Code de Conduite d`Arval

Code de Conduite d’Arval

Code de Conduit d’Arval
Code de Conduite d’Arval
Edito de Philippe Bismut, Directeur Général d’Arval
Arval est un acteur majeur de la location longue durée multimarque
automobile. Nous proposons à nos clients notre expertise et la qualité de nos
services pour leur permettre d’externaliser les risques liés à la détention de
véhicules, tout en simplifiant et optimisant la mobilité de leurs collaborateurs.
Nos veillons particulièrement à conserver, à chacune des étapes de notre
métier, une ligne de conduite responsable, axée autour de la vision et des
valeurs fortes de notre groupe, partagées par chaque entité d’Arval et par
tous leurs collaborateurs. Cette vision et ces valeurs nous guident et ont
façonné notre culture d’entreprise et notre réputation. Elles fondent
également l’image de marque d’Arval auprès de ses clients, de ses
fournisseurs et de l'ensemble de ses partenaires.
Parce qu’Arval devient, de jour en jour, un groupe international plus vaste, il semble aujourd’hui, et
plus que jamais, nécessaire que nos relations avec ces parties-prenantes soient construites sur des
pratiques toujours plus irréprochables. Car, quelles que soient les circonstances, les relations
pérennes et empreintes de confiance se fondent sur l’honnêteté, l’intégrité, le respect d’autrui et des
décisions justes et rigoureuses, et ce, à tous les niveaux.
Ce document a ainsi pour vocation de constituer pour chacun un guide qui l’aidera à mieux connaître
ses responsabilités et prendre les bonnes décisions dans le cadre de ses activités professionnelles. Il
doit nous aider également à résoudre les problèmes ou dilemmes que nous pouvons rencontrer dans
le cadre de nos activités.
Il contribue à guider nos actions, inspirer nos choix et faire vivre nos valeurs.
Je vous remercie de votre contribution au respect des principes contenus dans ce code de conduite.
Ils assurent la solidité et la pérennité de notre entreprise, Arval.
Philippe Bismut

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Code de Conduit d’Arval
Sommaire
Introduction .................................................................................................................................................................... 2
 Conflits d'intérêts ......................................................................................................................3
 Respect des lois, règles et règlements ....................................................................................3
 Respect de ce code ..................................................................................................................3
 Mise en application du code .....................................................................................................3
 Diffusion du code ......................................................................................................................3
La relation commerciale .............................................................................................................................................. 5
 Introduction ...............................................................................................................................5
 Gestion des relations ................................................................................................................5
 Les clients ........................................................................................................................................................................................................................................ 5
 Les fournisseurs ............................................................................................................................................................................................................................. 6
 La concurrence ............................................................................................................................................................................................................................... 7
 Les relations avec les apporteurs d'affaires ............................................................................................................................................................................... 7
 Les relations avec les acheteurs de véhicules d'occasion ...................................................................................................................................................... 8
Les cadeaux, invitations, voyages ............................................................................................................................ 9
 Les cadeaux reçus ...................................................................................................................9
 Voies de recours en cas de difficulté avec un client ................................................................................................................................................................. 9
 Les cadeaux offerts ..................................................................................................................9
 Cas particulier des invitations ................................................................................................ 10
 L’invitation de démonstration ...................................................................................................................................................................................................... 10
 L’invitation de représentation ...................................................................................................................................................................................................... 10
 L’invitation d’entretien de relations ............................................................................................................................................................................................. 11
 Une invitation de ce type doit être considérée comme un "cadeau" ................................................................................................................................... 11
Le mécénat et le parrainage ..................................................................................................................................... 13
La lutte contre la corruption et la lutte anti-blanchiment ................................................................................... 14
 La lutte contre la corruption ................................................................................................... 14
 La lutte anti-blanchiment ....................................................................................................... 14
Le respect de la vie privée et la protection des données .................................................................................. 15
L'utilisation des medias sociaux ............................................................................................................................. 16
 Principes de bonne conduite sur un réseau social ................................................................ 16
 Agir avec honnêteté, loyauté et transparence ......................................................................................................................................................................... 16
 Faire preuve de respect des autres .......................................................................................................................................................................................... 16
 Se conformer aux lois, règlements, normes professionnelles et instructions du Groupe ................................................................................................ 16
 Agir de manière professionnelle et responsable ..................................................................................................................................................................... 17
 Protéger les intérêts et la réputation d'Arval et de BNP Paribas ........................................................................................................................................... 17
 Faire part des dysfonctionnements constatés......................................................................................................................................................................... 17
Les règles de conduite en matière de gestion des informations .................................................................... 18
 Confidentialité et gestion des informations ........................................................................... 18
 Traitement des dossiers ........................................................................................................ 18
 Communication ...................................................................................................................... 19
 Communication officielle ............................................................................................................................................................................................................. 19
 Autres formes de Communication ............................................................................................................................................................................................ 19
LE DROIT D'ALERTE .................................................................................................................................................. 21
L'utilisation des actifs d'Arval................................................................................................................................... 23
La signature du Pacte Mondial des Nations Unies ............................................................................................. 24
Quelques questions à vous poser avant de prendre une décision ................................................................ 25

