tutoriel publipostage word

Table des matières
Table des matièresTable des matières
Table des matières
1.
1.1.
1. Publipostage avec MS Word.
Publipostage avec MS Word.Publipostage avec MS Word.
Publipostage avec MS Word. ................................
................................................................
................................................................
................................................................
..................................................
....................................
.................. 2
22
2
1.1. C’est quoi un « PUBLIPOSTAGE » ? ..............................................................................................2
1.2. Comment faire un exemple ? .......................................................................................................2
1.3. Avec quoi ?.....................................................................................................................................3
1.4. Préparez votre travail....................................................................................................................3
1.4.1. Vos bases de données................................................................................................................3
1.4.2. Votre courrier............................................................................................................................4
1.4.3. Avec Word seul.........................................................................................................................6
1.4.4. Publipostage avec source de données Excel. ....................................................................... 14
1.4.5. Publipostage avec source de données Access. ..................................................................... 17
1.5. Remarques................................................................................................................................... 18
1.5.1. Liaison des fichiers................................................................................................................. 18
1.5.2. Utiliser une feuille Excel, une table Access.......................................................................... 18
1.5.3. Qui est le propriétaire ? ........................................................................................................ 18
1.5.4. Des fichiers voyageurs ?........................................................................................................ 18
1.5.5. Et les enveloppes ? ................................................................................................................. 18
1.5.6. Fusion avec un texte ? ........................................................................................................... 19
1.5.7. Fusion avec une image ? ....................................................................................................... 19
1.5.8. Rappel des restrictions........................................................................................................... 19
1.5.9. Un avis de pro ? ..................................................................................................................... 19

1
11
1.
..
. Publipostage avec MS Word.
Publipostage avec MS Word.Publipostage avec MS Word.
Publipostage avec MS Word.
1
11
1.
..
.1
11
1.
..
. C’est quoi un «
C’est quoi un «C’est quoi un «
C’est quoi un « P
PP
PUBLIPOSTAGE
UBLIPOSTAGEUBLIPOSTAGE
UBLIPOSTAGE »
»»
» ?
??
?
A l’origine, le publipostage
publipostagepublipostage
publipostage a été mis au point pour faciliter le travail des secrétaires qui doivent taper
et retaper continuellement la même lettre où seules quelques données étaient modifiées.
Le publipostage
publipostagepublipostage
publipostage permet également de créer AUTOMATIQUEMENT des séries d’enveloppes, par
exemple, où seules les coordonnées du destinataire changent sur chaque enveloppe, les coordonnées de
l’expéditeur étant constantes.
Le publipostage
publipostagepublipostage
publipostage permet également la personnalisation du courrier en permettant, par exemple, de
commencer une lettre par « Chère Madame Pipelette, … » et une seconde lettre ayant le même contenu par
« Cher Monsieur Dupont, … » … et cela de manière ENTIÈREMENT AUTOMATIQUE, sans autre intervention
de la secrétaire que celle pour taper la première fois la lettre et celle pour créer le publipostage
publipostagepublipostage
publipostage proprement-dit
… et d’alimenter l’imprimante en papier ☺.
1
11
1.
..
.2
22
2.
..
. Comment faire
Comment faireComment faire
Comment faire un exemple ?
un exemple ?un exemple ?
un exemple ?
Je vais prendre comme exemple, celui d’un organisateur de courses de voitures qui contacte les
personnes inscrites pour vérifier leur inscription.
La lettre qu’il leur envoie pourrait ressembler à ceci avec, en rouge, les éléments qui vont être
en rouge, les éléments qui vont être en rouge, les éléments qui vont être
en rouge, les éléments qui vont être
modifiés dans chacune des lettres
modifiés dans chacune des lettresmodifiés dans chacune des lettres
modifiés dans chacune des lettres pour une personnalisation du courrier … ça fait PRO.
Liège, le
(date du jour d’envoi de la lettre)
Concerne : Teuf Teuf Tacot
Teuf Teuf TacotTeuf Teuf Tacot
Teuf Teuf Tacot
Monsieur Dupont Jean-Marc Monsieur Pleingaz Jules
Rue du Papillon, n° 12345, Rue de la Côte, 999,
À 4000 LIEGE. 2355 ROULEZ
Objet : Vérification de votre inscription.
Cher Monsieur Dupont,
Le présent document vous est remis pour vérifier l’exactitude des renseignements que vous nous
donniez lors de votre inscription le (date de l’inscription).
Je vous saurai gré, cher monsieur Dupont, de m’informer, par retour de courrier, ou par téléphone,
des inexactitudes.
Véhicule :
Type (Type du véhicule)
Marque (Marque du véhicule)
Cylindrée (xxx cm3)
Vous-même :
N° de licence (12.12345.2005)
Date de naissance du pilote jj-mmmm-aaaa
Copilote (si existe)
Nom du co-pilote Tournagauche
Prénom du co-pilote Juju
Date naissance co-pilote jj-mmmm-aaaa
…bla bla bla d’autre informations bla bla bla …
Veuillez agréer, Cher Monsieur Dupont, l’expression de nos salutations respectueuses.
Pour le Comité organisateur
Le secrétaire : M. Belleplume

