Concevoir les tables d`une nouvelle base de données

®
®
Formation Microsoft Access 2010
Concevoir les tables d’une
nouvelle base de données
Contenu du cours
• Vue d’ensemble : planifier une conception de
qualité
• Leçon : inclut neuf sections d’instructions
• Suggestions de tâches de travaux pratiques
• Test
• Aide-mémoire
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Vue d’ensemble : planifier une
conception de qualité
Vous débutez sur Access 2010 ? Ici,
vous allez apprendre les bases
d’Access, en commençant par la
réalisation de conceptions de qualité,
ce qui permettra à votre base de
données de capturer toutes vos
données avec précision.
Ce cours se concentre essentiellement
sur la conception des tables et des
relations d’une nouvelle base de
données.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Objectifs du cours
1. Planifier la structure des tables d’une nouvelle
base de données
2. Planifier les champs (les colonnes individuelles
dans chaque table)
3. Planifier les champs de clé primaire permettant les
relations entre vos tables
4. Créer les tables d’une base de données Web
(une base de données que vous publiez sur un site
Microsoft® SharePoint® )
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan
Pour ce cours, imaginez que
vous gérez les données
relatives aux biens de votre
société : les ordinateurs,
les bureaux et autres
équipements. Jusqu’à
présent, vous utilisiez une
feuille de calcul pour entrer
et gérer ces données, mais le
fichier est devenu tellement
volumineux qu’il est difficile
de trouver et de changer des
données. Par ailleurs,
certains des enregistrements
sont incorrects.
Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan.
Le déplacement de ces
données vers une base de
données Access peut
faciliter votre travail,
mais par où commencer ?
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan
Le jargon lié à la conception
de bases de données est
parfois assez technique,
vous entendrez des termes
tels que « formulaires
normaux », mais voici les
notions de base :
Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan.
Commencez par observer
les données que vous avez
besoin de capturer.
Combien de fois ces
données sont-elles
répétées ? Par exemple,
combien de fois votre feuille
de calcul liste-t-elle les
fournisseurs ? Recherchez
ces données répétées et
déplacez-les dans une table
à part.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan
Par ailleurs, vérifiez que
chaque table contient
bien des données uniques.
Par exemple, une table de
données de biens ne
contiendra pas des
informations de vente,
et une table de données
relatives à des salaires ne
pourra pas contenir des
dossiers médicaux.
Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan.
Le processus de division
de vos données en tables
plus petites est appelé
normalisation.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Commencer avec un plan
Après avoir normalisé
vos données, vous les
« remariez » en liant
vos tables avec des
relations. L’image
illustre cela.
Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
La feuille de calcul
originale insère les
données dans une
longue liste, tandis que
la base de données les
divise en tables. Ensuite,
les tables sont liées les
unes aux autres d’une
façon vous permettant
de rechercher des
informations et de
donner un sens à vos
données.
Commencer avec un plan
Cet ensemble de tables
et de relations est la clé
de voûte de toute base
de données relationnelle.
Sans cet ensemble, vous
n’avez pas de base
de données.
Par conséquent,
poursuivez votre lecture,
nous allons vous montrer
le processus de
conception, étape par
étape.
Gagnez du temps et épargnez des efforts avec un plan.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Établissez un objectif
La première étape de la
planification d’une
nouvelle base de données
consiste à écrire son
objectif. Dans ce cas,
vous devez entrer et gérer
les données de biens de
votre société.
Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment
Mais, ne vous arrêtez pas
là. Demandez-vous qui va
utiliser la base de données
et comment ils vont
l’utiliser. Veillez à ce que
votre énoncé d’objectif
rencontre l’ensemble de
ces divers besoins et
utilisations.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Établissez un objectif
Conservez votre énoncé
d’objectif à portée de
main et reportez-vous y
lorsque vous créez
vos tables.
N’essayez pas non plus
de créer l’énoncé
parfait. Vous pouvez
toujours le modifier,
et vous le ferez
probablement.
Qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Établissez une liste des données que vous
voulez stocker
Une bonne structure de
base de données vous
évite d’avoir des
données en double.
Elle vous permet de
veiller à ce que vos
données soient
complètes, mais plus
important, qu’elles
soient précises.
Toutes les données à conserver
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Établissez une liste des données que vous
voulez stocker
Pour atteindre ces
objectifs, commencez par
répertorier les données
que vous voulez capturer.
