Rapport type d`instruction

Demande d’aide européenne, Région
et autres financements
Programmation 2014-2020
PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER/FSE BASSE-NORMANDIE 2014-2020
Veuillez lire attentivement la notice explicative qui accompagne le présent document.
Toutes les informations demandées dans ce document doivent être complétées.
Informations utiles pour le porteur de projet :
Où faire parvenir votre dossier de demande
d’aide ?
Procédure
Région Basse-Normandie
Abbaye-aux-Dames
Place Reine Mathilde
CS 50523
14035 CAEN Cedex 1
Subvention hors appel à projets
Appel à projets
Intitulé :
Echéance :
Opération intégralement réalisée par voie
de marchés publics
Intitulé de la consultation :
Lancement de la consultation :
Informations réservées à l’administation :
Date de dépôt de la demande d’aide
|__|__| / |__||__| / |__||__|__||__|
Date d’Accusé Réception du dossier complet
|__|__| / |__||__| / |__||__|__||__|
N°PROGOS
|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
N° SYNERGIE
|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
Une fois votre dossier déposé, vous recevrez un courrier précisant le service instructeur
et les coordonnées de la personne en charge de votre dossier.
1
1- IDENTIFICATION DU PORTEUR DE PROJET
Porteur du projet (organisme ou particulier) : ___________________________________________________
Représentant légal (nom, prénom, coordonnées) et fonction :
__________________________________________________________________________________
N° SIRET (ou SIREN le cas échéant) : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
N°RNA si le porteur de projet est une association : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
N° de déclaration si le porteur de projet est un organisme de formation : |__|__| |__|__| |__|__|__|__|__| |__|__|
Raison sociale (le cas échéant) : _____________________________________________________________
Contact (Personne en charge du suivi de l’opération et fonction) : ________________________________________
Téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__| ; |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
Fixe
Mobile
Courriel : _______________________________________________
Adresse :
N° - Libellé de la voie : ____________________________________________________________________
Complément d'adresse : ___________________________________________________________________
Code postal : |__|__|__|__|__| Commune : ___________________________________________
Nature/statut juridique : ____________________________________________________________________
 Merci de bien vouloir compléter votre statut juridique à partir du référentiel INSEE (cf. « catégorie juridique »
figurant sur l’avis de situation du répertoire SIRET : http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/)
AUTRES INFORMATIONS DU PORTEUR DE PROJET EN LIEN AVEC LE PLAN DE FINANCEMENT DE L’OPERATION :
Régime TVA :
Assujetti
Non assujetti
Partiellement assujetti au taux de _______ %
 Merci de bien vouloir vous référer à la notice explicative de la demande d’aide européenne
LES AIDES OBTENUES AU COURS DES 3 DERNIERES ANNEES : Cette rubrique ne concerne que les dossiers entrant dans le
champ concurrentiel relevant du règlement de la Commission européenne du 18 décembre 2013 sur les aides
de minimis, de la décision du 20 décembre 2011 de la Commission européenne sur les aides de minimis dans le
cadre d’un service d’intérêt économique général (SIEG), et d’autres dispositions imposant un plafond d’aides
ne dépassant pas un montant d’aides publiques sur plusieurs années.
Attention : Pour certains dossiers, la règlementation européenne limite le montant des aides cumulées pour une même
entreprise sur trois années fiscales consécutives. Merci de bien vouloir lister dans le tableau ci-dessous l'ensemble des
aides publiques perçues au cours des 3 dernières années (aides, bonifications d'intérêt, exonérations fiscales, apport en
nature, ...).
2
 Le tableau ci-dessous est à compléter avec l’appui du service instructeur
Nature du Financeur
(ex : collectivité
territoriale…)
Forme de
l’aide (ex :
subvention,
aide
remboursable,
etc…)
Intitulé de
l’opération
cofinancée
Identification
du dossier
Montant de l'aide par année(€)
Année N-1



Année N-2
Total
financeur
Année N-3
L'entreprise appartient-elle à un groupe ?
Oui
Non
Quels sont les effectifs salariés actuels ? _________ salariés
Quel est le chiffre d’affaire de l’entreprise ? _________
(*)Une opération est considérée comme concurrentielle lorsque celle-ci est portée par une entité (quelle que soit sa
forme juridique : association, établissement public, etc…) qui exerce une activité économique sur un marché de biens ou
de services.
