Mise en place d`un essai clinique

Visite de pré-sélection
Visite de Mise en place
Véronique JOUIS Chef de Projet
Unité de Recherche Clinique
St Louis - Lariboisière – Fernand Widal
Le 03/02/2017
03/02/2017
1

Quels sont les acteurs du monitoring ?
Chez le PROMOTEUR:
Sur SITE
03/02/2017
2

Quels sont les acteurs du monitoring ?
Chez le PROMOTEUR:
Chef de projet / ARC
Sur SITE
INVESTIGATEUR
 TEC et/ou IRC
 Pharmacien
Autres intervenants…


03/02/2017
3

Visite de sélection

Visite de Mise en place

Visite de suivi

Visite de clôture de l’essai et des centre:
03/02/2017
4
Rôle du chef de projet
Formation et encadrement des ARCs :
•
Procédures réglementaires en vigueur
•
Procédures spécifiques du promoteur
03/02/2017
5
Rôle du chef de projet :
•
•
Objectifs du monitoring
Responsabilités des ARCs au cours du
monitoring
03/02/2017
6

Elabore
◦ Des procédures, le plan de monitoring
◦ Des documents types pour faciliter le monitoring des ARCs

Effectue
◦ Des plannings et calendrier d’avancement
◦ Des tableaux de reporting
◦ Des formulaires : rapports, check list
◦ Lit, corrige et valide les rapports
◦ Prépare des newsletter, mailing
◦ Coordonne l’activité des ARCs
◦ Participe aux visites de PS et MEP
03/02/2017
7
Rôle des IRC TEC:
•
•
•
Assiste l'investigateur tout au long de la
recherche dans le respect de la
réglementation en vigueur.
Assure le lien entre l'investigateur et les
représentants du promoteur.
Participe aux visites de PS et MEP
03/02/2017
8
Objectifs
Lors des visites de pré sélection et de mise en
place


S'assurer que le potentiel médical, personnel et
technique du site permettent de rendre aux exigences
de la recherche
S'assurer que les droits et la sécurité des patients
participants à la recherche seront respectés
03/02/2017
9
Responsabilités de l’Attaché de Recherche Clinique (ARC)
ou moniteur

L’Attaché de Recherche Clinique est le principal lien entre le
promoteur et l’investigateur.

L’ARC avec le chef de projet intervient dès la phase de sélection du
centre et réalise la mise en place de l’essai

L’ARC a un rôle de contrôle qualité :
c’est de lui dont dépend la qualité des données cliniques recueillies
tout au long de l’essai.
Le contrôle de qualité devrait être appliqué à chaque étape de
transcription des données afin de s’assurer qu’elles sont fiables .
03/02/2017
10
Procédures promoteur




Visite
Visite
Visite
Visite
de
de
de
de
sélection*
Mise en place
suivi**
clôture de l’essai et des centre
le promoteur qui décide de la nature*, de la fréquence** du
monitoring en tenant compte des considérations suivantes:
objectif(s) de l’essai, de la phase,
la complexité de l’étude, du taux de recrutement
Du risque pour le patient
03/02/2017
11
03/02/2017
12
Présélection des centres :
◦
Spécialisation dans la pathologie étudiée
◦
Connaissance des produits/techniques à l’essai
◦
Plateau technique
◦
Liste déjà connue  du coordonnateur de l’essai, investigateurs ayant déjà travaillé
dans des essais précédents
◦
Sollicitation par les délégués médicaux
◦
Leader d’opinion
◦
Evaluation de la faisabilité de l’essai dans le centre
03/02/2017
13

OBJECTIF
Évaluer la faisabilité de l’essai sur le site investigateur
 qualification du site investigateur
définition et /ou validation des conventions
03/02/2017
14
Procédures (1/6)

