Catalogue électronique

Guide de bonnes pratiques
Version 01
Catalogue électronique
Comment créer et envoyer ses fiches-produits aux hôpitaux français ?
12 Décembre 2016

Sommaire
Introduction ................................................................................................................................................... 1
Partie 1 : Contexte et principes .................................................................................................................... 3
Partie 2 : Comment débuter? ....................................................................................................................... 7
1. Mes produits sont-ils bien codifiés ? ................................................................................................... 7
2. Comment définir les produits qui nécessitent une fiche-produit ? .................................................... 9
3. Comment gérer les informations d’approvisionnement ? ................................................................ 10
4. Comment construire la fiche-produit ................................................................................................ 12
5. Comment envoyer sa fiche-produit ? ................................................................................................ 12
6. Quels sont les coûts pour les fournisseurs ? ..................................................................................... 13
Assistance et accompagnement ................................................................................................................. 14
Glossaire ...................................................................................................................................................... 15
Attributs du produit ................................................................................................................................. 15
Catalogue électronique ............................................................................................................................ 15
Echange de données informatisé (EDI – Electronic Data Interchange) ................................................... 15
Editeur ...................................................................................................................................................... 15
Fiche-produit ............................................................................................................................................ 16
GLN ........................................................................................................................................................... 16
GTIN ......................................................................................................................................................... 16
Publication ............................................................................................................................................... 16
Réseau GDSN (Global Data Synchronisation Network) ........................................................................... 17
Souscripteur ............................................................................................................................................. 17
Souscription (Abonnement) ..................................................................................................................... 17
Unité commerciale ................................................................................................................................... 17

Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016
1
Introduction
La parfaite maîtrise des informations produits, fiables et à jour, dans les systèmes d’information
est indispensable aux échanges de données de qualité entre les fabricants et les hôpitaux.
Les règlementations internationales relatives à la traçabilité des produits de santé relèvent leurs
niveaux d’exigence avec par exemple la règlementation UDI (Unique Device Identifier) initiée en 2013
par la FDA pour les dispositifs médicaux ou la directive européenne « médicaments falsifiés »
adoptée en 2011 par le Conseil Européen.
Les normes mondiales pourraient améliorer considérablement la santé des patients et réduire les
coûts. Selon les estimations de l’étude Mc Kinsey
1
, les dépenses des soins de santé seraient réduites
de 40 à 100 milliards de dollars dans le monde, principalement grâce à la réduction du coût de suivi
des erreurs médicamenteuses (9-58 milliards de dollars) et à l'amélioration de la gestion des stocks
(financement, traitement, et une meilleure gestion des données (1-2 milliards de dollars).
En ce sens, le Resah a œuvré à l’élaboration d’eCat-Santé, un catalogue électronique qui répond aux
besoins des établissements de santé d’accéder à une information produit fiable, à jour et
standardisée relative aux produits de santé (médicaments et dispositifs médicaux) : données
techniques, logistiques et commerciales. Ce service facilite les échanges entre les fournisseurs et les
établissements de santé en proposant aux fabricants une solution globale pour renseigner et mettre
à jour leurs fiches produits dématérialisées, garantissant aux hôpitaux mais aussi aux opérateurs
d’achat une meilleure traçabilité des produits de santé. Il s’intègre également dans le cadre de la
digitalisation des processus de soins et des processus achat-logistique, contribuant ainsi à
l’amélioration continue de la qualité des soins.
Basé sur une norme d’échange commune, internationale et acceptée par tous les partenaires, eCat-
Santé permet la diffusion des informations aux établissements à partir d’une saisie sécurisée.
Interopérable avec les GEF et logiciels métiers, il permettra aux établissements de recevoir de
manière automatisée les informations produit. Les fournisseurs sont propriétaires des données et
responsables de leur mise à jour.
Développé par le Resah, ce eCat-Santé est le fruit d’un travail collaboratif qui a réuni des
établissements de santé (CH d’Argenteuil, CH de Saint-Denis, Groupement Hospitalier Est Francilien
et Service de Santé des Armées), des industriels (B. Braun, Roche, Bio-Rad, Vygon), le CIP, un éditeur
(GIP MIPIH) et GS1.
La mobilisation du Resah depuis 2014 pour ce projet d’envergure, en qualité de centrale d’achat,
s’affirme par la volonté forte :
 Structurer le process achat-logistique entre établissements et fournisseurs et favoriser la
dématérialisation des échanges dans le cadre du processus d’achat,
 Appuyer le dimensionnement et la gestion des lieux de réception et de stockage des produits
 Anticiper les transformations liées à la digitalisation des soins et à la traçabilité des produits
de santé,
 De permettre aux industriels une diffusion simplifiée de l’information par le biais d’une
publication unique,
 De sécuriser la procédure via des standards internationaux reconnus.
1
Strenght in unity : The promise of global standards in Healthcare, McKinsey, Octobre 2012

