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Sirep@net Gestion budgétaire et comptable Les objectifs du produit Respect de l’instruction budgétaire M9. Forte adaptabilité au contexte de l ’établissement Décomposition du budget sous forme d’enveloppes budgétaires et responsabilisation des acteurs Décentralisation des saisies et confidentialité Paramétrage des procédures de validation internes à l’établissement Paramétrage poussé de la politique de contrôle budgétaire Page 2 - GFI Progiciels Architecture générale de la solution INTERFACES INTERFACES INTERFACES Gestion budgétaire et comptable Sirep@net INTERFACES Page 3 - GFI Progiciels INTERFACES Le progiciel Sirepa • Architecture technique générale – SGBDR Oracle version 8i ou 9i - forms 6i – Mode trois tiers – Portabilité - déploiement – Performance / volumétrie / nombre d’utilisateurs Client(s) Serveur(s) d’Applications Logique applicative clients Présentation Données Traitement des données Gestion des données Réseau Data Center Page 4 - GFI Progiciels Serveur de Références significatives • • • • • • • • • • • • • • • • • Page 5 - GFI Progiciels Agence Nationale Pour l’Emploi (2500 postes) Haras Nationaux Voies Navigables de France Bibliothèque Nationale de France Etablissement Public du Château de Versailles Centre des Monuments Nationaux Centre National d’Enseignement à Distance Direction des Monnaies et Médailles Musée du Louvre Centre National d’Art et de Culture Georges Pompidou Agence de l’Eau Rhône Méditérranée Corse Ecole Nationale d’Administration Ecole Nationale de la Magistrature Ecole Polytechnique Institut National pour la Propriété Industrielle Office National Interprofessionnel des Céréales CNASEA… Structure arborescente de l’établissement • Décomposition de l’établissement sous forme d’une structure arborescente pouvant aller jusqu’à 11 niveaux maximum. • Cette structure doit permettre la ventilation du budget. EPN Départements généraux Documentation Page 6 - GFI Progiciels Informatique Affaires financières Départements Techniques Instruction Traitement Contrôle Structure arborescente de la nomenclature budgétaire • Le compte limitatif représente la notion de chapitre fixant le niveau de contrôle des crédits votés par le Conseil d’Administration. • Le compte budgétaire correspond au niveau de saisie des crédits budgétaires et des engagements. Il est affecté à un chapitre. • Le compte d’exécution est un sous-compte du compte budgétaire. Il indique la nature exacte de la dépense et crée le lien avec le compte comptable. Compte limitatif / chapitre 60 Compte budgétaire / 606 Compte budgétaire / 607 Comptes d’exécution 6061 Page 7 - GFI Progiciels 6064 Comptes d’exécution 6065 6071 6072 6073 Ventilation du budget sur les structures et sur les comptes • La ventilation du budget s’effectue sur chaque « feuille » de la structure d ’établissement et au niveau des comptes budgétaires. EPN Départements généraux Documentation Départements Techniques Informatique Affaires financières Instruction Traitement Contrôle Total 60 601 606 Total 60 100 120 220 40 100 140 30 120 150 130 270 400 180 120 300 210 110 320 690 840 1530 615 618 Total 61 60 300 360 100 150 250 50 100 150 100 110 210 260 80 340 170 90 260 640 830 1470 61 580 390 300 610 640 580 Politique de contrôle budgétaire paramétrable Page 8 - GFI Progiciels 3000 Gestion des acteurs • Gestion des utilisateurs • Paramétrage des accès à la structure permettant – Un champ d’intervention plus ou moins étendu suivant les accès déclarés pour chaque utilisateur – Une vision plus ou moins consolidée suivant le niveau d’accès dans l’arborescence • Gestion des profils d’utilisateurs • Détermination des fonctions accessibles par profil EPN Départements généraux Départements Techniques Documen- Informa- Affaires Instruction Traitement Contrôle tation tique financières Budget Page 9 - GFI Progiciels Exéc. Exéc. dépenses recettes Accès produit : onglet transactions Affichage des Dernières Transactions utilisées Arborescence Du menu Page 11 - GFI Progiciels Paramétrage Des transactions préférées Ergonomie : aides en ligne Accès direct sur la documentation de la fonction Paramétrage de l’aide spécifique à l’établissement Page 16 - GFI Progiciels Editions : envoi par mail des états Possibilité d’envoyer les états par courrier électronique Page 19 - GFI Progiciels Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle • Gestion du budget – Budget provisoire • Saisie manuelle ou génération automatique par application des 10/12èmes du BP N-1 – Budget primitif • Procédures de validation paramétrables – Décisions modificatives • Ventilation par mode de financement • Procédures de validation paramétrables – Virements de crédits • Entre structures et entre comptes d ’un même chapitre – Editions réglementaires et de gestion Page 20 - GFI