Comment gérer son cabinet comme une entreprise concurrentielle
publicité
COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ? COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ? Philippe BARRE : Consultant Frédéric BOURGAULT : Expert-Comptable, Commissaire aux Comptes Rémi FERRIER : Directeur Général 21S LE CONTEXTE DU 21ème Siècle Évolution du métier Les clients veulent un service plus rapide et plus efficace Développement de la concurrence Évolution des offres d'externalisation Nouveaux entrants à fort potentiel Difficultés de gestion du personnel Recrutement Turn over 35 heures Développement des temps partiels … LES NOUVEAUX ENJEUX Accroître la fidélité des clients Gagner du temps pour modifier la nature des missions Conquérir de nouvelles parts de marché sur ses clients LES NOUVELLES PRIORITES Tous les investissements ont été réalisés sur les outils de production ("back office") Mais … L'organisation interne du cabinet et la gestion de la relation clients ont été négligées. Aujourd'hui, ces deux aspects sont les priorités des cabinets LES NOUVELLES SOLUTIONS : LES NTIC Les NTIC ont plusieurs fonctions Communication Échanges Stockage Partage Les NTIC réduisent Les délais Les distances Les pertes de temps Aujourd'hui les NTIC sont devenues incontournables LA NOUVELLE ORGANISATION INTERNE DU CABINET LES NTIC, FACTEUR DE PRODUCTIVITE INTERNE La messagerie sécurisée L'Intranet Le Knowledge Management Pourquoi choisir le mode ASP? LA MESSAGERIE SECURISEE Aussi propre qu'un courrier Aussi rapide que le fax avec en plus : Confidentialité renforcée Traçabilité complète Et de nouvelles possibilités … Échange de fichiers (Excel, Word, Acrobat…) Outil de base de travail collaboratif Aujourd'hui, aussi indispensable que notre téléphone mobile ! L'INTRANET DU CABINET Partager l'information à toute heure, sans déranger les autres membres du groupe, où que vous soyez Plus d'oubli, toujours à jour, disponible immédiatement Renforcer l'efficacité individuelle, la réactivité de l'entité "cabinet" L'INTRANET DU CABINET Échanger des messages Joindre des fichiers (Excel, Word, 1 dossier comptable…) Consulter un agenda personnel, celui des collaborateurs Valider des documents Participer aux forums : partage d’expériences Accéder aux bases documentaires Et enfin… naviguer en toute sécurité LE KNOWLEDGE MANAGEMENT OU LES CONNAISSANCES DU CABINET DANS L'INTRANET Normaliser les méthodes de travail Utiliser les mêmes outils Avoir le même référent Se doter d'une assurance qualité EXEMPLE D'UN INTRANET LE CABINET PERFORMER POURQUOI CHOISIR LE MODE ASP (ou FAH) ? Moins de contraintes logiciels à gérer Sécurité maximale des données sur serveur professionnel Mise à niveau des applications sans intervention du cabinet Accès disponible 7 jours sur 7, à toute heure Accès depuis n'importe quel poste Internet avec vos clés personnelles Accès simultané et partagé des collaborateurs aux serveurs Pas d'exploitation dans le cabinet : sauvegarde, gestion de l'espace disque, des droits … Et ouverture… sans autre investissement à vos clients (=Extranet) Je suis un « cyber cabinet » avec 21S Frédéric BOURGAULT Expert-Comptable et Commissaire aux Comptes CIF Mantes La Jolie CIF EN QUELQUES CHIFFRES 1 site à Mantes-La-Jolie 3 Experts-Comptables associés Réseau Ethernet AS 400 Bureautique / Groupware Production Routeur ADSL 36 collaborateurs dont 34 PC et 2 terminaux AS 400 600 clients environ + 2 000 payes / mois COMMENT DEVENIR UN « CYBER CABINET » ? La révolution culturelle NTIC Prise de conscience du management les NTIC sont incontournables Motiver les collaborateurs vecteur de notre image Organiser le travail interne autrement réunion de présentation avant changement basculement brutal et volontariste