KIDS ZEN - Planète ZEN
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KIDS ZEN Le salon des alternatives de mieux-vivre pour enfants/parents. 21, 22 et 23 Octobre 2016 - Halles des Foires de Liège FORMULAIRE D’INSCRIPTION Identité de l'exposant Nom et prénom ou Société (de facturation) Numéro de TVA Personne de contact Adresse de facturation Code postal Téléphone N° et bte Ville Pays GSM Fax E-mail Site web Secteur d’activité ou nature des articles exposés VOTRE STAND (Montant Htva 21%) Veuillez indiquer dans la dernière colonne le nombre de stands souhaités. Désignation Stand de 6m² (3m de façade sur 2m de profondeur), avec pendrillons noirs (1) (2) (3) Stand de 9m² (3m de façade sur 3m de profondeur), avec pendrillons noirs (1) (2) (3) Prix unitaire 250 € 318 € Quantité Inclus dans ce tarif : location de l’emplacement et de la structure, montage et démontage du stand, 1 arrivée de courant de 16A monophasé, les cloisons (tissus noirs), la consommation électrique (max 3,5 kw), 2 badges exposants, 5 invitations par superficie de 12 m², nettoyage, service de sécurité de nuit. En option Prix unitaire Location de l'espace "podium", pour une conférence ou un atelier pour une durée de maximum 1h (mise à disposition du lieu, d’un retroprojecteur, d’un micro, mise en valeur de l'exposant, ...) Quantité 75 € En option Prix unitaire Moquette pour le stand Stand 12m² = 96 €, Stand 24m² = 192 €, Stand 36m² = 288 € Choix du stand sur le plan (4) Puissance électrique supplémentaire : de 3,5 kW à 8kW Badge supplémentaire Connexion wifi 2 jours (pour 1 appareil) Invitations supplémentaires (par paquet de 10) Location de table (6) Location de chaise (6) Mange-debout rond avec nappe stretch 8 € / m² 50 € 50 € 3€ 45 € 40 € 8 € + caution 3 € + caution 40 € Quantité SOUS-TOTAL 1 (Montant Htva 21%) : TOUTE RESERVATION DE MATERIEL SUPPLEMENTAIRE DOIT ETRE SIGNALEE AU PLUS TARD 15 JOURS AVANT L'EVENEMENT. ASBL Planète Zen Quai du Roi Albert 26/21 - 4020 Liège - Belgique +32 (0)493.75.32.12 [email protected] www.planete-zen.org KIDS ZEN Le salon des alternatives de mieux-vivre pour enfants/parents. 21, 22 et 23 Octobre 2016 - Halles des Foires de Liège (1) Emplacement sur angle : + 10% (2) AUCUNE SOUS-LOCATION DE STAND NE SERA TOLEREE ! Pour des questions de cohérence et de visibilité, les stands ne pourront pas être partagés. Cependant, les Evènements en Folie peuvent faire des exceptions pour les regroupements dans un même thème. Les stands seront alors de minimum 24m² pour max 4 professionnels ou 36 m² pour max 8 professionnels. (3) Les exposants doivent prévoir une rallonge de minimum 20m sur 2 1/2 . (4) L’organisateur s’efforcera de satisfaire les demandes de localisation précise au fur et à mesure de leur ordre d’arrivée (sauf choix de l’emplacement payant). En aucun cas, l’organisateur n’est tenu par une localisation déterminée sauf dans le cas où le bon de commande prévoit la réservation d’un angle (voir suppl. (1)) ou d’un emplacement précis payable en supplément. (5) Pour des raisons de personnalisation de stands, aucun éclairage n’est prévu dans la formule de base. Vous avez la possibilité d’apporter soit votre propre éclairage (suivant la consommation établie et incluse dans le forfait de base), soit de nous demander un devis par rapport à l’éclairage souhaité. Si le devis est établi par nous, il comprendra la puissance électrique supplémentaire s’il y en a. Si vous amenez vos propres éclairages, veuillez respecter la consommation comprise dans le tarif de base. Sinon, vérifier de prendre suffisamment de puissance électrique. (6) Caution table : 20 €, Caution chaise : 15 €. Cette caution sera rendue le lendemain du démontage. * Pour toute demande de devis particulier, n’hésitez pas à nous contacter par email, afin que l’on transmette votre demande à la personne en charge. * Intervention technique sur le stand (dû à une mauvaise utilisation du matériel) : 35 € / heure * L’exposant s’engage à utiliser l’espace qui lui est concédé pour les 2 jours sans empiéter sur les allées. RACCORDEMENT ELECTRIQUE Les exposants doivent prendre suffisamment de puissance électrique, en fonction de leur besoin. Merci de nous indiquer le nombre et le type d’appareil(s) à raccorder à l’électricité : Appareil n°1 : …………………………………………………………………………….