Progiciels Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle • Exécution budgétaire des dépenses – Politique de contrôle des crédits • Paramétrage des contrôles – – – – au niveau compte budgétaire (dotation du SGn - SG1 - Etab.) au niveau du chapitre (dotation du SGn - SG1 - Etab.) au niveau de l ’enveloppe SGn Modes de réactions différents d ’un compte à l ’autre et d ’une structure à l ’autre – Nouveau code des marchés publics • • • • Page 21 - GFI Progiciels Livraison des familles Gestion des clés de contrôle Ventilation des marchés sur les clés Saisie de prévisions sur les clés Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle – Paramétrage des procédures internes de gestion • Nombreux paramètres la gestion des visas, des libellés, des contrôles, des modes de réaction... – Gestion des fournisseurs • Contrôle des doublons • Adresses et multiples • RIB multiples – Contrôle des RIB – Gestion des RIB étrangers • Gestion des tiers et des RIB provisoires • Recherches multi-critères Page 22 - GFI Progiciels Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle – Gestion des engagements • • • • Engagements provisionnels ou spécifiques Gestion des regroupements d ’engagement Gestion des compléments et dégagements Visas • – Gestion des commandes • Affectation / génération des engagements • Visas paramétrables avec seuils • Édition et suivi des commandes non soldées, par fournisseur • Solde de commande • – Gestion des factures fournisseurs • Enregistrement des factures fournisseurs • Certification du service • Rattachement aux commandes Page 23 - GFI Progiciels Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle – Gestion des liquidations • Gestion des lots de liquidation • Liquidations multi-lignes (engagements - commandes) • Référencement des retenues oppositions et paiement avant ordonnancement • Liquidations partielles ou soldantes • Visas – Mandats • Individuels • Collectifs – Ordres de reversement • Contrôle de la prise en charge des mandats • ORV avec ou sans référence aux mandats – Certificats de réimputations Page 24 - GFI Progiciels • Contrôle de la prise en charge des mandats • Affectation à engagement ou génération d’engagement sur la nouvelle imputation Gestion budgétaire éléments complémentaires • Eléments référençables lors de l’exécution budgétaire – Gestion des secteurs de TVA • Prorata général ou secteurs distincts • Calcul automatique de la réelle consommation budgétaire (HTR) • Gestion du prorata définitif • Calcul et édition des ajustements de consommation – Gestion des conventions – Gestion des programmes pluriannuels – Gestion des marchés – Voir diapos ci-après Page 25 - GFI Progiciels Gestion budgétaire éléments complémentaires – Gestion de la taxe d’apprentissage • • • • Gestion des organismes bénéficiaires Gestion des versements et édition des reçus Clôture de la campagne d ’apprentissage Etats réglementaires et de gestion – Gestion des droits et honoraires • Suivi financier des rémunérations payées sur honoraires et droits divers • Référencement au niveau des liquidations – Indication du code IFU ainsi que le montant brut sur lequel doivent s’appliquer les cotisations – Calcul des prélèvements à reverser aux organismes sociaux • Edition de la déclaration IFU (Imprimé Fiscal Unique) et de la DAS – Gestion des prestations internes • Mise en relation des services acheteurs et vendeurs à l ’intérieur de l ’établissement • Génération des écritures en CG Page 26 - GFI Progiciels Gestion budgétaire éléments complémentaires – Gestion des charges à payer et produits à recevoir – Gestion analytique – voir diapo ci-après – Gestion des exigibilités • Déclaration des délais applicables entre chaque action nécessaire au traitement des pièces • Edition des pièces en dépassement de délai • Edition des prévisions de trésorerie – Gestion des contrats • Identification des contrats et comptes rendus financiers – TVA intra-communautaire • Gestion des fournisseurs CEE • Calcul de la TVA intra-communautaire • Edition de la déclaration de TVA Page 27 - GFI Progiciels Gestion budgétaire éléments complémentaires • Gestion du NCMP – Définition des personnes responsables des marchés – Livraison des nomenclatures standard et recherche – Définition des clés – Ventilation des clés sur les marchés formalisés – Contrôle des seuils – Renseignement des CCM obligatoire ou interdit au niveau des engagements – commandes – liquidations • Gestion du délai global de paiement – Gestion du délai global de paiement maximum, par fournisseur, par marché, par commande – Calcul de la date limite de paiement – Gestion de la suspension par l’Ordonnateur et l’Agent Comptable – Possibilité d’automatiser la génération des liquidations d’intérêts moratoires Page 28 - GFI Progiciels Gestion budgétaire éléments complémentaires • Gestion de la déclaration d’échange de biens – État déclaratif