Promouvoir vos activités

PROMOUVOIR LES
ACTIVITÉS DE VOTRE
ORGANISME
Bonjour !
Bienvenue à l’atelier :
« Promouvoir les activités de votre organisme »
Cet atelier a pour but de vous familiariser avec divers éléments
de base liés à la promotion des activités de votre organisme ou
de votre groupe.
Cet atelier, qui favorise le développement de groupes
bénévoles, vous est offert afin de renforcer les habiletés de
bénévolat au sein de votre organisme ou de votre groupe.
Nous vous offrons cet appui afin d’ajouter quelques éléments à
vos connaissances déjà acquises.
Nous vous encourageons à poser des questions à n’importe quel
moment durant l’atelier.
Nous espérons que cet atelier vous servira de guide et que vous
pourrez l’utiliser, dans l’avenir, en tant que référence dans
votre organisme.
Bonne lecture !
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Promouvoir les organismes
Une publicité bien planifiée et bien exécutée fait plus que simplement assurer
ou garantir une assistance aux réunions. Elle met aussi en valeur le but de
votre organisme, donne de la fierté et crée une conscience collective. Une
bonne promotion de ses activités peut constituer l’un des meilleurs atouts de
votre organisme.
Que ce soit par l’intermédiaire d’un spécialiste en relations publiques ou d’un
comité de promotion, le travail se fait sous deux aspects :
1. Servir de lien de communication entre les membres et les autres personnes
impliquées dans les activités de l’organisme. Les informer des événements à
venir, faire auprès d’eux la promotion de sujets d’intérêt et leur fournir des
renseignements d’intérêt public.
2. Servir de lien de communication avec le public en général. Expliquer les
objectifs de votre groupe et lui faire connaître votre programme et vos
réussites afin de favoriser sa compréhension et son appui.
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Connaître votre organisme
En tant que membre, vous devez connaître les objectifs et les réalisations du
groupe. En tant que directeur de la promotion, vous devez avoir comme
objectif de savoir ce qui se passe en tout temps. Assurez-vous que le
secrétaire vous fasse parvenir les copies des procès-verbaux et que les
comités vous envoient les rapports importants. Consultez les anciens
directeurs de promotion. Ils peuvent vous donner des idées sur la façon de
travailler avec les médias locaux, d’être à la hauteur des événements et de
choisir les techniques de publicité appropriées. Une bonne façon de
commencer votre travail consiste à monter un cahier de notes qui contiendra
les renseignements que vous obtiendrez.
Concevoir un programme de promotion
Il existe plusieurs techniques différentes pour informer la communauté ou
promouvoir des activités. Il est nécessaire d’effectuer des recherches et de
bien évaluer les résultats pour choisir la technique appropriée à chaque
méthode.
La première étape consiste à déterminer le genre de promotion requis par
votre activité. Les activités courantes comme les réunions à venir peuvent
faire l’objet d’une annonce. Les activités spéciales comme une collecte de
fonds, des campagnes de recrutement et des activités communautaires
exigent une publicité plus intense et un traitement plus élaboré.
Les deux genres de promotion exigent de la recherche. Un petit groupe
disposant de ressources financières restreintes ne devrait jamais se sentir
obligé d’orchestrer une campagne dispendieuse et à grand éclat. Un
organisme ne devrait jamais non plus expédier du matériel qui a l’air d’avoir
été assemblé à la dernière minute.
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Il y a quatre facteurs à considérer dans un programme de promotion :
•
•
•
•
les besoins de publicité de votre organisme
le calendrier des activités de votre organisme
les gens que vous désirez informer
les centres d’information et les émissions des médias de votre région.
Déterminez les tâches à accomplir : préparez un horaire pour la promotion,
discutez-en avec l’exécutif, finalisez le programme et remettez-en des copies
à l’exécutif. Souvenez-vous que le programme est un guide et que vous
pouvez le modifier, si nécessaire. Il sert de liste de vérification pour vous
assurer que tous les travaux ont été faits. Toutes les tâches devraient être
enregistrées en ordre chronologique.
