Formulaires de tiers : le rôle du médecin

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La version électronique des politiques de l’AMC est versée sur le site web de l’Association (AMC En direct, adresse www.amc.ca
POLITIQUE DE L’AMC
Formulaires de tiers : le rôle du médecin
(mise à jour 2010)
L’évaluation d’un médecin et sa signature sur un formulaire de tiers ont une valeur qu’il faut
reconnaître officiellement. Ce document clarifie la situation et guide les médecins, les patients et les
organisations qui traitent des formulaires de tiers, sous réserve des lois et des règlements fédéraux,
provinciaux et territoriaux. Il présente aussi des stratégies de réduction du fardeau administratif
imposé par les formulaires de tiers afin de laisser davantage de temps au soin direct des patients.
L’expression «formulaire de tiers» s’entend des formulaires, lettres, certificats médicaux, photocopies
et autres documents contenant des renseignements médicaux sur le patient qu’une tierce partie a
demandé au médecin de remplir pour le compte de son patient.
Principes clés
Lignes directrices à l’intention du médecin au
sujet des formulaires de tiers à remplir
 Le médecin a l’obligation professionnelle
de remplir des formulaires médicaux de
tiers à la demande de ses patients.
 Lorsqu’il remplit de tels formulaires, le
médecin fournit un avis médical. C’est
pourquoi les questions à son intention
doivent servir uniquement à obtenir de
l’information sur l’état de santé du
patient et son pronostic (lorsque c’est
possible).
 Un médecin ne doit pas indiquer qu’il
traite un patient si ce n’est pas le cas. S’il
le traite, il doit indiquer la durée des
soins.
 Un médecin doit obtenir le
consentement du patient pour divulguer
de l’information à une tierce partie, qu’il
s’agisse d’un employeur ou d’un assureur.
Avant de produire un rapport destiné à
un tiers, le médecin doit expliquer au
patient qu’il a l’obligation, envers le tiers,
d’expliquer son état médical de façon
exacte, complète et objective.
Stratégies à suivre pour améliorer l’utilisation
de formulaires de tiers
 Afin d’améliorer l’efficacité du processus
global qui consiste à remplir des
formulaires médicaux, les tierces parties
devraient mettre les médecins à
contribution dès le départ, puis
régulièrement, en déterminant d’abord si
un formulaire médical est nécessaire.
 La normalisation des définitions et du
libellé des formulaires de tiers peut faire
gagner du temps et réduire les erreurs
administratives. Les médecins appuient
sans réserve tout effort déployé par

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l’industrie privée de l’assurance et les
gouvernements pour normaliser leurs
formulaires médicaux.
 Les médecins ont le droit d’être
dédommagés pour le temps et les
ressources qu’ils consacrent à la
fourniture de renseignements médicaux à
des tiers. Ces derniers devraient couvrir
les frais d’exécution de leurs formulaires
médicaux, car le médecin fournit souvent
les renseignements en question pour leur
rendre service.
 Il faudrait chercher à utiliser davantage
les formulaires électroniques à condition
qu’ils répondent aux mesures nécessaires
de protection de la vie privée, de sécurité
et de confidentialité.
Introduction
Le rôle du médecin dépasse la simple
prestation de services médicalement
nécessaires, à commencer par l’obligation
fondamentale de tenir compte du mieux-être
du patient
1
. Les médecins reconnaissent, par
exemple, qu’ils ont l’obligation envers leurs
patients, lorsque ceux ci en font la demande,
de fournir des renseignements médicaux à
des tiers.
L’évaluation d’un médecin et sa signature sur
un formulaire de tiers ont une valeur qui
reflète le niveau de scolarité et la formation
structurés du médecin, ainsi que son
expérience professionnelle. Comme dans le
cas d’autres professions, la signature d’un
médecin entraîne certaines responsabilités,
dont l’obligation de fournir des
renseignements exacts. Il faut reconnaître
officiellement cette valeur.
On demande de plus en plus aux médecins
de remplir de tels formulaires pour leurs
patients. Dans nombre de cas, ces demandes
peuvent représenter une utilisation
inappropriée du temps des médecins, ce qui
réduit le temps dont ils disposent pour
traiter directement les patients et aggrave la
pénurie de médecins à laquelle font face de
nombreuses collectivités.
