Manuel WBCR - Kankerregister
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Manuel WBCR Manuel WBCR V1.3 External Classification 1 Manuel WBCR 1 Introduction Merci de l’intérêt que vous portez à l’application d’enregistrement du cancer, la WBCR. Cette application on line permet de compléter et d’envoyer les enregistrements du cancer classiques. Cet enregistrement est parfaitement conforme aux prescriptions légales du formulaire COM. Vous pourrez imprimer ce formulaire via l’application pour l’envoyer ensuite aux organismes assureurs. De cette manière, vous remplirez l’obligation légale d’enregistrer chaque nouveau diagnostic de cancer. Il est aussi possible de participer à des projets d’enregistrement spécifiques, notamment dans le cade de la “Quality of Care” (par exemple, la brachythérapie de la prostate ou l’enregistrement des carcinomes de l’oropharynx). 2 Comment obtenir un accès à la WBCR 2.1 Authentification via eID ou Token L’application d’enregistrement du cancer est hautement sécurisée. L’identité des utilisateurs est vérifiée au moment de la connexion (processus d’authentification). Par conséquent, les utilisateurs ne peuvent se connecter que s’ils disposent d’une carte d’identité électronique (eID) ou d’un Token. L’acquisition d’un de ces moyens d’authentification est donc un impératif pour chaque utilisateur. eID: peut être demandé par l’utilisateur en se rendant à sa maison communale. Veuillez tenir compte du fait que le délai de livraison peut atteindre 3 semaines ! L’utilisation de la carte d’identité électronique nécessite l’installation sur les ordinateurs utilisés : un lecteur de carte (modèle au choix de l’hôpital) le logiciel d’exploitation de la carte d’identité belge (gratuit) Une information détaillée est disponible via les liens : http://eid.belgium.be/fr/ https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/fr/pdf/eid_manuel_f.pdf Attention : la puce de la carte d’identité est sécurisée à l’aide d’un code PIN (à initialiser à la commune). Ce code PIN sera nécessaire pour vous connecter à l’application! Manuel WBCR V1.3 External classification 2 Token: la commande se fait en ligne. Vous trouverez plus d’information en suivant le lien ci-dessous. https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/fr/pdf/token_manuel_f.pdf Une dizaine de jours après la commande, vous recevrez votre Token par la poste. Attention : pendant la procédure, vous serez amenés à choisir un nom d’utilisateur et un mot de passe. Gardez-les en mémoire car ceux-ci vous seront demandés à chaque connexion sur l’application d’enregistrement du cancer. Pour des raisons de sécurité, il est fortement recommandé de ne pas travailler avec le token. De plus, ce dernier est amené à disparaître prochainement. 2.2 Désignation du Responsable Accès Entité pour votre hôpital La gestion des accès à l’application d’enregistrement du cancer fait appel aux services e health. Par conséquent, chaque hôpital doit désigner un «Responsable Accès Entité». Pour son hôpital, le Responsable Accès Entité, ou son mandataire, le « Gestionnaire Local » sera responsable de l’attribution des accès à l’application d’enregistrement du cancer ainsi que définir les profils des utilisateurs. Dans le cadre des applications de l’ONSS ou du Résumé Clinique Minimal, beaucoup d’hôpitaux ont déjà un « gestionnaire local ». Il est cependant absolument nécessaire de refaire une procédure de désignation car il ne s’agit pas des mêmes applications ! Selon le statut de votre hôpital, la procédure à suivre pour la désignation d’un Responsable Accès Entité diffère. Les hôpitaux dépendant de l’ONSS doivent suivre la procédure online tandis que ceux dépendant de l’ONSSAPL doivent compléter un formulaire R8. Une information complète concernant le Responsables Accès Entité et sa désignation est disponible via : “Demander l'accès en tant qu'organisation” https://www.ehealth.fgov.be/fr/page_menu/website/home/portal/access/access.html et “Gestion des utilisateurs et des accès?” Manuel WBCR V1.3 External classification 3 https://www.ehealth.fgov.be/fr/page_menu_a_m/website/home/portal/access/userm anagement.html Le Responsable Accès Entité sera désigné par un responsable de votre institution. Pour un hôpital dépendant de l’ONSS (hôpitaux privés), le responsable de l’institution sera un administrateur, associé ou chef d’entreprise. Pour les hôpitaux dépendant de l’ONSSAPL (hôpitaux publics), il s’agit d’un responsable politique ou administratif. L’hôpital a une liberté totale pour le choix de son Responsable Accès Entité, il n’y a aucune restriction. Nous conseillons cependant de désigner quelqu’un de proche de la direction centrale. Le Responsables Accès Entité sera en effet responsable d'autres applications que l'enregistrement du cancer. 