Vous pouvez commencer
avec vos données
existantes, en l’occurrence,
votre feuille de calcul.
Ou, si vous utilisez des
formulaires ou des grands
livres en version papier,
rassemblez des exemples
de ceux-ci.
Toutes les données à conserver
N’hésitez pas à demander
à vos collègues ce dont ils
ont besoin.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Établissez une liste des données que vous
voulez stocker
Pour identifier les
informations que vous
avez besoin de stocker,
vous pouvez également
créer un diagramme de
flux des tâches associées
à vos données.
Par exemple, qui entrera
les données et comment ?
Quels formulaires devront
être utilisés ?
Toutes les données à conserver
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Établissez une liste des données que vous
voulez stocker
Et, tant que vous y êtes,
pensez aux rapports ou
publipostages que vous
voulez créer à partir de
la base de données.
Par exemple, voulez-vous
savoir quand les bureaux
et les chaises doivent être
remplacés ? Qui a besoin
de ces informations ?
L’examen des données
que vous voulez entrer et
utiliser peut vous aider à
déterminer les données à
stocker.
Toutes les données à conserver
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Regrouper les données par sujet
En répertoriant les
données que vous
voulez capturer, vous
vous apercevrez qu’elles
entrent dans un ou
plusieurs groupes ou
catégories. Par exemple,
vos informations
peuvent être regroupées
comme suit :
• Les données des
biens, par exemple,
les modèles, les dates
d’achat et les coûts.
Ensembles d’informations uniques
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Regrouper les données par sujet
• Les données des
fournisseurs, à savoir ceux
qui fournissent les
ordinateurs, les bureaux
et les autres équipements.
Cette catégorie inclura
probablement les noms
de sociétés, les adresses,
les numéros de téléphone
et les noms de contact.
Ensembles d’informations uniques
• Les données du service de
support, à savoir ceux qui
réparent et entretiennent
les équipements.
Ces données
ressembleront à des
données de fournisseur
parce qu’elles incluent
également le nom des
sociétés et des contacts.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Regrouper les données par sujet
Le regroupement est
important parce que chaque
groupe peut correspondre à
une table, telle que Biens,
Support et Fournisseurs.
Vos groupes peuvent ne pas
résulter en une liste
complète de tables, mais ils
sont un bon point de départ.
Ensembles d’informations uniques
N’ayez pas peur de les
recréer. Vérifiez juste que
chaque groupe contienne
des données uniques :
uniquement les données
des biens dans un groupe,
uniquement les données
des fournisseurs dans un
autre, etc.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
À partir des groupes, créer des champs
L’étape suivante de votre
conception consiste à
dresser la liste des champs
pour chaque table.
Dans une table Access,
les colonnes sont appelées
des champs et les
enregistrements individuels
sont appelés des lignes.
En règle générale, chaque
champ d’une table est lié à
d’autres champs.
Commençons avec les petits détails
Par exemple, dans une table
de données de contacts
professionnels, vous avez
généralement des champs
pour le prénom, le nom,
la société, les numéros de
téléphone, etc.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
À partir des groupes, créer des champs
Chaque champ doit être lié
aux autres et chaque
champ doit s’appliquer
uniquement aux contacts
professionnels.
Cet ensemble de champs
liés est appelé une relation,
d’où le terme de base de
données relationnelle.
Commençons avec les petits détails
Vous planifiez vos champs en
déterminant les informations
spécifiques que chacun de
vos groupes doit capturer.
À nouveau, vous pouvez faire
référence à vos données
existantes : la feuille de
calcul, un grand livre ou
même votre boîte à fiches.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
À partir des groupes, créer des champs
Pour votre base de
données de biens,
vous souhaiterez
probablement répertorier
chaque élément et
chaque information pour
chaque produit, comme
les dates d’achat et les
coûts. Dans ce contexte,
essayez de réduire
chaque champ à son plus
petit composant logique.
Commençons avec les petits détails
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Dans une bonne
structure, un champ
représente une donnée
unique et le nom du
champ identifie
clairement cette donnée.
À partir des groupes, créer des champs
À un moment donné, vous
souhaiterez peut-être
utiliser les données d’une
table dans une autre.
Par exemple, l’image
montre que le groupe
Biens inclut des champs
pour les fournisseurs et les
services de support.
Commençons avec les petits détails
C’est normal, vous voyez
comment mettre vos tables
en relation et nous
parlerons de ces relations
dans un instant. Pour le
moment, incluez tous les
champs que vous voulez
inclure dans chacune des
tables.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
À partir des groupes, créer des champs
Pour terminer, au cas où
vous vous poseriez la
question, les lignes ne se
planifient pas.
