1 Dans le cas d’un essai clinique avec médicament, les SMEC doivent : a. documenter les quantités utilisées et celles retournées par le participant; b. comparer pour chaque participant, le médicament retourné/utilisé versus le médicament attribué, s’il y a lieu; c. en cas d’inconsistance au cours de la comptabilité, s’assurer qu’un suivi est fait auprès du participant pour sa sécurité et documenter cette inconsistance; d. suivre les procédures du protocole et en aucun cas, attribuer à un autre participant de l’essai, à un participant hors d’étude, ou à un autre site, un médicament non utilisé et retourné par un participant. 5.7.2 Dans le cas d’un essai clinique avec instrument de recherche, le chercheur qualifié doit : a. documenter, s’il y a lieu, le retour de l’instrument par le participant et signer cette documentation; MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 7 de 9 MON14FR02 b. suivre les procédures du protocole et en aucun cas, attribuer à un autre participant ou à un autre site, un instrument de recherche non utilisé et retourné par un participant; La documentation reliée à la comptabilisation du produit de recherche doit être conservée avec la documentation essentielle à l’essai tel que décrit dans le MON02. 5.8 Retour/destruction des produits de recherche Le chercheur principal/chercheur qualifié et les SMEC doivent s’assurer que : 5.8.1 Toute la documentation sur la gestion des produits de recherche est complète et exacte et est conservée durant 25 ans conformément à la réglementation fédérale avec la documentation essentielle de l’essai, tel que défini dans le MON02; 5.8.2 De retourner au promoteur les produits de recherche reçus dans le cadre d’un essai clinique et non utilisés ou suivre les instructions du promoteur, protocole ou d’un autre document de l’essai à ce sujet; 5.8.3 Afin de respecter la confidentialité des renseignements des participants, lorsque des contenants de médicaments leur ayant été distribués sont retournés au promoteur, les informations qui permettent d’identifier le participant (données nominatives) sont retirées ou oblitérées. 5.8.4 Si la destruction est effectuée au CHU de Québec-Université Laval, les procédures appropriées pour la destruction des produits de recherche sont respectées et que la documentation relative au processus de destruction est complétée, signée et placée avec la documentation essentielle à l’essai; 5.8.5 s’assurer que le même processus de destruction est utilisé et documenté dans le cas de produits défectueux ou périmés. 6. Références Cadre réglementaire sur l’organisation et les bonnes pratiques de la recherche au CHU de QuébecUniversité Laval – Règlement 941-00, du 10 septembre 2015. MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 8 de 9 MON14FR02 Fonds de recherche du Québec – Santé (FRQ-S), Guide d’éthique de la recherche et d’intégrité scientifique, 2003. Fonds de recherche du Québec – Santé (FRQ-S), Standards du FRQ-S sur l’éthique de la recherche en santé humaine et l’intégrité scientifique, 2008. Ministère de la Justice (Canada), Règlement sur les instruments médicaux, DORS 98/282. Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Plan d’action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique du Ministère de la Santé et des Services sociaux, 1998. Québec, Loi sur les services de santé et les services sociaux (L.R.Q., c. S-4.2). Santé Canada, Ligne directrice de la CIH : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, CIH thème E6, 1997. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, « Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains », 2006. Santé Canada, Ligne directrice à l’intention des promoteurs d’essais cliniques : Demandes d’essais cliniques, 2003/2009. Santé Canada, Ligne directrice concernant le contrôle de la température des médicaments pendant l’entreposage et le transport (GUI-0069), 2011. 7. Historique des versions validées Date Versions Pages Description de la modification 03-sep-2013 01 9 1ère version des MON CHU de Québec (suite à la fusion de l‘ancien CHA et l’ancien CHUQ), approuvée par le CA du CHU de Québec 31-jan-2016 02 9 (jj-mmm-aaaa) Modification au nom de l’institution appliquée à tous les MON du CHU de Québec-Université Laval conformément à ce qui a été documenté dans le MON01FR02. Divers changements mineurs administratifs ne changeant pas le contenu. MON14FR02 – Gestion du produit de recherche à l’étude Page 9 de 9