2.3 Tâches du Responsable Accès Entité ou du Gestionnaire Local Les tâches du Responsable Accès Entité ou du Gestionnaire Local sont la création des utilisateurs et l’attribution des profils d’utilisateurs ainsi que des relations hiérarchiques entre médecin et personnel administratif, au sein d’une application développée par e health et accessible sur le site de la sécurité sociale : Gestion d'accès pour Entreprises et Organisations. Cette application reprend les fonctionnalités de l’application (« ReMaPH »). L’application est accessible sur le site www.securitesociale.be.via ou directement via le lien suivant : https://www.socialsecurity.be/site_fr/eHealth/login.htm Le manuel relatif à son utilisation est disponible via le lien suivant : https://www.ehealth.fgov.be/binaries/website/fr/pdf/Remaph-manual-FR-Final.pdf Remarque: l’introduction d’utilisateur dans l’User management nécessite de compléter un nom d’utilisateur et un mot de passe pour chaque utilisateur. Ceux-ci ne sont pas utilisés par l’application d’enregistrement du cancer et ne nécessitent pas de leur être communiqués. Les profils qui peuvent être attribués à un utilisateur sont les suivants : Médecin Spécialiste (anciennement Médecin de type A): un médecin spécialiste n’a accès qu’a ses propres dossiers Manuel WBCR V1.3 External classification 4 Coordinateur Oncologique (anciennement Médecin de type B): un Coordinateur Oncologique a accès à tous les dossiers de l’hôpital. Personnel Administratif: une personne administrative est toujours liée à un médecin et acquière les droits de ce médecin. Un personnel administratif ne peut pas être « coordinateur oncologique ». Une fois qu’un utilisateur a été correctement ajouté dans la base de données de même que son profil et ses relations hiérarchiques, il aura accès l’application d’enregistrement du cancer. Pour tout problème technique, le Responsable Accès Entité ou le Gestionnaire Local peut s’adresser au Contact center health (tel 02/788.51.55) du lundi au vendredi de 7 h à 20 h. 2.4 Procédure de connexion pour les utilisateurs Les utilisateurs ont deux possibilités pour de connecter à l’application d’enregistrement du cancer. Le premier chemin (le plus rapide) est d’utiliser directement l’adresse de l’application d’enregistrement du cancer. Rendez vous sur https://www.enregistrementducancer.be/wbcr/ Choisissez « oui » pour l’avertissement de sécurité 3 Utilisation de la WBCR 3.1 Méthode de travail générale Sur la page d’accueil, vous trouverez les différents modules d’enregistrement. Le module pour l’enregistrement général figure en première position et est suivi par les différents projets. Au sein de tous ces modules d’enregistrements, la même méthode de travail est adoptée et par conséquent, les mêmes fonctionnalités sont proposées. Ajouter un nouvel enregistrement Manuel WBCR V1.3 External classification 5 Lorsque vous choisissez d’introduire un nouvel enregistrement, vous serez dirigé vers une première page prévue pour l’encodage des données signalétiques du patient. Ce n’est qu’une fois ces données correctement introduites que vous pourrez poursuivre vers les pages d’enregistrement spécifiques. Ce que nous appelons enregistrement général consiste en l’encodage des variables figurant sur le formulaire COM légal (variables oncologiques et médecins participants à la COM). En outre, vous aurez la possibilité de joindre des données libres supplémentaires à votre enregistrement (textes, dates et nombres). En ce qui concerne les projets spécifiques, la page administrative sera suivie d’une ou plusieurs pages dédiées à l’encodage des variables spécifiques au projet considéré. A n’importe quel moment durant l’introduction de votre enregistrement, vous aurez la possibilité de garder en attente les données encodées afin d’éventuellement poursuivre l’enregistrement à une date ultérieure. L’application est de plus pourvue d’un contrôle de qualité en ligne. Celui-ci génère des messages d’erreurs ou d’avertissement si l’utilisateur a rempli des données erronées ou improbables. Lorsque toutes les données sont correctement remplies, l’utilisateur sera invité à les envoyer vers la Fondation Registre du Cancer. Enregistrer un follow-up Tant pour les enregistrements généraux que pour les différents projets, il est possible de compléter un formulaire de suivi, encore appelé « follow-up ». L’encodage des données se déroule de la même manière que pour un nouveau diagnostic: après avoir complété la page de données administratives du patient, vous pourrez introduire les données oncologiques ainsi que celles concernant les participants à la COM. Ce type d’enregistrement bénéficie aussi du contrôle de qualité en ligne, des possibilités de garder en attente et d’envoyer les données vers la Fondation Registre du Cancer. Dans le cas de projets spécifiques, ce bouton n’apparaît que si la fonctionnalité est d’application. Recherche d’enregistrement Manuel