Codice etico_fr def clean
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Agir en toute transparence Code éthique I. Introduction Le « Code Éthique » (ci-après désigné Code) expose les engagements et les responsabilités éthiques dans la gestion des affaires et des activités d’entreprise, pris par les collaborateurs de la société dans leurs fonctions de dirigeants, d’assistants et/ou d’employés. Dans la gestion des affaires, illycaffè S.p.A souhaite agir en toute transparence, en accordant la plus grande attention à la durabilité économique, sociale et environnementale. Pour agir en toute transparence, il convient d’assurer une information spontanée, externe et interne, des situations dans lesquelles peut exister une position privilégiée ou potentiellement préjudiciable pour la société. Pour illycaffè S.p.A., il est capital de garantir une rémunération équitable à ses collaborateurs, des conditions de vente équitables et transparentes à ses clients, un profit équitable aux fournisseurs. illycaffè S.p.A. invitera aussi les sociétés filiales à adopter le code éthique. 1.1 La mission et la vision d’illycaffè S.p.A. La mission d’illycaffè S.p.A. est d’apporter la plus grande satisfaction aux consommateurs par le biais de produits et services d’une excellente qualité, de favoriser le meilleur épanouissement personnel et professionnel des collaborateurs et de créer de la valeur pour ses actionnaires, dans le total respect de la durabilité sociale, environnementale et économique. Par l’enthousiasme, le travail d’équipe et les valeurs, illycaffè S.p.A. veut concourir au bonheur des adeptes de la qualité de vie du monde entier, avec le meilleur café que la nature puisse offrir, magnifié par les technologies de pointe, avec l’émotion et l’implication intellectuelle issues de la recherche du beau dans tout ce qu’illycaffè S.p.A. réalise. illycaffè S.p.A. accorde dans ce domaine une attention particulière au facteur humain en encourageant la valorisation et les compétences du personnel, facteur indispensable pour son succès, et en assurant le plus grand respect des normes en matière de sécurité et de santé sur le lieu de travail ainsi que de protection de la vie privée. illycaffè S.p.A. veut être le point de référence de la culture et de l’excellence du café dans le monde. Elle veut être une entreprise innovante qui propose les produits et les lieux de consommation les meilleurs et, par ce fait, grandit et devient leader du haut de gamme. 1.2 Les valeurs d’illycaffè S.p.A. La valeur fondamentale d’illycaffè S.p.A. est la recherche de la perfection à travers la passion de l’excellence au sens d’amour du beau et du travail bien fait, ainsi que l’éthique en tant qu'apport de valeur dans le temps par le biais de la durabilité, la transparence et la valorisation des personnes. illycaffè S.p.A entend améliorer la qualité de vie de ses parties prenantes. 1.3 Approche coopérative vis-à-vis des parties prenantes illycaffè S.p.A souhaite maintenir et développer la relation de confiance avec ses parties prenantes que sont les sujets générateurs d'intérêt pour la société. Les parties prenantes comprennent les consommateurs, les clients, les collaborateurs, les fournisseurs de produits et de services, les communautés, les actionnaires et les partenaires d’affaires. Au sens large, les communautés sont représentées par tous les individus ou groupes et les organisations et institutions qui les représentent, dont les intérêts sont influencés par les effets directs et indirects des activités d’illycaffè S.p.A. Les collectivités locales et nationales au sein desquelles opère illycaffè S.p.A. en font partie. 1.4 La valeur de l’éthique L’orientation sur l’éthique est un élément incontournable pour la fiabilité d’illycaffè S.p.A. dans les relations avec les parties prenantes et, plus généralement, avec l’ensemble du contexte civil et économique dans lequel elle opère. Afin de prévenir les délits prévus par le Décret Législatif italien n°231 de 2001, sur la réglementation de la responsabilité administrative, certains principes spécifiques de comportement à tenir dans les rapports avec l’Administration Publique, le marché et les tiers ont donc été établis. Le respect des règles éthiques et la transparence dans la gestion des affaires représentent, pour illycaffè S.p.A, une condition nécessaire, au-delà d’être un avantage compétitif, pour poursuivre et atteindre l’objectif de créer et d’optimiser la valeur pour les clients, le personnel d’illycaffè S.p.A, les actionnaires et