1BIS- IDENTIFICATION DES AUTRE(S) PARTENAIRE(S) DE PROJET
Merci de joindre la convention signée entre les parties
Partenaire du projet (organisme ou particulier) : ___________________________________________________
Représentant légal (nom, prénom, coordonnées) et fonction :
__________________________________________________________________________________
N° SIRET (ou SIREN le cas échéant) : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
N°RNA si le porteur de projet est une association : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
N° de déclaration si le porteur de projet est un organisme de formation : |__|__| |__|__| |__|__|__|__|__| |__|__|
Raison sociale (le cas échéant) : _____________________________________________________________
Contact (Personne en charge du suivi de l’opération et fonction) : ________________________________________
Téléphone : |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__| ; |__|__|__|__|__|__|__|__|__|__|
Fixe
Mobile
Courriel : _______________________________________________
Adresse :
N° - Libellé de la voie : ____________________________________________________________________
Complément d'adresse : ___________________________________________________________________
Code postal : |__|__|__|__|__| Commune : ___________________________________________
Nature/statut juridique : ____________________________________________________________________
 Merci de bien vouloir compléter votre statut juridique à partir du référentiel INSEE (cf. « catégorie juridique »
figurant sur l’avis de situation du répertoire SIRET : http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisitu/)
3
AUTRES INFORMATIONS DU PORTEUR DE PROJET EN LIEN AVEC LE PLAN DE FINANCEMENT DE L’OPERATION :
Régime TVA :
Assujetti
Non assujetti
Partiellement assujetti au taux de _______ %
 Merci de bien vouloir vous référer à la notice explicative de la demande d’aide européenne
LES AIDES OBTENUES AU COURS DES 3 DERNIERES ANNEES : Cette rubrique ne concerne que les dossiers entrant dans le
champ concurrentiel relevant du règlement de la Commission européenne du 18 décembre 2013 sur les aides
de minimis, de la décision du 20 décembre 2011 de la Commission européenne sur les aides de minimis dans le
cadre d’un service d’intérêt économique général (SIEG), et d’autres dispositions imposant un plafond d’aides
ne dépassant pas un montant d’aides publiques sur plusieurs années.
Attention : Pour certains dossiers, la règlementation européenne limite le montant des aides cumulées pour une même
entreprise sur trois années fiscales consécutives. Merci de bien vouloir lister dans le tableau ci-dessous l'ensemble des
aides publiques perçues au cours des 3 dernières années (aides, bonifications d'intérêt, exonérations fiscales, apport en
nature, ...).
 Le tableau ci-dessous est à compléter avec l’appui du service instructeur
Nature du Financeur
(ex : collectivité
territoriale…)
Forme de
l’aide (ex :
subvention,
aide
remboursable,
etc…)
Intitulé de
l’opération
cofinancée
Identification
du dossier
Montant de l'aide par année(€)
Année N-1



Année N-2
Total
financeur
Année N-3
L'entreprise appartient-elle à un groupe ?
Oui
Non
Quels sont les effectifs salariés actuels ? _________ salariés
Quel est le chiffre d’affaire de l’entreprise ? _________
(*)Une opération est considérée comme concurrentielle lorsque celle-ci est portée par une entité (quelle que soit sa
forme juridique : association, établissement public, etc…) qui exerce une activité économique sur un marché de biens ou
de services.
2- IDENTIFICATION DU DOSSIER
Intitulé de l’opération : _______________________________________________________________________
Localisation de l’opération (lieu où se déroule l’opération) :
___________________________________________________________________________________
Code postal : |__||__|__||__||__|
Commune : ________________________________________________
Pour les projets localisés hors Basse-Normandie, préciser en quoi le projet bénéficie au territoire régional :
_________________________________________________________________________________________________
Période prévisionnelle d’exécution de l’opération (y compris phase préparatoire) : du |__|__| / |__||__| /
|__||__|__||__| au |__|__| / |__||__| / |__||__|__||__|
4
3- DESCRIPTION DE L’OPERATION
DESCRIPTION DETAILLEE DE L’OPERATION
Contexte, présentation générale de l’opération :
Objectifs recherchés, résultats escomptés et public visé :
Principales actions présentées :
Caractère innovant de l’opération :
5
Impacts attendus – diffusion et capitalisation des résultats :
CALENDRIER DETAILLE DE L’OPERATION
Précisez le phasage de l’opération (phase préparatoire, déroulé des étapes à mettre en œuvre pour réaliser l’opération,
échéances-clés, périodes prévues pour la gouvernance, phase de clôture) et la cohérence entre le calendrier et la période
prévisionnelle d’exécution de cette opération.
MOYENS MIS EN ŒUVRE PAR LE PORTEUR DE PROJET
Ces moyens permettent au service instructeur d’apprécier votre capacité à coordonner, piloter, suivre et mener à bien
votre opération dans les délais prévus.
Moyens humains affectés à l’opération : ______________ personnes.1
Autres moyens utilisés pour les besoins de l’opération (moyens matériels, immatériels, …)
Moyens administratifs de suivi du dossier (ressources humaines, système d’information, modalités de pilotage prévues
dans le cas de projets collectifs, comptabilité séparée, etc.)
LIVRABLES ATTENDUS SUITE A LA REALISATION DE L ’OPERATION
Nature des livrables de l’opération (infrastructure, bâtiment, rapport d’étude, produit ou service, etc.) et dates
prévisionnelles de livraison
1
Il est rappelé que le cofinancement des dépenses de personnel sera versé sur la base de pièces justificatives.
