profil de poste - Centre hospitalier robert ballanger

<p_vignette> PROFIL DE POSTE
ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE
Direction des
Ressources Humaines
Date d’application Référence Version (Révision) Confidentialité
06/01/2006 DRH- 001 Public
SEULS LES DOCUME
NTS IMPRIMES, PRESENTANT UN TAMPON « <P_UNIT> COPIE VALIDE LE : » A L’ENCRE ROUGE,ET LES DOCUMENTS PROVENANT DE LA GED SERONT VALABLES
FONCTION
Assistante Médico-Administrative au secrétariat du Centre Médico-Psychologique « Emmaüs » 30, rue
Vercingétorix 93600 Aulnay-sous-Bois qui dépend du Centre Hospitalier Robert Ballanger.
MISSIONS
Traiter et coordonner les opérations et les informations médicales et administratives du patient
LIAISON HIERARCHIQUE
Coordinatrice des Assistantes Médico-Administratives
Direction des Affaires Financières
LIAISON FONCTIONNELLE
Médecin Chef du Pôle Psychiatrique
Médecin Chef de Service de Psychiatrie A
Cadre Administratif du Pôle Psychiatrique
PRESENTATION DU POSTE
Dans ce Centre Médico-Psychologique sont accueillis des patients :
- du service de pédopsychiatrie
- du service de psychiatrie adultes
MISSIONS
Accueil et communication :
Assurer l’accueil des patients
 Accueil direct : réception des usagers
 Accueil téléphonique:
Patients du service de pédopsychiatrie : enfants, adolescents, parents, venant en consultation Patients
du service de psychiatrie adulte
 La secrétaire prend les demandes de rendez-vous des patients
- les soumet à l’équipe de pédopsychiatrie (lors des réunions de synthèse auxquelles elle participe)
- et à l’équipe de psychiatrie adultes
en prenant en compte l’évaluation de l’urgence de la demande.
(Pour l’accueil direct des patients, il est souvent nécessaire d’assurer une surveillance des enfants en
salle d’attente lorsque ceux-ci sont déposés par une ambulance ou un VSL)
La secrétaire participe à la réunion de synthèse hebdomadaire de l’équipe de pédopsychiatrie au
cours de laquelle sont exposées
- les demandes de rendez-vous
- et partagées les diverses informations du secteur.

<p_vignette> PROFIL DE POSTE
ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE
Direction des
Ressources Humaines
Date d’application Référence Version (Révision) Confidentialité
18/09/2006 DRH- 001 Public
SEULS LES DOCUME
NTS IMPRIMES, PRESENTANT UN TAMPON « <P_UNIT> COPIE VALIDE LE : » A L’ENCRE ROUGE,ET LES DOCUMENTS PROVENANT DE LA GED SERONT VALABLES
La secrétaire organise des plannings des réunions, si nécessaire, avec
 les autres membres des équipes du service de pédopsychiatrie
 Le service de psychiatrie adultes
 Les différents partenaires médico-sociaux
 Les partenaires de l’Education Nationale
 Les partenaires de Justice
La secrétaire assure le lien avec les services administratifs de l’hôpital
L’Accueil des patients, les relations avec les membres de l’équipe, les différents professionnels
et l’administration, sont donc une partie très importante du travail de la secrétaire médicale en
CMP.
La secrétaire en CMP fait le lien entre l’équipe et les différents partenaires médico-sociaux.
Bureautique :
 Saisie informatique
- Convocations
- Courriers adressés aux patients et aux différents partenaires médicaux et sociaux
- Comptes rendus médicaux
- Bilans psychologiques, orthophoniques et de psychomotricité
- Rapports sociaux
- Statistiques mensuelles et annuelles de l’activité du CMP (enfants, adultes)
Tâches administratives :
 Gestion des rendez-vous
 Tenue des agendas
 Gestion du planning des congés
 Statistiques mensuelles et annuelles de l’activité du CMP
 Gestion des dossiers :
- Enregistrement
- Classement
- Archivage
 Gestion des stocks de fournitures
- Animation
- Matériel de bureau
- Entretien
- Imprimerie etc…
 Liaison constante avec les services compétents de l’hôpital (économat, services techniques..)
 Formalités administratives concernant les transports en VSL des patients
(gestion des plannings avec les compagnies d’ambulances et des bons des transports)

<p_vignette> PROFIL DE POSTE
ASSISTANTE MEDICO-ADMINISTRATIVE
Direction des
Ressources Humaines
Date d’application Référence Version (Révision) Confidentialité
18/09/2006 DRH- 001 Public
SEULS LES DOCUME
NTS IMPRIMES, PRESENTANT UN TAMPON « <P_UNIT> COPIE VALIDE LE : » A L’ENCRE ROUGE,ET LES DOCUMENTS PROVENANT DE LA GED SERONT VALABLES
COMPETENCES ET APTITUDES REQUISES
Savoir faire :
- renseigner et orienter
- prendre des initiatives : prévoir, anticiper
- avoir le sens de l'organisation
- hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser
- être efficace
- posséder une bonne mémoire
Savoir être :
- respecter le secret médical et professionnel
- être bienveillant et à l’écoute du public lors de l’accueil (patients pour la plupart en grande
détresse et présentant des pathologies psychiatriques souvent lourdes)
- savoir gérer le stress, maitrise de soi.
- savoir travailler en équipe.
- être réactif et avoir une grande adaptabilité.
- être autonome, rigoureux.
CONNAISSANCES ET PREREQUIS ASSOCIES
- Avoir le grade ou les diplômes de secrétaire médicale
- Maîtriser la bureautique
- S’adapter aux différents logiciels
PARTICULARITES DU POSTE
Amplitude horaire : semaine sur 37 heures 30 avec 15 RTT, du lundi au vendredi : horaires à définir.
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Direction des Ressources Humaines
Centre Hospitalier Intercommunal Robert BALLANGER
Boulevard Robert BALLANGER – 93602 AULNAY-SOUS-BOIS Cédex
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