Raison d’être et définitions
Ce document vise à clarifier la situation et à
guider les médecins, les patients et les tierces
parties dans le traitement des formulaires de
tiers, sous réserve des mesures législatives et
réglementaires fédérales, provinciales et
territoriales. Il devrait être utilisé en
conjonction avec les énoncés de politique de
l’AMC intitulés L’attestation de maladie de
courte durée et Le rôle du médecin lorsqu’il
s’agit d’aider les patients à retourner au
travail après une maladie ou une blessure.
Aux fins du présent énoncé, «formulaire de
tiers» s’entend des formulaires, lettres,
certificats médicaux, photocopies et autres
documents contenant des renseignements
médicaux sur le patient qu’une tierce partie a
demandé à un médecin de remplir pour le
compte de son patient. Une tierce partie est
un employeur, un ministère ou organisme
gouvernemental, un assureur privé ou une
autre organisation qui demande des
renseignements médicaux afin de les utiliser
dans l’intérêt du patient. Même s’il peut être
pertinent dans certains cas, cet énoncé de
politique n’aborde pas toutes les questions
associées aux rapports à remplir pour des
examens médicaux indépendants, dans le
cadre desquels un médecin autre que le
médecin traitant de la personne en cause
évalue à forfait celle ci pour le compte d’une
tierce partie.
L’impact des formulaires de tiers sur
les médecins
Les médecins reçoivent des demandes de
formulaires de tiers à remplir qui
proviennent de nombreuses sources, y
compris des gouvernements, des organismes
gouvernementaux (p. ex., Commission des
accidents du travail) ainsi que des secteurs
privé et non gouvernemental (p. ex.,
employeurs, compagnies d’assurance, écoles,
organisations sportives). Le nombre total de
demandes que les médecins reçoivent par
semaine peut être considérable. En 2004–
2005
2
on a approuvé 294 350 demandes de
prestations de maladie dans le cadre du

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programme d’assurance-emploi du
gouvernement fédéral. Il s’agit là d’un seul
exemple de formulaires de tiers que doit
remplir un médecin. À noter que la grande
majorité de ces certificats auraient été
remplis par un médecin.
Qui plus est, les médecins sont bombardés
de demandes de formulaires de tiers. Si l’on
compare les données tirées du Questionnaire
sur les effectifs médicaux de 1997 à celles du
Sondage national auprès des médecins de
2004, on constate que le temps que les
médecins consacrent indirectement aux
patients, y compris pour remplir des
rapports, est passé de 4,5 heures par semaine
en 1997 à 5,3 heures en 2004, ce qui
représente une augmentation de 18 % en sept
ans, soit presque une heure de plus par
semaine
3
. Un sondage mené en 2002 auprès
des médecins de l’Ontario a révélé que ceux
ci passaient environ neuf heures par semaine
(11,5 heures dans le cas des médecins de
famille) à remplir en moyenne 58
formulaires, ce qui équivaut à environ 18 %
du total des heures de travail. On a signalé
qu’il fallait en moyenne un peu moins de 28
minutes pour remplir les formulaires
d’invalidité du gouvernement, qui
représentent une source seulement de
formulaires de tiers
4
.
En soi, un seul formulaire de tiers à remplir
ne constitue peut-être pas un fardeau, mais
l’effet cumulatif pour un médecin à qui l’on
demande de remplir plusieurs formulaires
par jour peut produire un fardeau
administratif important et réduire le temps
qu’il pourrait consacrer au soin direct des
patients. Dans le cas de l’étude de l’Ontario,
par exemple, on a calculé qu’une modeste
réduction de 10 % du temps consacré à la
paperasse, dont les formulaires de tiers
représentent une partie importante,
augmenterait le nombre d’heures à consacrer
au soin des patients. Cela équivaudrait à
avoir 392 médecins de plus dans le système
5
.
Or, remplir des formulaires constitue un
mauvais emploi du temps des médecins. On
fait souvent appel au médecin non pas pour
sa connaissance médicale du patient, mais
surtout pour lui demander des
renseignements à des fins administratives (p.
ex., on s’attend à ce qu’il surveille
l’absentéisme chez les employés). Il faut
donc élaborer des stratégies pour alléger le
fardeau, ce qui sera dans l’intérêt des
patients, des médecins et des tiers.
