Demande du Centre Médical des Médecins Généralistes de Leuven

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Comité sectoriel du Registre national
Délibération RN n° 01/2014 du 22 janvier 2014
Objet : demande du Centre Médical des Médecins Généralistes de Leuven afin d'accéder au Registre
national des personnes physiques et d'utiliser le numéro d'identification de ce Registre en vue de la
vérification et de l'actualisation ou de la désactivation des données d'identification des patients, de
leur identification univoque dans les dossiers médicaux ainsi que de la gestion de la facturation
(dans le cadre du régime du tiers payant) (RN-MA-2013-374)
Le Comité sectoriel du Registre national (ci-après "le Comité") ;
Vu la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques (ci-après la
"LRN") ;
Vu la loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée à l'égard des traitements de
données à caractère personnel (ci-après la "LVP"), en particulier l'article 31 bis ;
Vu l'arrêté royal du 17 décembre 2003 fixant les modalités relatives à la composition et au
fonctionnement de certains comités sectoriels institués au sein de la Commission de la protection de
la vie privée ;
Vu la demande du Centre Médical des Médecins Généralistes de Leuven, reçue le 29/10/2013 ;
Vu les informations complémentaires reçues le 02/12/2013 ;
Vu la demande d'avis technique et juridique adressée au Service public fédéral Intérieur en date du
07/01/2014 ;

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Vu le rapport de la Présidente ;
Émet, après délibération, la décision suivante, le 22 janvier 2014 :
I. OBJET DE LA DEMANDE
1. La demande vise à ce que le Centre Médical des Médecins Généralistes de Leuven, en
particulier sa policlinique, ci-après le demandeur, soit autorisé :
 à accéder aux informations mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1° (nom et prénoms),
2° (lieu et date de naissance), 3° (sexe), 5° (résidence principale) et 6° (uniquement la date
du décès) de la LRN et
 à utiliser le numéro d'identification du Registre national ;
en vue de l'identification univoque et correcte de patients dans leur dossier de patient ;
de l'activation ou de la clôture (et de l'archivage) de dossiers de patients, ainsi que de la gestion de
la facturation.
2. Le Comité a accordé une autorisation unique :
 aux hôpitaux agréés via la délibération RN n° 21/2009 ;
 aux laboratoires agréés de biologie clinique via la délibération RN n° 35/2010 ;
afin qu'ils puissent accéder à plusieurs informations du Registre national et utiliser le numéro
d'identification de ce Registre.
3. Par la délibération RN n° 42/2011 du 20 juillet 2011, le Comité a jugé qu'en attendant que
soit dressé un inventaire des conditions auxquelles une policlinique doit satisfaire, on ne peut pas
encore rédiger d'autorisation générale en la matière, mais que toutes les demandes individuelles de
policliniques seront évaluées en fonction de leurs mérites propres.
II. EXAMEN DE LA DEMANDE
A. LÉGISLATION APPLICABLE
A.1. Loi du 8 août 1983 (LRN)
4. Conformément à l'article 5, premier alinéa, 2° et à l'article 8 de la LRN, l'autorisation
d'accéder aux informations du Registre national et d'utiliser le numéro d'identification de ce Registre
est accordée par le Comité " aux organismes publics ou privés de droit belge pour les informations

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dont ils ont besoin pour accomplir des tâches d'intérêt général qui leur sont confiées par ou en vertu
d'une loi, d'un décret ou d'une ordonnance ou de tâches reconnues explicitement comme telles par
le comité sectoriel précité " .
5. Une policlinique peut être définie comme un endroit où des professionnels des soins de
santé, visés dans l'arrêté royal n° 78 du 10 novembre 1967 relatif à l'exercice des professions des
soins de santé , organisent des consultations pour toute personne qui ne doit pas être hospitalisée.
Il s'agit d'un endroit où ont lieu aussi bien des examens simples que des examens de haute
technologie, allant de la prise de sang à l'endoscopie. Une policlinique peut faire partie d'un hôpital
(universitaire).
6. Le demandeur ne fait pas partie d'un hôpital (universitaire). Il dispose toutefois de la
personnalité juridique. Il ressort de ses statuts que l'objet social de la société consiste à faciliter et
améliorer la médecine générale par un apport commun des moyens requis, conformément au code
de l'Ordre des Médecins, et plus précisément à promouvoir une médecine de qualité, tant préventive
que curative, ainsi que la collaboration entre les médecins généralistes entre eux et entre les
médecins généralistes et les médecins spécialistes ; elle vise la promotion du niveau social et
scientifique du médecin généraliste, avec tout ce que cela implique ; elle entend augmenter le
bien-être de la communauté. La société peut également exploiter un laboratoire de biologie clinique.
7. Le Comité estime dès lors que le demandeur remplit une tâche d'intérêt général.
Les services prestés notamment par des professionnels des soins de santé actifs dans des
policliniques sont des soins visant à combattre, soulager, améliorer ou stabiliser l'état de santé du
patient. Dès lors, en vertu de l'article 5, premier alinéa, 2° de la LRN, le demandeur entre en ligne
de compte pour être autorisé à accéder aux informations du Registre national et à utiliser le numéro
d'identification de ce Registre.
8. En cas de changement d'une des conditions connexes mentionnées au point 6, le
demandeur doit immédiatement en informer le Comité afin que ce dernier puisse vérifier si
l'article 5, premier alinéa, 2° de la LRN reste applicable.
A.2. Loi du 8 décembre 1992 (LVP)
9. En vertu de l'article 4 de la LVP, les informations du Registre national constituent des
données à caractère personnel dont le traitement n'est autorisé que pour des finalités déterminées,
explicites et légitimes. Les données à caractère personnel doivent en outre être adéquates,
pertinentes et non excessives au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