1
11
1.
..
.3
33
3.
..
. Avec quoi
Avec quoiAvec quoi
Avec quoi ?
??
?
Dans ce tutorial, je vous montrerai comment établir un publipostage
publipostagepublipostage
publipostage à partir d’un courrier rédigé
dans MS Word et dont les données utilisées pour compléter les courriers se trouvent soit dans Word lui-même
(en cas d’un usage unique et limité du publipostage
publipostagepublipostage
publipostage), soit dans le tableur MS Excel, soit dans la base de
données relationnelles MS Access.
Nous verrons plus bas que Word créé un document dans lequel il va créer un tableau qui va contenir
les données qui seront utilisées dans le publipostage
publipostagepublipostage
publipostage. Ce genre de tableaux n’est certainement pas un modèle
de convivialité ni d’efficacité. De plus, si vous souhaitez effectuer des traitements (recherches, tris sélectifs,
etc.) les feuilles de calculs et autres bases de données relationnelles sont de loin plus efficaces.
Je ne vais pas entrer dans le détail de la création de telles bases de données dans le présent tutorial. Je
vous montrerai une feuille Excel
une feuille Excelune feuille Excel
une feuille Excel et une table Access
une table Accessune table Access
une table Access déjà remplies de données.
1
11
1.
..
.4
44
4.
..
. Préparez votre travail.
Préparez votre travail.Préparez votre travail.
Préparez votre travail.
1
11
1.
..
.4
44
4.
..
.1
11
1.
..
. Vos bases de données
Vos bases de données Vos bases de données
Vos bases de données
Avant toute chose, il va falloir préparer votre travail consciencieusement.
Chaque élément à modifier dans la lettre d’exemple (en rouge) devra être identifié clairement de
devra porter un nom unique pour toute la lettre.
Dans un publipostage
publipostagepublipostage
publipostage, chaque élément qui sera modifié d’une lettre à l’autre est appelé « CHAMP de
CHAMP de CHAMP de
CHAMP de
fusion
fusionfusion
fusion». Ces « CHAMP de fusion
CHAMP de fusionCHAMP de fusion
CHAMP de fusion » seront complétés à partir de listes préétablies dans Word lui-même, dans
une feuille Excel, dans une table Access ou bien encore dans une base de données SQL. C’est selon vos envies,
vos connaissances, les logiciels dont vous disposez, de l’usage prévu des données et des courriers qui vous
choisirez le type de base de données à utiliser.
Dans chacune des bases de données (dans Word, Excel ou Access), assurez-vous que chacun des
CHAMPS
CHAMPSCHAMPS
CHAMPS portera un nom unique.
Bien qu’il soit impossible de créer deux CHAMPS
CHAMPSCHAMPS
CHAMPS différents portant le même nom
même nommême nom
même nom dans une base de
donnée, dans les logiciels comme Excel ou Access, si vos données se trouvent dans deux feuilles (dans Excel)
ou tables (dans Access) différentes dans le même classeur (Excel) ou la même base (Access), il est fort possible
qu’un CHAMP
CHAMPCHAMP
CHAMP de chaque feuille (chaque table) porte le même nom
même nommême nom
même nom !
Par exemple, dans un classeur Excel, la première feuille appelée « Pilote », contient un CHAMP
CHAMPCHAMP
CHAMP
« NOM », un autre « PRENOM » mais la seconde feuille appelée « COPILOTE » contient, elle aussi, un CHAMP
CHAMPCHAMP
CHAMP
« NOM » et un autre « PRENOM ». Cela vous posera un léger problème lors de l’établissement de votre
publipostage
publipostagepublipostage
publipostage. Pour éviter ces recherches inutiles, construisez vos bases de données avec attention !
Appelez les CHAMPS
CHAMPSCHAMPS
CHAMPS de la feuille pilote « PNom» et « Pprénom » par exemple et ceux des copilotes
« CPNom » et CPPrénom ».
Je vais considérer que vous avez bien construit vos bases de données extérieures à Word pour passer à
l’étape suivante.