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Code de Conduit d’Arval
Introduction
Le présent Code de conduite (le " Code ") résume les règles devant orienter la conduite des
collaborateurs du Groupe Arval. Bien que couvrant un vaste champ de pratiques et de procédures,
ces règles n’ont pas vocation à s’appliquer à toute situation ayant une implication éthique; elles ont
pour objet d’énoncer les principes fondamentaux qui constituent les lignes de conduite d'Arval et de
ses collaborateurs.
Le Code de conduite ne remplace pas les procédures existantes et les collaborateurs doivent
continuer à se référer à l’ensemble des normes et procédures définies.
Ce document fournit des informations et des principes de comportement relatifs à diverses situations.
Il doit pouvoir aider les collaborateurs à résoudre les questions et les dilemmes qu'ils pourraient
rencontrer dans le cadre de leur travail. Il existe cependant dans la vie de tous les jours de très
nombreux autres cas où chacun doit faire appel avant tout à son bon sens et à son discernement
pour adopter le comportement approprié. Chaque collaborateur est responsable de sa propre
conduite professionnelle.
Le fait qu’un collègue ou qu’un concurrent puisse avoir un comportement différent de ceux décrits
dans ce recueil ne constitue ni une raison ni une excuse pour transgresser les règles du Groupe. La
recherche de la performance commerciale ou de la rentabilité n’est pas davantage de nature à
justifier un écart de conduite.
Dans le cas où les règles de droit national ou local applicables à une entité sont plus sévères que les
règles exposées dans ce document, il convient d’appliquer ces règles de droit. De la même façon, si
des règles de droit national ou local entrent en conflit avec le contenu de ce Code, les collaborateurs
devront appliquer ces règles, en respectant les instructions données par leur hiérarchie.
Dans le respect des procédures légales applicables, la Direction s'engage à adapter ce document au
fur et à mesure de la nécessité de faire évoluer les pratiques déontologiques au sein du Groupe.
Arval souhaite promouvoir en toutes circonstances une culture de l’honnêteté et de l’intégrité. Tout
collaborateur doit veiller à se comporter d’une manière responsable et conforme au plus haut degré
d’éthique, et plus particulièrement par rapport aux dispositions du présent Code et aux valeurs du
Groupe. Notre engagement de respecter le plus haut niveau d’éthique doit se traduire dans toutes les
activités d'Arval, y compris dans ses relations avec ses actionnaires, collaborateurs, clients,
fournisseurs, concurrents.
Les collaborateurs doivent respecter l’esprit comme la lettre de ce Code et éviter tout comportement
ou apparence de comportement contraire à l’éthique du Groupe. Certains actes accomplis en
violation des lois ou du présent Code, même dénués d’intention de nuire, peuvent avoir des
conséquences négatives pour Arval et pour les personnes concernées.
La réputation d’intégrité et de professionnalisme d'Arval constitue l’un de ses atouts fondamentaux.
Chaque collaborateur doit être conscient que ses actes sont le fondement de la réputation du Groupe
et qu’il est impératif que chacun respecte ce Code, ainsi que les lois et réglementations en vigueur.
Dans le présent document, les mots "Arval" ou "Groupe" désignent l'ensemble formé par les sociétés
appartenant au groupe Arval, quelle que soit leur activité, leur raison sociale ou leur localisation
géographique. Le mot ‘‘collaborateur’’ désigne indifféremment un salarié ou un mandataire social, et
d’une façon générale, toute personne susceptible d’agir pour le compte ou au profit d'une société du
Groupe.

