FICHE D`INSTRUCTION SELARL BIOASCOGEN
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FICHE D’INSTRUCTION CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS C3 - INS 05 VERSION-1 SELARL BIOASCOGEN Rédacteur: Validateur : Approbateur : ROSOFF SABINE SAMMUT JEANCHRISTOPHE Pour application le :2013-05-02 le :2013-04-15 le :2013-04-17 1. Objet et domaine d’application Le laboratoire peut être confronté à un problème d'exécution d'un acte prescrit. Le laboratoire doit donc justifier au prescripteur et au patient les raisons de la non exécution de l'analyse .Ce mode opératoire s'applique à tous les patients qui viennent au laboratoire et à tous les prélèvements extérieurs réalisés par le laboratoire ou autre personne. 2. Documents associés C2 - PR 01 C3 - PR 01 C1 – INS 02 « Prélèvements » « Réception des échantillons » « Préconisations pour les patients » 3. Responsabilités Les prélèvements sont réalisés sous la responsabilité du biologiste et sont pratiqués par le personnel autorisé (Cf §3. Procédure C2 – PR 01 « Prélèvements »). Lorsque le prélèvement est effectué par le patient, la personne présente à l’accueil a la responsabilité de donner les préconisations aux patients (cf. C1 - INS 02) et d’identifier les échantillons. C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 1 / 5 1 4. Critères d'acceptation des échantillons Problèmes d'identification du patient Secrétariat Absence d'identification lisible sur le prélèvement. Joindre le préleveur Refus du prélèvement. ET demande d'un nouveau prélèvement Dérogation exclusivement à l’initiative du biologiste en cas de prélèvement précieux ou non répétable Secrétariat puis technique Présence d'un nom mais absence de prénom et date de naissance sur le prélèvement. Joindre le préleveur demande des renseignements complémentaires Acceptation du prélèvement sous réserve d'obtention de l'information. Secrétariat puis technique Présence d'un nom et prénom mais absence de nom de jeune fille sur le tube pour un examen de groupe. Joindre le préleveur demande des renseignements complémentaires Acceptation du prélèvement sous réserve d'obtention de l'information. Demander une pièce d'identité officielle Acceptation du prélèvement sous réserve d'obtention de l'information. Doute sur identification du patient Secrétariat Doute sur l'identité du patient notamment pour les analyses type GGT, dosage de l'alcool ... Problèmes d'identification d'une analyse Secrétariat Le manque de lisibilité de certaines prescriptions peut rendre impossible la lecture de la demande du prescripteur Bloquer le dossier tant que le Joindre le prescripteur n'a pas confirmé sa prescripteur pour prescription. confirmation de En cas de non confirmation : tracer l'acte demandé la non réalisation de l’analyse dans le dossier patient Echantillon insuffisant Secrétariat puis technique En cas de prélèvement insuffisant Respect strict du volume Tube bleu citraté coagulation Tube noir citraté VS C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS le préleveur et le patient sont informés et éventuellement fournir des dispositifs de microprélèvements. un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " Page 2 / 5 1 Qualité du prélèvement Technique Technique Présence d'un caillot dans le cas le préleveur et le d'une numération ou patient sont informés d'hémostase: et éventuellement Tube bleu / noir citraté coagulation/ fournir des dispositifs VS Tube mauve NFS de microprélèvements. Sang Hémolysé (CF interférences de l'hémolyse) le préleveur est informé. Lactescence (CF interférences de la lactescence) La notion de lactescence est indiquée sur le compte rendu résultat. Technique Secrétariat puis technique Ecouvillon sans milieu de transport pour prélèvement réalisé à l’extérieur du laboratoire le préleveur est informé. Secrétariat puis technique 1 seul écouvillon reçu, absence d’écouvillon pour réalisation de lame le préleveur est informé. Secrétariat puis technique Echantillon urinaire : le préleveur et le Flacon stérile mal fermé patient sont informés. contamination évidente du Indications des prélèvement. Flacon utilisé non préconisations à stérile (pot de confiture). (heure de respecter. recueil non indiquée) un nouveau prélèvement est demandé ANALYSE IMPOSSIBLE un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE ". rendu des résultats "SOUS RESERVE ". un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " Patient non à jeun Secrétariat puis technique Les patients sont prélevés à jeun si l'examen le nécessite C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS le patient est informé un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " Page 3 / 5 1 Si le patient n'est pas à jeun et que les analyses demandées nécessitent d’être a jeun, le prélèvement peut être réalisé après accord du biologiste ou si le patient est envoyé directement par un médecin au laboratoire pour des examens sanguins réputés urgents . Faire figurer la mention « non a jeun » dans le dossier patient Adéquation des récipients par rapport aux analyses demandées Secrétariat puis technique le préleveur est Acte prélevé sur un tube non informé .Indications de conforme ou tube " en trop " choix des tubes Secrétariat puis technique Ecouvillon non conforme. Secrétariat puis technique le préleveur et le Echantillon urinaire: flacon patient sont informés. inadéquat : en terme de Indications des volume ou en terme de préconisations à stérilité. respecter. le préleveur est informé. un nouveau prélèvement est demandé ANALYSE IMPOSSIBLE un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " un nouveau prélèvement est demandé ou rendu des résultats "SOUS RESERVE " Actes nécessitant des règles précises. Secrétariat Conditions de prélèvement non respectées Avertir le patient lors de la prise de rendez-vous. En cas de non respect, fixer un nouveau rendez-vous un nouveau prélèvement est demandé ANALYSE IMPOSSIBLE Heures de prélèvement importantes à respecter pour le dosage de certains paramètres : Cortisol 8 h; cortisol 16 h; ... GPP (2 h après le début du repas). Pour le dosage de certains médicaments, vérification des conditions, heure de prélèvement fonction de l’heure de la prise du médicament. Spermogramme Il faut que le sperme prélevé et apporté soit fraîchement émis et porté au plus vite (dans la ½ heure). Abstinence (3 jours). Horaire de réception du prélèvement à respecter. L'horaire de réception doit être notée sur flacon. Mentions sur le rendu résultats Si un examen est maintenu par exigence du prescripteur en tenir compte dans l'interprétation du résultat et le mentionner dans le résultat. Mettre la mention « SOUS RESERVE » sur le compte rendu. C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 4 / 5 1 Démarche à suivre en cas de non-conformité Le biologiste en est informé dans le dossier patient et c'est lui uniquement qui prend la décision de refuser le prélèvement ou de l'accepter. Tracabilité : conserver le refus d'exécution d'un acte dans le dossier patient du SIL ". 5. Classement et archivage C2 ENR 01 Fiche de suivi médical C3 - INS 05 CRITERES D'ACCEPTATION DES ECHANTILLONS Page 5 / 5
