5-Information et Système d`information
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THEME 2 : Information et intelligence collective I. INFORMATION ET SYSTEME D’INFORMATION Qu’est-ce que l’information dans les organisations ? A. Donnée, information, connaissance - La donnée : c’est un ensemble de caractères qui peut prendre la forme de mots, de chiffres, de visuels. Ce sont des éléments bruts qui sont fournis par l’observation de faits. Ces éléments ne sont donc pas interprétés. - L’information : ce sont des données mises en forme, organisées, structurées… (par le système informatique ou par les individus), de façon à être comprises, interprétées, utilisées… par les individus. L’information permet donc la compréhension d’une situation, d’un problème et est en principe destinée à être diffusée dans l’organisation et à ses partenaires. - La connaissance : l’information devient de la connaissance quand celle-ci est assimilée, structurée et mémorisée par l’individu. Ainsi, celui-ci s’approprie l’information et va l’utiliser tant à court terme qu’à long terme. La connaissance est alors un processus cognitif qui permet d’interpréter les informations dans les objectifs de l’organisation. B. L’accessibilité et la valeur de l’information Les organisations ont constamment besoin d’informations. Il est donc souhaitable que celles-ci soient de qualité. On peut noter deux qualités essentielles : - L’accessibilité de l’information qui dépend de la nature de l’information (interne ou externe) - La valeur de l’information : La valeur de l’information peut s’apprécier selon 4 critères : l’exactitude de l’information : Cela dépend essentiellement de la fiabilité de la source. l’actualité de l’information : l’information doit être récente et mise à jour pour être de valeur et être support d’une action dans l’organisation. la pertinence de l’information : l’information doit être en lien avec l’action menée la valeur intrinsèque : c’est prix de l’information C. Les rôles de l’information L’information est le support de la connaissance construite dans l’organisation, de la coordination entre les membres de l’organisation et de la communication dans et à l’extérieur de l’organisation. - Elle permet de construire une connaissance commune entre les acteurs de l’organisation. L’information va diminuer les risques de se tromper et les incertitudes, et augmenter le degré de connaissances. - Elle permet la coordination entre les membres de l’organisation. Aussi les informations doivent circuler entre ces personnes, doivent être communiquées, échangées pour que les collaborateurs puissent travailler, prendre des décisions, s’organiser… C - Elle est le contenu de la communication. La communication va donc permettre à l’information d’être diffusée. Sans la communication, l’information ne pourra pas être utilisée. L’information va avoir des destinataires différents, et donc être : • un vecteur de communication interne quand elle s’adresse à des personnes faisant partie de l’organisation : collaborateurs, supérieurs, subordonnés, services… ; • un vecteur de communication externe quand elle s’adresse à des personnes extérieures à l’organisation : clients, fournisseurs, partenaires institutionnels, grand public… Selon le message, le support utilisé, les objectifs de l’organisation, les acteurs de l’échange, la place de l’information par rapport à la communication est variable : • certains messages contiendront davantage d’information et feront moins place à la communication (ex : note de service, compte rendu de réunion, facture envoyée à un client…) • inversement d’autres messages feront plus de place à la communication et contiendront peu d’informations (exemple : document publicitaire, visite d’entreprise, journal interne d’entreprise…) THEME 2 : Information et intelligence collective II. Comment le système d’information transforme-t-il l’information en ressource ? A. L’organisation du système d’information dans l’organisation Toute organisation dispose d’un système d’information Le système d’information est l’ensemble des moyens qui permettent de gérer l’organisation en mettant à disposition de chacun les informations nécessaires à la bonne exécution de son travail et à la prise de décision. Ces moyens sont : organisationnels : le SI organise la réalisation des activités dans l’organisation en formalisant des processus et des procédures de gestion du travail; technologiques : il s’agit de l’ensemble des technologies qui manipulent des informations (matériels, logiciels, réseaux…); humains : il s’agit de l’ensemble des acteurs qui contribuent à la mise en place du SI, à sa gestion et à son utilisation. Les acteurs du système d’information se décomposent en deux catégories : • les « gestionnaires » font fonctionner les composantes du SI : ils organisent, gèrent, alimentent et font évoluer le système d’information. • les « utilisateurs » des informations fournies par le système d'information. Il s’agit soit des membres de l’organisation (responsables, employées, associés…), soit des partenaires externes à l’organisation (clients, fournisseurs…). Le système d’information peut être défini comme des composantes interreliées qui collectent, traitent, stockent et distribuent l’information pour permettre la prise de décision, la coordination entre les acteurs et le contrôle de l’organisation. B. Les informations du système d’information, ressources pour les métiers de l’organisation - - - Les services rendus par le système d’information, aux métiers de la comptabilité, sont d’organiser et transformer les différentes informations financières d’une organisation, en informations utiles aux gestionnaires et aux utilisateurs externes. Il permet de collecter et trier des informations sur les transactions, d’enregistrer automatiquement ces opérations et de générer des états financiers et autres documents nécessaires à toute comptabilité d’organisation. Ceux-ci vont être transmis, par le système d’information, aux décideurs et gestionnaires, pour leur permettre d’analyser la situation financière et d’apporter les modifications nécessaires à sa gestion. Les services rendus par le système d’informations aux métiers de la gestion des ressources humaines sont une gestion et un suivi plus efficace du personnel. Il va permettre de collecter et traiter aussi bien des données personnelles sur les membres de l’organisation que des données sur leurs rémunérations, leurs tâches de travail, leurs temps de travail… Il permet aux responsables des ressources humaines une gestion plus efficace et globale des carrières des membres de l’organisation, une automatisation de la gestion des rémunérations et des prestations sociales, des possibilités d’analyser et de proposer des plannings dans la répartition du travail…Ces systèmes libèrent ainsi le personnel de ressources humaines de tâches fastidieuses et répétitives, leur permettant de se concentrer sur des problèmes plus décisionnels, stratégiques. Les services rendus par le système d’informations aux métiers du marketing sont de résoudre les problèmes de commercialisation et de gestion de la clientèle. Les données issues de l’environnement marketing, sont collectées et transformées pour être utilisées par les décideurs marketing. Le système d’informations permet, notamment à partir des informations recueillies lors d’étude de marché, informations se rapportant aux clients, aux consommateurs, aux concurrents, aux tendances économiques du marché de mettre en place et d’améliorer la communication de l’organisation, de prévoir les ventes à court et long termes grâce aussi aux historiques des ventes, d’installer une relation personnalisée avec les clients et de les fidéliser, de gérer les produits actuels et ceux en développement… L’information fournit par le SI est donc une ressource pour l’organisation.