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B. FINALITÉS
10. Le demandeur souhaite disposer d'un accès au Registre national et utiliser le numéro
d'identification de ce Registre pour les finalités suivantes :
 s'assurer de l'identification univoque et correcte d'un patient dans le dossier médical qui est
constitué et tenu à jour par la policlinique, comme le prévoit l'article 9 de la loi du
22 août 2002 relative aux droits du patient (finalité a) ;
 activer et désactiver (et archiver) les dossiers de patients (finalité b) ;
 gérer la facturation pour les services fournis aux patients (en vue du régime du tiers payant)
(finalité c).
11. Le demandeur explique qu'actuellement, les données mentionnées sur la prescription ne
permettent pas toujours d'identifier correctement le patient (nom mal orthographié, adresse
modifiée, …). Il apparaît également parfois que plusieurs patients portant les mêmes nom et prénom
soient connus au sein des services du demandeur. Il s'avère aussi que des données de patient ne
soient pas toujours correctes lors de l'inscription à la policlinique lorsque le patient s'inscrit via la
carte SIS ou en indiquant lui-même les données d'identification. Il se peut qu'un dossier existe déjà
mais avec d'autres données, alors qu'il s'agit pourtant de la même personne. Cela entraîne la
création de "doublons dans les dossiers de patients" et/ou la conservation de données
d'identification incorrectes.
12. Les données du Registre national énumérées ci-après pourront être utilisées pour s'assurer
de l'identification univoque et correcte d'un patient dans le dossier de patient (finalité a).
13. Afin de se prémunir contre la confusion de dossiers de patients, il est nécessaire que la
policlinique s'assure du caractère exact et actuel des données d'identité de ces derniers.
14. Une première identification adéquate d'un patient intervient avant de procéder à une
consultation du Registre national. Cela peut se faire à l'aide de la carte SIS ou de la carte d'identité
du patient sur lesquelles figurent un certain nombre de données à caractère personnel lisibles à l'œil
nu qui sont également enregistrées sur la puce électronique, à savoir : le numéro d'identification de
la sécurité sociale ou du Registre national, le nom, les premier et deuxième prénoms, le sexe et la
date de naissance.

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15. Par ailleurs, la photo sur la carte d'identité permet au service chargé de l'enregistrement des
patients d'authentifier le patient (vérifier si le titulaire de la carte d'identité est la bonne personne) et
de se protéger contre un vol d'identité.
16. Les données visibles de la carte SIS et de la carte d'identité proviennent du Registre national
ou du registre d'identification de la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. Il s'agit donc de
données officielles et correctes.
17. Étant donné que ces cartes sont toutefois valables pendant plusieurs années, les
informations qui y figurent ne sont pas nécessairement mises à jour au moment où ces cartes sont
présentées – ce qui peut semer la confusion et donner lieu à une collecte de données qui ne sont
plus actuelles. Une consultation du Registre national permet d'actualiser les données.
18. La date du décès pourra être consultée afin de pouvoir procéder à une désactivation/clôture
et à un archivage des dossiers de patients décédés (finalité b).
19. Le demandeur pourra également traiter les données du Registre national en vue de la
facturation et du recouvrement de services fournis dans le cadre de ses activités d'intérêt général
(aussi en vue du régime du tiers payant) (finalité c).
20. Le Comité estime en effet que la facturation de services fournis dans le cadre d'activités
d'intérêt général peut être considérée comme inhérente à la mission d'intérêt général.
21. Le Comité constate que les finalités poursuivies sont déterminées, explicites et légitimes au
sens de l'article 4, § 1, 2° de la LVP et servent également l'intérêt général au sens de l'article 5,
premier alinéa, 2° de la LRN.
C. PROPORTIONNALITÉ
C.1. Quant aux données
22. Le demandeur peut accéder, pour ses propres patients, aux informations du Registre
national mentionnées à l'article 3, premier alinéa, 1° à 3°, 5° et 6° (à l'exception du lieu du décès)
de la LRN, à savoir :
 les nom et prénoms ;
 le lieu et la date de naissance ;
 le sexe ;