implantation et exploitation d`une base de donnees sous access

IMPLANTATION ET EXPLOITATION D’UNE BASE
DE DONNEES SOUS ACCESS
II) Mode opératoire à partir d'un exemple concret
a) Sujet
La direction de la cinémathèque Saint Antonin a organisé un sondage auprès des habitants de
la Commune pour savoir quelles étaient les demandes d'amélioration demandées. Un nombre
important de sondés a répondu qu'ils désiraient pouvoir retrouver des renseignements sur les
films à partir des éléments dont ils pouvaient se souvenir et qu'ils acceptaient qu'il y ait un
intermédiaire si cela simplifiait l'obtention du résultat.
La directrice a donc décidé de mettre en place une base de données de films, acteurs et
réalisateurs surMs Access. Elle vous confie le développement et la mise en œuvre de cette
application
TRAVAIL A FAIRE
1 °) En vous référant au dictionnaire des données (annexe 1) réalisez le modèle
conceptuel de données, le modèle relationnel et le modèle physique
créez la base de données ainsi que les quatre tables qui la composent
(seulement la structure, pas les données elles-mêmes).
2 °) Déclarez les relations entre les tables. Ou, encore mieux, utiliser « l’assistant
liste de choix » dans le type de données pour la création de toutes les clés
secondaires)
3°) Créez les formulaires de saisie pour les tables « réalisateur, films et acteurs »
(en mode colonnes simples et avec l’assistant formulaire)
Créez le formulaire principal et le sous formulaire associé à l’aide des
données des tables « films, contrats et acteurs »
Dans l’assistant formulaire, Sélectionnez toutes les données de la table
« films », puis les données « num acteur » et « role » de la table
« contrat », et enfin les données « nom acteur » et « prenom acteur » de
la table « acteur »
4°) Saisissez les données de chaque table à partir des formulaires de saisie (voir
annexe 3).
5°) Ecrivez les requêtes suivantes sur papier et en SQL sur la base que vous
venez de créer.
Audouin Jack
cinémathèque
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ANNEXE 1 : DICTIONNAIRE DES DONNEES
Nom des propriétés
Type
Format
Nom -Réalisateur
Prénom-Réalisateur
Date - naissance réalisateur
Nom acteur
Prénom acteur
Titre
Date fin de tournage
Rôle
Num film
Num acteur
Num réalisateur
texte
texte
Date
Texte
Texte
texte
Date
Texte
Num
Num
num
50 caractères
50 caractères
jj/mm/aa
50 caractères
50 caractères
50 caractères
JJ/mm/aa
50 caractères
Entier
Entier
Entier
ANNEXE 2 : MCD ET SCHEMA RELATIONNEL
Modèle relationnel
Films(Num-Film, Titre, Date fin tournage, #Num-Réalisateur)
Réalisateurs(Num-Réalisateur, Nom-Réalisateur, Prénom -Réalisateur, datenaissance)
Acteurs(Num-Acteur, Nom-Acteur, Prénom-Acteur)
Contrats(#Num-Film, #Num-Acteur, Rôle)
Audouin Jack
cinémathèque
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Annexe 3 : Les données
Table acteurs
Table réalisateurs
Table films :
Audouin Jack
cinémathèque
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Tables contrats
Audouin Jack
cinémathèque
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b) Mode opératoire
1) Créer une nouvelle base de données

Démarrez le logiciel Access (démarrez+programmes+Access)

Choisir nouvelle base de données vide

Choisir le répertoire et attribuer un nom à la nouvelle base de données + créer
2) Création d'une table
Avant de saisir les données d'une table, il faut d'abord créer sa structure
* Créer la structure de la table

Cliquer sur l’onglet créer +création de table
Audouin Jack
cinémathèque
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