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Exemple :
ACTIVITÉ
DATE
PERSONNE RESPONSABLE
Contacter les médias par téléphone 1er oct.
Jean
Préparer les communiqués
5 oct.
Suzanne
Poster les communiqués
10 oct.
le comité
Recueillez les renseignements lors de vos réunions. Choisissez vos informations
avec soin en vous demandant ce qui sera le plus intéressant pour votre
auditoire. Répondez aux six questions suivantes : Qui ? Quoi ? Où ? Quand ?
Pourquoi ?... et Comment ? Recherchez les faits d’intérêt humain qui donneront
à votre histoire un aspect particulier. Faites-les ressortir du reste.
Dans la plupart des cas, vous voudrez concentrer votre temps sur les médias.
Commencez par identifier les journaux, revues, postes de radio et de
télévision de votre région.
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Appelez ou visitez chacun d’eux. Prenez rendez-vous avec la personne qui
viendra chercher l’information chez vous. Prenez note de ce qui suit :
•
•
•
•
Le nom de la personne à contacter et son titre, ses numéros de
téléphone et de télécopieur, et son adresse.
Le genre d’information traité par chacun des médias. Les journaux
traitent souvent des faits saillants, des nouvelles des organismes, des
lettres ouvertes et des dates à retenir. Les revues impriment les
événements avec leurs dates et les faits saillants. Les postes de radio
diffusent des annonces, des entrevues et des émissions d’opinion
publique. Les stations de télévision programment des annonces de
services à la communauté, des entrevues de variétés et des nouvelles
locales.
Quel est leur public ?
Les règles pour soumettre de l’information : Combien de fois
utiliseront-ils votre matériel ? Quelles sont les dates de tombée ?
L’information doit-elle être communiquée par téléphone ou par écrit ?
Quelles sont les possibilités qu’un représentant du média vienne dans
votre groupe pour faire un reportage occasionnel ?
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Lorsque vous communiquez avec un représentant, donnez vos nom, adresse,
numéro de téléphone, le nom de votre organisme et une brève description de
ses objectifs.
Les activités courantes sont le plus souvent publicisées par les annonces.
Dans les journaux, elles sont généralement publiées gratuitement dans la
section des événements à venir; à la radio et à la télévision, elles sont
généralement présentées dans les annonces de services communautaires. Le
texte de l’annonce doit être court (40 ou 50 mots) et imprimé à double
interligne. Le nom de la personne responsable et son numéro de téléphone
devraient se trouver dans le coin gauche, au bas du texte. Il faut dater et
expédier toutes les pièces avant la date de tombée du média.
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Si vous pensez que votre activité est assez importante pour mériter une plus
grande attention (ex. elle touche une grande partie du public et semble
d’intérêt général), vous devez en faire l’annonce dans un communiqué.
En préparant le communiqué, vous devez vous poser la question suivante :
Qu’est-ce que le public a besoin de savoir sur cette activité ?
Le contenu du communiqué doit répondre aux six questions mentionnées plus
haut. Toutes les réponses sont nécessaires au rédacteur ou au journaliste
pour connaître l’étendue du reportage et décider si le sujet sera traité.
Tous les communiqués doivent être brefs et répondre dès le début aux six
questions déjà mentionnées. L’information la moins importante doit se
trouver à la fin. Le nom de la personne-ressource et son numéro de
téléphone sont placés au même endroit que dans le cas d’une annonce. Le
communiqué rédigé en phrases courtes ne devrait pas excéder une page
tapée à la machine à double interligne. Évitez les adjectifs. Vérifiez vos
communiqués deux fois. Prêtez attention à la grammaire, à l’orthographe, à
la ponctuation et à la précision. Terminez votre communiqué par le mot
« FIN » ou « -30- ».