la communauté dans son ensemble. Un environnement qui se distingue par un fort sens d’intégrité éthique concourt nettement à l’efficacité des politiques et des systèmes de contrôle : illycaffè S.p.A tient donc à en favoriser la création. Le code éthique définissant les obligations particulières d’illycaffè S.p.A à l’égard des parties prenantes (obligations fiduciaires), son respect effectif constitue l’élément en fonction duquel la renommée d’illycaffè S.p.A sera jugée. Le code éthique est composé : - des principes généraux sur les relations avec les parties prenantes, qui définissent de façon théorique les valeurs de référence dans les activités d’illycaffè S.p.A ; - des critères de conduite vis-à-vis de chaque catégorie de partie prenante, qui indiquent aux collaborateurs d’illycaffè S.p.A les lignes directrices et les règles à observer dans la pratique pour le respect des principes généraux et pour prévenir le risque de comportements non éthiques ; - des mécanismes de mise en œuvre, qui décrivent le système de contrôle pour le respect du code éthique. 1.5 Validité et application du Code Le Code adopté par illycaffè S.p.A. énonce les lignes de base dont doivent s’inspirer ses activités et qui doivent guider les comportements de ses collaborateurs et de tous les autres interlocuteurs pour le bon fonctionnement, la fiabilité et l’image d’illycaffè S.p.A. À titre d’exemple notamment : - les membres du Conseil d’Administration prennent aussi en compte les principes et valeurs du Code lorsqu’ils fixent les objectifs d’entreprise ; - les dirigeants donnent un aspect concret aux principes et aux valeurs du Code en assumant les responsabilités vis-à-vis de l’intérieur et de l’extérieur et en renforçant la confiance, la cohésion et l’esprit de groupe ; - les employés et les collaborateurs adaptent leurs actes et leurs comportements aux principes, aux valeurs, aux objectifs et aux engagements prévus par le Code. Le Code s’applique en Italie et à l’étranger, avec d’éventuelles adaptations tenant compte des différentes réalités des pays dans lesquels illycaffè S.p.A pourrait être appelée à opérer. Le Code s’adresse aux Organismes sociaux et à leurs membres, aux collaborateurs, aux prestataires de travail temporaire, aux conseillers, aux agents, aux fondés de pouvoir et à toute personne susceptible d’agir pour illycaffè S.p.A (définis globalement « Destinataires du Code »). Le Code sera diffusé à tous les sujets ayant des rapports avec illycaffè S.p.A au niveau national et international, qui seront eux aussi invités à en observer les principes. II. Principes généraux 2.1 Impartialité illycaffè S.p.A. se garde de toute discrimination liée à l’âge, au sexe, à la sexualité, à l'état de santé, à la race, à la nationalité, aux opinions politiques et croyances religieuses de ses interlocuteurs dans les décisions qui ont un effet sur les rapports avec les parties prenantes (choix des clients à servir, gestion du personnel ou organisation du travail, sélection et gestion des fournisseurs, rapports avec les actionnaires, rapports avec la communauté environnante et les institutions qui la représentent). 2.2 Honnêteté Dans le cadre de leur activité professionnelle, les collaborateurs d’illycaffè S.p.A. se doivent de respecter avec diligence les lois en vigueur, le code éthique et les règlements internes. La recherche de l’intérêt d’illycaffè S.p.A. ne peut en aucun cas justifier une conduite malhonnête. 2.3 Loyauté en cas de conflits d’intérêt potentiels Exception faite des dispositions prévues à l’art. 3.4.2, les situations de conflit d’intérêt, ne serait-ce qu’apparentes, doivent toujours être évitées dans l’exercice de toute activité. Il est par là entendu le cas d’un collaborateur qui rechercherait un intérêt différent de la mission d’entreprise et de l’équilibre des intérêts des parties prenantes ou qui profiterait « personnellement » d’opportunités d’affaires de l’entreprise, ainsi que le cas de représentants de clients, de fournisseurs ou d’institutions publiques qui agiraient de façon contraire aux obligations fiduciaires liées à leur position. 