Rapport annuel 2012-2013
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Rapport annuel 2012-2013 ORDRE DU JOUR RÉUNION DE L’ASSEMLBÉE GÉNÉRALE ANNUELLE Lundi, le 10 juin 2013 à 19h30 au local des Grands Frères et Grandes Sœurs de l’Abitibi-Ouest 1. Ouverture de l’assemblée 2. Vérification du quorum 3. Lecture et adoption de l’ordre du jour 4. Lecture et adoption du procès-verbal du 19 juin 2013 5. Rapport de la présidente 6. Rapport de la directrice 7. Rapport du trésorier : adoption des états financiers a. Budget 8. Dissolution du conseil d’administration 9. Élection du nouveau conseil d’administration a. Nomination d’un(e) président(e) d’élection b. Nomination d’un(e) secrétaire d’élection c. Élection du conseil d’administration d. Élection de l’exécutif e. Élection du comité de jumelage 10. Affaires diverses : a. b. c. 11. Date de la prochaine assemblée 12. Levée de l’assemblée RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE Déjà une autre année de terminée et j’ai peine à croire que nous devons tourner une autre page à notre récit. L’année 2012-2013 fut une autre période de festivité, car nous fêtions cette année le centième anniversaire des Grands Frères et Grandes Sœurs du Canada. L’occasion sera tout designer, en cette période estivale, pour souligner cet évènement avec les membres de l’organisation et nos petites sœurs et petits frères. Notre visibilité cette année nous a permis encore une fois de nous démarquer des autres organismes comme du bénévolat pour Centre Aide, notre activité de financement annuel, un kiosque au Salon des loisirs et de la publicité directe et indirecte. Nous travaillons alors constamment à trouver de nouveaux bénévoles afin de combler la demande importante de mentorats auprès des enfants dans le besoin de l’Abitibi-Ouest. Un changement de taille est survenu cette année, car bien que notre activité de financement «Auto-Cadeaux» fût une tradition depuis très longtemps, nous avons décidé d’essayer un peu de renouveau. Une soirée vins et fromages fut organisé pour ramasser des fonds et donner une visibilité autre à l’agence. Ce nouveau défi fut relevé avec brio, car nous avons amassé autant de fonds qu’avec Auto-Cadeau et nous avons eus davantage, si ce n’est pas plus, de plaisir à l’accomplir. Le tirage du 50/50 et la vente de plusieurs articles promotionnels furent effectués durant la soirée ce qui nous a permis de faire connaître notre organisme au sein de notre population tout en nous rapportant quelques profits afin d’améliorer nos services offerts. De beaux projets furent réalisés grâce à ces dons amassés et tout l’effort déployé par notre directrice pour développer de nouveaux projets. En effet, celle-ci put obtenir un financement de la ville de La Sarre pour la réalisation de trois activités créatives avec nos petits frères et petites sœurs. Nous avons pu ainsi faire de la peinture sur chandail, une séance de photo par un photographe professionnel et la création d’une chanson à notre effigie. Un merci tout spécial à Sophie Royer, Bray Photo et Gilles Parent pour leur contribution lors de ces activités. L’activité estivale tenue en juillet avec les Dérailleurs a permis aux jeunes de bouger par des activités physiques de groupe. Un dîner de hot-dog a aussi été servi sur place par les Dérailleurs. Malheureusement, nous avons perdu de gros morceaux dans notre équipe cette année. Je tiens à remercier Véronique Leclerc, notre directrice, qui nous quitte après son congé de maternité afin de réaliser de nouveaux