6
4- PLAN DE FINANCEMENT DE L’OPERATION
Montant de l’aide européenne sollicitée : ____________________________€
Coût total prévisionnel de l’opération : ______________________________€
Fonds européen sollicité :
FSE
HT
TTC
FEDER
Autre(s) financement(s) public(s) sollicité(s) sur l’opération ?
Etat
Région
Département
Commune
Autre (à préciser) : _________________________
LES DEPENSES PREVISIONNELLES
Les dépenses éligibles à l’aide européenne sont décrites dans la notice explicative. Le service instructeur vérifiera
l’éligibilité des dépenses présentées dans le cadre de l’opération.
 Se reporter à l’Annexe 1 « Plan de financement » pour renseigner les dépenses prévisionnelles de votre opération,
poste par poste (premier onglet).
 Les modalités de prise en compte des dépenses (au réel et/ou au forfait) relèvent d’un choix du service instructeur
après remise et analyse de votre dossier. Vous trouverez dans la notice des premiers éléments explicatifs.
Attention : les dépenses déclarées dans le cadre de la présente demande d’aide européenne ne peuvent être présentées
au titre d’un autre fonds ou programme européen.
ECHEANCIER DE L’OPERATION : les montants des dépenses prévisionnelles peuvent être ventilés par année dans la même
annexe. Il s’agit de donner au service instructeur une estimation des demandes de paiement susceptibles d’être émises
chaque année.
LES RESSOURCES
Le service instructeur vérifiera l’existence de cofinancement public ou privé présenté dans le cadre de l’opération.
 Se reporter à l’Annexe 1 « Plan de financement » pour renseigner le tableau détaillé des ressources de votre
opération (2ème onglet).
Dans le cas ou votre opération génère des recettes nettes2, merci de bien vouloir en informer le service instructeur
afin de renseigner les deux questions suivantes :
- Des recettes nettes sont-elles générées au cours de la mise en œuvre de l’opération ?
Oui
Non
- Si oui, merci de bien vouloir les estimer et veillez à compléter la ligne ‘recette’ dans le plan de financement
(onglet ressources)
5- INDICATEURS
INDICATEURS
La définition et le suivi des indicateurs permettent d’une part de rendre compte de l’avancement de l’opération et du
niveau d’atteinte des objectifs et d’autre part de contribuer aux travaux d’évaluation menés dans le cadre du
programme.
2
On entend par recettes nettes la différence entre les recettes et les dépenses d’exploitation rattachables au projet (FEDER
uniquement).
7
Pour identifier les indicateurs sur votre opération :
- Se référer à la liste des indicateurs et sélectionner les indicateurs qui vous semblent pertinents au vu de
l’opération présentée
- Se référer à la notice explicative de demande d’aide : Annexe 2 "Indicateurs"
Les indicateurs seront revus et affinés avec le service instructeur.
6- AUTRES OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES EUROPEENNES ET NATIONALES
PUBLICITE
Rappel de l’obligation de publicité : tous les participants à l’opération et tous les partenaires mobilisés pour sa mise en
œuvre doivent être informés du financement apporté par le FEDER ou le FSE, par tous les supports appropriés
comportant l'emblème européen et une mention indiquant que l'opération est cofinancée par le FEDER ou le FSE
Il est à noter que les informations relatives à l'opération seront publiées sur un site internet (nom du bénéficiaire, nom de
l’opération, résumé de l’opération, dates de début et de fin de l’opération, total des dépenses éligibles de l’opération,
taux de cofinancement UE, code postal de l’opération ou tout autre indicateur, pays, dénomination de la catégorie
d’intervention dont relève l’opération)
Aussi ces informations seront publiées par l’autorité de gestion sur un site internet conformément à la règlementation
applicable, dès lors que votre opération a été cofinancée.
Actions de communication et d’information prévues dans le cadre l’opération conformément aux obligations de publicité
prévues par la règlementation.
Veuillez contacter le/la chargé(e) de communication et d’animation sur les fonds européens
pour obtenir le kit de
publicité ou tout renseignement relatif à l’obligation de publicité.
AUTRES DISPOSITIONS REGLEMENTAIRES
Etes-vous soumis aux obligations en termes de commande publique3 ?
Oui
Non
Ne sait pas
Oui
Non
Ne sait pas
 Si oui, se reporter à l’annexe correspondante
L’opération est-elle concernée par la règlementation des aides d’Etat ?
Attention : Pour chaque item qui concerne votre opération, référez-vous à la notice explicative pour prendre
connaissance des obligations à respecter.
MENTIONS LEGALES :
Les informations recueillies font l’objet d’un traitement informatique destiné à instruire votre dossier de demande d’aide
européenne.
Conformément à la loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès, de rectification
touchant les informations qui vous concernent.
Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez-vous adresser à la
Région Basse-Normandie – Abbaye-aux-Dames – Place Reine Mathilde – CS 50523 – 14035 Caen Cedex 1 [email protected]
3
Sont soumis aux règles de la commande publique les pouvoirs adjudicateurs tels que définis dans la directive 2004/18/CE
du Parlement européen et du Conseil du 31 mars 2004 relative à la coordination des procédures de passation des marchés
publics de travaux, de fournitures et de services. Des structures de droit privé peuvent dans certains cas être soumises à
cette réglementation.