WBCR V1.3 External classification 6 Les “listes d’enregistrements” permettent de rechercher des enregistrements afin de les consulter, de les imprimer, de les télécharger et éventuellement (s’il s’agit d’enregistrements gardés en attente) de les modifier ou de les envoyer. Les critères de recherches sont le Numéro d’Identification de la Sécurité Sociale (NISS), le numéro d’organisme assureur, ou la date de COM. Une distinction est faite entre les enregistrements gardés en attente, les enregistrements envoyés à prendre en compte pour les projets spécifiques et les enregistrements envoyés, qu’ils entrent en compte ou pas pour un projet spécifique. Si votre recherche sélectionne plusieurs enregistrements, vous pourrez examiner individuellement ceux-ci. D’autre part, il est également possible de télécharger l’ensemble des enregistrements trouvés dans un fichier.cvs. Il s’agit d’un format qui s’ouvre notamment en Excel. Pour les enregistrements gardés en attente, un statut de validation est indiqué si l’enregistrement est complet et a satisfait au contrôle de qualité. Il peut prendre deux valeurs selon que le contrôle de qualité ait généré ou pas des messages d’avertissement en conséquence de données improbables. Ils sont représentés comme suit: : “Validé sans erreurs” : “Validé avec erreurs” Envoyer des enregistrements “en lot” La fonctionnalité d’envoi “en lot” permet d’envoyer en un "clic" un ou plusieurs enregistrements complets ayant satisfait au contrôle de qualité (et par conséquent prêt à l’envoi). Ces enregistrements gardés en attente sont ceux ayant un statut de validation. Téléchargement des données d'enregistrement Manuel WBCR V1.3 External classification 7 Les boutons « Téléchargement des données d’enregistrement » vous permettent de télécharger le contenu de la base de données avec les restrictions de droits que détermine votre profil. Il n’est pas exemple pas possible pour un médecin de télécharger les données d’un hôpital pour lequel il ne travaille pas ! Une séparation est faite entre les enregistrements gardés en attente et ceux envoyés. Pour les premiers, le critère de recherche est la date de dernière modification alors que pour les seconds, il est possible d’effectuer la recherche par date d’incidence, date d’envoi ou date de COM. 3.2 Participants à la COM L’enregistrement général du cancer fournit la possibilité d’encoder les médecins participants à la COM. Le nom et le numéro INAMI de ces participants est automatiquement mémorisé à cette occasion, de manière à ce qu’ils puissent être sélectionnés dans une liste sur base d’une recherche à partir de quelques caractères lors des enregistrements ultérieurs. L’utilisateur se voit ainsi progressivement dispensé de cet encodage. Si pour une raison ou l’autre cette liste doit être adaptée, cela peut se faire via le bouton « Participants à la COM », dans le menu en haut de la page d’accueil. 3.3 Avertissement concernant l’historique d’un patient Lorsque à l’occasion d’un enregistrement, vous encodez un NISS sur la page de données administratives, si au moins un enregistrement existe pour ce patient dans la base de données, un message d’information apparaîtra. Ce message comportera alors un lien vers un aperçu des enregistrements concernés. Manuel WBCR V1.3 External classification 8 Si vous cliquez sur « consulter les enregistrements envoyés», vous serez dirigé vers les « listes d’enregistrement » où figurera un aperçu des enregistrements envoyés correspondant au NISS encodé. En fonction de votre profil et des droits sous-jacents, vous pourrez obtenir une consultation complète de certains. Si vous cliquez sur « reprendre un enregistrement inachevé », vous aurez accès aux enregistrements gardés en attente que vous pourrez éventuellement de compléter. 3.4 Participer à un projet La participation à un projet peut se faire de deux manières : Vous pouvez choisir d’encoder directement les variables spécifiques au projet et ainsi de ne pas automatiquement prendre part à l’enregistrement général, légalement obligatoire pour tout nouveau diagnostic de cancer via le formulaire MOC (par exemple parce que vous l’avez déjà fait d’une autre manière). Dans ce cas, vous choisirez le projet directement sur la page d’accueil. Vous pouvez préférer coupler l’enregistrement spécifique au projet avec l’enregistrement légalement obligatoire. Dans ce cas, sur la page d’accueil, vous débuterez un enregistrement général. En fonction de votre profil, si en effet durant cet enregistrement, vous encodez des valeurs déterminées dans des variables susceptibles d’activer un projet, après l’envoi de l’enregistrement, vous aurez l’occasion de participer à ce projet. C’est par exemple le cas pour le projet d’enregistrement des carcinomes de l’oropharynx si vous encodez C09.9 (amygdale) comme localisation primaire de la tumeur. Manuel WBCR V1.3 External classification 9 Sur l’écran qui apparaît le cas échéant, vous pourrez directement ajouter les variables spécifiques à cet enregistrement en cliquant sur la croix bleue d’un projet. Vous pouvez également choisir de différer ce travail (le point de départ ultérieur sera alors l’onglet « projets » des « listes d’enregistrement ». Pour indiquer ce second choix pour tous les projets candidats, veuillez cliquer sur OK. Les données administratives et un certain nombre d’autres variables ne devront plus être à nouveau être introduites. Si pour un projet déterminé, vous ne souhaitez ni maintenant, ni ultérieurement, compléter les variables spécifiques de ce projet, vous pouvez cliquer sur la croix rouge du projet. 