………………………..……………………..……………………..………………………… Appareil n°2 : …………………………………………………………………………….……………………….…………………..……………………..….………………………… Appareil n°3 : …………………………………………………………………………….……………………………………..……………………..………..………………………… RESERVATION PUBLICITE (Montant Htva 21%) LA COMMUNICATION « ONLINE » (inclus dans le prix de base) Afin d’assurer votre présence sur nos sites internet et nos réseaux sociaux, vous êtes priés d’envoyer vos photos, logos ou autres supports de présentation à l’adresse [email protected] . Au plus tôt vous le faites, au plus vous aurez de visibilité ! www.planete-zen.org et www.lajeunesseenfolie.org ASBL Planète Zen Quai du Roi Albert 26/21 - 4020 Liège - Belgique +32 (0)493.75.32.12 [email protected] www.planete-zen.org KIDS ZEN Le salon des alternatives de mieux-vivre pour enfants/parents. 21, 22 et 23 Octobre 2016 - Halles des Foires de Liège VOTRE PUBLICITE DANS LE GUIDE DES EXPOSANTS Il s'agit d'un document essentiel de visite sur site, il permet aux visiteurs de s’orienter facilement et de vous trouver. Il rappelle aussi les temps forts à ne pas manquer. Il comprendra des articles, un retro planning, etc. Bref; un catalogue que le public pourra garder et utiliser par la suite. Veuillez indiquer par une croix dans la dernière colonne, le format souhaité. Le matériel pour l’encart est fourni par vos soins au plus tard le 15/09/2016 en jpg 300 dpi ou en pdf. Prix unitaire Choix 20 € 40 € 70 € 120 € 200 € COMPLET Le Format Carte de Visite, dans le catalogue du salon, format A5 1/4 page, dans le catalogue du salon, format A5 1/2 page, dans le catalogue du salon, format A5 1 page A5, dans le catalogue du salon, format A5 1 page A5 - Arrière du catalogue du salon, format A5 SOUS-TOTAL 2 (Montant Htva 21%) : Une bannière "facebook" vous sera remise avec la mention "j'y participe" afin que les personnes qui vous suivent ou vous découvrent sachent que vous participiez à cet événement. Il est important que vous sachiez que vous êtes également acteur de la publicité ! D'ailleurs, n'hésitez pas non plus à publier sur votre site internet l'affiche, comme votre actualité. Les gens aiment les commerçants dynamiques ! Montrez-leur que vous en êtes un !!! Mettez tous les atouts de votre côté ! Vous créez un concours à l'occasion du salon ? Faites-le nous savoir. Nous en parlerons déjà sur nos réseaux sociaux et notre site internet ! ASSURANCE VOL L’organisation décline toute responsabilité en cas de vol. ENTRETIEN JOURNALIER & NETTOYAGE Avant l’ouverture du salon pour les visiteurs, ainsi qu’après la fermeture du soir, les stands seront nettoyés par les soins de l’organisateur, à l’exception de l’intérieur des stands. Les exposants déposeront maximum 1 sac poubelle dans les allées chaque soir au moment de la fermeture. Leur enlèvement se fera par les soins de l’organisateur. L’enlèvement de déchets supplémentaires donne lieu à une facturation de 25 € / m³, avec un minimum d’1m³. Dans un souci d’écologie, il serait préférable pour chacun de trier les déchets et de jeter les bouteilles en verre dans les bulles communales prévues à cet effet. DEMONTAGE Sauf autorisation écrite de l’organisateur, aucun exposant ne peut procéder au démontage, même partiel, de son stand avant le jour et l’heure indiquée dans la confirmation de réservation ou par défaut (au plus tôt 10 min après la fermeture officielle du salon). Le non-respect de cette clause entraine automatiquement des frais à l’exposant d’un minimum de 100 €. Par ailleurs, les emplacements doivent être vidés et nettoyés à la date prévue. Passé ce délai, l’organisateur procédera à l’évacuation de tous matériels ou marchandises restantes. Et ce, au risque et périls de l’exposant et à ses frais. L’organisateur n’aura aucune formalité judiciaire à remplir à cet égard. ASBL Planète Zen Quai du Roi Albert 26/21 - 4020 Liège - Belgique +32 (0)493.75.32.12 [email protected] www.planete-zen.org KIDS ZEN Le salon des alternatives de mieux-vivre pour enfants/parents. 