à l’attention des douanes pour les échanges entre pays membres de la CEE – Gestion de la nomenclature des produits (telle que définie par les services des douanes) – Gestion des modes de transports – Saisie des informations de la DEB lors de la liquidation – Édition mensuelle de la DEB • Gestion des devises – Livraison de la codification ministérielle des devises – Gestion des taux de chancellerie (mise à jour automatique depuis le site du Ministère des finances) – Référencement des devises en saisie des bons de commande fournisseurs, factures et liquidations de dépenses – Possibilité de payer par virement en devises – Gestion des écarts de règlements en devises – Saisie et édition des bordereaux de remise de chèques en devises Page 29 - GFI Progiciels Eléments complémentaires : gestion des conventions • 2 grandes familles : – ressources affectées – conventions simples • Distinction du budget des ressources affectées et du budget d’établissement • Suivi pluriannuel • Ventilation des crédits annuels par compte et contrôle des crédits en conséquence • Suivi de l’historique (signature - visas - évènements - dates de fin) • Suivi et contrôle de la trésorerie • Gestion des avenants administratifs et financiers • Génération automatique des recettes à hauteur des dépenses en fin d’exercice • Suivi comptable des conventions Page 30 - GFI Progiciels Eléments complémentaires : gestion des marchés / NCMP • Gestion des différents types de marchés • Découpage en tranches et en lots • Gestion des marchés reconductibles • Habilitation des structures , des comptes • Ventilation sur les clés du NCMP • Suivi de l’historique (signature - visas - notification - délai d’exécution…) • Gestion des avenants • Gestion des co-traitants - sous-traitants - cessions de créances • Gestion des formules d’évolution de prix • Suivi par propositions de paiement Page 31 - GFI Progiciels Eléments complémentaires : gestion des programmes pluriannuels • Suivi des programmes d’investissement et de fonctionnement • Gestion d’un budget d’AP • Découpage en opérations puis en tranches annuelles (CP) • Habilitation des comptes et des structures • Gestion des modes de financement • Consommation : – des crédits de paiement par les engagements comptables – des opérations pluriannuelles par le biais d’engagements juridiques de programmes • Suivi de l’historique • Gestion des avenants • Suivi comptable des comptes de classe 8 Page 32 - GFI Progiciels Eléments complémentaires : gestion analytique • Gestion multi-axes • Référencement : – – – – Obligatoire, facultatif ou interdit Dès l’engagement, la commande ou à la liquidation En dépense, en recette ou dépense et recette A 100% de la dépense / recette ou partiel • Structuration des codes analytiques permettant des analyses transversales • Déclaration de codes analytiques – Directs (codes permettant les analyses finales) – Indirects (codes d’accueil permettant des reventilations sur les codes directs par le biais de clés de répartition) • Saisie de prévisions analytiques par code pour analyse d’écart • Gestion d’OD analytiques Page 33 - GFI Progiciels Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle • Exécution budgétaire des recettes – Gestion des clients – Gestion des liquidations de titres – Gestion des factures clients – Gestion des réductions de titres – Gestion des réimputations de titres – Emission des pièces Page 34 - GFI Progiciels Gestion budgétaire Couverture fonctionnelle • Gestion des reports – Engagements – Commandes – Conventions – Marchés – Programmes pluri-annuels • Suppression de la période complémentaire – Référencement des charges à payer et produits à recevoir – Méthode de l’extourne – Méthode de l’OP Page 35 - GFI Progiciels Sir-objets Générateur de tableaux de bord • Permet d’accéder aux informations de la solution Sirep@net (données budgétaires ou comptables) pour les présenter de façon pertinente – Le système s’appuie sur l’infocentre “Business Objects” et sur une représentation des données prédéfinie par métier (Univers et classes) – Le gestionnaire a toute latitude pour construire lui-même ses outils de contrôle et de gestion. Il dispose de tout le potentiel des informations stockées. SIREP@Net ORACLE CG Budget Dépenses Base de données Page 36 - GFI Progiciels Structure des données Objets Utilisateurs Sir-objets Générateur de tableaux de bord • L’utilisateur choisit les informations et les critères de sélection pour l’édition • Il met en forme le rapport dans un second temps Page 37 - GFI Progiciels Sir-objets Générateur de tableaux de bord • Sir-objets est livré avec un catalogue d’environ 150 états prédéfinis et prêts à l’emploi. • Ce dernier s’enrichit régulièrement de nouveaux états commandés par les établissements. • Sir-objets évolue au même rythme que Sirep@Net de façon à tenir compte des modifications de