On envoie les communiqués deux semaines avant la date limite. Un appel
téléphonique ultérieur peut être fait au rédacteur pour d’autres discussions
sur le reportage ou pour toute autre question. Lorsque le matériel que vous
fournissez n’est pas publié ou diffusé, demandez-en poliment la raison. Ceci
aidera à éliminer les problèmes futurs.
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Publicité
Peu d’organismes disposent d’un gros budget pour la publicité. Une
campagne publicitaire bien planifiée commence par une consultation des
services de média en vue d’obtenir des renseignements sur les coûts et le
contenu d’une campagne. Si vous prévoyez acheter un espace publicitaire ou
du temps d’antenne, distribuez votre argent équitablement parmi les médias.
Par exemple, ce n’est pas loyal d’accorder beaucoup d’argent au journal et
d’espérer que le poste de radio vous accordera du temps d’antenne
gratuitement.
On peut aussi obtenir de la publicité gratuite par le biais des entreprises
locales, des vitrines de magasins et autres. La publicité gratuite a ses limites,
dont la taille de l’annonce, l’endroit et le public atteint. Étudiez les possibilités
avec soin. Le succès de l’activité de votre groupe peut en dépendre.
Autres techniques publicitaires
La publicité à grande échelle ne doit pas se limiter au communiqué. Les
affiches, les dépliants et les brochures peuvent être produits à un coût
minime et être distribués dans les entreprises locales, dans les boîtes aux
lettres, les bibliothèques, etc. On peut aussi installer des kiosques dans les
centres commerciaux, les écoles et les centres communautaires. On peut
également étudier d’autres idées comme la présentation de diapositives, les
services de haut-parleurs, les annonces sur les napperons de restaurant, les
lettres d’information aux autres organismes, les bannières et autres
techniques du genre. Sachez quel message vous voulez transmettre et quel
en est le destinataire. Ensuite, décidez quelle est la meilleure technique ou
combinaison de techniques pour le présenter.
Le bouche à oreille est l’un des meilleurs moyens de promotion. Chaque
personne active dans votre organisme est un « vendeur » possible. Le comité
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de promotion devrait s’assurer que tous les membres aient une bonne
connaissance de toutes les activités afin qu’ils soient des promoteurs
efficaces.
Évaluez le coût de la promotion
Ce n’est pas facile de prévoir la somme d’argent consacrée à une campagne
publicitaire. En ayant votre programme de promotion en main, vous pouvez
déterminer quels seront les coûts fixes pour l’année, p. ex. impression,
affranchissement, fournitures. Évaluez également le coût des promotions
additionnelles comme d’autres annonces, la production d’une brochure et les
coûts liés à des événements spéciaux. Prenez le temps, magasinez et servezvous des ressources à votre disposition qui sont susceptibles de vous faire
utiliser le plus efficacement possible votre budget de promotion.
Journée de l'activité
Que faites-vous le jour de l’activité ? Il faut vérifier tous les préparatifs et
régler les détails de dernière minute. Assurez-vous que votre comité et vous
serez disponibles pour répondre à toutes les questions du public en général et
des médias. Préparez-vous à faire des courses ou à aller chercher des
informations à la hâte pour répondre aux questions des médias.
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Évaluation de l'activité
Arrive ensuite le moment d’évaluer l’activité. Les commentaires
doivent provenir des membres du groupe de même que des
participants.
À l’intérieur du groupe
Ceci est la réaction du groupe à la suite de l’activité. Vous voulez connaître
les impressions du groupe alors qu’elles sont fraîches dans leur mémoire. On
devrait demander à chaque personne de donner son opinion et exiger des
précisions d’après les réponses données. Faites une révision de vos efforts de
promotion et de leur réussite. Regardez comment vous avez dépensé
l’argent, sur quoi, pour quoi et ce que vous avez reçu en retour. Il est
important d’analyser ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné, et de
faire des recommandations pour la prochaine fois.