8
7- PIECES A JOINDRE AU DOSSIER
LES PIECES CI-DESSOUS SONT NECESSAIRES A L’INSTRUCTION DU DOSSIER :
Pour tous les porteurs de projet :
- Dossier de demande d’aide signé, daté
- Document attestant la capacité du représentant légal
- Délégation éventuelle de signature
- IBAN/code BIC
- Attestation de régularité fiscale et sociale
- Attestation de non assujettissement à la TVA le cas échéant
- Document attestant de l'engagement de chaque cofinanceur public (certifications des cofinanceurs ou lettres
d'intention, conventions et/ou arrêtés attributifs), et privé le cas échéant
- Bilans comptables et comptes de résultat des trois dernières années
Entreprises :
- Extrait Kbis ou inscription au registre ou répertoire concerné
- Rapport / Compte-rendu d'activité
- Pour les entreprises appartenant à un groupe : organigramme précisant les niveaux de participation, effectifs,
chiffre d’affaires, bilan des entreprises du groupe
- Pour les entreprises de plus de 50 salariés : rapport de situation comparée
Associations :
- Statuts
- Copie publication JO ou récépissé de déclaration en préfecture
- Liste des membres du Conseil d’administration
- Dernier bilan et Compte-rendu approuvés
Porteur de projet public :
- Délibération de l'organe compétent approuvant l’opération et le plan de financement prévisionnel
GIP :
- Si l’aide > 23 000 € : Copie publication arrêté d'approbation de la convention constitutive
- Convention constitutive
- Dernier bilan et CR approuvés
NB : Le service instructeur pourra demander des pièces complémentaires qu’il juge nécessaires à l’instruction du
dossier en fonction de la nature de l’opération et des dépenses présentées.
Si certaines pièces ont déjà été fournies dans le cadre d’une précédente demande de financement, merci de l’indiquer.
8- OBLIGATIONS ET ATTESTATION DU PORTEUR DE PROJET
Je soussigné(e)___________________________________, en qualité de signataire et représentant(e) légal(e) (ou
signataire avec délégation du représentant(e) légal(e)), sollicite une aide < fonds concerné > destinée à la réalisation de
l’opération
intitulée
« ________________________
________________________________________________
______________________ ».
Rappel du montant de l’aide européenne sollicitée : ________________ €,
pour un coût total de l’opération de
__________ € HT/TTC.
9
J'atteste sur l'honneur :
 L’exactitude des renseignements de la demande d’aide,
 La régularité de la situation fiscale et sociale,
 Ne pas avoir sollicité d’autres ressources publiques et privées que celles présentées dans le présent dossier,
 Ne pas avoir sollicité d'autres fonds européens pour financer les dépenses de cette opération,
 Ne pas faire l’objet d’une procédure collective (ex : redressement, liquidation…) liée à des difficultés économiques,
et ne pas être considéré comme une entreprise en difficulté au regard de la règlementation européenne des aides
d’Etat,
J’ai pris connaissance des obligations du porteur de projet4 et m’engage à les respecter en cas d'octroi de l'aide :
1- Informer le service instructeur du début d'exécution effective de l’opération,
2- Fournir toute pièce complémentaire jugée utile pour instruire la demande et suivre la réalisation de l'opération,
3- Respecter les engagements de réalisation de l’opération,
4- Informer le service instructeur en cas de modification de l’opération (ex : période d’exécution, localisation de
l’opération, engagements financiers…) y compris en cas de changement de ma situation (fiscale, sociale…), de ma
raison sociale, etc…
5- Ne pas apporter de modifications importantes affectant la nature, les objectifs ou les conditions de mise en œuvre
de l’opération, ou opérer un changement de propriété du bien cofinancé le cas échéant, ou délocaliser l’activité
productive cofinancée le cas échéant en dehors de la zone couverte par le programme,
6- Dûment justifier les dépenses pour le paiement de l'aide européenne,
Nous vous recommandons de vous reporter à la notice pour prendre connaissance des pièces justificatives que
vous devrez transmettre lors de la demande de paiement. Certaines pièces doivent en effet être collectées dès
le début de l’opération et répondre à des conditions de conformité précises. En cas d’absence de ces pièces, de
non-conformité de celles-ci, la demande de paiement pourrait être jugée non recevable par le service
instructeur.
7- Tenir une comptabilité séparée, ou utiliser un code comptable adéquat pour tracer les mouvements comptables de
l’opération,
8- Réaliser des actions de publicité et respecter la réglementation européenne et nationale en vigueur,
9- Me soumettre à tout contrôle technique, administratif, comptable et financier, et communiquer toutes pièces et
informations en lien avec l’opération.
10- Conserver et archiver toutes les pièces du dossier jusqu’à la date prévue dans l’acte juridique attributif d’aide.