Elles apparaissent
automatiquement lorsque
vous entrez des données
dans vos champs.
Commençons avec les petits détails
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier les types de données
Après avoir indiqué les
champs de chaque table,
vous devez déterminer un
type de données pour
chaque champ. Un type de
données est une propriété
qui contrôle ce que vous
pouvez et ne pouvez pas
entrer dans un champ.
Chaque champ reçoit un type de données
Par exemple, si vous voulez
stocker des données
textuelles telles que des
noms et des adresses,
vous définissez vos champs
sur le type de données
Texte. Si vous voulez stocker
des dates et des heures,
vous définissez le champ sur
le type de données
Date/Heure.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier les types de données
Les types de données sont
une norme pour toutes les
bases de données
relationnelles et garantissent
la saisie de données précises.
Par exemple, vous ne pouvez
pas entrer un nom dans un
champ configuré pour
contenir des dates et des
heures.
Chaque champ reçoit un type de données
En outre, les types de
données vous permettent
de contrôler la taille de
votre base de données,
dans la mesure où ils
déterminent la taille de vos
champs. Vous ne gaspillerez
pas de l’espace en insérant
une petite quantité de texte
dans un grand champ.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier les types de données
Access facilite la
définition des types de
données. Pour l’instant,
pendant que vous
répertoriez vos champs,
notez le type de
données pour chacun.
Chaque champ reçoit un type de données
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier vos clés primaires
L’étape suivante de votre
plan consiste à ajouter un
champ de clé primaire
dans chacune de vos
tables. Une clé primaire est
un champ, ou une
combinaison de champs,
avec une valeur qui fait de
chaque enregistrement
(chaque ligne dans une
table) un enregistrement
unique.
Un champ critique pour toutes les tables
Par exemple, la compagnie
de téléphone assure le suivi
de tous les Marc Durand en
les identifiant avec une
valeur de clé
primaire unique.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier vos clés primaires
Outre l’identification de
chaque enregistrement
dans votre base de
données, vous utilisez
également des clés
primaires dans les
relations entre vos tables.
Un champ critique pour toutes les tables
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
En fait, les clés primaires
sont tellement
importantes que nous
avons une règle qui leur
est réservée : Chaque
table dans votre base de
données doit avoir une
clé primaire. Sans clé
primaire, vous ne pouvez
pas créer de relations et
extraire des informations
significatives à partir de
vos données.
Planifier vos clés primaires
Access offre plusieurs
façons de créer des clés
primaires.
Étant donné que vous
débutez dans Access,
la façon la plus simple
consiste à planifier un
champ « ID », tel que
« IDBien » ou
« IDFournisseur »,
pour chacune de vos
tables, puis à définir ce
champ sur le type de
données NuméroAuto.
Un champ critique pour toutes les tables
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier vos clés primaires
Access incrémentera dès
lors la valeur de ce
champ d’une unité
chaque fois que vous
ajouterez un nouvel
enregistrement.
Par ailleurs, si vous
planifiez de publier
votre base de données
sur SharePoint, vous
devez utiliser des
champs NuméroAuto
comme clés primaires
pour toutes vos tables.
Un champ critique pour toutes les tables
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier vos clés étrangères
Nous avons mentionné
plus tôt dans ce cours
qu’après avoir réparti vos
données dans des tables
différentes, vous les
réunissez à l’aide de liens
appelés relations.
Les relations de table
peuvent devenir
complexes et n’entrent pas
dans le cadre de ce cours.
La clé des relations : partager vos clés.
Pour l’instant, vous devez
les planifier, et pour cela,
vous devez déterminer
l’endroit où placer les
clés étrangères.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Planifier vos clés étrangères
Une clé étrangère est
simplement une clé
primaire que vous utilisez
dans une autre table.
La clé des relations : partager vos clés.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
L’image illustre cela :
Vous pouvez voir
comment les clés
primaires des tables
Fournisseurs et Support
sont devenues des
champs dans la table
Biens. Ces champs en
double dans la table
Biens sont des clés
étrangères.
Planifier vos clés étrangères
À ce stade, vous pensez
peut-être : « Attendez, en
partageant des champs de
cette façon, certaines
données sont
dupliquées ! ». Ne vous
inquiétez pas, ce type de
duplication est acceptable.