21, 22 et 23 Octobre 2016 - Halles des Foires de Liège MONTANT TOTAL SOUS-TOTAL 1 (Votre stand et autres options) : SOUS-TOTAL 2 (Votre publicité et prestations supplémentaires) : TVA (21 % ) : MONTANT TOTAL : CONDITIONS DE PAIEMENT Pour confirmer votre participation, veuillez verser un acompte de 50% du total, dans les 8 jours qui suivent la réservation, sur le compte de Planète Zen Asbl BE54-3631-3177-0597 Solde restant dû : au plus tard pour le 01/10/2016 Attention : le stand ne sera attribué qu’après paiement intégral. En cas de défaut de paiement, l’organisateur se réserve le droit de facturer des frais de dossier (25 €) et des intérêts de retards suivants les taux légaux. Inscription au Salon Le sousssigné déclare avoir pris connaissance du règlement de participation (conditions générales) ci-joint, l’accepter sans réserve et se conformer également au Règlement Général du Halle des Foires de Liège. Date : Cachet de l’entreprise : Signature : Nom et qualité du signataire juridiquement capable : .................................................................................. .................................................................................. .................................................................................. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Dossier sous réserve d’acceptation du dossier par les organisateurs du salon.L’attribution des stands s’effectue sur base de la date d’inscription, de la superficie louée et du secteur choisi. En fonction des disponibilités. CALENDRIER PUBLIC (horaire prévu) NOUVEAU Le 21 Octobre 2016 : Journée spéciale entreprises et professionnels, de 15h00 à 20h00 Samedi 22/10 : Ouverture au public de 13h00 à 20h00 Dimanche 23/10 : Ouverture au public de 11h00 à 18h00 ASBL Planète Zen Quai du Roi Albert 26/21 - 4020 Liège - Belgique +32 (0)493.75.32.12 [email protected] www.planete-zen.org KIDS ZEN Le salon des alternatives de mieux-vivre pour enfants/parents. 21, 22 et 23 Octobre 2016 - Halles des Foires de Liège EXTRAIT DU REGLEMENT DU SALON - KIDS ZEN & LES EVENEMENTS EN FOLIE 1. Le Formulaire d'inscription. La demande de participation à une manifestation organisée par « Les Evénements en Folie » lie le demandeur dès la signature de celle-ci. 2. Identité du demandeur Le demandeur est tenu d’introduire sa demande sous son nom s’il s’agit d’une personne physique ou sous sa raison ou dénomination sociale s’il s’agit d’une personne morale, en précisant la forme juridique de celle-ci. En cas de demande de participation conjointe, les demandeurs seront solidairement tenus de toutes les obligations qui en résultent. 3. Participation a. Admission: La qualité d’exposant n’est acquise que lorsque « Les Evénements en Folie » aura enregistré l’acompte prévu par le règlement. Le paiement intégral des factures est la condition expresse d’admission à l’événement. En cas de non-paiement, l’emplacement attribué est remis à la disposition de l’organisateur. b. Commandes: En cas de commande tardive il est possible que les biens commandés ne puissent plus être livrés conformément à votre demande. Toutes les commandes (cartes d’entrée, badges...) faites pendant le montage, la durée ou le démontage du Salon seront sujettes à une augmentation de 20% et seront à payer au comptant. Aucune annulation de commande ne sera acceptée à partir du premier jour du montage. c. La direction se réserve le droit d’accepter ou de refuser un dossier d’inscription. 