Guide catalogue électronique - Version 01 – 12 Décembre 2016
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Dans le cadre de ce support orienté GS1, les fabricants utilisant les normes HIBC ou ICCBBA auront
également la possibilité de faire paraître leurs fiches produits dans eCat-Santé par la saisie manuelle,
qui constitue l'autre possibilité d'accéder au catalogue électronique.
Ceux ne suivant pas de normes internationales pourront manuellement renseigner les champs des
différents attributs, certains obligatoires, d’autres optionnels, sur le portail d’accès direct aux fiches.
Quel que soit le standard que vous utilisez pour identifier vos produits de santé, ce guide vous
donnera les clés de réussite et le mode opératoire pour atteindre un optimum dans la mise en place
de ces fiches produits.
Les fournisseurs qui le souhaitent bénéficieront d’un accompagnement vers l’automatisation des
échanges grâce à la convergence vers des normes, qu’ils soient titulaires ou non de marchés Resah.
Dominique LEGOUGE
Directeur général du GIP Resah

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Partie 1 : Contexte et principes
Avec la généralisation des normes mondiales relatives à l’identification des produits de santé, les
payeurs, les régulateurs et les épidémiologistes pourraient en apprendre davantage sur l'efficacité
des médicaments et des dispositifs médicaux. La visibilité de la chaîne d'approvisionnement de bout
en bout permettrait aux patients et aux professionnels de sécuriser le circuit des produits de santé.
Les normes mondiales peuvent être configurées et mises en œuvre par étapes pour répondre à un
large éventail de besoins des différents intervenants. L'identification de chaque produit qui peut être
vendu, livré ou facturé ainsi que la lecture des données sur ce produit à chaque point de la chaîne
d'approvisionnement aidera les parties prenantes à identifier et à surveiller chaque produit, du site
de fabrication jusqu’au patient. Les trois éléments de base dans la normalisation globale des données
de la chaîne d'approvisionnement sont : l'identification du produit, l'identification du lieu et
l'échange de données de base.
Identification du produit
L'identification sans équivoque des produits est le fondement des normes mondiales. Il empêche les
erreurs de traitement des ordres et les transactions financières et réduit le ré-étiquetage et le sur-
étiquetage. Les identifiants de produits uniformisés à l'échelle mondiale facilitent grandement la
comptabilité et les rapports. Dans le système GS1, il est obtenu via le numéro d'identification
commerciale mondial (GTIN).
Identification de l'emplacement
L'identification d'emplacement se rapporte au nom, à l'adresse et au type d'une organisation, des
postes de soins infirmiers aux fabricants. Un identifiant d'emplacement standardisé et globalement
unique pourrait identifier précisément un emplacement n'importe où dans le monde.
Le système GS1 utilise le numéro d'emplacement global (GLN). Les numéros d'identification de
localisation lient l'information dans les bases de données centrales, augmentant l'efficacité,
l'exactitude et la précision de l'information et de la logistique.
Réseau d'échange de données
Une seule source de données de base produit et un registre mondial pourraient accélérer la
transmission des données des fournisseurs aux hôpitaux. Le réseau pourrait fournir un accès continu
et automatisé aux parties autorisées, accélérer les processus métier, améliorer la précision du
traitement et réduire les coûts. L'incorporation d'informations cliniques dans les données de base
pourrait améliorer la sécurité des patients.
Le système GS1 intègre le Réseau mondial de synchronisation des données (GDSN), qui comprend un
registre de produits et des pools de données tiers dans le monde auxquels les parties autorisées
peuvent accéder à l'aide des identifiants GTIN et GLN.
Le catalogue électronique des produits de santé permet la synchronisation et la diffusion des fiches-
produits entre les fournisseurs connectés au Datapool via le réseau GDSN certifié par GS1 et les
établissements de santé. Chaque produit est identifié par un code d’identification unique conforme
aux standards internationaux accordant une traçabilité optimale des références commerciales pour
un bénéfice dans le suivi logistique, la performance économique et la santé publique. Les
informations associées sont les attributs qui caractérisent les produits (emballage, type de
prescription, condition de stockage, marché cible…)