Planification d`événements

MANUEL DU COMITÉ LOCAL
Module 7
Planification
d’événements

www.eumc.ca 2
TABLE DE CONTENU
Introduction p. 2
Comment planifier un événement p. 3
Travail d’équipe p. 3
Quand tenir un événement p. 3
Publicité p. 4
Logistique p. 4
Dons en nature p. 4
Gestion financière p. 4
Et finalement… p. 4
Idées d’événements p. 5
Dernière mise à jour 18/06/2010
Introduction
La tenue d'événements sur votre campus est une façon amusante et efficace de faire connaître votre comité local et
d'inciter les gens à participer à vos activités. Les événements constituent de bonnes occasions d'informer votre collecti-
vité au sujet des enjeux du développement international et d'inciter le public à poser des gestes concrets, par exemple
en faisant un don monétaire ou simplement en participant à votre événement. Comme vous l'avez peut-être vu dans le
Module 6 : Collecte de fonds, la tenue d'événements peut également vous permettre de recueillir des fonds pour votre
comité local. L'organisation d'événements est une excellente compétence à acquérir, et tous les membres de votre co-
mité local peuvent y participer d'une façon ou d'une autre. De plus, les événements contribuent à la vie communautaire
de votre campus.
Engagement du public
Le programme Uniterra vise à soutenir les comités locaux qui souhaitent mobiliser la popula-
tion étudiante sur les campus canadiens. Par le biais de campagnes telles le commerce équi-
table, 8 objectifs et Vélo SIDA, ou des activités suggérées comme la Série de colloques ou le
Séminaire international, les membres des comités locaux contribuent à la mission de l'EUMC,
à savoir, changer le monde – et plus particulièrement notre coin du monde – par l'éducation!
L'engagement du public désigne un ensemble de processus et d'expériences qui permettent
aux gens de passer d'une idée générale des priorités du développement international et du dé-
veloppement humain viable à une compréhension des causes et effets des enjeux mondiaux,
puis finalement à un engagement personnel et des actions éclairées. Il encourage leur pleine
participation à la lutte mondiale contre la pauvreté et rajoute une dimension mondiale à leur
compréhension des droits et responsabilités de la citoyenneté, ce qui aide les Canadiennes et
Canadiens à devenir des citoyens du monde

www.eumc.ca 3
Comment planifier un événement
La première étape de la planification d'un événement est l'établissement de son objectif. Souhaitez-vous principalement
sensibiliser le public ou recueillir des fonds? Quel est votre objectif précis (par exemple recueillir 380 $ pour un vélo-
ambulance, inciter 100 personnes à écrire à leur député pour demander une hausse de l'aide publique au développe-
ment, etc.)? Si votre comité organise une collecte de fonds, planifiez en fonction de vos objectifs et besoins financiers.
Mais ne perdez pas de vue les priorités fondamentales de l’EUMC : l'éducation et la mobilisation.
Les étudiantes et étudiants sont des personnes occupées, donc assurez-vous de planifier des événements qui auront
un impact maximal – qu'il s'agisse d'une campagne de sensibilisation ou d'une collecte de fonds – pour le temps que
vous comptez investir dans la planification et l'animation. N'ayez pas peur de demander de l'aide! D'autres groupes et
particuliers sur le campus peuvent vous donner des conseils, et le personnel de l'EUMC dispose de nombreuses res-
sources et idées sur la planification d'événements. Contactez votre agente ou agent de liaison si vous avez besoin de
soutien.
Voici quelques conseils pratiques pour l'étape de planification :
 Dressez une liste de vos ressources (fonds, temps, compétences, etc.) et une liste des ressources dont
vous aurez besoin (plus d'argent, plus de bénévoles, des affiches, de la nourriture, de l’équipement, etc.).
Comparez vos deux listes et déterminez la façon dont vous allez profiter au maximum de vos ressources
et en trouver de nouvelles;
 Apprenez à connaître la communauté de votre campus! D'autres groupes ont-ils déjà organisé des évé-
nements similaires? Collaborez avec d'autres organismes sur le campus ou dans la collectivité qui ont
des objectifs semblables aux vôtres;
 Créez une liste de toutes les étapes que vous devrez traverser pour planifier votre événement. Trouvez
des bénévoles pour chaque tâche, même celles qui n'ont pas besoin d'être réalisées avant bien plus tard.
Faites participer les nouveaux membres – cela renforcera l'équipe et permettra aux membres d'en ap-
prendre davantage sur le comité local et la planification d'événements;
 Élaborez un calendrier réaliste : la planification d'un calendrier dès le début aidera les membres à demeu-
rer engagés;
 Établissez un budget réaliste.
Travail d'équipe
Il est important de demander aux membres de votre comité local de partager leurs idées d'événements : les gens s'en-
gagent davantage s'ils participent au processus décisionnel. Planifiez des rencontres régulières afin de faire le point, et
surtout, faites preuve de souplesse. Lorsque vous planifiez un événement, il se peut que les choses ne se déroulent
pas comme vous l'aviez prévu, mais cela ne signifie pas que l'activité ne réussira pas.
Quand tenir un événement
Le choix du moment est important. Bien que le calendrier scolaire varie d'un campus à l'autre, les meilleurs moments
pour tenir un événement sont habituellement les suivants :
 Journées significatives : Choisissez une journée de sensibilisation nationale ou internationale – par
exemple la Journée mondiale du sida le 1er décembre – pour tenir votre événement de sensibilisation;
vous attirerez ainsi plus d'attention et donnerez plus d'importance à votre événement;
 Congés : Les gens ont tendance à être plus généreux;
 Début de l’année académique : Les étudiantes et étudiants ont plus d'enthousiasme, plus de temps et
plus d'argent pour des causes et des activités sociales.
Il peut être préférable d'éviter les moments suivants pour votre événement :
 Examens ou autres périodes stressantes : les étudiantes et étudiants ont tendance à être moins actifs
socialement pendant ces périodes;
 Activités sportives saisonnières : Évitez d'organiser votre événement pour le weekend du Super Bowl
ou d'une partie de hockey importante;
 Événements locaux importants : Renseignez-vous afin de savoir si d'autres événements de grande en-
vergure sont prévus sur votre campus ou dans votre collectivité en même temps que le vôtre.