2.4 Confidentialité Exception faite des dispositions prévues à l’art. 3.4.3, illycaffè S.p.A. garantit la confidentialité des informations en sa possession et s’abstient de rechercher des données confidentielles, si ce n’est sous autorisation expresse et dans le respect des règles de droit. Les collaborateurs d’illycaffè S.p.A. sont par ailleurs tenus de garder rigoureusement secrètes les informations concernant les activités d’illycaffè S.p.A. et de ne pas utiliser d’informations confidentielles à des fins étrangères à l’exercice de leur activité, comme dans le cas de délit d’initié (achat ou vente de titres par des sujets qui, par leur position au sein de la société cotée ou par leur activité professionnelle, auraient obtenu des informations confidentielles qui les privilégient par rapport à d’autres investisseurs du même marché). 2.5 Valeur des ressources humaines Les collaborateurs d’illycaffè S.p.A. sont un facteur indispensable pour le succès de la société. illycaffè S.p.A. préserve et promeut, pour cette raison, la valeur des ressources humaines dans le but d’améliorer et d’accroître le patrimoine et la compétitivité des compétences de chaque collaborateur. illycaffè S.p.A. s’engage donc à stimuler les capacités, les potentialités et les intérêts personnels de ses collaborateurs pour qu’ils se réalisent dans l’atteinte des objectifs d'entreprise. 2.6 Intégrité et dignité de l’individu illycaffè S.p.A. garantit l’intégrité physique et morale de ses collaborateurs, des conditions de travail respectant la dignité individuelle et des locaux professionnels sécurisés et salubres. Les collaborateurs d’illycaffè S.p.A se voient proposer les mêmes opportunités de travail en fonction des compétences professionnelles et de rendement, sans aucune discrimination, dans le total respect des droits de la personne. 2.7 Équité de l’autorité Dans le cadre de la passation et la gestion de rapports contractuels impliquant l’instauration de relations hiérarchiques - notamment avec les collaborateurs - illycaffè S.p.A. s’engage à faire en sorte que l’autorité soit exercée avec équité et correction en évitant tout abus. illycaffè S.p.A. garantit notamment que l’autorité ne devienne pas un exercice du pouvoir portant atteinte à la dignité et à l’autonomie du collaborateur et que les choix d’organisation du travail préservent la valeur des collaborateurs. 2.8 Entreprenariat illycaffè S.p.A. s’engage à opérer dans la gestion de la société selon des critères d’économie et d’efficience pour apporter des solutions et services à rapport qualité/prix élevé et à obtenir une totale satisfaction des clients. 2.9 Qualité des services et des produits illycaffè S.p.A. s’engage à satisfaire et à protéger ses clients en étant à l’écoute des demandes afin de favoriser l’amélioration de la qualité des produits et des services. illycaffè S.p.A. oriente donc ses activités de recherche, de développement et de commercialisation de ses services et produits afin d’atteindre des standards de qualité élevés.. 2.10 Responsabilité vis-à-vis de la collectivité illycaffè S.p.A. souhaite exercer son activité en respectant l’environnement et les collectivités locales et nationales et soutenir des initiatives à valeur culturelle et sociale pour perfectionner sa renommée et le consensus social. 2.11 Protection de l’environnement L’environnement est un bien primaire qu’illycaffè S.p.A. s’engage à préserver, en recherchant dans chacune de ses activités un équilibre entre initiatives économiques et incontournables exigences environnementales, en tenant compte des droits des générations à venir. illycaffè S.p.A. s’engage donc à minimiser l’impact de ses activités sur l’environnement et les sites et à prévenir les risques pour les personnes et pour l'environnement, non seulement en respectant les normes en vigueur, mais en tenant compte du développement de la recherche scientifique et des meilleures expériences en la matière. III. Critères de conduite 3.1. Gestion administrative et bilan Pour l'établissement du bilan et de tout autre type de pièce comptable nécessaire, illycaffè S.p.A. respecte les lois et les règlementations en vigueur et adopte les pratiques et principes comptables les plus avancés. Les situations comptables et les bilans représentent fidèlement les faits de gestion (économique, patrimoniale et financière) selon des critères de transparence, de sincérité et de régularité. Les systèmes administratifs/comptables permettent de reconstituer opportunément chaque fait de gestion et illustrent fidèlement les transactions sociétaires en permettant d’identifier également les motifs de l'opération et les différents niveaux de responsabilité. La violation des procédures administratives et comptables en vigueur est interdite. illycaffè S.p.A. adopte tous les outils nécessaires pour orienter, gérer et vérifier les activités d’exploitation, avec l'objectif de garantir le respect des lois et des procédures