FICHE D`INSTRUCTION SELARL BIOASCOGEN

FICHE D’INSTRUCTION
C3 - INS 05
CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS
VERSION-1
Rédacteur:
Validateur :
Approbateur :
Pour application le :2013-05-02
ROSOFF SABINE
le :2013-04-15
SAMMUT JEAN-
CHRISTOPHE
le :2013-04-17
C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 1 / 5
SELARL BIOASCOGEN
1. Objet et domaine d’application
Le laboratoire peut être confronté à un problème d'exécution d'un acte prescrit. Le laboratoire doit
donc justifier au prescripteur et au patient les raisons de la non exécution de l'analyse .Ce mode
opératoire s'applique à tous les patients qui viennent au laboratoire et à tous les prélèvements
extérieurs réalisés par le laboratoire ou autre personne.
2. Documents associés
C2 - PR 01 « Prélèvements »
C3 - PR 01 « Réception des échantillons »
C1 – INS 02 « Préconisations pour les patients »
3. Responsabilités
Les prélèvements sont réalisés sous la responsabilité du biologiste et sont pratiqués par le
personnel autorisé (Cf §3. Procédure C2 – PR 01 « Prélèvements »). Lorsque le prélèvement est
effectué par le patient, la personne présente à l’accueil a la responsabilité de donner les
préconisations aux patients (cf. C1 - INS 02) et d’identifier les échantillons.

1
C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 2 / 5
4. Critères d'acceptation des échantillons
Problèmes d'identification du patient
Secrétariat
Absence d'identification lisible
sur le prélèvement.
Joindre le préleveur
Refus du
prélèvement.
ET demande d'un
nouveau prélèvement
Dérogation
exclusivement à
l’initiative du biologiste
en cas de prélèvement
précieux ou non
répétable
Secrétariat
puis
technique
Présence d'un nom mais
absence de prénom et date de
naissance sur le prélèvement.
Joindre le préleveur
demande des
renseignements
complémentaires
Acceptation du
prélèvement sous
réserve d'obtention
de l'information.
Secrétariat
puis
technique
Présence d'un nom et prénom
mais absence de nom de jeune
fille sur le tube pour un examen
de groupe.
Joindre le préleveur
demande des
renseignements
complémentaires
Acceptation du
prélèvement sous
réserve d'obtention
de l'information.
Doute sur identification du patient
Secrétariat
Doute sur l'identité du patient
notamment pour les analyses
type GGT, dosage de l'alcool ...
Demander une pièce
d'identité officielle
Acceptation du
prélèvement sous
réserve d'obtention
de l'information.
Problèmes d'identification d'une analyse
Secrétariat
Le manque de lisibilité
de certaines prescriptions
peut rendre impossible la
lecture de la demande du
prescripteur
Joindre le
prescripteur pour
confirmation de
l'acte demandé
Bloquer le dossier tant que le
prescripteur n'a pas confirmé sa
prescription.
En cas de non confirmation : tracer
la non réalisation de l’analyse dans
le dossier patient
Echantillon insuffisant
Secrétariat
puis
technique
En cas de prélèvement
insuffisant
Respect strict du volume
Tube bleu citraté coagulation
Tube noir citraté VS
le préleveur et le
patient sont informés
et éventuellement fournir
des dispositifs de
microprélèvements.
un nouveau
prélèvement est
demandé
ou rendu des
résultats "SOUS
RESERVE "