www.eumc.ca 4
Publicité
La publicité peut être déterminante pour la réussite ou l'échec de votre événement. Annoncez-le bien à l'avance! Pour
plus d'idées sur les méthodes de publicité, consultez le Module 4 : Médias et communications.
Logistique
Une fois que vous avez une bonne idée pour un événement, n'oubliez pas les détails logistiques. Réfléchissez à la taille
des salles dont vous aurez besoin et à la façon dont vous souhaitez les préparer (c.-à-d. tables, chaises, podium, etc.).
Aussi souvent que possible, choisissez des endroits accessibles aux personnes ayant des incapacités physiques (p. ex.
rampe pour fauteuils roulants). Assurez-vous d'obtenir à l'avance les permis nécessaires des autorités pertinentes, dont
le service de sécurité du campus. Planifiez également les sorties d'urgence et d'incendie. Pour les grands événements
(surtout les campagnes communautaires comme Debout et Agissez), il pourrait être souhaitable de demander à des bé-
névoles de l'Ambulance Saint-Jean de superviser l'événement.
Autres détails à considérer :
 Allouez-vous du temps pour annoncer votre événement à l'avance;
 Faites circuler une feuille de présence lors de votre événement, afin de prendre les coordonnées des per-
sonnes qui souhaitent obtenir plus d'information sur les activités de votre comité local;
 Avez-vous besoin d'équipement comme un téléviseur, un projecteur ou un microphone? Si oui, avez-vous
besoin de techniciennes et techniciens pour faire fonctionner ces appareils?
 Si vous servez de la nourriture, devez-vous prendre en compte certaines allergies ou contraintes alimen-
taires?
 Le lieu de l'événement est-il bien desservi par les services de transport en commun et compte-t-il un sta-
tionnement?
 Finalement, n'oubliez pas de nettoyer le local après votre événement!
Dons en nature
La première règle de la collecte de fonds est de réduire les dépenses au minimum. Procurez-vous le plus possible gra-
tuitement. Demandez aux commerces locaux de vous donner de la nourriture, des décorations ou articles que vous
pourrez donner, tirer au sort ou vendre dans une vente aux enchères. Adoptez une attitude positive lorsque vous de-
mandez un don, et demandez des articles particuliers. Si cette méthode ne fonctionne pas, demandez au commerce s'il
serait disposé à donner autre chose. Remerciez publiquement ces donatrices et donateurs pour leur générosité. Dites-
leur à l'avance que vous comptez les remercier pour leur précieux soutien devant tous les participants et participantes.
Gestion financière
Il existe de nombreuses façons de bien gérer le volet financier de votre événement. Par exemple, offrez des escomptes
sur l'achat de billets à l'avance. Cela peut générer des revenus qui vous aideront dans vos préparatifs. Prévoyez des
prix différents pour les personnes âgées, les étudiantes et étudiants, les parents seuls et les familles; cela peut rehaus-
ser vos ventes. Cependant, le fait de demander des dons à la porte peut parfois permettre de recueillir plus d'argent que
la vente de billets à prix fixe. Les gens donnent souvent plus si on leur demande simplement de contribuer à une bonne
cause.
Si vous vendez des articles ou des grignotines lors d’un événement, assurez-vous que les prix sont clairement indiqués.
Si possible, surtout dans les plus petits événements, offrez quelque chose gratuitement, par exemple du café ou du gâ-
teau. Les gens sont plus heureux de payer un droit d'entrée s'ils savent qu'ils recevront quelque chose gratuitement.
Assurez-vous de mentionner ce détail dans votre publicité.
Assurez-vous que quelqu'un (peut-être la trésorière ou le trésorier) tient compte de toutes les recettes, les dépenses et
les dons en nature et que vous connaissez les règles relatives à l'émission de reçus d'impôt pour activités de bienfaisan-
ce. (Les donatrices et donateurs doivent remplir un formulaire Faire un don à l'EUMC pour obtenir un reçu). À l'événe-
ment lui-même, vous devrez assigner une ou un responsable de la caisse. Assurez-vous d'avoir de la monnaie dans la
caisse lors de l'ouverture des portes, afin de pouvoir rendre la monnaie!
Et finalement...
Célébrez! Amusez-vous!
Après l'événement, envoyez des lettres de remerciement aux personnes qui ont contribué à la réussite de l'événement :
conférencières et conférenciers, bénévoles, donatrices et donateurs, artistes de spectacle, administratrices et adminis-
trateurs, etc. Demandez aux participantes et participants de partager leurs commentaires avec vous. Le comité local
devrait se réunir par après afin de déterminer si vous avez atteint vos objectifs initiaux.