Évaluation de la faisabilité l’essai clinique:
•
peut être réalisée par questionnaire
peut être réalisée lors d’une visite sur site
si nécessité d’un plateau technique ou circuit complexe
•
 Rapport permettra
 à l’investigateur / ou personne qualifiée
d’évaluer l’adéquation de son site à la réalisation de la recherche
 au promoteur
de prendre une décision éclairée sur la faisabilité de la recherche sur le sit
03/02/2017
15
Procédures (2/6)
Items de l’évaluation :

Estimation du potentiel de recrutement ?
Identification de la population cible correspondant aux
critères d’éligibilité de la recherche?
Outils :
◦
◦
◦
Les bases de données «patient» internes, institutionnelles
Dossier médical commun informatisé (DMC)
Programme de Médicalisation des Systèmes d’information (PMSI)
Le centre participe-t-il à des essais concurrents ?
03/02/2017
16

Validation des locaux / infrastructures adaptés

Validation de l’équipement nécessaire au bon déroulement de
la recherche
ex :

téléphone pour IVRS
informatique / accès internet pour e-CRF,
lieu de stockage des médicaments/ DM sécurisé,
moyens réfrigérés…?
Adéquation de la prise du patient au protocole:
Le circuit patient correspond-il à celui du protocole ?
03/02/2017
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

Validation des ressources humaines suffisantes au sein de
l’équipe de recherche ?
◦ en terme de qualifications: investigateurs, IRC, TEC, MEC
(médecin d’étude clinique)…
◦ En nombre suffisant
Expérience en recherche clinique
- Expérience du centre = nombre de recherches réalisées
sur la pathologie dans le centre
- Expérience « technique » ou des produits à la recherche
de l’investigateur (ex: essais sur techniques
chirurgicales...)
 une formation technique spécifique peut être dispensée avec un
test/examen de validité
03/02/2017
18

S'assurer de la disponibilité des interlocuteurs de la
recherche: investigateurs , IRC /TEC
temps de consultations nombre d’études en cours,,
remplissage des CRF, visites de monitoring…
Tout cela conformément
aux BPC et a la réglementation en vigueur,
au protocole
toit au long de la recherche
03/02/2017
19
Procédures (6/6)
Quizz de l’investigateur (évaluation des
connaissances de la réglementation)

Respecter le protocole de l’étude sans déviations

Respecter la réglementation en vigueur

Information des patients et recueil du consentement

Déclaration des EIGs au promoteur dans les délais définis par la
classification de la recherche

Permettre un accès direct aux documents sources aux ARCs,

Accepter la fréquence des visites de l’ARC

Accepter Le principe des audits et des inspections
03/02/2017
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
Accord de confidentialité

CV de l’investigateur principal daté et signé



Avoir l’assurance de l’adhésion à la réglementation
BPC…
Conditions de rémunération (CNOM et CDOM)
Validation des conditions budgétaire de la convention
qui permettra le démarrage de la recherche sur le site
Sélection du centre pour préparer la Mise en Place
Le déroulement de l’étude dans le centre
03/02/2017
21
03/02/2017
22
Information de l’investigateur principal du centre et son
équipe et des intervenants : biologiste , pharmacien, …
sur le protocole de la recherche :recrutement et suivi des
patients via Diaporama de MEP personnalisé



Mise à disposition et présentation des outils et du
matériel nécessaire pour le démarrage et le
déroulement de a recherche dans le centre : CRFs ,
matériel de l’étude, traitements/ DM
logistique en adéquation (laboratoire ou centre
d’imagerie centralisé, pharmacie, transport patient…)
1ère Inclusion à T0 + 1 minute
03/02/2017
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
Elle peut se faire au cours :
- d’une visite sur site RIPH RI catégorie I
et RIPH RI RM catégorie II
- d’une réunion investigateurs RIPH RNI
- d’une réunion téléphonique RIPH RNI
03/02/2017
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Etapes précédent les visites de mise en place (1/2)
La MEP est réalisée obligatoirement après obtention de
tous les accords réglementaires:

