rédiger une convention de partenariat

FICHE PRATIQUE
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PARTENARIATS
RÉDIGER UNE CONVENTION
DE PARTENARIAT
Votre association souhaite organiser un festival pluridisciplinaire, mais votre activité principale, c’est
le théâtre. Vous décidez alors de mettre vos compétences en commun avec d’autres associations
du campus, afin de proposer à vos spectateurs un panel artistique varié. Mais comment formaliser
ce partenariat, et délimiter l’engagement de chacun ? La rédaction d’une convention, document
juridique de l’ordre du contrat, vous aidera à cadrer formellement vos échanges avec vos différents
partenaires, qu’ils soient financiers ou non.
1. PETITE PRÉCISION : CONTRAT OU CONVENTION ?
D’après l’article 1101 du code civil, « le contrat est une convention par laquelle une ou plusieurs personnes s’obligent envers
une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou à recevoir quelque
chose ». Le contrat est donc une forme spécifique de convention.
Dans la pratique, le terme de contrat est plutôt employé lorsqu’on
se trouve en présence d’une personne morale et d’une personne
physique (comme lorsque vous vous engagez auprès d’un opérateur téléphonique par exemple), le terme de convention lorsque
les contractants sont des personnes morales (deux associations
par exemple).
2. SIGNER UNE CONVENTION : QUELS AVANTAGES ?
Les associations étudiantes ne mesurent pas toujours l’importance de formaliser par écrit leurs engagements et ceux de leurs
partenaires, ce qui leur permettrait pourtant d’être assurées de
l’aboutissement du projet envisagé, et ce dans les meilleures
conditions. La confiance accordée aux partenaires ne suffit pas
toujours et mieux vaut se prémunir d’éventuelles dérives grâce à
la signature d’une convention.
Au-delà de cet aspect, rédiger une convention permet également
de répondre à au moins trois enjeux de taille pour les structures
engagées.
aPérenniser un projet lancé en partenariat
Une convention est signée entre des structures (association,
société ou autre organisme), et non entre des personnes physiques. Les signataires ne sont donc que les représentants des
organismes en question. De ce fait, l’aboutissement du projet
est d’autant mieux garanti qu’il ne dépend pas seulement d’une
confiance personnelle, toute aléatoire. Une fois la convention signée, la personne morale signataire ne peut pas changer d’avis et
renoncer à la collaboration, sauf à répondre devant les tribunaux
de la non-exécution de ses obligations.
De plus, un changement d’équipe au sein de l’un ou l’autre des
organismes partenaires ne remettra pas en question les engagements pris. Une convention renouvelable d’année en année
permettra par exemple de tisser des liens solides entre deux associations aux buts complémentaires, même si le turn over des
responsables est important.
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aDéfinir la collaboration entre les parties signataires
Grâce à la convention, chacun des partenaires a, à sa disposition,
un prévisionnel de la manière dont se déroulera le partenariat et
un énoncé clair des responsabilités de chacun. Elle permet également d’anticiper les problèmes qui pourraient se poser et de
prévoir ainsi en amont la réponse à leur apporter.
Une convention est donc un instrument essentiel pour le bon déroulement de la collaboration autour d’un projet commun. Mieux
elle définit le projet, et ce jusqu’aux plus petits détails, plus celuici aura de chances de voir le jour dans les meilleures conditions,
les engagements de chacun étant clairement établis. Soyez donc
très précis lors de l’élaboration d’une convention avec un ou plusieurs partenaires : plus vous serez concret, plus vous baliserez
les conditions de réussite de votre collaboration.
FICHES PRATIQUES
aEngager légalement les parties signataires
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Une convention autorise, en cas de non-exécution des obligations de l’une des parties, un recours éventuel devant un tribunal. Dans les faits cependant, et ce d’autant plus au niveau de
petites structures, il est assez rare de voir une affaire portée
devant les tribunaux, notamment en raison du coût de ces procédures. Mais toujours est-il que le simple fait d’avoir un document
écrit, co-signé par les deux parties, impose de cadrer les choses
et de conférer du sérieux à la collaboration. Cela permet également d’avoir un « moyen de pression » dans l’éventualité d’un
non respect des engagements par le partenaire (même si, bien
évidemment, on espère que vous n’aurez pas à en arriver là !).