internes, de protéger les biens de l'entreprise, de gérer rentablement les activités et de fournir des données comptables et financières conformes et complètes. Le système de contrôles internes, destinés à vérifier et à guider l'organisation d'illycaffè S.p.A., répond à cette exigence. Plus particulièrement, les contrôles internes : - assurent que les différents processus entrepreneuriaux soient effectifs, appropriés, cohérents, efficaces et économiques ; - vérifient la conformité des comportements, tant aux normes qu’aux directives et aux orientations de l’entreprise ; - garantissent la fiabilité et l’exactitude des écritures comptables et la préservation du patrimoine de l’entreprise. Chaque Destinataire du Code, dans les limites de ses fonctions et tâches, est responsable de la définition et du bon fonctionnement du système de contrôle. 3.2 Relations avec les clients illycaffè S.p.A. s’engage à ne pas discriminer arbitrairement ses clients et à garantir pour les services et produits proposés.des standards de qualité appropriés. Le style de comportement d’illycaffè S.p.A vis-à-vis de la clientèle est caractérisé par la disponibilité, le respect et la courtoisie, dans l’optique d’un rapport de collaboration et de grand professionnalisme. 3.3 Relations avec les collaborateurs 3.3.1 Sélection du personnel La recherche et la sélection du personnel sont basées sur des critères d’objectivité, de compétence et de professionnalisme et garantit une équité d’opportunités, en évitant tout favoritisme pour assurer à la société les meilleures compétences existant sur le marché du travail. 3.3.2 Gestion et développement du personnel Le système intégré de gestion et développement des ressources humaines d’illycaffè S.p.A. offre à tous ses collaborateurs les mêmes opportunités et développements professionnels, sur la base de critères de mérite. Dans le cadre de plans d'entreprise, illycaffè S.p.A. encourage le développement des capacités et des compétences de chacun par le biais de programmes de formation adaptés. 3.3.3 Sécurité et santé illycaffè S.p.A. s’engage à diffuser et à renforcer une culture de la sécurité en développant la conscience des risques et en prônant des comportements responsables de la part de l’ensemble des collaborateurs. illycaffè S.p.A. opère par ailleurs pour préserver la santé et la sécurité des employés et l’intérêt des autres parties prenantes par des actions préventives selon les dispositions en matière de prévention des accidents et d'hygiène et santé sur le poste de travail prévues par le Décret Législatif italien 626/94 et ses ultérieures modifications, intégrations et transpositions. 3.3.4 Protection de la vie privée illycaffè S.p.A. respecte les dispositions en matière de confidentialité des données personnelles, contenues dans le Code sur la protection des données prévue par le Décret Législatif italien n°196 du 30.06.2003. Conformément à cette norme, illycaffè S.p.A informe chaque collaborateur sur la nature des données personnelles objet de traitement, sur les modalités de traitement et sur les contextes de communication et prend les mesures pour garantir la confidentialité. 3.3.5 Intégrité et protection de l’individu illycaffè S.p.A s’engage à protéger l’intégrité morale de ses collaborateurs, garantissant le droit à des conditions de travail respectueuses de la dignité de l’individu. Pour cette raison, elle défend les travailleurs contre les actes de violence psychologique et combat toute attitude ou comportement discriminatoire ou préjudiciable à l’égard de l’individu, ses convictions et ses préférences. 3.4 Obligations des collaborateurs 3.4.1 Diligence et bonne foi Chaque collaborateur doit agir en toute loyauté et avec bonne foi, en respectant les obligations convenues par contrat et en assurant les prestations requises. Il doit également connaître et respecter le contenu du Code, en faisant preuve par son comportement de respect, de coopération et de collaboration mutuelle. Le Code sera mis à la disposition des collaborateurs, qui devront signer une déclaration de connaissance dans laquelle ils s’engagent à en respecter les principes. 