4. Stand a. Sous-location, transfert de stand: Il est interdit à l’exposant de céder à des tiers (même à titre gratuit), de louer, de céder à l’usage, ou de transférer tout ou une partie du stand qui lui est attribué, sans l’accord préalable et écrit de l’organisateur. L’exposant ne peut pas céder cette autorisation. b. L’emplacement loué est personnel et doit être occupé en permanence par le demandeur, ses préposés ou ses mandataires, pendant toute la durée de la manifestation, aux heures d’ouverture. c. Les animaux ne sont pas autorisés sur les stands. 5. Montage stand a. Suspension: La suspension de matériaux à la sous toiture n’est possible. b. Contraintes: Veuillez tenir compte des contraintes suivantes lors de la conception et du montage de votre stand: • Les bouches d’incendie et extincteurs doivent toujours être accessibles sans le moindre problème et sans devoir déplacer d’objets. • Les portes de secours doivent rester accessibles et libres. * Pour des raisons de sécurité, il est interdit d’utiliser des bougies ! c. Dégâts: En cas de détérioration de biens ou de locaux mis à la disposition des exposants, les frais de restauration des biens endommagés seront à charge de l’exposant responsable. L’emploi de peinture, d’autocollants, de clous... n’est pas autorisé sur les stands loués par l’intermédiaire de « Les Evénements en Folie », ni sur les murs ni sur les sols en béton de la salle. Le placement de la moquette implique qu’il faut tenir compte du fait que le ruban adhésif double face doit être enlevé lors du démontage. Nous sommes obligés de vous demander les prix suivants pour: • Tâches de peinture et autres: 70 €/m2 avec un minimum de 1m2 • Rayures et dégâts causés par le matériel lourd: 50 € / endroit endommagé. • Reste de colle et de ruban adhésif double-face: 15 €/ m courant sur une largeur maximale de 5 cm. • Évacuation de déchets au montage et démontage du stand: 50 € / évacuation. 6. Responsabilité a. Le demandeur réalise son stand, occupe l’emplacement qui lui est dévolu ou gère l’organisation de la manifestation qu’il met sur pied sous sa seule responsabilité et dans le respect des normes légales, réglementaires ou de simple prudence notamment en matière de sécurité, de concurrence ou de réglementation des prix. b. Les Evénements en Folie et le propriétaire des lieux se réservent le droit, sans avoir à en justifier, d’interdire l’exécution de travaux ou de faire enlever toute construction qui lui apparaît dangereuse ou simplement inappropriée sans qu’il puisse en résulter aucune obligation ou responsabilité de sa part. manière que pour toute autre exposition. Ils déclarent en outre que leur RC exploitation fait l’objet d’une couverture d’assurances et être informés qu’en aucun cas, la police couvrant la RC exploitation de « Les Evénements en Folie » ne pourra intervenir, même à titre supplétif, pour des sinistres n’engageant que la responsabilité de l’exposant. b. Recours: Par les présentes conditions générales de participation, les exposants abandonnent tout recours envers l’organisateur, « Les Evénements en Folie » et ses représentants et s’engagent à répercuter cet engagement auprès de leurs propres fournisseurs ou sous-traitants en les invitant à souscrire au même abandon de recours. c. Vol : L’organisation décline toute responsabilité en cas de vol. 8. Paiement Les paiements doivent se faire dans les délais suivants: • 50% au comptant dès réception de la facture (càd lors de l’inscription). • Solde au plus tard le 21/09/2016. 