3.4.1 Head and Neck Le projet Head and Neck pour l’enregistrement des carcinomes de l’oropharynx a été développé en collaboration avec le Vlaamse Werkgroep voor Hoofd –en Halstumoren (VWHHT) et est également soutenu par le groupe de travail francophone. Ce projet étudie la qualité des soins et consiste en l’enregistrement de variables spécifiques liées à la tumeur et aux traitements. 3.4.2 Brachythérapie de la prostate Le projet Brachythérapie de la prostate est né d’une collaboration entre le BAU (Belgian Association of Urology) et le Collège des Médecins Radiothérapeutes, groupe de travail brachythérapie de la prostate. Il consiste en l’enregistrement Manuel WBCR V1.3 External classification 10 d’un set de variables spécifiques concernant la brachythérapie et dans le cadre de l’amélioration de la qualité de soin. Ce projet est uniquement accessible aux urologues et radiothérapeutes (ainsi qu’à leur personnel administratif lié). 3.4.3 RALP Le projet RALP (robot assisted radical prostatectomy) provient d’une initiative de l’INAMI (Institut National d'Assurance Maladie-Invalidité) en collaboration avec le BAU (Belgian Association of Urology). Ce projet s’inscrit dans le cadre d’une étude visant à l’amélioration de la qualité de soin. La participation à ce projet consiste en l’encodage d’un set de données spécifiques associées à la mise en œuvre d’une procédure RALP. Ce projet est uniquement accessible aux urologues (ainsi qu’à leur personnel administratif lié). 3.5 Déconnection Lorsque vous quittez l’application pour une certaine durée, il est préférable de se déconnecter activement. Veuillez cliquer sur le bouton “se déconnecter” dans le coin supérieur droit de votre écran 3.6 Problèmes que vous pourriez rencontrer Vous désirez téléchargez un fichier de données d’enregistrement mais le téléchargement est bloqué par un popupblocker. Ajoutez l’application d’enregistrement du cancer à vos sites web de confiance o Naviguez vers le « control panel » via le bouton START o Sélectionnez ‘internet options’ o Sélectionnez le tab security o Sélectionnez ‘trusted sites’ dans la zone de sélection o Cliquez sur le bouton “sites” o Ajoutez le site https://www.enregistrementducancer.be/wbcr/ dans la zone des « trusted sites » Manuel WBCR V1.3 External classification 11 Désactivez la vérification du popupblocker pour les sites de confiance Il est préférable de confier cette tâche à votre service informatique Vous rencontrez des problèmes pour vous connecter à l’application Désactiver les cookies o Fermez toutes les fenêtres internet o Naviguez vers le « control panel » via le bouton START o Sélectionnez « internet options » o Sélectionnez le tab « General » o Sous « browsing history » -> cliquez sur « delete » o Cliquez sur « delete cookies » permettre l’utilisation des cookies o Naviguez vers le « control panel » via le bouton START o Sélectionnez « internet options » o Sélectionnez le tab « privacy » o Cliquez sur « Sites » Manuel WBCR V1.3 External classification 12 o Ajoutez https://www.enregistrementducancer.be/wbcr/ à la liste « Allow » Votre service informatique peut certainement vous aider Lors d’une tentative de connection à l’aide de votre eID, vous recevez le message d’erreur « Insérez une carte valide ». Veuillez vérifier que la carte d’identité est correctement introduite dans le lecteur. Effacez les certificats personnels de votre ‘certificate store’ Votre service informatique peut certainement vous aider Manuel WBCR V1.3 External classification 13 Version Control Description P:\Registratie\data\WBCR\Helpdesk and external communication\manuals ao information\Français\Manuel WBCR FR v1.3 Manual WBCR word doc Document Classification EXTERNAL Filename & Location Revision Date Author Description V1.0 22/10/2009 SKR (Karen Vos + Frederic Calay) Manual WBCR V1.1 26/01/2010 SKR (Karen Vos + Frederic Calay) Ajout comment obtenir un accès... V1.2 31/01/2011 SKR (FC) Ajout description des projets (point 3.4) V1.3 31/01/2011 SKR (FC) Adaptation du point 2.3 Taches du gestionnaire local (changement E Health) Manuel WBCR V1.3 External classification Approval Date 26/10/2009 14