défis. Tout comme son intérim, Geneviève Melançon, qui fut très apprécié lors de cette présente année. Ces deux jeunes femmes ont fait un travail très apprécié au sein de notre organisme et nous leur en sont très reconnaissant. Deux autres personnes nous quittent, après trop peu de temps parmi nous selon moi, mais qui ont su laisser leur marque. Merci, Chrystel Jubinville et Martin Chevalier, pour votre implication au sein de notre conseil d’administration. Ce vent de fraicheur que vous nous avez apportée fut grandement apprécié. Votre expérience et vos connaissances nous on permit d’apporter des idées novatrices de projets et de réalisations au sein de l’organisme. Pour terminer, j’aimerais remercier l’implication d’un bénévole qui fut présent sur notre conseil d’administration durant d’innombrables années. Yvon Cheff merci d’avoir dévouer autant de ton temps à cette cause qui te tient tellement à cœur. Je suis certaine que tous les gens que tu as côtoyés durant toutes ses années voudraient aussi te remercier aussi et sache que sans toi la couleur de l’agence ne serait pas la même. Bonne chance dans tes projets futurs Yvon et souhaitons que tu reviennes nous voir! Un gros merci encore à Véronique, Geneviève, Martin, Yvon et Chrystel. En espérant que notre visibilité dans la MRC nous apporte d’autres bénévoles et un ou une nouvelle directrice aussi dévouer que vous et qu’ils voudront nous accompagner dans l’accomplissement de nos beaux projets dans un futur rapproché, souhaitons-le. Un gros merci à vous tous, vous qui rendez cette aventure possible! Votre présence est essentielle pour nous permettre de grandir toujours plus! Claudia Lambert RAPPORT DE LA DIRECTION Cueillette et vérification du courrier et y donner suite; Prendre connaissance des messages téléphoniques et y donner suite dans les plus brefs délais; Informations données soit par téléphone, par rencontre, par kiosque ou par l’envoi postal; Apporter du support au CA; Rédiger les ordres du jour; Organiser les réunions du CA; Communications diverses auprès des membres du CA; Assumer la tâche de secrétaires auprès du CA; Communications fréquentes avec la présidente et le trésorier; Remplir les demandes de subvention en collaboration avec le trésorier; Acheminer une demande financière à notre député d’Abitbi-Ouest; Préparer les statistiques pour l’agence provinciale et l’agence nationale; Organisation de l’activité d’auto-financement annuelle (Vins et Fromages); Publicité; Recrutement; Préparation des rapports mensuels et du rapport annuel; Classement des documents et tenue de dossiers; Administration générale; Communications régulières par courriel avec les GFGS-Q; Communications régulières avec l’agence de Rouyn-Noranda; Mise à jour du site web; Communications avec les différents organismes sur le territoire de l’Abitibi-Ouest; Recherche de nouveaux modes de financement; Demandes de financement diverses (PSOC, Pacte Rural, QEF); Accréditation; Comité d’accréditation; Comité de planification stratégique; Organisation des activités de groupe; Organisation des activités sociales du CA; Rédaction du journal Quoi de neuf?; Rencontres avec les bailleurs de fonds (PSOC); Recherche d’une nouvelle employée (publicité, offre d’emploi); Évaluation de candidatures GF, GS, PS, PF; Suivis de jumelage et notes évolutives aux dossiers; Communications avec les parents des PF et PS; Transport pour les enfants lors des activités de groupe; Quelle belle année j’ai passée aux GFGS-AO ! Mon premier mot ira à Véronique Leclerc qui