3.4.2 Conflit d’intérêts Chaque collaborateur doit exercer son activité professionnelle dans l’intérêt exclusif d’illycaffè S.p.A, évitant toute situation pouvant générer des conflits d’intérêts et ne doit pas tirer de profit personnel d’opportunités d’affaires dont il aurait eu connaissance au cours de l’exercice de ses fonctions. À titre d’exemple non exhaustif, les situations de conflit peuvent être représentées par le fait : - d’accepter des versements d'argents, cadeaux, faveurs de quelque nature que ce soit provenant de personnes, sociétés ou organismes en relations d'affaires ou en négociations avec illycaffè S.p.A ; - d’utiliser sa position dans l’entreprise ou les informations obtenues dans l’exercice de sa fonction pour en tirer un profit personnel ; - de conclure, réaliser ou mettre en œuvre des négociations et/ou contrats, au nom et/ou pour le compte d’illycaffè S.p.A., avec des membres de la famille ou des associés du collaborateur, ou des sociétés ou personnes morales dont il serait propriétaire ou auxquelles il serait d’une façon ou l’autre lié. Lorsqu’une situation de conflit survient, le collaborateur se doit d’en informer l’entreprise. 3.4.3 Confidentialité Les collaborateurs sont tenus d’observer la plus grande confidentialité quant aux informations, documents, études, initiatives, projets, contrats, plans, etc. dont ils auraient eu connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, notamment si ils risquent de porter atteinte à l’image ou aux intérêts des clients et de l’entreprise. Toutes les informations, notamment les informations obtenues dans le cadre des activités exercées pour les clients, doivent être considérées confidentielles et ne peuvent être divulguées à des tiers, ni utilisées pour obtenir des avantages personnels directs et indirects. 3.4.4 Protection du patrimoine de l’entreprise Chaque collaborateur est tenu d’opérer avec diligence pour protéger les biens de l’entreprise. Il doit donc maintenir un comportement responsable et conforme aux procédures opérationnelles qui réglementent l’utilisation de ces biens et documenter avec précision leur usage. Chaque collaborateur doit notamment : - utiliser scrupuleusement et avec parcimonie les biens qui lui sont confiés ; - éviter l’emploi impropre de biens de l’entreprise qui pourrait provoquer un dommage ou une réduction d’efficacité ou qui serait contraire à l'intérêt de la société. Concernant les applications informatiques, chaque collaborateur est tenu de : - respecter scrupuleusement les politiques de sécurité internes pour ne pas compromettre la fonctionnalité et la protection des systèmes informatiques ; - ne pas envoyer de courriers électroniques menaçants et injurieux et ne pas exprimer de commentaires inappropriés susceptibles de porter atteinte à la personne et/ou à l’image de la société ; - ne pas naviguer sur des sites Internet à contenus immoraux et offensifs. 3.5 Relations avec les fournisseurs, partenaires et collaborateurs externes illycaffè S.p.A. exerce une surveillance constante sur les relations avec les fournisseurs, qui comprennent aussi les contrats financiers et de conseil. La passation d’un contrat avec un fournisseur doit toujours se baser sur des rapports d’une extrême clarté. Il est interdit d’effectuer des prestations en faveur d’un partenaire contractuel ou de lui reconnaître une quelconque rémunération sans une adéquate justification encadrée dans le rapport associatif constitué avec ces mêmes partenaires. Il est également interdit de reconnaître à un collaborateur externe une rémunération qui n’est pas justifiée par la fonction qu’il est amené à exercer et par les pratiques en vigueur localement. Les accords d’association avec les partenaires et les missions confiées aux collaborateurs externes doivent être rédigés par écrit et mentionner clairement les conditions économiques. Ces contrats devront prévoir l’obligation du respect du Modèle Organisationnel et du Décret Législatif italien 231/2001 et indiquer la sanction en cas de violation. 3.6 Relations avec tous les autres interlocuteurs 3.6.1 Traitement des informations illycaffè S.p.A traite les informations dans le total respect de la confidentialité et de la vie privée des personnes concernées. À cet effet, des politiques et procédures spécifiques pour la protection des informations sont appliquées et constamment actualisées. Notamment, les tiers intervenant dans le traitement des informations doivent signer des pactes de confidentialité. 3.6.2 Communications à l’extérieur La communication entre illycaffè S.p.A. et ses parties prenantes se distingue par le respect du droit à l'information ; la divulgation d’informations ou de commentaires faux ou tendancieux n’est en aucun cas autorisée. Chaque activité de communication respecte les lois, les règles, les pratiques de conduite professionnelle et est effectuée avec clarté, transparence et rapidité en protégeant, entre autres, les informations pouvant faire varier les prix et les secrets industriels. 