Principaux enjeux
Même s’il peut sembler simple de remplir un
formulaire médical de tiers, les médecins
font face à de nombreux enjeux et dilemmes :
 Responsabilité professionnelle :Dans quels
cas faudrait il exiger des formulaires de
tiers? Quel est le rôle de chaque partie en
ce qui a trait aux demandes de
formulaires de tiers à remplir?
 Obligation de rendre compte/attentes des
patients : À qui le médecin doit il rendre
compte? Le médecin doit il jouer le rôle
d’arbitre pour la tierce partie ou de
représentant du patient? Comment
établir un équilibre entre ces rôles?
 Vie privée : Quels renseignements sur le
patient sont essentiels pour remplir le
formulaire? Le patient a t il consenti à la
divulgation des renseignements
médicaux nécessaires?
 Aspects financiers : Qui devrait
dédommager le médecin pour le temps et
les ressources qu’il consacre à remplir ces
formulaires (c. à d. le tiers qui en fait la
demande ou le patient)?
Lignes directrices sur les formulaires
de tiers à remplir
Les médecins ont l’obligation professionnelle
de remplir des formulaires de tiers lorsque
leurs patients les y autorisent. Les tierces
parties, elles, devraient demander des
certificats ou formulaires médicaux
seulement lorsqu’elles ont besoin, au sujet
d’un patient, de renseignements médicaux
qu’elles utilisent à des fins d’emploi ou pour
évaluer une prestation pour le patient. Dans

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la mesure du possible, les patients doivent
voir le formulaire et être au courant des
renseignements demandés.
Avant de préparer un rapport pour un tiers,
le médecin doit informer le patient que le
rapport qu’il fournit à la tierce partie ne fait
pas partie de la relation médecin-patient, car
lorsqu’il remplit le formulaire, le médecin est
tenu d’informer avec exactitude et objectivité
la tierce partie de l’état du patient. Il faut en
outre tenir compte des points suivants :
 Un médecin doit obtenir le
consentement d’un patient pour
divulguer des renseignements à toute
tierce partie, qu’il s’agisse d’un
employeur ou d’un assureur. Il ne
doit pas divulguer plus de
renseignements que ceux qui sont
couverts par le consentement du
patient
6
. En d’autres mots, il doit
fournir seulement les renseignements
qui ont trait à la nature de la
demande. Si un patient limite son
consentement, le médecin doit
déterminer si cette restriction est
pertinente à son rapport et, le cas
échéant, la signaler dans le rapport à
la tierce partie.
 L’AMC est d’avis qu’un résumé
narratif exact et pertinent des
dossiers cliniques d’un patient par le
médecin devrait suffire pour le tiers.
Il n’est pas justifié, dans la grande
majorité des cas, de demander des
copies complètes des dossiers
cliniques.
 Un médecin ne doit pas indiquer qu’il
traite un patient si ce n’est pas le cas.
S’il le traite, il doit indiquer la durée
des soins. Si un médecin ne connaît
pas une maladie de façon
satisfaisante pour fournir de
l’information ou un avis à ce sujet, il
doit l’indiquer sur le certificat.
 Avant de donner un avis sur la
capacité de travailler d’un patient, un
médecin doit être raisonnablement
informé des exigences de l’emploi du
patient et les comprendre. Lorsque
l’information est insuffisante, on
recommande que le médecin réponde
aux questions en cause par l’énoncé
suivant : «Je ne connais pas le milieu
de travail du patient et ne peux donc
pas répondre à la question.»
 Lorsqu’un patient de passage (c. à d.
qui n’est pas le patient du médecin)
lui demande de remplir un
formulaire, le médecin doit formuler
seulement des commentaires sur les
observations fondées sur sa propre
évaluation médicale.
 Un médecin est tenu de s’assurer
qu’il a dûment rempli le formulaire
(c. à d. complètement, exactement et
objectivement) et qu’il l’a renvoyé
dans les meilleurs délais.