1
C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 3 / 5
Qualité du prélèvement
Technique
Présence d'un caillot dans le cas
d'une numération ou
d'hémostase:
Tube bleu / noir citraté coagulation/
VS Tube mauve NFS
le préleveur et le
patient sont informés
et éventuellement
fournir des dispositifs
de microprélèvements.
un nouveau
prélèvement est
demandé
ANALYSE
IMPOSSIBLE
Technique
Sang Hémolysé
(CF interférences de l'hémolyse)
le préleveur est
informé.
un nouveau
prélèvement est
demandé
ou rendu des
résultats "SOUS
RESERVE "
Technique
Lactescence
(CF interférences de la
lactescence)
La notion de
lactescence est
indiquée sur le compte
rendu résultat.
un nouveau
prélèvement est
demandé
ou rendu des
résultats "SOUS
RESERVE "
Secrétariat
puis
technique
Ecouvillon sans milieu de transport
pour prélèvement réalisé à
l’extérieur du laboratoire
le préleveur est
informé.
un nouveau
prélèvement est
demandé
ou rendu des
résultats "SOUS
RESERVE ".
Secrétariat
puis
technique
1 seul écouvillon reçu,
absence d’écouvillon pour
réalisation de lame
le préleveur est
informé.
rendu des résultats
"SOUS RESERVE ".
Secrétariat
puis
technique
Echantillon urinaire :
Flacon stérile mal fermé
contamination évidente du
prélèvement. Flacon utilisé non
stérile (pot de confiture). (heure de
recueil non indiquée)
le préleveur et le
patient sont informés.
Indications des
préconisations à
respecter.
un nouveau
prélèvement est
demandé
ou rendu des
résultats "SOUS
RESERVE "
Patient non à jeun
Secrétariat
puis
technique
Les patients sont prélevés à jeun
si l'examen le nécessite
le patient est informé
un nouveau
prélèvement est
demandé
ou rendu des
résultats "SOUS
RESERVE "

1
C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 4 / 5
Si le patient n'est pas à jeun et que les analyses demandées nécessitent d’être a jeun, le
prélèvement peut être réalisé après accord du biologiste ou si le patient est envoyé directement
par un médecin au laboratoire pour des examens sanguins réputés urgents .
Faire figurer la mention « non a jeun » dans le dossier patient
Adéquation des récipients par rapport aux analyses demandées
Secrétariat
puis
technique
Acte prélevé sur un tube non
conforme ou tube " en trop "
le préleveur est
informé .Indications de
choix des tubes
un nouveau prélèvement
est demandé
ANALYSE IMPOSSIBLE
Secrétariat
puis
technique
Ecouvillon non conforme.
le préleveur est
informé.
un nouveau prélèvement
est demandé
ou rendu des résultats
"SOUS RESERVE "
Secrétariat
puis
technique
Echantillon urinaire: flacon
inadéquat : en terme de
volume ou en terme de
stérilité.
le préleveur et le
patient sont informés.
Indications des
préconisations à
respecter.
un nouveau prélèvement
est demandé
ou rendu des résultats
"SOUS RESERVE "
Actes nécessitant des règles précises.
Secrétariat
Conditions de
prélèvement non
respectées
Avertir le patient lors de la prise
de rendez-vous. En cas de non
respect, fixer un nouveau
rendez-vous
un nouveau
prélèvement est
demandé
ANALYSE
IMPOSSIBLE
Heures de prélèvement importantes à respecter pour le dosage de certains paramètres :
 Cortisol 8 h; cortisol 16 h; ...
 GPP (2 h après le début du repas).
 Pour le dosage de certains médicaments, vérification des conditions, heure de prélèvement
fonction de l’heure de la prise du médicament.
Spermogramme
 Il faut que le sperme prélevé et apporté soit fraîchement émis et porté au plus vite (dans la ½
heure).
 Abstinence (3 jours).
 Horaire de réception du prélèvement à respecter.
 L'horaire de réception doit être notée sur flacon.
Mentions sur le rendu résultats
Si un examen est maintenu par exigence du prescripteur en tenir compte dans l'interprétation du
résultat et le mentionner dans le résultat. Mettre la mention « SOUS RESERVE » sur le compte
rendu.

1
C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 5 / 5
Démarche à suivre en cas de non-conformité
 Le biologiste en est informé dans le dossier patient
et c'est lui uniquement qui prend la décision de refuser le prélèvement ou de
l'accepter.
 Tracabilité : conserver le refus d'exécution d'un acte dans le dossier patient du SIL ".
5. Classement et archivage
 C2 ENR 01 Fiche de suivi médical