Conception d`un système d`information documentaire

CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION
MEMOIRE pour obtenir le
Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD
niveau I
Présenté et soutenu par
Vincent Bourcier
le 29 novembre 2010
Conception d’un système d’information
documentaire – de la réflexion sur les besoins à la
mise en place : une méthodologie de projet
collaborative
Le cas du « répertoire de projets » de l’Observatoire
national sur les effets du réchauffement climatique
Jury
Nadia RAÏS, directrice de mémoire, Cnam-INTD
Michel GALLIOT, responsable de stage, Observatoire national sur les effets du
réchauffement climatique
Cycle supérieur Promotion XL

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À Charlotte, Lucile et Augustin

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Remerciements
Je remercie ici l’ensemble des personnes qui ont contribué, d’une manière ou d’une autre à
alimenter mes connaissances ainsi que ma réflexion sur ce travail et en particulier :
 L’ensemble des professionnels qui sont intervenus et/ou que j’ai contactés pour la
qualité de leurs interventions et/ou de leurs réponses à mes interrogations et tout
spécialement l’équipe pédagogique du Titre I.
 Monsieur Michel Galliot qui a accepté de m’encadrer et de m’accompagner sur le
terrain à l’occasion notamment de ce travail. Je le remercie de m’avoir fait partager
et bénéficier de son expérience. Je le remercie aussi spécifiquement pour sa
disponibilité et son soutien tout au long de ces deux années d’alternance entre ma
vie professionnelle et ma vie d’élève Ingénieur. Au delà, je remercie également
Messieurs Nicolas Bériot, Daniel Delalande, Marc Gillet de leur soutien ainsi que
l’ensemble de mes collègues de l’Observatoire national sur les effets du
réchauffement climatique et du Département lutte contre l’effet de serre.
 Madame Nadia Raïs qui a elle aussi accepté de diriger ce travail et qui m’a aidé à
structurer ma réflexion sur le sujet. Je la remercie particulièrement pour sa
disponibilité, son regard et son écoute bienveillante et ses encouragements. Je lui
suis aussi immensément redevable pour ses conseils qui furent à l’image de la
qualité et la rigueur de ses enseignements sans lesquels ce travail n’aurait pas été
ce qu’il est.
Ainsi qu’un amical remerciement à la totalité de l’équipe du Conservatoire national des Arts
et Métiers et de l’Institut national des Sciences et Techniques de la Documentation (Cnam-
INTD). Je remercie également Aurélie Puybonnieux et Maria Sobral pour leur participation
aux premiers pas de ce projet dans le cadre de notre formation et, à travers elles,
l’ensemble de mes collègues élèves des promotions 2008-10 aux côtés desquels j’ai eu le
privilège d’étudier ces sciences et techniques et d’apprendre un métier absolument
passionnant.

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Notice
BOURCIER Vincent. Conception d’un système d’information documentaire – de la réflexion
sur les besoins à la mise en place : une méthodologie de projet collaborative. Le cas du
« répertoire de projets » de l’Observatoire national sur les effets du réchauffement
climatique. 2010. 146 p. Mémoire professionnel INTD, Titre I, Conservatoire national des
arts et métiers – Institut national des Sciences et Techniques de la Documentation, 2010
Dans un contexte de besoin croissant de connaissance et d’informations sur les études et
projets de recherche sur les impacts du changement climatique et l’adaptation à ses effets,
l’Observatoire national sur les effets du réchauffement climatique (ONERC) souhaite la
création et la mise en place d’un système d’information documentaire collaboratif qui
permette de rassembler et centraliser de manière pérenne et efficace cette connaissance
actuellement disséminée au sein de structures variées. Après avoir introduit les enjeux et
dégagé les problématiques liés à cette demande, ce travail de mémoire professionnel de fin
d’étude s’efforce premièrement de clarifier les concepts et notions clés essentiels et
nécessaires tant pour la bonne compréhension de la suite de ce travail que pour les
porteurs, les concepteurs et les différents acteurs de ce projet collaboratif. Il propose
deuxièmement une méthodologie utilisée et éprouvée sur le terrain, pouvant permettre de
réaliser et de conduire rapidement un projet présentant des caractéristiques similaires. Cette
étude fait émerger la complémentarité qui existe entre les outils théoriques et
méthodologiques proposés et la nécessité d’une bonne connaissance et d’une intégration
des usages et des pratiques de terrain. Ce travail témoigne explicitement des limites d’une
approche uniquement fondée sur ces outils et de la nécessité d’adaptation du projet et de
ses acteurs à l’environnement professionnel. Il montre combien l’approche itérative,
collaborative et pragmatique utilisée, en complémentarité de ces outils, a contribué à
l’évolution du projet et à le faire avancer. Avant de conclure sur la mobilisation – notamment
des différents acteurs et aussi des partenaires potentiels - que peut initier ce type de projet
collaboratif, cette étude retrace le travail de terrain réalisé pour y parvenir et offre un
premier retour d’expérience et une réflexion quant aux suites à donner et à envisager
concernant ce projet.
GESTION DE L’INFORMATION ; GESTION DE PROJET ; INGENIERIE
DOCUMENTAIRE ; PARTAGE DE L’INFORMATION ; SYSTEME D’INFORMATION
DOCUMENTAIRE.

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Table des matières
UURemerciements.........................................................................................................3
Notice ..........................................................................................................................4
Table des matières........................................................................................................5
Avant propos ................................................................................................................8
Introduction..................................................................................................................9
PREMIERE PARTIE : DEFINITION DES TERMES, CLARIFICATION DES CONCEPTS CLES LIES A LA MISE EN PLACE
D’UN SID COLLABORATIF...................................................................................................14
1 Préambule ..........................................................................................................15
2 Pourquoi est-il si important de « définir » ?............................................................16
3 Recherche d’information, système d’information, BDD et travail en mode projet........ 18
3.1 Valeur de l’information et besoin d’information............................................... 18
3.2 De la recherche d’information au système d’information..................................20
3.3 Du système d’information au système d’information documentaire...................20
3.4 Concept et notion de « base de données » .................................................... 22
3.5 « Projet » et « gestion de projet » : concepts, notions et enjeux ..................... 27
4 Thématique et typologie du contenu .....................................................................32
4.1 Thématique................................................................................................. 32
4.2 La recherche française sur le changement climatique......................................40
4.3 Typologie du contenu : « programme, projet de recherche, étude ».................44
4.4 Premières conclusions : de l’intérêt de ce travail............................................. 45
DEUXIEME PARTIE : ELEMENTS METHODOLOGIQUES RELATIFS A LA GESTION DE PROJETS DOCUMENTAIRES ET
L’ELABORATION DES CAHIERS DES CHARGES ............................................................................ 48
1 Préambule ..........................................................................................................49
2 Gestion de projet.................................................................................................50
2.1 Rappel des principales caractéristiques..........................................................50
2.2 Normes et standards en matière de gestion de projet.....................................50
2.3 Les principales étapes ou procédures classiques de gestion de projet...............51
2.4 Phase préparatoire ou d’avant-projet.............................................................51
3 Méthodologie et recommandations pour l’élaboration des cahiers des charges .......... 55