Rapport annuel 2012-2013

Rapport annuel
2012-2013

ORDRE DU JOUR
RÉUNION DE L’ASSEMLBÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
Lundi, le 10 juin 2013 à 19h30 au local des
Grands Frères et Grandes Sœurs de l’Abitibi-Ouest
1. Ouverture de l’assemblée
2. Vérification du quorum
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
4. Lecture et adoption du procès-verbal du 19 juin 2013
5. Rapport de la présidente
6. Rapport de la directrice
7. Rapport du trésorier : adoption des états financiers
a. Budget
8. Dissolution du conseil d’administration
9. Élection du nouveau conseil d’administration
a. Nomination d’un(e) président(e) d’élection
b. Nomination d’un(e) secrétaire d’élection
c. Élection du conseil d’administration
d. Élection de l’exécutif
e. Élection du comité de jumelage
10. Affaires diverses :
a.
b.
c.
11. Date de la prochaine assemblée
12. Levée de l’assemblée

RAPPORT DE LA PRÉSIDENTE
Déjà une autre année de terminée et j’ai peine à croire que nous devons tourner une autre
page à notre récit. L’année 2012-2013 fut une autre période de festivité, car nous fêtions
cette année le centième anniversaire des Grands Frères et Grandes Sœurs du Canada.
L’occasion sera tout designer, en cette période estivale, pour souligner cet évènement
avec les membres de l’organisation et nos petites sœurs et petits frères.
Notre visibilité cette année nous a permis encore une fois de nous démarquer des autres
organismes comme du bénévolat pour Centre Aide, notre activité de financement annuel,
un kiosque au Salon des loisirs et de la publicité directe et indirecte. Nous travaillons
alors constamment à trouver de nouveaux bénévoles afin de combler la demande
importante de mentorats auprès des enfants dans le besoin de l’Abitibi-Ouest.
Un changement de taille est survenu cette année, car bien que notre activité de
financement «Auto-Cadeaux» fût une tradition depuis très longtemps, nous avons décidé
d’essayer un peu de renouveau. Une soirée vins et fromages fut organisé pour ramasser
des fonds et donner une visibilité autre à l’agence. Ce nouveau défi fut relevé avec brio,
car nous avons amassé autant de fonds qu’avec Auto-Cadeau et nous avons eus
davantage, si ce n’est pas plus, de plaisir à l’accomplir. Le tirage du 50/50 et la vente de
plusieurs articles promotionnels furent effectués durant la soirée ce qui nous a permis de
faire connaître notre organisme au sein de notre population tout en nous rapportant
quelques profits afin d’améliorer nos services offerts.
De beaux projets furent réalisés grâce à ces dons amassés et tout l’effort déployé par
notre directrice pour développer de nouveaux projets. En effet, celle-ci put obtenir un
financement de la ville de La Sarre pour la réalisation de trois activités créatives avec nos
petits frères et petites sœurs. Nous avons pu ainsi faire de la peinture sur chandail, une
séance de photo par un photographe professionnel et la création d’une chanson à notre
effigie. Un merci tout spécial à Sophie Royer, Bray Photo et Gilles Parent pour leur
contribution lors de ces activités. L’activité estivale tenue en juillet avec les Dérailleurs a
permis aux jeunes de bouger par des activités physiques de groupe. Un dîner de hot-dog a
aussi été servi sur place par les Dérailleurs.
Malheureusement, nous avons perdu de gros morceaux dans notre équipe cette année. Je
tiens à remercier Véronique Leclerc, notre directrice, qui nous quitte après son congé de
maternité afin de réaliser de nouveaux défis. Tout comme son intérim, Geneviève
Melançon, qui fut très apprécié lors de cette présente année. Ces deux jeunes femmes ont
fait un travail très apprécié au sein de notre organisme et nous leur en sont très
reconnaissant. Deux autres personnes nous quittent, après trop peu de temps parmi nous
selon moi, mais qui ont su laisser leur marque. Merci, Chrystel Jubinville et Martin
Chevalier, pour votre implication au sein de notre conseil d’administration. Ce vent de
fraicheur que vous nous avez apportée fut grandement apprécié. Votre expérience et vos
connaissances nous on permit d’apporter des idées novatrices de projets et de réalisations
au sein de l’organisme.

Pour terminer, j’aimerais remercier l’implication d’un bénévole qui fut présent sur notre
conseil d’administration durant d’innombrables années. Yvon Cheff merci d’avoir
dévouer autant de ton temps à cette cause qui te tient tellement à cœur. Je suis certaine
que tous les gens que tu as côtoyés durant toutes ses années voudraient aussi te remercier
aussi et sache que sans toi la couleur de l’agence ne serait pas la même. Bonne chance
dans tes projets futurs Yvon et souhaitons que tu reviennes nous voir!
Un gros merci encore à Véronique, Geneviève, Martin, Yvon et Chrystel. En espérant
que notre visibilité dans la MRC nous apporte d’autres bénévoles et un ou une nouvelle
directrice aussi dévouer que vous et qu’ils voudront nous accompagner dans
l’accomplissement de nos beaux projets dans un futur rapproché, souhaitons-le.
Un gros merci à vous tous, vous qui rendez cette aventure possible! Votre présence est
essentielle pour nous permettre de grandir toujours plus!
Claudia Lambert

RAPPORT DE LA DIRECTION
 Cueillette et vérification du courrier et y donner suite;
 Prendre connaissance des messages téléphoniques et y donner suite dans les plus
brefs délais;
 Informations données soit par téléphone, par rencontre, par kiosque ou par l’envoi
postal;
 Apporter du support au CA;
 Rédiger les ordres du jour;
 Organiser les réunions du CA;
 Communications diverses auprès des membres du CA;
 Assumer la tâche de secrétaires auprès du CA;
 Communications fréquentes avec la présidente et le trésorier;
 Remplir les demandes de subvention en collaboration avec le trésorier;
 Acheminer une demande financière à notre député d’Abitbi-Ouest;
 Préparer les statistiques pour l’agence provinciale et l’agence nationale;
 Organisation de l’activité d’auto-financement annuelle (Vins et Fromages);
 Publicité;
 Recrutement;
 Préparation des rapports mensuels et du rapport annuel;
 Classement des documents et tenue de dossiers;
 Administration générale;
 Communications régulières par courriel avec les GFGS-Q;
 Communications régulières avec l’agence de Rouyn-Noranda;
 Mise à jour du site web;
 Communications avec les différents organismes sur le territoire de l’Abitibi-Ouest;
 Recherche de nouveaux modes de financement;
 Demandes de financement diverses (PSOC, Pacte Rural, QEF);
 Accréditation;
 Comité d’accréditation;
 Comité de planification stratégique;
 Organisation des activités de groupe;
 Organisation des activités sociales du CA;
 Rédaction du journal Quoi de neuf?;
 Rencontres avec les bailleurs de fonds (PSOC);
 Recherche d’une nouvelle employée (publicité, offre d’emploi);
 Évaluation de candidatures GF, GS, PS, PF;
 Suivis de jumelage et notes évolutives aux dossiers;
 Communications avec les parents des PF et PS;
 Transport pour les enfants lors des activités de groupe;