1
11
1.
..
.4
44
4.
..
.2
22
2.
..
. Votre courrier.
Votre courrier.Votre courrier.
Votre courrier.
Nous allons reprendre notre lettre et nous allons la préparer pour la suite du publipostage
publipostagepublipostage
publipostage.
Chacun des éléments en rouge de la lettre sera remplacé par un CHAMP
CHAMPCHAMP
CHAMP qui sera relié à notre base de
donnée (Word, Excel ou Access). Pour notre facilité, je donne le même nom pour un même CHAMP
CHAMPCHAMP
CHAMP dans
chacune des trois bases de données étudiées ici.
Je remplace chaque élément en rouge dans la lettre par le nom de CHAMP que je choisis.
Liège, le
(date du jour d’envoi de la lettre)
DATE
DATEDATE
DATE
Concerne : Teuf Teuf Tacot
Teuf Teuf TacotTeuf Teuf Tacot
Teuf Teuf Tacot
Monsieur PTITRE
PTITREPTITRE
PTITRE Dupont PPRENOM
PPRENOMPPRENOM
PPRENOM Jean-Marc PNOM
PNOMPNOM
PNOM Monsieur Pleingaz Jules
Rue du Papillon PRUE
PRUEPRUE
PRUE, n° 12345 PNUMERO
PNUMEROPNUMERO
PNUMERO, Rue de la Côte, 999,
À 4000 PCODE
PCODEPCODE
PCODE LIEGE PVILLE
PVILLEPVILLE
PVILLE. 2355 ROULEZ
Objet : Vérification de votre inscription.
Cher Monsieur PTITRE
PTITREPTITRE
PTITRE Dupont PNOM
PNOMPNOM
PNOM,
Le présent document vous est remis pour vérifier l’exactitude des renseignements que vous nous
donniez lors de votre inscription le (date de l’inscription) IDATE
IDATE IDATE
IDATE.
Je vous saurai gré, cher monsieur PTITRE
PTITREPTITRE
PTITRE Dupont PNOM
PNOMPNOM
PNOM, de m’informer, par retour de courrier, ou
par téléphone, des inexactitudes.
Véhicule :
Type (Type du véhicule) TYPE
TYPETYPE
TYPE
Marque (Marque du véhicule) MARQUE
MARQUEMARQUE
MARQUE
Cylindrée (xxx cm3) CYL
CYLCYL
CYL
Vous-même :
N° de licence (12.12345.2005) PLICENCE
PLICENCEPLICENCE
PLICENCE
Date de naissance du pilote jj-mmmm-aaaa PNE
PNEPNE
PNE
Copilote (si existe)
Nom du co-pilote Tournagauche CPNOM
CPNOMCPNOM
CPNOM
Prénom du co-pilote Juju CPPRENOM
CPPRENOMCPPRENOM
CPPRENOM
Date naissance co-pilote jj-mmmm-aaaa CPNE
CPNECPNE
CPNE
…bla bla bla d’autre informations bla bla bla …
Veuillez agréer, Cher Monsieur CTITRE
CTITRECTITRE
CTITRE Dupont CNOM
CNOMCNOM
CNOM, l’expression de nos salutations
respectueuses.
Pour le Comité organisateur
Le secrétaire : M. Belleplume

Ma lettre va ressemble à ceci :
Notre lettre préparée, nous pouvons passer au publipostage
publipostagepublipostage
publipostage proprement-dit.
Liège, le
DATE
DATEDATE
DATE
Concerne : Teuf Teuf Tacot
Teuf Teuf TacotTeuf Teuf Tacot
Teuf Teuf Tacot
PTITRE
PTITREPTITRE
PTITRE PPRENOM
PPRENOMPPRENOM
PPRENOM PNOM
PNOMPNOM
PNOM Monsieur Pleingaz Jules
PRUE
PRUEPRUE
PRUE, PNUMERO
PNUMEROPNUMERO
PNUMERO, Rue de la Côte, 999,
À PCODE
PCODE PCODE
PCODE PVILLE
PVILLEPVILLE
PVILLE. 2355 ROULEZ
Objet : Vérification de votre inscription.
Cher PTITRE
PTITREPTITRE
PTITRE PNOM
PNOMPNOM
PNOM,
Le présent document vous est remis pour vérifier l’exactitude des renseignements que vous nous
donniez lors de votre inscription le IDATE
IDATE IDATE
IDATE.
Je vous saurai gré, cher PTITRE
PTITRE PTITRE
PTITRE PNOM
PNOMPNOM
PNOM, de m’informer, par retour de courrier, ou par téléphone, des
inexactitudes.
Véhicule :
Type TYPE
TYPETYPE
TYPE
Marque MARQUE
MARQUEMARQUE
MARQUE
Cylindrée CYL
CYLCYL
CYL
Vous-même :
N° de licence PLICEN
PLICENPLICEN
PLICENCE
CECE
CE
Date de naissance du pilote PNE
PNEPNE
PNE
Copilote (si existe)
Nom du co-pilote CPNOM
CPNOMCPNOM
CPNOM
Prénom du co-pilote CPPRENOM
CPPRENOMCPPRENOM
CPPRENOM
Date naissance co-pilote CPNE
CPNECPNE
CPNE
…bla bla bla d’autre informations bla bla bla …
Veuillez agréer, Cher CTITRE
CTITRECTITRE
CTITRE CNOM
CNOMCNOM
CNOM, l’expression de nos salutations respectueuses.
Pour le Comité organisateur
Le secrétaire : M. Belleplume