Le non-respect de ces obligations est susceptible de générer un reversement partiel ou total de l’aide européenne.
Fait à ___________, le __________
Cachet, fonction et signature du porteur de projet (représentant légal ou délégué)
4
Nous vous recommandons de prendre connaissance de la notice explicative joint à la demande d’aide européenne
10
Comment avez-vous été informé(e) du financement de projets par les fonds européens en Basse-Normandie ?
site Internet www.europe-en-basse-normandie.eu
réunion d’information
services de la Région
relai d’information (Europe Direct, agence d’innovation, etc.)
bouche-à-oreille
autre (préciser) : ____________________
vous avez déjà bénéficié de fonds européens
11
PRISE EN COMPTE DES PRIORITES ET DES POLITIQUES DE L’UNION EUROPEENNE
PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER/FSE BASSE-NORMANDIE 2014-2020
Ce questionnaire vise notamment à évaluer comment votre projet prend en compte de manière directe ou indirecte les
principes horizontaux de l’Union européenne.
PARTENARIAT ET GOUVERNANCE
L’opération repose-t-elle sur de nouveaux partenariats5 ?
Oui
Non
Si oui, préciser :
- concernant les partenaires :
Leur nombre :
De un à ou trois partenaires
Leur origine :
Similaire (ex : même sphère professionnelle) :
Diverse (ex : amont/aval, public/privé) :
Plus de trois partenaires
Laquelle ? ___________
Préciser : ____________
- concernant le partenariat : s’il repose sur un(e) :
Co-information
Codécision et/ou partage de la propriété
Les nouveaux partenariats sur lesquels repose le projet font-ils l’objet :
d’une ou plusieurs conventions :
Oui
Non
de la mise en place d’une instance de gouvernance :
Oui
Co-financement
Non
Décrivez le caractère innovant de l’organisation partenariale mise en place :
5
Hors cofinanceurs institutionnels : Etat, collectivités locales, etc. dans le cadre de subventions de fonctionnement ou d’investissement
12
EGALITE ENTRE LES FEMMES ET LES HOMMES
I.
RESPECT DE LA REGLEMENTATION
La structure bénéficiaire est-elle en conformité avec les dispositions légales relatives à l’égalité professionnelle entre les
femmes et les hommes6, et notamment la loi n° 2014-873 du 4 août 2014 pour l’égalité réelle entre les femmes et les
hommes ?
Oui
Non
Ne sait pas
Nombre de salariés de la structure porteuse : ___
% de femmes / effectif total : ___
% de femmes cadres / effectif cadres total : ___
Le rapport de situation comparée entre les femmes et les hommes, le rapport de situation économique (RSE) ou le bilan
social ont-ils été réalisés pour l’année en cours ?
Oui
Non
Ne sait pas
Merci de transmettre le dernier document disponible.
Si la structure bénéficiaire est une structure privée (entreprises ou associations) de 50 salariés et plus :
L’entreprise dispose-t-elle d’un accord ou d’un plan d’actions en faveur de l’égalité entre les femmes et les hommes ?
Oui
Non
Des objectifs quantifiés de réduction des inégalités femmes / hommes ont-ils été fixés ?
Oui
Non
II.
Ne sait pas
PROJET DECRIT DANS LA DEMANDE DE SUBVENTION
Est-il est prévu d'améliorer le ratio de répartition femmes / hommes dans la structure bénéficiaire à l'occasion du projet ?
Oui
Non
Ne sait pas
Si oui, quel est l’objectif visé à un an après la mise en place du projet :
- % de postes femmes / effectif total visé ?
- % de femmes à des postes de cadres / total des postes de cadres visé ?
Est-il prévu des actions afin de favoriser l’accès des femmes comme des hommes à la formation ?
Oui
Non
Ne sait pas
Le projet comprend-il un volet d'adaptation des conditions de travail pour faciliter l'accès des femmes comme des
hommes à tous les postes ?
Oui
Non
Ne sait pas
La structure bénéficiaire prévoit-elle d'embaucher des salariés dans le cadre du projet ?
Oui
6
Non
Ne sait pas
Pour en savoir plus, vous pouvez vous adresser à la Délégation Régionale aux Droits des Femmes et à l’Egalité (DRDFE) de BasseNormandie – Tél : 02 31 86 65 50 – Courriel : [email protected]
13
Si oui combien? ______
Est-il prévu des actions afin d’augmenter le nombre de femmes lors des recrutements ?
Oui
Non
Ne sait pas
Est-il prévu dans la structure bénéficiaire d’inclure des clauses spécifiques concernant l'égalité femmes / hommes dans ses
appels d'offres à des sous-traitants ?
Oui
Non
Ne sait pas
L’obtention d’une labellisation égalité est-elle envisagée ?
Oui
Non
Ne sait pas
Montant du budget prévu pour la résorption des inégalités femmes / hommes dans ce projet : _____
Décrivez le ou les atouts de votre projet par rapport à l’égalité femmes / hommes :
EGALITE DES CHANCES ET NON DISCRIMINATION
Est-il prévu des actions afin de favoriser l’égalité des chances et de lutter contre les discriminations ?