1.
2.
3.
Indiquer le nom du champ (exemple num-acteurs), choisir le type de données
(exemple texte, numérique, date... Il faut préférer le type numérique pour les
champs faisant l'objet d'un calcul) et éventuellement une courte description du
champ
Indiquer les propriétés du champ
Explication des principales propriétés
Taille du champ : indiquer la taille maximale que peut prendre un champ
Format : préciser le format du champ
Légende : permet d’écrire le nom du champ tel qu’il devra figurer sur les
formulaires et les états (exemple : NUMEROS DES ACTEURS)
Valeur par défaut : Pour les champs qui contiennent des valeurs répétitives
Propriété valide si, message si erreur : Permet de limiter la saisie des champs
Indexé sans doublons : à utiliser uniquement pour la clé primaire
Indexé avec doublons : à utiliser pour les clés primaires concaténées
Non indexé : pour les autres champs
Nul interdit : si oui, ce champ doit toujours être rempli
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
 Indiquer la clé primaire (sur un champ unique pour une association
hiérarchique, sur deux ou plusieurs champs pour une association non
hiérarchique). Pour définir la clé : mettre le ou les champs en surbrillance et
cliquer sur l'icône représentant une clé)
 Fermer et donner un nom à la table
3) RELATIONS ENTRE LES TABLES
Avant de faire des requêtes sur des tables ou d'établir des formulaires, il est
recommandé de préciser les liens existant entre ces tables.
Mode opératoire à privileger :
Lors de la créations des tables, à chaque fois que vous devez définir un champ qui
est une clé externe (qu’elles soient issues d’une association hiérarchique ou non), je
vous conseille de choisir le type « assistant liste de choix » et de suivre l’assistant,
aller chercher la clé primaire correspondante dans la table associée et faites passer
les champs souhaités dans la partie de droite (je vous conseille de choisir au moins la
clé primaire et pourquoi pas un ou deux autres champs plus compréhensible)
Triez si vous le souhaitez et laissez ou non la clé cachée (je vous conseille l’inverse de
Microsoft). Suivez l’assistant et terminez. La relation est créé, vous pouvez vérifier dans
l’onglet outil de la base de donnée+relation. Double cliquez sur la relation pour
appliquer l’intégrité référentielle.
Audouin Jack
cinémathèque
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Autre mode mode opératoire:


