Par Delphine Vandycke Déontologie Déontologie [email protected] Ce grand ménage doit bien sûr s’effectuer en vous assurant que la confidentialité des dossiers soit respectée. Si la tâche vous paraît fastidieuse, rappelez-vous qu’elle vous permettra de diminuer de façon significative le volume faramineux de paperasse à transférer vers votre nouvelle clinique, et par conséquent, d’amortir un peu les frais... Dossiers patients et départ d’une clinique Vous quittez en mauvais termes? Il peut arriver que vos collègues ou le personnel administratif de la clinique que vous quittez soient peu enclins à vous faciliter les choses lors de votre départ. Avec un médecin en moins dans le groupe pour les consultations sans rendez-vous, les médecins restants devront s’ajuster, leur charge de travail augmentera sans doute. Et pour le propriétaire de la clinique, votre départ signifie un loyer en moins. Bref, le fonctionnement de la clinique se trouve chambardé, et des conflits peuvent éclater. Petit guide pour s’en sortir vivant SI VOUS EXERCEZ AU SEIN D’UN groupe de médecins, en cabinet privé, vous avez sans doute accepté de constituer un seul dossier par patient. Dans ce contexte, quitter votre lieu de pratique pour rejoindre une autre équipe peut vous sembler complexe et susciter certaines inquiétudes et questionnements : même si la plupart de vos patients entendent vous suivre vers la nouvelle clinique, qu’adviendra-t-il des dossiers médicaux? Est-ce à vous de payer les frais pour qu’on vous les transfère? Quelles sont vos responsabilités déontologiques? Que faire en cas de mésentente avec les anciens collègues? Sortirez-vous indemne de cette aventure? Pas de panique! La marche à suivre n’est pas si pénible, mais certains aspects du Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins ainsi que des autres effets, entré en vigueur le 24 mars 2005, pourraient vous intéresser… La première chose à faire consiste donc tout simplement à informer votre clientèle. Vous pouvez le faire notamment en publiant un avis dans un journal local – une méthode particulièrement efficace en région – et en affichant cet avis à la réception de la clinique. Pour tout patient requérant un suivi particulier et régulier pour divers problèmes de santé, tels l’hypertension artérielle, le diabète ou les états dépressifs sous médication, il est plutôt recommandé de l’aviser personnellement de votre départ. Par ailleurs, si ce patient décide de ne pas vous suivre vers votre nouveau lieu de pratique et de changer de médecin, vous devez alors vous assurer que soient transmis à ce dernier les renseignements que vous possédez « et qui sont pertinents à l'examen, à l'investigation et au traitement du patient » (art. 112 du Code de déontologie). Avant tout, selon ce règlement, le médecin qui change de lieu d’exercice doit communiquer à ses patients – ceux dont il assure la prise en charge et le suivi – l’adresse et le numéro de téléphone de sa nouvelle clinique. Ceux-ci pourront le suivre ou non, puisqu’ils disposent de la liberté de choisir leur médecin traitant. Le médecin doit également faire savoir à chacun de ses patients s’il détient et maintient toujours leur dossier médical ou s’il l’a confié à un autre médecin. Dans ce dernier cas, il mentionnera le nom du médecin en question ainsi que les coordonnées de sa clinique. À noter que les médecins du groupe dans lequel vous exercez n’ont absolument pas l’obligation de prendre en charge vos patients à la suite de votre départ. Par contre, ils continuent généralement d’assumer la garde et la gestion des dossiers médicaux1. Ils peuvent également, selon le cas, vous transférer ceux-ci, les transmettre à un autre médecin ou encore, en donner une copie à un patient, à sa demande ou à la vôtre. Dans tous les cas, ces photocopies et transmissions de dossiers représentent des frais… qui ne sont pas couverts par la RAMQ. Dossiers médicaux : qui paye les copies? Selon le Règlement, des frais « raisonnables » peuvent être facturés au patient ou au médecin qui a quitté le groupe, que ce soit pour la transmission ou la reproduction de dossiers médicaux. Plusieurs scénarios sont possibles. > Premier scénario : Vous changez de clinique. Le patient demande que l’original ou une copie de son dossier vous soit transférée : si la demande est faite au cours de l’année de votre départ, vous devez acquitter les frais2. > Scénario 2: le patient effectue la même demande, mais plus d’un an après votre départ : c’est à lui de payer la note. > Scénario 3 : Le patient demande que son dossier soit transféré à un autre médecin : il doit payer pour les photocopies ou pour la transmission du dossier original. 1 : Art.17 du Règlement sur la tenue des dossiers, des cabinets ou bureaux des médecins ainsi que des autres effets; 2 : À moins d'avoir conclu une entente préalable. > Scénario 4 : Le patient n’a effectué aucune demande relativement au transfert de son dossier, et les médecins du groupe que vous quittez reconnaissent que vous êtes bien le seul médecin responsable du suivi de ce patient. À votre demande, ils doivent vous remettre le dossier original du patient ou une partie pertinente de ce dossier : vous devez par contre assumer la totalité des frais encourus3. Tous ces coûts peuvent représenter une somme considérable si l’on multiplie les quelques « frais raisonnables » par le nombre de dossiers à transférer à votre charge. Mais il est possible d’alléger la facture si elle vous semble trop salée. Comment? D’abord, en effectuant le tri de vos dossiers et en détruisant ceux qui sont inactifs. Quels dossiers peut-on détruire? Après une période de cinq ans pendant laquelle aucune inscription ou insertion n’est faite dans un dossier médical4, celui-ci peut être considéré inactif et peut être détruit, « à l’exception des comptes rendus opératoires de chirurgies majeures, des rapports d’anatomopathologie et des rapports de tests génétiques qui doivent être conservés pour une période de 10 ans dans la mesure où il n’y a pas d’autre exemplaire disponible. Après cette période, ces documents peuvent être détruits, sauf les rapports de tests génétiques, qui doivent être conservés pour une période additionnelle de 10 ans, à moins qu’ils aient été remis à la personne concernée par ces rapports ou qu’il en existe un autre exemplaire disponible » (art. 12). Dans le cas d’un dossier actif, vous pouvez aussi, de la même façon (à quelques exceptions près), détruire une bonne partie des renseignements et documents datant de plus de cinq ans. Supposons, par exemple, que le groupe refuse de vous remettre des copies de vos dossiers, ou encore, vous réclame des frais de photocopies que vous jugez excessifs. Et si, par esprit de vengeance, on vous refuse carrément l’accès à la clinique? Dans ce genre de circonstances, vous pouvez faire appel à la Direction des enquêtes du Collège des médecins du Québec, qui peut agir à titre d’arbitre. Elle pourra répondre à vos questions, vous conseiller, servir de médiateur, trancher à propos du montant à payer pour le transfert de dossiers ou encore, discuter de toute question d’ordre déontologique ou réglementaire. Pour éviter les conflits, il est suggéré aux médecins qui souhaitent exercer en groupe, ou se joindre à une équipe déjà formée, de conclure une entente préalable, un genre de contrat écrit portant, entre autres, sur les frais de copie et de transmission des dossiers et sur leur répartition lors du départ d’un médecin ou de la dissolution du groupe. Pourquoi ne pas le faire dès votre arrivée à la nouvelle clinique? Vous repartirez du bon pied, et l’esprit tranquille. ⌧ 3 : À moins d'avoir conclu une entente préalable. 4 : S’il s’agit d’un projet de recherche, la période de 5 ans débute après la date marquant la fin de ce projet 29 28 S A N T É I N C . JANVIER/FÉVRIER 2007 JANVIER/FÉVRIER 2007 S A N T É I N C .