Oui
Non
Ne sait pas
Est-il prévu des actions afin de favoriser l’intégration des personnes handicapées au projet ?
Oui
Non
Ne sait pas
La structure bénéficiaire prévoit-elle d'embaucher des personnes handicapées dans le cadre du projet ?
Oui
Non
Ne sait pas
Si oui combien? _____
Est-il prévu des actions afin d’augmenter le nombre de personnes handicapées lors des recrutements ?
Oui
Non
Ne sait pas
Est-il prévu dans la structure bénéficiaire d’inclure des clauses spécifiques concernant l'égalité des chances (y compris
l’emploi de personnes handicapées) dans ses appels d'offres à des sous-traitants ?
Oui
Non
Ne sait pas
Montant du budget prévu pour l’égalité des chances et la non discrimination : _______
Décrivez le ou les atouts de votre projet par rapport à l’égalité des chances et la non discrimination :
14
DEVELOPPEMENT DURABLE
1.
ELABORATION DU PROJET
Avez-vous mis en place une démarche environnementale spécifique pour l’élaboration votre projet ?
Oui
Laquelle : _________________________
Non
Sans objet (explicitez en quoi la mise en place d’une telle démarche ne vous paraît pas possible pour votre projet :
____________________________________________________________)
Si oui, joindre au dossier le document de présentation de cette démarche et les justificatifs.
PROJETS IMPLIQUANT UNE REALISATION PHYSIQUE OU MATERIELLE (CONSTRUCTION, RENOVATION, …)
Prise en compte des zones nécessitant une attention particulière (zones sensibles ou soumises à réglementations
spécifiques)
Si des contraintes environnementales particulières s’appliquent (ex : zone inondable, etc.), présentez les démarches que
vous avez suivies pour le respect de ces obligations.
___________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________
Construction ou rénovation d’un bâtiment : aspects « construction et performance énergétique »
Votre projet fait-il l’objet d’une démarche « Haute Qualité Environnementale », ou répond-il à un label de performance
énergétique ?
Démarche « Haute Qualité Environnementale »
Label de performance énergétique. Précisez : _________________________
Autre label, démarche, projet ou norme envisagés (exemple : utilisation d’éco-matériaux). Précisez :
______________________________________________________________
Aucun label, démarche ou norme relatif à la construction de mon bâtiment
Avez-vous recours à des énergies renouvelables (panneaux solaires…) ?
Oui
Non
Sans objet (explicitez : ________________)
Si oui, précisez :
________________________________________________________________________________________________
2.
INTEGRATION DU PROJET A SON ENVIRONNEMENT
Si vous êtes dans l’obligation d’effectuer une étude d’impact pour votre projet ou si vous l’envisagez, merci de le
préciser et de joindre une copie du résumé non technique au dossier.
A l’occasion de la réalisation de votre projet, mettez-vous en place des dispositions particulières pour encourager les
modes de transport les moins polluants et faciliter l’accessibilité aux transports collectifs ?
Démarche de sensibilisation des personnels
Mise en place de co-voiturage ou de conventions avec les services de transports en commun
Autre, précisez : ____________________________________________________________________
Sans objet (pas de déplacement supplémentaire engendré par le projet)
Si votre projet transforme son environnement :
- Avez-vous mis en place des procédures ou dispositifs pour préserver la biodiversité (faune et flore locales) ?
Oui, précisez : _____________________________________________________________________
Non
Sans objet (les activités liées à votre projet sont sans impact sur la biodiversité)
15
- Avez-vous engagé une réflexion sur l’intégration paysagère de votre projet (utilisation d’essences locales…) ?
Oui, précisez : _____________________________________________________________________
Non
Sans objet (les activités liées à votre projet sont sans impact sur le paysage naturel et urbain)
3.
GESTION ENVIRONNEMENTALE DES ACTIVITES DE LA STRUCTURE
Dans le cadre de votre projet, utilisez-vous des produits bénéficiant d’un label écologique7 ?
Oui, précisez : __________________________________________________________
Non
Sans objet (il n’existe pas de produit bénéficiant d’un label écologique correspondant à votre projet)
Le suivi de vos activités prend-il en compte la gestion de l’eau ?
Oui, précisez : __________________________________________________________
Non
Sans objet (les activités liées à votre projet sont sans impact sur la gestion de l’eau)
Indiquez si vous avez mis en place un dispositif de :
- comptage des consommations :
Oui
- limitation des consommations :
Oui
Non
Non
Le suivi de vos activités prend-il en compte la gestion, le tri et le recyclage des déchets ?
Oui, précisez : __________________________________________________________
Non
Sans objet (les activités liées à votre projet ne génèrent aucun déchet)
Indiquez si vous avez mis en place un dispositif de :
- comptage des déchets :
Oui
- limitation des déchets :
Oui
Non
Non
Le suivi de vos activités prend-il en compte :
 la gestion des rejets (gaz, liquides…) liés à votre projet ?