Outils de la base de données + relations
Ajouter les table (clic droit)
 Pour les tables ayant un champ commun (clé primaire dans l’un, clé étrangère
dans l’autre), cliquer sur la clé primaire et la glisser vers la clé étrangère
 Dans le tableau suivant, cochez sur "appliquez l'intégrité référentielle "
Important : Les champs communs doivent avoir la même structure!
Audouin Jack
cinémathèque
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REQUETES EN MODE GRAPHIQUE (Cas Cinémathéque)
3 ) Requêtes du cas Cinémathèque
Onglet créer+ création de requête
a) liste des films tournés entre le 01/01/85 et le 31/12/94. (numéro, titre, date de fin
de tournage)
Entre #01/01/1985# et #31/12/1994#
Num-film
titre
date fin tournage
1 Horreur
10/10/90
6 Les aventures
05/05/85
7 Les blagues du régiment
06/06/86
8 La découverte
07/07/87
9 Encore un effort
08/08/88
10 C'est bientôt fini
09/09/89
11 Truc et machin en vacances
12/12/92
12 Bonjour les dégâts
13/01/93
13 Grève ou marche
14/01/94
14 Le sanglot des phoques
15/08/91
b) Quels sont les films
dont le titre contient le mot
" phoque " (numéro, titre,
date de fin de tournage)
Num-film
titre
14 Le sanglot des
phoques
15 Les phoques et
les mouettes
Audouin Jack
cinémathèque
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date fin
tournage
15/08/91
31/12/98
c) Quels sont les films dirigés par John Huston ? (numéro, titre, date de fin de
tournage, nom et prénom du réalisateur)
Num-film
titre
date fin tournage
2 Terreur
01/01/81
3 Sueur
02/02/82
4 Angoisse
03/03/83
Nom réalisateur
Huston
Huston
Huston
prenom-realisateur
John
John
John
d) Quels sont les films dans lesquels Brigitte Bardot a joué ? (Numéro, titre, date de fin
de tournage, rôle. nom et prénom de l'actrice)
Num-film
titre
date fin tournage
4 Angoisse
03/03/83
6 Les aventures
05/05/85
8 La découverte
07/07/87
9 Encore un effort
08/08/88
12 Bonjour les dégâts
13/01/93
14 Le sanglot des phoques
15/08/91
Audouin Jack
rôle
Julie Juliette
Miss Tique
Pimprenelle
Sœur Theresa
La bombe
La pleureuse
cinémathèque
Nom Acteur
Bardot
Bardot
Bardot
Bardot
Bardot
Bardot
Prénom Acteur
Brigitte
Brigitte
Brigitte
Brigitte
Brigitte
Brigitte
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e) Quels sont les films dans lesquels Brigitte Bardot a Joué et dont le titre contient le mot
phoque ? (numéro, titre, date de fin de tournage, rôle. nom et prénom de l'actrice)
Num-film
titre
date fin tournage
rôle
Nom Acteur Prénom Acteur
14 Le sanglot des phoques
15/08/91 La pleureuse Bardot
Brigitte
f) Quels sont les acteurs qui ont joué le rôle de "colonel John " et dans quels films étaitce ? (numéro, nom et prénom de l'acteur, numéro, titre du film et date de fin tournage,
rôle joué. A trier dans l'ordre croissant des noms d'acteurs.
NUMEROS DES
ACTEURS
Audouin Jack
Nom
Acteur
1 Brando
2 Quinn
Prénom
Acteur
Marlon
Anthony
Numfilm
titre
4 Angoisse
12 Bonjour les
dégâts
cinémathèque
date fin
rôle
tournage
03/03/83 Colonel John
13/01/93 Colonel John
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g) Quels sont les acteurs qui ont été dirigés par Alun Péchynet (numéro, nom et prénom
du réalisateur, titre du film, numéro, nom et prénom de l'acteur. A effectuer dans
l'ordre croissant des noms d'acteur
NumNom
prenomrealisateur réalisateur
realisateur
3 Pechynet
Alun
3 Pechynet
Alun
3 Pechynet
Alun
3 Pechynet
Alun
3 Pechynet
Alun
titre
Grève ou
marche
Grève ou
marche
Grève ou
marche
Le sanglot des
phoques
Le sanglot des
phoques
NUMEROS DES
Nom
Prénom
ACTEURS
Acteur
Acteur
2 Quinn
Anthony
4 Wayne
John
5 The Kid
Billy
1 Brando
Marlon
3 Bardot
Brigitte
h ) Indiquer tous les rôles joués par Marlon Brando
Nom Acteur
Brando
Brando
Brando
Brando
Brando
Brando
Brando
Brando
Audouin Jack
cinémathèque
rôle
Alex Thorm
Mike Mouse
Colonel John
Paul Ho
Antoine Antony
Bonzy
L'esquimaud
Le capitaine crochet
page 11/30
i) Indiquer tous films dirigés par Fellini.
Nom
réalisateur
Fellini
Fellini
Fellini
Fellini
titre
La découverte
C'est bientôt fini
Truc et machin en
vacances
Bonjour les dégâts
4 )Autres exemples de requêtes sur la base de données Cinémathèque
a ) Requête paramètre
- Rôle d'un acteur quelconque
Audouin Jack
cinémathèque
page 12/30
b ) Requête impliquant une opération
Pour faire apparaitre la ligne opération sur une requête sélection il faut cliquez sur le
symbole sigma du groupe afficher/masquer
- Nombre de réalisateurs nés après le 01/01/50
nombre réalisateurs
2
C ) Requête avec regroupement
- Nombre de rôles par film.
Num-film nombre de rôles
1
2
2
2
3
2
4
3
5
2
6
3
7
2
Audouin Jack
cinémathèque
page 13/30
AUTRES TYPES DE REQUÊTES
1) REQUETES ACTIONS
Les requêtes actions agissent directement sur les tables, alors que les requêtes sélections
que nous avons étudié jusqu'ici n'affichent qu'un résultat issu des dites tables.
Avec une requête action on peut :
- Créer une table à partir d'une requête sélection
- Mettre à jour une table à partir d'une requête
- Rajouter des enregistrements dans une table
-Supprimer des enregistrements dans une ou plusieurs tables
Exemple 1 : Création d'une nouvelle table(voir cas cinémathéque )
On veut créer une nouvelle table qui s'appellera "films récents " à partir de la table
films. Elle ne comportera que les films qui ont été réalisés à partir du 01/01/90
Mode opératoire :
- Créer une requête sélection normalement
- Créer + Requête création de table, dans le ruban choisir « Création de table » à la
place de « sélection »
- Donner le nom de la nouvelle table (attention de ne pas lui donner le même nom que la
requete)+ ok
- Exécuter la requête.
Une nouvelle table " Films récents "est créée avec sa propre structure.
Num-film
titre
date fin tournage Num-realisateur
1 Horreur
10/10/90
2
11 Truc et machin en vacances