Lors de la rédaction de la convention, il sera nécessaire de bien
penser à tout pour baliser au mieux les conditions de réalisation du partenariat. N’hésitez pas à vous appuyer sur un rétroplanning et/ou une liste des tâches qui préciseront les diverses
actions à effectuer pour mettre en place le projet final. Grâce à
ce travail préparatoire, vous serez ainsi en mesure de penser le
partenariat dans sa globalité, à toutes les étapes de réalisation
de votre projet.
CONTENU DE LA CONVENTION
aL’ouverture
Avant d’entrer dans le corps même de la convention, rédigez un
chapeau introductif mentionnant de la manière la plus complète
possible les parties signataires, en précisant le nom et la fonction
de leurs représentants. C’est habituellement le président de l’association, en tant que représentant légal, qui signe la convention.
Ceci vous donnera donc :
« Entre les soussignés
Association XXX (nom complet), dont le siège social est situé
(adresse), représentée par (qualité, prénom, nom) en sa qualité
de (fonction) d’une part,
Ci-après désignée « X » (sigle de l’association ou nom par
laquelle elle sera désignée dans tout le reste de la convention)
Et
Mieux vaut donc prévenir que guérir et prendre ses dispositions
en amont. Faute de convention, ou si la rédaction de celle-ci a été
faite à la légère, vous seriez bien en peine de fournir une preuve
indiscutable des obligations que votre partenaire n’aurait pas
remplies à votre égard.
3. PASSONS À LA PRATIQUE !
La rédaction de la convention est une phase très importante pour
les personnes qui en sont chargées et pour l’ensemble de l’association. L’idéal est donc d’y procéder soi-même, ou en collaboration avec le ou les partenaires, afin de pouvoir poser ou négocier
les modalités d’application du partenariat. La rédiger vous-même
vous mettra en position de force puisque c’est vous qui choisirez les conditions de la collaboration, que vous pourrez ensuite
modifier sur la base d’un consensus avec votre partenaire.
L’association YYY, (nom complet), dont le siège social est situé
(adresse), représentée par (qualité, prénom, nom) en sa qualité
de (fonction) d’autre part,
Ci-après désignée « Y » (sigle de l’association ou nom par laquelle
elle sera désignée dans tout le reste de la convention)
Il a été préalablement exposé ce qui suit :
Vous devez ensuite présenter ici chacun des partenaires plus en
détail, en mettant en exergue les points qui les amènent à cette
collaboration, puis finir par un paragraphe sur le constat qui les a
décidés à s’engager ensemble sur un même projet.
Ceci exposé, il a été convenu et arrêté ce qui suit. »
On rentre ensuite dans le corps de la convention à proprement
parler, qui se divise en plusieurs articles.
aArticle 1 : Objet de la convention
Il sera consacré à la présentation de la convention et répondra,
sans entrer pour l’instant dans le détail, à deux questions :
aL’objet de la convention : ce que chacune des parties s’engage à
faire vis-à-vis de l’autre.
La réponse sera par exemple : l’association X s’engage à organiser
la sécurité de la soirée de l’association Y, en échange d’une contrepartie financière. À ce stade, ce n’est pas la manière exacte dont
les engagements seront remplis qui nous intéresse, gardez cela
pour le développement.
aLes motivations de cet engagement : celles-ci varient, allant du
simple « développement de synergies » à une motivation très précise. L’idéal reste de montrer en quoi le projet visé par la collaboration
s’inscrit dans le but statutaire des associations partenaires (amélioration de la vie étudiante, animation des campus...).
aLe développement
Les articles suivants exposeront l’objet même de l’accord, en entrant
cette fois-ci le plus possible dans le détail. Il ne faut pas hésiter à rédiger autant d’articles que nécessaire, sachant que leur nombre sera
variable, en fonction notamment de la complexité ou la multiplicité
des engagements souscrits (obligation de faire ceci en contribution
de cela, dans tels délais, selon telles modalités...).
date elle cessera d’être effective. Précisez si un renouvellement
est possible, s’il est automatique ou non, et qui jugera en ce cas de
l’opportunité de reconduire la convention. Mentionnez par ailleurs
la possibilité de faire réaliser un bilan du partenariat, soit de façon
commune par les partenaires, soit par une personne de référence,
afin que la décision prise soit objective.