m’a si bien accueilli au sein de l’équipe. La formation que j’ai reçue d’elle était exemplaire. La passation des dossiers s’est très bien déroulée et elle a su me transmettre toute la passion qu’elle avait pour la mission de l’organisme. Ce fût une collègue pour une courte durée, mais c’est maintenant une relation d’amitié qui va durer. Merci aux membres du conseil d’administration qui m’ont toujours supporté dans mes actions et dans mes prises d’initiative. Ce fût réellement un plaisir que de travailler en collaboration avec vous. Un merci spécial à Claudia qui prenait de mes nouvelles de temps en temps, qui lunchait avec moi et qui était toujours prête à donner un coup de main pour les activités. On a fait une très belle équipe. J’ai adoré organiser l’activité Vins et Fromages qui a eu lieu en septembre dernier. Je crois que ce fût une belle réussite et pas seulement pour le montant amassé (2752,04$), mais bien pour la visibilité que ça nous a donné et pour le beau sentiment d’appartenance à l’organisme que ça a créé. Je suis d’avis que c’est le type d’activité qui doit être reproduite. J’ai d’ailleurs fait un rapport détaillé de toutes les étapes d’organisation que j’ai fait pour la prochaine personne qui prendra les rennes. Je souhaite de tout cœur que de nouveaux bénévoles rejoignent l’organisme. J’ai pu constater que ce n’est pas toujours évident de recruter des gens. Avec les nouvelles normes d’accréditation, l’informatisation des formulaires et la planification stratégique, de nouveaux outils permettront peut-être d’améliorer la situation et de trouver un bénévole pour les petits frères et petites sœurs en attente. Un énorme merci à tous ceux et celles qui quittent le conseil d’administration cette année. Chrystel et son dynamisme sans fin : ses bonnes idées, sa participation active et sa bonne humeur contagieuse vont manquer à l’organisme. Yvon et son expérience : sa sagesse et sa passion pour la mission de l’organisme manqueront à l’agence. Martin et ses jeux de mots plates : ses bonnes idées innovatrices et son gros bon sens vont manquer à l’organisme. Je crois qu’il faut continuer de créer des liens avec la communauté afin de pouvoir partager des activités, des expertises et des subventions. Dans un petit milieu comme le nôtre, il faut une mobilisation des gens pour arriver à atteindre les objectifs de chaque organisme. Je crois beaucoup en l’organisme et en sa mission. Tout commence par une présence, cela pourrait mener à quelque chose de grand ! Au plaisir, vous allez tous me manquer. Geneviève Melançon RAPPORT DU TRÉSORIER Mesdames, Messieurs, L’année financière 2012-2013 s’est terminée avec un équilibre financier avec un surplus de 1 254,59$. Cette année, le conseil d’administration a décidé d’innover en organisant une nouvelle activité de financement, soit le Vins et Fromages, en délaissant l’activité Auto-Cadeaux, ce qui fût un grand succès. Notre organisme poursuit également ses objectifs d’offrir un service de qualité auprès des jeunes provenant de la MRC d’AbitibiOuest grâce à la contribution de l’Agence de Santé et de services sociaux de l’AbitibiTémiscamingue. Afin d’atteindre notre équilibre budgétaire, nous devons poursuivre notre lancée dans la recherche de nouveau financement. Cette année, nos dépenses ont diminuées d’environ 20,000$, dépenses provenant principalement de subventions pour l’organisation d’activités et de publicité. Pour ce qui est de la prochaine année financière, notre objectif devra s’orienter vers la recherche de