www.eumc.ca 5
Idées d’évévements
La liste d'événements possibles est presque infinie. Ne passez pas trop de temps à tenter de générer des idées com-
plètement originales – les formules éprouvées fonctionnent généralement tout aussi bien. Votre comité local peut don-
ner sa touche personnelle à une idée classique. Pour commencer, voici une liste d'idées d'événements et de collectes
de fonds qui ont fonctionné dans le passé.
Repas communautaire
 Organisez un repas communautaire afin de réunir les membres de votre comité local et d'autres personnes
intéressées, surtout en début d'année lorsque les gens apprennent à se connaître;
 Choisissez un milieu informel qui permettra aux gens de discuter de questions qu'ils n'aborderaient peut-être
pas dans un contexte plus formel;
 Invitez les étudiantes et étudiants parrainés actuels et passés, les membres du comité local, les conseillères
et conseillers membres du corps professoral ou du personnel administratif, d'anciennes et anciens volontaires
de l'EUMC ou d'Uniterra et de nouvelles recrues potentielles;
 Assurez-vous que tous les participantes et participants apportent un plat!
Soirée dans un pub
 Demandez aux propriétaires de pubs locaux s'ils accepteraient de tenir une soirée EUMC et de donner les
recettes – en totalité ou en partie – à votre comité local ou à un projet de développement particulier;
 Offrez de nettoyer le local après la soirée en échange d'un pourcentage plus élevé des recettes;
 Approchez les pubs sur le campus et à l'extérieur du campus. Cherchez l'offre la plus avantageuse;
 Ayez un thème! Les gens répondent mieux à un événement s'il a un thème particulier. La feuille d'activités
Aperçu de l'année contient une liste d'occasions particulières qui peuvent servir de thème, comme la Journée
des droits des réfugiés, le 4 avril;
 Annoncez la soirée sur le campus (avec un slogan attirant qui informe les gens que vous comptez donner les
recettes);
 Vendez le plus possible de billets à l'avance;
 Faites jouer de la musique d'atmosphère ou organisez un spectacle;
 Installez une petite table d'information près de la porte où les gens pourront se procurer des brochures sur
votre comité local et l'EUMC. Vous pouvez également placer une boîte de dons sur cette table ou l'utiliser pour
vendre des articles de l'EUMC;
 Offrez d'assurer vous-même le service de consigne des manteaux pour la soirée, en échange des revenus
générés.
Série de mini-cours
 Demandez aux étudiantes et étudiants, professeurs et administratrices et administrateurs de votre campus
d'offrir des « mini-cours » sur des sujets qui les intéressent. Chacun a un passe-temps ou un intérêt dont il
peut parler;
 Faites preuve de créativité pour ce qui est du thème. La littérature africaine, l'économie des pays en dévelop-
pement, le yoga, la salsa... tout est possible!
 Offrez chaque cours un, deux ou trois soirs;
 Demandez à votre agente ou agent de liaison de vous mettre en contact avec d'anciennes et d’anciens volon-
taires Uniterra dans votre région qui peuvent partager leurs expériences;
 Invitez une ancienne étudiante parrainée ou un ancien étudiant parrainé à parler de son pays d'origine et à
partager son histoire (mais respectez le fait que certaines étudiantes et certains étudiants ne voudront pas
parler de cela en public);
 Tentez de présenter le cours en même temps qu'une soirée cinéma et projetez un documentaire lié au thème
du cours.
Discussions et débats
 Ciblez les départements et facultés qui pourraient s'intéresser aux sujets choisis;
 N'hésitez pas à approcher des conférencières, conférenciers ou professeurs connus dans votre établisse-
ment. Ne vous laissez pas intimider par leur réputation – dans certains cas, vous n'avez qu'à demander;