12/12/92
4
12 Bonjour les dégâts
13/01/93
4
Audouin Jack
Cinémathèque
Page 14/30/
Num-film
titre
date fin tournage Num-realisateur
13 Grève ou marche
14/01/94
3
14 Le sanglot des phoques
15/08/91
3
15 Les phoques et les mouettes
31/12/98
2
Audouin Jack
Cinémathèque
Page 15/30/
Exemple 2 : Mettre à jour une table
Le titre du film "horreur" s'appelle en réalité "horreur en ville"
Num-film
titre
date fin tournage Num-realisateur
1 horreur en ville
10/10/90
2
2 Terreur
01/01/81
1
3 Sueur
02/02/82
1
4 Angoisse
03/03/83
1
5 Blanche Neige
04/04/84
6
6 Les aventures
05/05/85
2
7 Les blagues du régiment
06/06/86
5
8 La découverte
07/07/87
4
9 Encore un effort
08/08/88
6
10 C'est bientôt fini
09/09/89
4
11 Truc et machin en vacances
12/12/92
4
12 Bonjour les dégâts
13/01/93
4
13 Grève ou marche
14/01/94
3
14 Le sanglot des phoques
15/08/91
3
15 Les phoques et les mouettes
31/12/98
2
Audouin Jack
Cinémathèque
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Exemple 3 : Rajouts de lignes
Dans la table Films récents, nous voulons rajouter les films tournés entre le 01/01/85 et
le 31/12/89
Num-film
titre
date fin tournage Num-realisateur
1 Horreur
10/10/90
2
11 Truc et machin en vacances
12/12/92
4
12 Bonjour les dégâts
13/01/93
4
13 Grève ou marche
14/01/94
3
14 Le sanglot des phoques
15/08/91
3
15 Les phoques et les mouettes
31/12/98
2
6 Les aventures
05/05/85
2
7 Les blagues du régiment
06/06/86
5
8 La découverte
07/07/87
4
9 Encore un effort
08/08/88
6
10 C'est bientôt fini
09/09/89
4
6 Les aventures
05/05/85
2
7 Les blagues du régiment
06/06/86
5
8 La découverte
07/07/87
4
9 Encore un effort
08/08/88
6
10 C'est bientôt fini
09/09/89
4
Audouin Jack
Cinémathèque
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Exemple 4 : Suppression
Dans la table films récents, nous voulons supprimer le film n° 13
Num-film
titre
date fin tournage Num-realisateur
1 Horreur
10/10/90
2
11 Truc et machin en vacances
12/12/92
4
14 Le sanglot des phoques
15/08/91
3
15 Les phoques et les mouettes
31/12/98
2
6 Les aventures
05/05/85
2
7 Les blagues du régiment
06/06/86
5
9 Encore un effort
08/08/88
6
10 C'est bientôt fini
09/09/89
4
6 Les aventures
05/05/85
2
7 Les blagues du régiment
06/06/86
5
9 Encore un effort
08/08/88
6
10 C'est bientôt fini
09/09/89
4
Audouin Jack
Cinémathèque
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2) REQUÊTE ANALYSE CROISEE
La requête analyse croisée permet de présenter le résultat d’une requête sous la forme
d’un tableau à doubles entrées.
Supposons que nous voulions présenter le nombre de rôles par acteur et par réalisateur
sous la forme d’un tableau :
- Créer +création de requête
- Afficher les tables concernées (ici acteurs film, réalisateur et contrats)
Choisir « analyse croisé croisée »
- Indiquer les champs devant figurer en en – tête de ligne et de colonne
- Dans opération, préciser regroupement
- Indiquer le champ devant figurer dans le tableau et son type de calcul (compte, somme,
etc…). Dans la case Analyse, choisir valeur
- Lancer la requête
Audouin Jack
Cinémathèque
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Audouin Jack
Cinémathèque
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LES ETATS
Les états permettent de présenter des documents imprimables sous un aspect agréable et
professionnel.
I) Etats en mode instantané
- Sélectionnez une table ou une requete
- Onglet Créer + clic sur la commande « état »
Exemple : Réalisez un état à partir de la table films.
Audouin Jack
Cinémathèque
Page 21/30/
II) états en mode assistant
- Onglet Créer + clic sur la commande « assistant état »
- Choisir la table ou la requête source + ok
- Sélectionner les champs concernés + suivant
- Choisir le type de regroupement. Dans option de regroupement, choisir "normal "
- Choisir le ou les critères de tri. A ce niveau, on peut également choisir les options de
synthèse pour certains champs ( somme, moyenne, Max, min, etc.. )
- Choisir le type de présentation, le style + suivant
- Donner un nom à l'état + terminer
Exemple : état à partir de la table films
Audouin Jack
Cinémathèque
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Audouin Jack
Cinémathèque
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LES ETIQUETTES
Les Etiquettes à coller sur les enveloppes ou tout autre type de documents peuvent être
réalisés à partir du menu Etat.
Nous voulons par exemple créer des étiquettes indiquant les noms, prénoms et dates de
naissances réalisateurs :
Etape 1 : Choisir la table concernée et l’assistant étiquette
Etape 2 : Indiquer la mise en forma du texte
Etape 3 : Insérer vos champs
Etape 4 : Triez si vous le souhaitez
Audouin Jack
Cinémathèque
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Résultat :
Audouin Jack
Cinémathèque
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EXPORTATION D’ACCESS VERS D’AUTRES
LOGICIELS MICROSOFT
2) ACCESS VERS EXCEL ou WORD
 Données Externes + Excel ou + Fichier texte
PUBLIPOSTAGE ENTRE ACCESS ET MS WORD
- Sélectionnez une table ou une requête et donnés externe + fusion avec Word
Suivez l’assistant
Exemple : Envoyez la lettre suivante à tous les réalisateurs :
Cher Monsieur (nom prénom )
Le cinéma est un lieu incontournable pour chacun d’entre nous aujourd’hui. Grâce à
vous, nous avons cultivé nos rêves et oublié nos soucis. Cher Monsieur (nom), vous avez
vu le jour le (date de naissance), Vous recevrez à chacun de vos prochains anniversaires
un bouquet de roses rouges.
Les cinéphiles anonymes
Audouin Jack
Cinémathèque
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FORMULAIRES ET ETATS PERSONNALISES
LES OUTILS DE CONSTRUCTION FORMULAIRE
Audouin Jack
Cinémathèque
Page 27/30/
Création formulaire principal et sous formulaire à l’aide de l’assistant