3.7 Relations avec les actionnaires 3.7.1 Gouvernance d’entreprise (Corporate governance) illycaffè S.p.A base son comportement sur les principes et valeurs précédemment évoqués, mais aussi sur des critères de transparence la plus totale. Sur ce plan, elle fournit à l'actionnaire des informations appropriées, actualisées et complètes sur les aspects importants de la gestion de l’entreprise. illycaffè S.p.A. adopte un système de gouvernance d’entreprise (corporate governance) conforme aux dispositions prévues par la loi. Ce système est axé : - sur la transparence à l’égard du marché ; - sur le contrôle des risques d'entreprise ; - sur l’arbitrage des intérêts de tous les membres de l’actionnariat ; - sur l’optimisation de la valeur pour les actionnaires. 3.8 Relations avec l’Administration Publique Dans les rapports avec l’Administration Publique, les fonctionnaires publics ou les agents d’un service public, le comportement doit être conforme aux dispositions de la loi et des règlements applicables et ne doit aucunement porter atteinte à l'intégrité ou à la réputation d’illycaffè S.p.A. Seuls les départements préposés et le personnel autorisé peuvent prendre des engagements et s’occuper de relations avec l’Administration Publique, les fonctionnaires publics ou les agents d'un service public. Dans le cadre des rapports (y compris de nature non commerciale) établis entre illycaffè S.p.A et l’Administration Publique, les fonctionnaires publics ou les agents d'un service public, les destinataires du Code ne doivent pas : - proposer, même par personne interposée, d’argent ou d’autres avantages (opportunités professionnelles ou commerciales par exemple) au fonctionnaire impliqué, aux membres de sa famille ou à des sujets qui lui sont liés de quelque façon que ce soit ; - rechercher ou instaurer illégalement des relations personnelles de faveur, influence, ingérence susceptibles de conditionner, directement ou indirectement, le résultat du rapport. Il est strictement interdit aux destinataires du Code d’obtenir injustement des profits au détriment de l’Administration Publique. Pour cette raison, les destinataires ne doivent en aucun cas : - faire obtenir indûment à illycaffè S.p.A des aides, financements, prêts bonifiés ou autres concessions du même type accordés ou attribués par l’Administration Publique en utilisant ou en présentant des documents faux ou mensongers ou en ne fournissant pas les informations nécessaires ; - utiliser des aides, subventions ou financements destinés à illycaffè S.p.A. à des fins différentes de celles pour lesquelles ils ont été octroyés ; - procurer indûment par stratagèmes ou impostures (envoi de documents faux ou attestant des faits mensongers), au détriment de l’Administration Publique, tout autre type d’avantage (licences, autorisations, réductions de charges, même sociales, allègements fiscaux ou non-paiement de cotisations sociales, etc.) pour eux-mêmes, illycaffè S.p.A. ou d’autres personnes. 3.9 Dons, cadeaux Il est interdit d’accepter, de promettre et de distribuer de l’argent, des dons, cadeaux ou avantages d’autre nature à quelque titre que ce soit dans le cadre de l’activité d'illycaffè S.p.A. avec des clients, fournisseurs, fonctionnaires de l’Administration Publique et tiers pour en tirer un profit personnel ou pour illycaffè S.p.A., à l’exception de dons et cadeaux qui, selon des critères objectifs, font partie des pratiques commerciales courantes et de courtoisie. Les modalités d’acceptation et d’attribution de dons, cadeaux ou avantages d'autre nature doivent en tout cas respecter les directives d'entreprise. Les versements d’argent admis devront toujours être autorisés par le responsable et opportunément documentés afin de permettre des vérifications. IV. Mise en œuvre et surveillance 4.1. Organisme de surveillance L’Organisme de Surveillance (désigné l’Organisme) est institué, ayant les fonctions de : - veiller au respect, à la mise en œuvre et à l’adéquation du Code et promouvoir les initiatives pour sa diffusion et sa compréhension ; - mener des enquêtes sur des violations potentielles ou actuelles du Code et en communiquer le résultat au Président du Conseil d’Administration (ou au Comité exécutif), aux Directeurs Généraux ou aux autres organes compétents, en fonction du cas, pour l’adoption d’éventuelles mesures de sanction ; - proposer au Président du Conseil d’Administration et/ou au Comité exécutif