Loi JARDE

Déclaration « Clinical trial » (impérativement avant inclusion du premier patient),
03/02/2017
25
Et aussi après :



Information du directeur de l’Hôpital par courrier du
promoteur sur la conduite de la recherche
Information du Pharmacien Chef et l’ensemble des
participants au projet par courrier du promoteur sur la
conduite de la recherche (si applicable)
Envoi et Retour des conventions financières signées
◦ Avis de démarrage du promoteur
Envoi des unités de traitement / DM, autre matériel pour la date de MEP
03/02/2017
26
Préparation de la mise en place - Documents (1/2)

-
-
-
A partir du protocole :
Présentation de l’étude sous format PWT /
centre : daté, identification du centre, statut
de la recherche.
Préparation des plaquettes résumé de l’étude
Documents relatifs au circuit des patients
(transfert dans d’autres services,…)
Documents relatifs circuit médicaments,
prélèvements, autres …
03/02/2017
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Documents / logiciel prévus
fax d’inclusion, ordonnance, levée d’insu,
randomisation…
-
-
Mode de recueil des données : papier, e-CRF…
- Classeurs sites (investigateur / pharmacie /
autre service si nécessaire)
03/02/2017
28
Préparation de la mise en place - Prise de RDV (1/2)
-
-
-
Contacter les plateaux techniques
Identifier avec l’investigateur principal les collaborateurs pour
les convier à la visite de mise en place
S’assurer que la faisabilité dans le centre est toujours
d’actualité (nombre de recherches menées, études
concurrentielles au sein du centre, potentiel patient…)
Identifier les personnes référentes de la recherche dans les
centres (interlocuteur privilégié)
- prévoir l’organisation logistique pour l’installation des
logiciels (droits administrateurs, poste d’installation, version
compatible, CD-Rom,…..)
03/02/2017
29
Préparation de la mise en place - Prise de RDV (2/2)
Le promoteur (l’ARC) envoie un courrier /mail de
confirmation de mise en place qui doit comporter :

◦ le lieu, la date et l’heure de la mise en place
◦ l’ordre du jour de la visite
◦ le nom des personnes devant être présentes
03/02/2017
30
Visite de Mise en Place – Déroulement (1/13)


Au cours de la visite l’ARC doit s’assurer :
de la présence de l’investigateur principal (obligatoire
lors de la prise du rendez-vous de la date de la mise en
place
de la présence de toute personne du centre
impliquée dans la recherche:
- IRC / TEC
- pharmacien ou responsable de la matériovigilance
(si essai impliquant un médicament ou DM )

03/02/2017
31
Visite de Mise en Place – Déroulement (2/13)
Au cours de la MEP sont présentés :

Le protocole de la recherche

Les critères d'éligibilité

Les objectifs de l’étude

Les critères d’évaluation

Le déroulement de l‘étude
03/02/2017
32



Procédure d’obtention et de recueil du consentement
avec présentation du formulaire d’information et de
consentement à l’appui pour mode de remplissage
La procédure de randomisation et outils (test en direct)
Les traitements / DM du protocole / techniques
chirurgicales évalués et leur administration/utilisation
dans le cadre du protocole

Autre matériel de l’étude (ex: kits de prélèvements,
avec matériel d’envoi et procédures)

Les examens spécifiques de la recherche
03/02/2017
33
Visite de Mise en Place – Déroulement (4/13)

Les documents spécifiques de l’étude :
Fax d’inclusion

Les documents constituants le circuit pharmaceutique : fiches de
reconstitution - ordonnances – registre de comptabilité –
dotations - destruction…
 Les documents relatif aux autres circuits nécessaires au
déroulement de la recherche: circuit des prélèvements, …
03/02/2017
34
Visite de Mise en Place – Déroulement (5/13)