Intégrer les NTIC dans toutes nos missions gagner en productivité : une panoplie d’outils LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Internet Internet : outil personnel L’Internet à tous les collaborateurs développer le savoir-faire Accéder à une information "up to date" sites Internet Exemple de la DGI EFI: une nouvelle relation avec le contribuable LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Intranet Intranet : outil communautaire Optimiser la circulation des informations au sein du Cabinet outil fiable et sécurisé messagerie et agendas pour tous Centraliser et organiser les connaissances du Cabinet bases documentaires : dossiers, méthodes workflow : coordination passage euro/client LA RELATION AVEC LES CLIENTS PRES DES YEUX, PRES DU CŒUR ! Les clients sont de plus en plus exigeants Ils attendent : Un service de proximité Une disponibilité croissante Un accès à leurs informations Le Portail du Cabinet apporte un sentiment de présence etc … … de nouveaux services ! L'EXTRANET DU CABINET … POUR COMMUNIQUER AVEC SES CLIENTS Il faut : Exploiter la richesse que le cabinet détient en interne : l'information de l'entreprise Développer une relation personnalisée back office – front office LES E-SERVICES DU CABINET Les services de base en fonction de l'organisation attendue : Paie et Social Gestion et Comptabilité Publication du dossier permanent Les opportunités d'externalisation : Gestion clients Trésorerie court terme … Les premiers services NTIC pour les besoins propres de l'entreprise : site Web, Intranet … LE PORTAIL EXPERT DIRECT La messagerie directe clientcabinet La carte d'identité de l'entreprise Les services de navigation sécurisée sur Internet La messagerie externe sécurisée EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line EXEMPLE GESTION & COMPTA On Line Mais comment ça marche ? CÔTÉ CABINET Liaison NUMERIS ou ADSL ENTREPRISES INTERNET Serveur d’intermédiation 21S LE « FRONT-OFFICE » BANQUES LE « BACK-OFFICE » Poste(s) avec Lotus Notes ou Internet Explorer Réseau local Ethernet Serveur de production sans Lotus Domino Routeur CÔTÉ CLIENT : LE PORTAIL SCANNER RÉP IMPRIMANTE NUMERIS Serveur d’intermédiation 21S INTERNET UN RÉSEAU PRIVÉ ET SÉCURISÉ CABINET - CLIENTS Clients Finaux SERVEURS PROXY PARE-FEUX INTERNET Cabinets L'ORGANISATION BACK OFFICE – FRONT OFFICE Une nouvelle source de productivité Efficacité personnelle Organisation de la production partagée Récupération de l'information numérisée Travailler autrement pour traiter l'information au jour le jour LE « CYBER CABINET » : la pratique de l’Extranet L'Extranet : le cheval de Troie Assurer la relation client au quotidien réactivité du cabinet aux questions des clients dématérialiser la plaquette communication internationale du reporting alerte ciblée LE « CYBER CABINET » : notre outil Extranet Le Portail EXPERT DIRECT Synthèse des technologies de l'Intranet, Extranet et Internet en mode sécurisé Exemple : évolution de la mission paie Proposer des missions de formation / conseil sur les NTIC une entité dédiée COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ? Renouveler l’image du Cabinet Être reconnu comme UN CABINET PERFORMER COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ? TOP Affirmation de cette stratégie par les dirigeants Former les collaborateurs à de nouvelles compétences Faire évoluer le comportemental des collaborateurs Le faire savoir aux clients DOWN LES CONSEILS DU « CYBER CABINET » Évoluer en terme de comportemental Louer l'ensemble des prestations Internet / Intranet / Extranet Maîtriser votre relation client en toute indépendance " Ne surfez pas, travaillez !" Prenez l'initiative ! Faites vôtre le slogan : SOYEZ On Line AVEC VOTRE EXPERT-COMPTABLE