et/ou au Conseil d’Administration, et pour ce dernier à son Président, l’adoption des résolutions nécessaires et opportunes pour actualiser ou adapter le Code en fonction des faits appris lors de l’opération de surveillance et d’enquête ; - vérifier que les critères et techniques utilisés pour le traitement des données comptables et des informations associées soient conformes aux principes généralement acceptés et à des standards de bonnes pratiques, et que les processus administratifs et les systèmes de contrôle correspondants soient efficaces ; - assurer constamment les flux d’informations prévus vers les Organes Sociaux ; - élaborer et suivre la mise en œuvre du programme de surveillance dans le cadre des différents secteurs d’activité d’entreprise ; - demander des contrôles ciblés en cas de signalements de dysfonctionnements ou de commission des délits qui doivent être prévenus ; - contribuer à la mise en œuvre et à l’intégration de la norme interne pour la prévention des risques ainsi qu’à l’amélioration continue de l’éthique dans le cadre de l’entreprise ; - signaler aux services compétents l’opportunité d’adopter des mesures disciplinaires contre les responsables de violations de procédures internes ou des principes de référence des modèles d’entreprise. Toutes ces fonctions peuvent aussi être assurées avec l’assistance de spécialistes indépendants. L’Organisme est nommé par le Conseil d’Administration qui en définit la composition (conformément au Décret Législatif italien n° 231 du 8 juin 2001), la durée et l’éventuelle rémunération. Les services de l’entreprise compétents doivent coopérer activement pour assurer le fonctionnement régulier d’illycaffè S.p.A, en garantissant et en favorisant toute forme de contrôle interne sur la gestion sociale prévu par la loi et par le Modèle Organisationnel et en évitant tout obstacle à l’exercice de l’activité de contrôle ou de révision de la gestion sociale par le Comité d’audit, l’Auditeur comptable et financier ou l’Organisme de Surveillance. 4.2 Communication et formation Le Code est porté à la connaissance de toutes les personnes qui participent à la mission d’entreprise (internes et externes) par le biais d’activités de communication spéciales. Afin de garantir une bonne compréhension du Code à tous les collaborateurs, la Direction des Ressources Humaines mettra tout en œuvre pour favoriser la connaissance des principes et des règles éthiques. 4.3 Signalements Les destinataires du code devront toujours signaler une quelconque violation à l’Organisme de Surveillance qui procèdera à une évaluation immédiate du signalement, même en contactant le signalant, le responsable de la violation présumée et toute personne potentiellement impliquée. L’Organisme de Surveillance s’engage à ne pas dévoiler l'identité du signalant, sauf en cas d'obligations légales. 4.4 Sanctions illycaffè S.p.A, en fonction de la gravité de l’opération illicite réalisée, adoptera les mesures appropriées indépendamment de l’éventuel exercice de l’action pénale par l’Autorité Judiciaire. En particulier, en cas de violation du Code par des employés et/ou dirigeants, des mesures disciplinaires proportionnelles à la gravité, au niveau de récidive de l’infraction ou au degré de la faute seront prises, conformément aux dispositions de l'art. 7 de la Loi italienne n°300 du 20 mai 1970 et aux dispositions des contrats de travail. Les dispositions du Code s’appliquent aussi aux prestataires de travail temporaire qui seront tenus de les respecter. Les sociétés respectives de fourniture de travail, selon un engagement spécifique contractuel avec illycaffè S.p.A., devront sanctionner les violations du Code par des mesures disciplinaires. À l’égard des Administrateurs et des membres du Conseil de Surveillance ne respectant pas les clauses du Code, il sera adopté, respectivement de la part du Conseil d’Administration et du Comité d’audit, des mesures proportionnelles à la gravité, au niveau de récidive de l’infraction ou au degré de la faute, allant jusqu’à la révocation du mandat pour raison fondée, à proposer à l’Assemblée des Membres. Dans cette dernière hypothèse, illycaffè S.p.A. a droit à la réparation des torts éventuellement provoqués par le comportement illicite. Concernant les fournisseurs, les collaborateurs et les conseillers externes, la violation des conditions du Code est sanctionnée par la résiliation immédiate des contrats, restant entendu qu’illycaffè S.p.A. se réserve le droit de demander la réparation des torts subis.