Ordre dans lequel les champs
doivent être sélectionnés (de 1 à 10)
à laide de l’assistant et, dans l’image
du bas, le résultat obtenu.






L’ordre dans lequel vous sélectionnez les champs est très important : Il faut commencer par
les champs du formulaire principal, sélectionner tous les champs voulus et suivre les relations
sans jamais prendre deux fois le même champ.
Par exemple dans l’exemple suivant :
Audouin Jack
Cinémathèque
Page 28/30/


Il faut prendre tous les champs de la table « Film »,
Puis si on le souhaite, le nom et le prénom du réalisateur (attention de ne pas prendre
le numéro de réalisateur puisque nous avons déjà celui de la table « film »),
Choisissez ensuite, mais lors du même assistant les champs du sous formulaire :
 Dans la table « jouer » le numéro acteur et le rôle (attention de ne pas prendre le
numéro de film puisque nous avons déjà celui de la table « film »),
 Pour finir, sélectionnez les champs nom acteur et prénom acteur (attention de ne pas
prendre le numéro d’acteur puisque nous avons déjà celui de la table « Jouer »).










A réaliser
Simple
FORMULAIRE PRINCIPAL
Acteurs
Films
Réalisateur
Acteur
SOUS FORMULAIRE
rôle
Acteur et rôle (exemple page précédente)
Film, titre et date fin tournage
Films et rôles
Plus difficile
Audouin Jack
Cinémathèque
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FORMULAIRE
PRINCIPAL
Réalisateur
PREMIER SOUS
FORMULAIRE
Films
DEUXIEME SOUS
FORMULAIRE
Acteur
Faire Réalisateur+Films, puis
Réalisateur+Acteur.
Insérer le sous-formulaire de l’un des
deux dans le formulaire principal de
l’autre (par exemple, insérer le sous
formulaire acteur a coté du sous
formulaire film dans le formulaire
principal Réalisateur, (bouton sous
formulaire/sous état de la boite à outils)
FORMULAIRE
PRINCIPAL
Réalisateur
SOUS FORMULAIRE
Films
SOUS FORMULAIRE
(Sous formulaire du sous
formulaire)
Acteur
Faire Films+Acteur, puis l’insérer.
(Bouton sous formulaire/sous état de
la boite à outils) en tant que sous
formulaire dans un formulaire
principal Réalisateur simple (champs
père : Réalisateur.num-realisateur ;
champs fils : Films.num-realisateur).
Audouin Jack
Cinémathèque
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