La clé des relations : partager vos clés.
Les valeurs de clés
primaires sont petites et
vous ne pouvez pas extraire
d’informations de votre
base de données à moins
de les utiliser dans des
relations. Par conséquent,
lors de la conception de
votre base de données,
indiquez vos champs de
clé étrangère.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Créer des tables pour SharePoint
La dernière étape du
processus de conception
consiste à décider si vous
allez publier votre base de
données sur SharePoint.
Si c’est le cas, vos tables ne
pourront pas utiliser
certaines des fonctionnalités
fournies par Access.
Par exemple, vous pouvez
utiliser le mode Feuille de
données uniquement pour
créer des tables, et non le
concepteur de tables.
Les bases de données Web requièrent un minimum de
planification.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Créer des tables pour SharePoint
En outre, les seuls types
de relations que vous
pouvez créer sont
appelés les champs Liste
de choix. Il s’agit d’un
type de relation qui
vous permet de
sélectionner les valeurs
résidant dans une table
à partir d’une liste dans
une autre table.
Les bases de données Web requièrent un minimum de
planification.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Créer des tables pour SharePoint
Access impose ces limites
parce que le processus de
publication convertit votre
base de données en HTML
dynamique et ECMAScript.
Vous devez donc éviter de
créer des composants de
base de données (Access
les appelle des objets)
qui ne peuvent pas être
convertis dans ces
langages.
Les bases de données Web requièrent un minimum de
planification.
Par conséquent, lors de la
dernière étape de votre
plan, indiquez si vous
allez publier la base de
données. C’est un petit
détail, mais il est
important.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Suggestions de travaux pratiques
1. Commencer votre planification
2. Explorer le modèle de base de données Biens
3. Découvrir les façons d’éviter les données redondantes
sans créer de tables
Travaux pratiques en ligne (nécessite Access 2010)
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 1
Quelle est la fonction d’une clé primaire ? (Choisissez une
réponse.)
1. Elle sert à identifier de façon unique chaque
enregistrement dans une table.
2. Elle sert à chiffrer et déchiffrer votre base de données.
3. Elle sert à s’assurer que vous entrez des données dans la
table correcte.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 1
Quelle est la fonction d’une clé primaire ?
Réponse :
1. Elle sert à identifier de façon unique chaque
enregistrement dans une table.
C’est effectivement la fonction des clés primaires et toutes
vos tables doivent comporter un champ de clé primaire.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 2
Une bonne structure de base de données vous permet de vous
assurer que vos données sont : (Choisissez une réponse.)
1. Toujours sauvegardées.
2. Complètes et précises.
3. En double, pour pouvoir les consulter plus facilement.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 2
Une bonne structure de base de données vous permet de
vous assurer que vos données sont :
Réponse :
2. Complètes et précises.
Il est essentiel que les données soient complètes et précises
pour pouvoir prendre de bonnes décisions.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 3
Vous devez toujours placer vos données dans des tables
séparées. (Choisissez une réponse.)
1. Vrai.
2. Faux.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 3
Vous devez toujours placer vos données dans des tables
séparées.
Réponse :
2. Faux.
Si vous devez seulement stocker et gérer quelques produits,
vous pouvez utiliser un champ Liste de choix qui contient
une liste de valeurs.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 4
Combien de tables une base de données bien conçue
devrait-elle comporter ? (Choisissez une réponse.)
1. Autant que nécessaire pour capturer toutes vos données
sans redondance.
2. Un
3. Deux
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 4
Combien de tables une base de données bien conçue
devrait-elle comporter ?
Réponse :
1. Autant que nécessaire pour capturer toutes vos
données sans redondance.
Ca peut être une table ou ça peut être des dizaines de
tables.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 5
Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B
en : (Choisissez une réponse.)
1. Fusionnant la Table A avec la Table B.
2. Liant la Table A à la Table B.
3. Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B
(ou inversement).
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Test - Question 5
Vous établissez une relation entre la Table A et la Table B
en :
Réponse :
3. Ajoutant la clé primaire de la Table A à la Table B
(ou inversement).
Lorsque vous ajoutez un champ de clé primaire à une autre
table et que vous créez une relation, ce nouveau champ
devient une clé étrangère.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données
Aide-mémoire
Pour obtenir une synthèse des tâches traitées dans ce
cours, consultez l’ Aide-mémoire.
Concevoir les tables d’une nouvelle base de données