Les demandes suivantes de renseignements
sur le patient présentées aux médecins ne
sont pas appropriées :
 Demande de renseignements non
médicaux : cas où l’on demande à un
médecin de l’information sur un
patient qui n’a pas trait à son état ou
à ses antécédents médicaux. C’est au
médecin qu’il appartient de décider
de remplir ou non des documents ou
les formulaires qui n’exigent pas
d’expertise médicale, comme une
demande de passeport.
 Demande inopportune : cas où l’on
demande à un médecin une mise à
jour sur l’état d’un patient qui ne
concorde pas avec le pronostic
indiqué auparavant pour le patient
(p. ex., demander un certificat
médical aux deux mois lorsque le
médecin a déjà signalé qu’on ne peut

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s’attendre à aucun changement
médical pendant au moins six mois).
 Demande inappropriée : cas où l’on
demande au médecin de formuler des
commentaires sur l’état médical
d’une personne qu’il n’a pas traitée
ou lorsqu’un tiers a dit au patient de
présenter une demande à un
programme qui ne s’applique
manifestement pas à lui.
C’est à l’employeur qu’il incombe de
surveiller un employé qui s’absente
brièvement du travail à cause d’une maladie
mineure. Il se peut que dans nombre de cas,
on puisse remplacer le certificat médical par
une solution de rechange plus efficace qui ne
met pas les médecins à contribution et sur
laquelle toutes les parties en cause
s’entendent (p. ex., entre l’employeur et les
employés).
Stratégies à suivre pour améliorer
l’utilisation des formulaires de tiers
L’amélioration du processus à suivre pour
remplir des formulaires de tiers exige un
effort concerté et la coopération de toutes les
parties. On recommande plusieurs stratégies
qui peuvent faciliter le processus pour les
trois parties en cause : les patients, les
médecins et les tiers.
1. Séparer l’évaluation du patient du
processus d’admissibilité au programme
Le rôle du médecin qui remplit des
formulaires médicaux de tiers devrait
consister à fournir un avis et des
renseignements médicaux. Il ne devrait pas
avoir à se prononcer sur l’admissibilité d’un
patient à une prestation. Ce rôle appartient à
la tierce partie. On recommande donc que
les tierces parties limitent les questions
auxquelles les médecins doivent répondre à
celles qui sollicitent de l’information sur
l’état de santé du patient et son pronostic
(lorsque c’est possible).
2. Inclure les médecins dans l’étude, la mise
au point et la conception des formulaires
nécessaires
Afin d’améliorer l’efficacité et l’efficience du
processus global qui consiste à remplir un
formulaire médical, les tierces parties
doivent mettre à contribution et informer les
médecins dès le départ, puis régulièrement,
en déterminant d’abord si un formulaire
médical est nécessaire. Si c’est le cas, il faut
que les médecins contribuent à la conception
du formulaire et à la détermination de la
fréquence à laquelle il faut le remplir.
Les médecins devraient participer à des
examens périodiques de formulaires
médicaux existants avec des tiers (p. ex.,
gouvernements, compagnies d’assurance,
associations) afin de déterminer s’ils
demeurent pertinents et de s’assurer de leur
simplicité, et d’établir la rémunération
appropriée pour ceux qui les remplissent.
Les changements que l’on apporte aux
demandes de certificat médical sans
consulter les médecins ni les prévenir (p. ex.,
conventions collectives qui comprennent de
nouvelles obligations pour les médecins de
remplir un formulaire sans qu’on ait consulté
les milieux médicaux au sujet de la
faisabilité) préoccupent tout autant.
De plus, les tierces parties doivent informer
directement les médecins de toute
modification de l’information qu’elles exigent
au lieu de le faire indirectement par
l’intermédiaire du patient
7
.
3. Normaliser les formulaires de tiers dans la
mesure du possible
La normalisation des formulaires de tiers
peut faire gagner du temps et réduire les
erreurs administratives au bénéfice de toutes
les parties concernées. Elle doit comporter
deux volets : en premier lieu, il faut
normaliser des définitions et des
classifications importantes comme
l’«incapacité». Plusieurs programmes
utilisent actuellement leur propre définition
de «l’incapacité», ce qui cause de la