Oui, précisez___________________________________________________________
Non(explicitez-en la raison : _______________________________________________
Sans objet (les activités liées à votre projet ne génèrent aucun rejet spécifique)
 la gestion de la qualité de l’air intérieur dans vos locaux ?
Oui, précisez (éco-matériaux, système de ventilation très spécifique, plan de gestion de l’air intérieur…) :
________________________________________________________
Non
Sans objet (les activités liées à votre projet ne permettent d’intervenir sur la qualité de l’air intérieur)
Avez-vous entrepris une démarche visant à réduire les émissions sonores et leurs effets ?
Oui, précisez : __________________________________________________________
Non
Sans objet (les activités liées à votre projet ne génèrent pas de pollution sonore supplémentaire)
7
écolabel européen ou marque NF Environnement : www.ecolabels.fr
16
Avez-vous mis en place ou envisagez-vous un système de management environnemental pour votre projet ou votre
structure ?
Oui, précisez : __________________________________________________________
Non
Sans objet
Si vous avez eu recours à une norme ou un référentiel spécifique (ISO 14001, EMAS…), précisez :
__________________________________________________________________________________________
Une formation et sensibilisation des personnels (et du porteur de projet) au développement durable est-elle envisagée ?
Oui, précisez : _______________________________________________________________________
Non
Sans objet (le porteur de projet et personnel ont déjà été formés ; précisez la formation reçue :
____________________________________________)
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Annexe 3 : Opération partiellement ou intégralement réalisée
par voie de marché public
PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER/FSE BASSE-NORMANDIE 2014-2020
Procédure utilisée :
Mesures de publicité :
Calendrier de la procédure (lancement, échéance, sélection, notification) :
Merci de faire une fiche par consultation, ou dans le cas d’un allotissement, une fiche par lot
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NOTICE D'INFORMATION RELATIVE A LA DEMANDE D’AIDE EUROPEENNE
PROGRAMMATION 2014-2020
PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER/FSE BASSE-NORMANDIE 2014-2020
Cette notice d’information, à vocation pédagogique, est destinée au porteur de projet. Elle lui permet de comprendre les
principales étapes de la vie administrative du dossier, les principales obligations qu’il doit respecter pour bénéficier d’une
aide européenne ainsi que les pièces justificatives qu’il doit produire.
PRESENTATION DU PROGRAMME OPERATIONNEL ET DE SES OBJECTIFS
Présentation du programme opérationnel FEDER/FSE Basse-Normandie 2014-2020 et de ses objectifs :
Le programme FEDER/FSE Basse-Normandie 2014-2020 est doté de 226 830 000 euros de fonds européens.
Ce programme sera mis au service du développement régional et de l’emploi via l’accélération de la diffusion de
l’innovation, le renforcement du recours à l’ingénierie financière et le soutien à la compétitivité des entreprises. Les
actions soutenues viseront à :
• accélérer la transformation des activités de recherche vers l’innovation et la mise en marché,
• anticiper et accompagner la mutation du modèle de financement de l’économie et du développement des
territoires,
• soutenir la compétitivité des entreprises.
En matière de développement numérique, la région soutiendra :
• le déploiement du très haut débit sur tout le territoire,
• le développement de l’offre de services à vocation économique, sociale et citoyenne (services dématérialisés,
environnement numérique de travail, archivage numérique, etc.).
Le FEDER contribuera également à :
• valoriser les ressources de la Basse-Normandie en matière d’énergies renouvelables, en soutenant des actions visant
à:
‒ renforcer les connaissances en matière d’énergies renouvelables,
‒ soutenir les équipements de valorisation/stockage/distribution de la chaleur, réseaux de chaleur,
raccordements, etc.
• valoriser le patrimoine naturel et culturel emblématique de la région (plans de gestion de sites paysagers et naturels
littoraux, réhabilitation du patrimoine, actions de promotion à l’international, etc.).
Le FSE sera mobilisé afin de soutenir :
 la formation professionnelle qualifiante des demandeurs d’emploi, avec priorité aux personnes les plus en
difficulté, et en ciblant les secteurs les plus dynamiques de l’économie normande, les compétences « vertes » et
le numérique,
 l’innovation au service de l’orientation et de la formation professionnelle.
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PRINCIPALES ETAPES DE LA VIE ADMINISTRATIVE D’UN DOSSIER DE DEMANDE D’AIDE EUROPEENNE
DEPOT DE DOSSIER-INSTRUCTION-PROGRAMMATION-ENGAGEMENT-DEMANDE DE PAIEMENT-CONTROLE DE SERVICE FAIT
Où adresser son dossier de demande d’aide européenne ?
Veuillez-vous adresser au service instructeur indiqué dans le Document de Mise en Oeuvre pour déposer votre dossier et
pour toute question et besoin d’appui le cas échéant.