La gestion des EIG :délais, formulaires de déclaration…

La gestion des arrêts de traitement, de levée d’insu, de
de sorties d’étude


le CRF : avec formation des investigateurs sur mode de
recueil et de correction des données
Inscription des patients sur le fichier national des
personnes (si applicable)
03/02/2017
35
Visite de Mise en Place – Déroulement (5/13)



La gestion des EIG :délais, formulaires de déclaration…
Responsabilités des investigateurs et peines encourues
en cas de manquement
Loi JARDE en fonction de la catégorie de la recherche
03/02/2017
36
Visite de Mise en Place – Déroulement (6/13)

Au cours de la MEP faire signer les documents
réglementaires et issus des POS :

1- Engagement de responsabilité

2- Page de signature du protocole

3- Formulaire de Délégation des Tâches (FDT)

3’- Rassembler les CV datés et signés de l’ensemble des
collaborateurs

4 – Registre de Monitoring

5 – Liste d’émargement
03/02/2017
37
Visite de Mise en Place – Déroulement (7/13)
4.1.5. L’investigateur établit par écrit et tient à jour la liste fixant les
fonctions respectives des différents membresde l’équipe à qui il les délègue
dans le cadre de la recherche,selon leur compétence.
Chaque collaborateur de l’investigateur établit un curriculum vitae daté et
signé et le tient à jour.

1.9. Collaborateur de l’investigateur :
Toute personne désignée par écrit par l’investigateur dans un lieu de
recherches pour exercer, sous sa surveillance, des fonctions dans le cadre de
la recherche ou prendre des décisions importantes concernant cette
recherche.

Cette personne peut être un médecin ou non.
03/02/2017
38
Visite de Mise en Place – Déroulement (8/13)
03/02/2017
39
Visite de Mise en Place – Déroulement (9/13)
03/02/2017
40
Visite de Mise en Place – Déroulement (10/13)



Présentation du classeur investigateur :
1/ documents initiaux
Protocole, Brochure investigateur, note d'information et
de consentement patient

Avis et autorisation (CPP, AC = autorité compétente)

Convention financière

Circuit pharmaceutique (ordonnance…)

Procédure de levée d’aveugle

Procédure de déclaration des EIG

Courrier au directeur d’Hôpital / Pharmacie
03/02/2017
41
Visite de Mise en Place – Déroulement (11/13)


2/documents évolutifs:
Certificat d’accréditation des laboratoires et
Normes biologiques pour tous les examens pratiqués

CV

Liste de screening

Liste d’identification des patients inclus

Registre des éligibles non inclus

Correspondance avec le promoteur

Registre de Monitoring
03/02/2017
42
Visite de Mise en Place – Déroulement (12/13)





Il s’agit également lors de cette visite :
Informer des règles d’archivage des documents en fin
d’étude
d’expliquer aux investigateurs le déroulement des
visites de monitoring qui suivront
confirmer l’adhésion du centre au protocole
de sensibiliser le centre aux possibilités d’audit et
d’inspection
03/02/2017
43
Visite de Mise en Place – Déroulement (13/13)
Pharmacie


Présenter le circuit
Les documents annexes (fiches de comptabilité, levée
d’aveugle…)

Faire signer un registre de monitoring

Remise d’un classeur site pharmacie
03/02/2017
44
Visite de Mise en Place – Actions post-visite





Après la mise en place, l’ARC :
Rédige son rapport de MEP qu’il envoie à son n +1
(chef de projet, coordinateur…)
Le rapport doit être validé par le n + 1 (1 copie est
archivée dans le classeur investigateur, après signature
de l’investigateur principal)
Répond aux questions posées lors de la MEP
Fait évoluer ses tableaux de suivi et les documents de
l’étude
03/02/2017
45
Cette visite est une visite essentielle qui
doit être minutieusement préparée par tous
afin de permettre :

la déclaration officielle de l’ouverture du centre
le démarrage des inclusions dans le(s) centre(s)
T0 + 1
03/02/2017
46
Merci
03/02/2017
47