À l’extérieur de l’organisme
Une évaluation faite par les participants et les résultats d’un questionnaire en
rapport avec le programme fournissent une rétrospective immédiate.
Certaines questions peuvent traiter de la façon dont le participant a entendu
parler de l’activité.
Une autre méthode d’évaluation consiste simplement à parler avec les
participants pendant l’activité. Pour que cette méthode soit la plus efficace
possible, les membres du comité de promotion devraient se séparer et
s’assurer qu’ils obtiennent la réaction d’une proportion représentative des
participants.
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Il y a toujours une première fois
Rappelez-vous de toujours garder un dossier en ce qui concerne l’activité.
Vous ne ferez probablement pas la même chose deux fois mais le matériel, la
forme, les stratégies et les personnes à contacter sont des ressources
inestimables. Les choses à inclure dans le dossier sont : les listes d’adresses,
les personnes-ressources des médias, les articles de journaux, les
photographies, les affiches, les brochures, les budgets, les factures, les reçus,
les annonces, les mémos et les notes, les copies de tous les ordres du jour et
des procès-verbaux, les communiqués de presse, le matériel de référence des
commanditaires, et la correspondance.
Finalement, rappelez-vous de remercier tous les gens qui vous ont aidé
pendant votre campagne publicitaire. Bien que vous les ayez probablement
remercié le jour de l’activité, il est bon de le refaire. Écrivez un mot ou
envoyez un petit témoignage à propos de votre organisme ou offrez un repas
au groupe. Il est important de reconnaître les efforts de chacun.
Liste de contrôle
Source du document – Ministère d’Agriculture d’Ontario - (Permission de reproduction © Imprimeur de la Reine
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Le comité chargé de la promotion pourra utiliser cette liste en tant qu’outil de travail.
DATE
D’EXÉCUTION
ACTIVITÉ
Trois mois avant l’activité
1. Décrivez votre public.
2. Préparez une liste d’adresses.
3. Contactez les médias :
- présentez votre organisme et vous-même
- informez-vous des dates de tombée.
4. Faites un plan de promotion pour les événements
(date, durée, personne responsable).
5. Envoyez les communiqués aux différents agents de
publicité (revues, télévision, lettres de nouvelles)
annonçant longtemps d’avance les événements ou le
calendrier des activités.
Six semaines avant l’activité
1. Assurez-vous que la documentation à imprimer est
prête.
2. Vérifiez que tous les arrangements sont confirmés.
3. Envoyez les communiqués.
4. Faites les contrats pour la publicité et réservez les
espaces.
Deux semaines avant l’activité
1. Envoyez les communiqués aux quotidiens et aux
hebdomadaires.
2. Envoyez les invitations spéciales et les billets de
faveur.
3. Préparez une pochette contenant le matériel à
distribuer aux médias.
Une semaine avant l’activité
1. Prévenez les médias par téléphone.
2. Vérifiez les détails concernant toute information
spéciale.
3. Réunissez les membres de l’organisme pour les
instructions finales et pour les détails de dernière
minute.
4. « Attention au départ ».
La journée de l’activité
1. Arrivez de bonne heure.
2. Accueillez les médias et distribuez les pochettes de
renseignements.
3. Répondez aux questions.
Évaluation
1. Faites une évaluation à l’intérieur et à l’extérieur de
l’organisme.
2. Rassemblez et classez le matériel utilisé.
3. Remerciez tout le monde.
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PERSONNE
RESPONSABLE
ANNONCES PUBLICITAIRES
La troupe de théâtre de
Saint–Laurent
présente
Y s’en passe des affaires à Saint-Laurent
À
LA SALLE COMMUNAUTAIRE DE
HAYWOOD
Le dimanche 18 avril, 14 h 00 (2 : 00 p.m.)
Coût : 10,00 $
Goûter inclus
Pour billets s.v.p. composer
379-2521 ou 379-2252
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