9. Renonciation La signature du contrat engage l’exposant de manière irrévocable à participer au salon. Par dérogation, il est toutefois convenu que l’exposant pourra renoncer à sa participation : jusqu’au 65ème jour qui précède l’évènement par lettre recommandée. L’acompte facturé restera dû, non plus à titre d’acompte, mais bien à titre d’indemnité de dédit. Le non-paiement de la facture d’acompte à son échéance sera considéré comme exprimant la volonté de l’exposant de renoncer à sa participation. L’indemnité de dédit prévue ci-dessus sera due et « Les Evénements en Folie » libérera l’emplacement. Dans le cas où l’exposant renonce à sa participation entre le 65ème jour et le 30ème jour qui précède l’évènement, l’intégralité du montant facturé sera due et « Les Evénements en Folie » libèrera l’emplacement. Seront en outre facturés les frais exposés par « Les Evénements en Folie » au moment où la renonciation intervient (aménagement de l’emplacement laissé vide, le cas échéant par l’installation d’un stand modulaire). Seront toutefois crédités les frais liés à l’occupation du stand qui auraient déjà été facturés (eau, électricité, nettoyage ...). Si la renonciation intervient moins de 15 jours avant l’ouverture, l’indemnité de dédit est égale aux montants facturés, majorés d’une somme forfaitaire de 40 €/ m2 destinée à couvrir les frais de réaménagement et sous déduction des frais liés à l’occupation du stand, qui auraient été déjà facturés (eau, électricité...). Moyennant règlement de cette indemnité, « Les Evénements en Folie » renonce à réclamer tous autres dommages et intérêts. Le non-paiement de la facture du solde à son échéance sera considéré comme exprimant la volonté de l’exposant de renoncer à sa participation. En cas de non -paiement des factures à leur échéance, elles seront majorées de plein droit et sans mise en demeure de 15% à titre d’indemnité forfaitaire. En outre, il sera dû un intérêt au taux de 15% l’an. 10. Publicité Sous peine de fermeture immédiate du stand sans préavis aucun, il est formellement défendu aux exposants : - de distribuer des échantillons ou circulaires à l’extérieur du stand ; - de faire, pour attirer le client, toute démonstration gênante ou autre, de quelque façon qu’elle soit pratiquée, ou toute autre publicité de nature à gêner les occupants des stands voisins et leurs visiteurs ; - de placer des objets en saillie sur les faces extérieures du stand ; - de détériorer de quelque façon que ce soit le matériel mis à leur disposition; - de distribuer des articles - réclames et de projeter des clichés ou des films sans autorisation spéciale préalable et écrite de l’organisateur; - de peindre ou de coller des affiches sur les parois intérieures ou extérieurs des locaux, colonnes, balustrades, etc…sauf de ma demande expresse à l’organisation. Les exposants ne peuvent faire de la publicité dans leur stand uniquement pour les produits dont l’admission a été demandée et entérinée par l’organisateur. Sous aucun prétexte, d’autres articles, documents publicitaires ou réclames quelconques ne peuvent être exposés ou même admis dans les bâtiments d’exposition. La publicité autorisée doit se conformer au «Code de pratiques loyales en matière de 7. Assurance a. Obligations: En signant le formulaire de participation, les exposants ou les organisateurs déclarent qu’ils ont souscrit toutes les assurances légalement obligatoires (tant pour eux-mêmes que pour leur personnel) et que la couverture leur est régulièrement acquise au moins pour la période du salon. L’exposant devra assurer son matériel de la même 6) Principes juridiques Tout rapports juridiques existants entre parties sont régis par le droit belge. En cas de litige, les Tribunaux de Liège seront seuls compétents. La nullité d’une clause n’entraîne pas la nullité de l’ensemble des conditions générales ou du contrat. ASBL Planète Zen Quai du Roi Albert 26/21 - 4020 Liège - Belgique +32 (0)493.75.32.12 [email protected] www.planete-zen.org