bénévoles et nous devrons alors déployer les moyens nécessaires à sa réalisation. Notre planification stratégique débutée cette année pourra nous permettre d’atteindre cet objectif. Finalement, il est essentiel pour la survie de notre organisme de créer ou de développer de nouvelles activités de financement et de rechercher de nouvelles sources de revenus pour pouvoir continuer à offrir plus de services auprès des jeunes tout en tenant compte de l’accroissement des dépenses des prochaines années. L’association a toujours besoin de fonds pour poursuivre ses opérations et cette année, les anciens et les nouveaux membres du conseil d’administration ainsi que la direction ont donné beaucoup de leur temps à l’organisation d’activités sociales et de financement. Donc, je tiens à remercier tous les membres du conseil d’administration, bénévoles ainsi que la directrice pour le tout le temps et l’énergie investie durant cette année qui fût très active. Nous croyons fermement en l’avenir de notre agence et nous ferons toujours de notre mieux pour permettre qu’elle puisse être là pendant encore plusieurs années auprès de la jeunesse de la MRC d’Abitibi-Ouest. Il est donc essentiel pour les années à venir d’augmenter le nombre de bénévoles Grands Frères et Grandes Sœurs pour répondre aux besoins des jeunes, mais également le nombre de membres au sein du conseil d’administration afin d’avoir de nouvelles idées pour ce qui est des sources de financement, d’augmenter notre visibilité, d’accroître et de développer de nouvelles activités pour tous et éviter d’épuiser les membres actuels se retrouvant régulièrement avec des tâches demandant beaucoup d’énergie. Richard Turcotte, trésorier ÉTATS DES RÉSULTATS 30 AVRIL 2013 CUMULATIF 12-13 CUMULATIF 11-12 2 000,00 $ 2 000,00 $ 20,80 $ 23 414,00 $ REVENUS SUBVENTION Centraide Centraide Ottawa M.S.S.S. 21 420,00 $ Ville La Sarre (Activité culturelle) 806,00 $ Député Gendron 350,00 $ 350,00 $ 1 181,00 $ 1 306,50 $ GFGS 0,00 $ 5 000,00 $ Loisir La Sarre 0,00 $ 4 000,00 $ Québec en forme, CJE MRC A-O, Pacte rural 516,00 $ Agence SSS (Activité pas à pas) 500,00 $ FONDS PUBLICS 0,00 $ Auto-cadeaux 0,00 $ 2 151,80 $ Tournois de golf 0,00 $ 5 725,75 $ 200,00 $ 1 389,67 $ Dons Matériel promotionnel Vin et Fromage INTÉRÊTS 93,00 $ 6 177,96 $ 53,34 $ 33 225,10 $ DÉPENSES SALAIRES 16,92 $ 45 447,64 $ 20 068,70 $ 21 770,88 $ 1 991,97 $ 2 265,32 $ CSST 173,03 $ 336,40 $ LOYER 692,96 $ 683,63 $ 1 108,28 $ 1 070,75 $ 12,00 $ 946,91 $ 516,00 $ 729,40 $ AVANTAGES SOCIAUX SECRÉTARIAT TÉLÉPHONE COTISATIONS FRAIS DE DÉPLACEMENT FRAIS DE POSTE FORMATION FOURNITURES ET MATÉRIEL ASSURANCES PUBLICITÉ INTÉRÊTS ET FRAIS BANCAIRES ACTIVITÉS SOCIALES 417,39 $ 1 358,90 $ 498,84 $ 885,43 $ 2 359,84 $ 1 043,63 $ 939,08 $ 373,67 $ 10 158,81 $ 86,60 $ 120,25 $ 3 212,24 $ 8 478,24 $ ACTIVITÉS DE FINANCEMENT 341,19 $ 855,45 $ DIVERS 105,91 $ 31 970,51 $ EXCÉDENT (DÉFICIT) 1 254,59 $ 51 631,19 $ (6 183,55 $) BILAN AU 30 AVRIL 2013 30-avr-13 30-avr-12 6 071,48 $ 5 436,29 $ 4 996,42 $ 4 959,23 $ 11 067,90 $ 10 395,52 $ COMPTE À PAYER 330,68 $ 315,28 $ DÉDUCTION À LA SOURCE 301,75 $ 1 025,36 $ 5 355,00 $ 5 229,00 $ 5 987,43 $ 6 569,64 $ SOLDE AU DÉBUT DE L'EXERCICE 3 825,88 $ 10 009,43 $ EXCÉDENT (DÉFICIT) 1 254,59 $ (6 183,55 $) SOLDE À LA FIN DE L'EXERCICE 5 080,47 $ 3 825,88 $ 11 067,90 $ 10 395,52 $ ACTIF ENCAISSE Provision pour respecter obligations ultérieures en cas de sous-financement COMPTE PAYÉ D'AVANCE COMPTE À RECEVOIR PASSIF SUBVENTION REPORTÉ SURPLUS ACCUMULÉ