Pensez à inclure un article portant sur les conditions de modification de la convention : cela se fait généralement sur demande de
l’une des deux parties, la révision donnant lieu à un avenant signé par chacune des parties si les modifications demandées sont
acceptées.
Pour être suffisamment explicite, tentez de fragmenter l’engagement
général en autant d’obligations que nécessaire pour s’assurer que
l’objectif prévu soit atteint. Soyez à cet égard aussi précis que possible dans les termes que vous employez.
Enfin, il vous faudra prévoir le pire : un partenaire ne répondant pas
à ses obligations. Le plus simple est d’anticiper, en cas d’inexécution ou de violation de l’une des dispositions de la convention, qu’elle
puisse être résiliée unilatéralement (c’est-à-dire sur demande de
seulement un des partenaires) et de plein droit par l’autre partie.
Pour vous garantir une certaine sécurité juridique, vous devrez
néanmoins stipuler que cela pourra être possible X jours (généralement 30) après l’envoi d’une mise en demeure par lettre recommandée, avec accusé de réception, qui serait restée sans effet.
Imaginons par exemple qu’une entreprise envisage de faire un don
à votre association en échange d’une contrepartie conséquente en
publicité : celle-ci souhaite que son logo soit mis en valeur sur les
banderoles de la compétition sportive que vous organisez. En conséquence, une partie de l’argent versé par l’entreprise correspondra à la
contrepartie de la publicité prodiguée et sera soumise à la TVA, alors
que l’autre partie correspondra à un don, non soumis à la TVA.
Spécifiez également les conditions de résolution des litiges, tout en
restant souple : prévoyez que les parties s’efforceront d’abord de
parvenir à un règlement à l’amiable par voie de conciliation, dans
un délai que vous aurez choisi. Indiquez ensuite que si cela ne
marche pas et que le désaccord persiste, le litige sera porté devant
le Tribunal administratif du siège social de la structure qui rédige la
convention.
Si la convention ne stipule pas clairement le montant correspondant
à la publicité prodiguée, un juge pourrait alors décider qu’il s’agit de
la somme entière. La totalité de l’argent versé par l’entreprise serait
donc soumise à la TVA, ce qui implique un apport d’argent moindre
pour l’association.
Concluez par les mentions : « La présente convention comporte X
pages » ; « Fait en X exemplaires originaux » ; « A (lieu), le (date) »,
puis, pour chacune des parties : « Pour la partie X, son président/
représentant ».
Une simple question de détail et de précision dans le contenu de la
convention peut donc avoir un impact important. A vous de bien faire
attention à ce que les termes employés soient clairs et qu’aucun
doute ne puisse subsister. Pensez également à regrouper tous les
items traitant d’une thématique dans un même article, afin que la
convention soit la plus lisible possible.
Vous pouvez par exemple faire un article sur toutes les questions
ayant trait au financement, un autre sur l’assurance, un encore sur la
durée du partenariat, et ainsi de suite. La rigueur et la clarté vont de
pair : pour que votre partenaire accomplisse correctement ses obligations, assurez-vous qu’il puisse bien les comprendre.
Une petite liste non-exhaustive de ce que vous pouvez retrouver
comme articles au sein d’une convention : « engagements de XXX »,
« engagements de YYY », « financement de la convention », « versement », « suivi et évaluation », « durée de la convention », « litige » ...
N’oubliez pas de faire précéder chacune des signatures de la mention manuscrite « Lu et approuvé », afin que le partenaire, s’il ne
remplit ses obligations, ne puisse invoquer comme argument
devant un tribunal sa méconnaissance des termes exacts de la
convention.
Chacune des parties conservera son exemplaire original précieusement, notamment afin de disposer d’une preuve en cas de discussion entre les partenaires.
Enfin, et pour la même raison, chaque page de la convention devra
être numérotée avec mention du nombre total de pages à la fin,
afin que nul ne retire ou n’ajoute de page à l’insu de l’autre partie.
À la signature, chacune des pages devra être paraphée pour plus
de sûreté.
aLa conclusion
À la fin de la convention, il est indispensable d’intégrer des articles
permettant d’exposer les modalités de cessation de celle-ci.
Un article portera donc sur la durée prévue de la convention et les
conditions éventuelles de son renouvellement : vous indiquerez à
cet effet si elle est à durée indéterminée ou, le cas échéant, à quelle
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