structure de la base de données. Page 38 - GFI Progiciels Sir-objets Générateur de tableaux de bord • Outre ces fonctionnalités de base, Sir-objets vous permet de gérer l’exécution et la distribution automatique des documents. • Le module webintelligence facilite la communication et l’échange de données via un intranet ou extranet. Il suffit aux utilisateurs de disposer d’un navigateur web pour créer, afficher et distribuer des rapports. • Le module Broadcast agent permet de planifier l’actualisation et la distribution automatique de documents selon une périodicité prédéfinie. • Le module supervisor gère les droits d’utilisation et l’allocation des ressources à partir d’un point central. Il vous garantit que vos données sont correctement protégées et vous permet de garder le contrôle de votre environnement décisionnel. Page 39 - GFI Progiciels Comptabilité générale Couverture fonctionnelle • Comptabilité générale – Principes de comptabilisation – Prises en charges – Contrôle hiérarchisé de la dépense – Paiements – Encaissements – Rapprochement bancaire – Cautions clients – Opérations diverses – Émargements – Documents comptables – Compte financier – Infocentre EPN Page 40 - GFI Progiciels • Comptabilité de régies – Principes de base – Ergonomie – Technologie – Gestion des recettes – Gestion des dépenses – Contrôles – Editions – Interfaces Comptabilité générale Principes de comptabilisation • Saisie de pré-écritures dans des brouillards puis comptabilisation pour alimentation du journal général. Brouillards Journée comptable Journal général 15/10/2002 Prise en charge des mandats Comptabilisation Prise en charge des titres Comptabilisation Paiement des mandats Comptabilisation Encaissement des titres Page 41 - GFI Progiciels Comptabilisation 606 4456 4012 10 2 12 Comptabilité générale Prises en charge • Application des règles de correspondance CB /CG pour génération des pré-écritures • Contrôle des dates d’échéance, des fournisseurs en retenueopposition • Possibilité de : – rejeter la pièce – mettre en attente – modifier le mode de règlement – changer la domiciliation bancaire – modifier le compte de contrepartie – d’affecter des retenues-oppositions ou le paiement avant ordonnancement Page 42 - GFI Progiciels Comptabilité générale Contrôle Hiérarchisé de la Dépense • Activation du CHD par paramétrage • Gestion des catégories des dépenses • Analyse amont du mandatement • Définition des règles de contrôles des pièces • Contrôle du CHD en prise en charge des mandats • Édition des résultats du CHD Page 43 - GFI Progiciels Comptabilité générale Paiements • Sélection des paiements par bordereau ou par pièce • Contrôle du sens du solde des comptes • Génération automatique des pré-écritures de paiement • Emargement automatique des comptes de classe 4 • Génération des supports magnétiques de paiement et des documents d’accompagnement • Ré-enregistrement des supports contrôlé par mot de passe Page 44 - GFI Progiciels Comptabilité générale Encaissements • Référencement des titres – génération automatique des comptes de classe 4 – émargement automatique • Saisie des bordereaux de remise en banque des chèques – référencement des numéros de chèques et autres données bancaires – éclatement possible des chèques sur plusieurs comptes de classe 4 • Gestion de la relance clients – Cadencement paramétrable – Relance par pièce (titres et ORV) ou par tiers – Choix des critères de relance – Historisation des relances Page 45 - GFI Progiciels Comptabilité générale Opérations diverses • Saisie manuelle ligne par ligne ou application d’écritures type • Emargement possible en saisie de ligne d’écriture • Duplication des libellés de ligne en ligne • Possibilité de mettre en attente des saisies • Solde automatique des pièces • Gestion des écritures de rectification et réduction de masse Page 46 - GFI Progiciels Comptabilité générale Émargements Page 47 - GFI Progiciels • Emargement automatique en paiement et encaissement • Emargement direct en saisie des écritures • Emargement partiel possible • Emargement groupé (n - n) ou (1 - n) Comptabilité générale Documents comptables • • États réglementaires : – journal – balance – grand livre – état de solde Comptabilité auxiliaire : – grand livre – état de solde par tiers • Journal de trésorerie - prévisions de trésorerie • Titres et ORV non encaissés • Etats comptables des conventions • Annexes comptables Page 48 - GFI Progiciels Comptabilité générale Compte financier • CADRE 1 : balance définitive des comptes du Grand Livre • CADRE 2 : développement des dépenses budgétaires • CADRE 3 : développement des recettes budgétaires • CADRE 4 : exécution du budget (tableau récapitulatif) • CADRE 5 : tableau de concordance • CADRE 7 : balance des valeurs inactives • BILAN ; COMPTE DE RESULTAT • ANNEXES 1 - 2 - 3 - 5 - 6 Page 49 - GFI Progiciels