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Code de Conduit d’Arval
Conflits d'intérêts
Tout collaborateur doit s’efforcer d’éviter des situations présentant un conflit potentiel ou avéré entre
ses intérêts propres et ceux d'Arval. Il doit s’abstenir d’occuper un poste, une fonction ou de détenir
un intérêt financier au sein de toute organisation qui est un concurrent, un client, un fournisseur ou un
partenaire commercial d'Arval dès lors que ses fonctions chez Arval lui permettent d’avoir une
influence sur la relation.
La simple apparence de conflit d’intérêts pourrait nuire à la réputation d'Arval ainsi qu’à celle de ses
Collaborateurs.
En matière de conflit d’intérêts, les collaborateurs sont encouragés à révéler l’ensemble des faits pour
permettre une analyse correcte de la situation. Le collaborateur concerné doit donc déclarer cette
situation à son supérieur hiérarchique qui consultera le responsable de la Conformité.
Une procédure spécifique sur les conflits d'intérêts est disponible via l'Insite / MAIN / Permanent
control. Le nom de la procédure est "Intérêts professionnels externes".
Respect des lois, règles et règlements
Arval exerçant ses activités dans de nombreux pays, ses collaborateurs sont soumis à des lois et à
des règlementations locales parfois très différentes. Nous sommes tous responsables de connaître et
de respecter les lois qui s'appliquent à nous dans le pays où nous travaillons.
Ce Code définit les principes d'une conduite exemplaire applicable dans l'ensemble du Groupe. Si les
lois, règlementations, coutumes locales sont différentes, les collaborateurs doivent toujours appliquer
des règles qui garantissent un comportement exemplaire, qu'elles proviennent de ce Code ou bien
des exigences locales.
Si un collaborateur estime qu’une certaine pratique soulève des questions quant au respect d’une loi
ou d’une réglementation, ou s’il se pose des questions quant à la bonne application d’une loi ou
réglementation, il devra en référer dans les meilleurs délais à son responsable hiérarchique ou, le cas
échéant, au supérieur hiérarchique de ce dernier. Le collaborateur pourra également s’adresser au
responsable de la Conformité lorsque le supérieur hiérarchique n'aura pu répondre à la question, ou
bien encore en cas de désaccord. Si les questions soulevées ont trait aux domaines couverts par le
droit d'alerte, c'est alors la procédure concernée qui devra être appliquée.
Respect de ce code
Les collaborateurs doivent se conformer à l’ensemble des dispositions du présent Code.
Arval est conscient du fait que ce Code doit être appliqué de manière équitable à toute personne
concernée.
Mise en application du code
Chaque entité du Groupe a la responsabilité de mettre en œuvre le présent Code de Conduite, en
fonction des contraintes et spécificités de son activité ou de son implantation géographique. Le
respect et l’application des règles figurant dans ce Code s’imposent à tous les collaborateurs, selon
leurs fonctions et responsabilités. À cet effet, chacun doit être vigilant en ce qui le concerne, mais
aussi dans son entourage, au sein de son équipe ou à l’égard des personnes placées sous sa
responsabilité. La personne responsable de l’application de ce Code au plus haut niveau est le
responsable de la Conformité du Groupe, qui en rend compte au Directeur Général.
Toutes questions concernant l’application de ce Code doivent être adressées à la hiérarchie ou au
responsable de la Conformité (de l’entité concernée ou du Groupe Arval).
Diffusion du code
Ce Code est publié sur les sites intranet des unités opérationnelles du Groupe Arval, plus spécifiques
‘Insite’. Afin que tout collaborateur soit informé de ses obligations, il appartient aux responsables