Avant de déposer votre dossier auprès de la Région Basse-Normandie, assurez-vous :
- d’avoir renseigné l’ensemble des champs demandés,
- d’avoir joint l’exhaustivité des pièces demandées en complément du dossier,
- d’avoir pris connaissance des obligations du porteur de projet, le versement de l’aide étant conditionné par le
respect de ces obligations.
- d’avoir signé la lettre de demande d’aide.
Une fois votre dossier déposé, le service instructeur vous enverra un accusé de réception du dossier de demande d'aide.
Par la suite, vous recevrez soit un courrier vous indiquant que votre dossier de demande d’aide est complet, soit un
courrier vous informant des pièces manquantes à fournir.
Après instruction de votre demande et passage en comité de programmation évaluant l’opportunité de financer ou non
l’opération et vérifiant son éligibilité au regard du programme et de la règlementation, vous recevrez un courrier vous
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indiquant la décision du comité de programmation/instance de sélection> précisant soit que votre demande d’aide est
acceptée soit qu’elle est rejetée (ainsi que les motifs de rejet).
En cas d’acceptation de la demande un acte juridique attributif d’aide (sous la forme d’une convention ou d’un arrêté le
cas échéant) vous sera communiqué/notifié pour signature.
Une fois signé l’acte juridique attributif d’aide vous devrez transmettre au fil de l’eau vos demandes de paiement
accompagné des justificatifs de de dépenses au service instructeur et d’un bilan d’exécution. Si cela était prévu dans l’acte
juridique attributive d’aide, vous pouvez demander le paiement d’un ou de plusieurs acomptes de l’aide au cours de la
réalisation de l’opération, et le paiement du solde.
Un contrôle de service fait sera opéré par le service instructeur afin de s’assurer que les demandes de paiement sont
fiables, et que les dépenses sont éligibles et justifiées, et que toutes les obligations règlementaires sont respectées.
NB : Il est à noter que le mode de dépôt du dossier choisi (voie dématérialisée via une plateforme électronique ou voie
papier) conditionne la suite des échanges entre le porteur de projet et le service instructeur de l’autorité de gestion et
induit des obligations d’archivage des pièces.
NB : Le programme ainsi que les documents de mise en œuvre indiquent quels sont les bénéficiaires éligibles, les
opérations et les dépenses éligibles ainsi que les critères de sélection de l’autorité de gestion.
ATTENTION :
- Toute opération achevée avant la date de dépôt de la demande d’aide ne pourra pas être financée.
- L’accusé réception du dossier complet ne vaut pas acceptation de l’aide par l’autorité de gestion.
ELIGIBILITE DES DEPENSES
Quelles sont les dépenses considérées comme éligibles ?
Le décret d’éligibilité des dépenses détermine les règles et les conditions d’éligibilité des dépenses
présentées dans le cadre du programme.
Conformément à ce décret, sont éligibles notamment :
- les dépenses directement liées à l’opération (exemple : frais de rémunération et frais de fonctionnement
directs telles que les prestations extérieures, frais de déplacement et d’hébergement, etc..).
- les dépenses indirectes (frais généraux de fonctionnement) à condition qu’elles soient fondées sur des
coûts réels imputables et nécessaires à la mise en œuvre de l’opération concernée, et au protata selon
une méthode équitable et dument justifiée sur la base de clés physiques permettant de distinguer
l’activité du bénéficiaire liée à l’opération parmi l’ensemble de ses activités.
Sont inéligibles :
- Les frais financiers : intérêts débiteurs, agios, frais de change, autres frais purement financiers.
En revanche lorsque la mise en œuvre de l’opération nécessite l’ouverture d’un ou de plusieurs comptes
séparés et qu’il y a une clause explicite dans la convention, les frais bancaires y afférents sont éligibles
- La TVA et taxes récupérables,
- Les amendes, pénalités financières et frais de contentieux.
Quelles sont les pièces justificatives de dépenses et autres pièces exigées dans la demande de paiement ?
√
Les pièces relatives aux dépenses :
-
les copies des factures acquittées (mention portée sur chaque facture par le fournisseur) ou accompagnées d’une
attestation de paiement visée par leur comptable public ou le commissaire aux comptes certifiant exactes payées
et décaissées les dépenses présentées ; ou pour les porteurs de projets privés les copies des factures
accompagnées des relevés de compte bancaire du porteur faisant apparaître les dates de débits correspondants.
-
Pour les dépenses de personnel : bulletins de salaires, ou le journal de paie. Fournir également les feuilles de
temps passé le cas échéant.
-
les fiches de frais de déplacement et justificatifs associés (ex : billets train, ordres de mission le cas échéant …)
21
-
Dépenses indirectes de fonctionnement: Grand livre des comptes et autres documents comptables si les frais
indirects calculés au réel
-
Pour les dépenses de prestations de service : Convention de prestation qui définit clairement l'objet et le prix de
la prestation ; preuves du respect de la mise en concurrence
-
Pour les dépenses en nature : Attestation de la structure certifiant la mise à disposition à titre gratuit pour la
réalisation de l'opération ; fiches de temps et bulletins de paie (pour la mise à disposition des personnes) ;
quittance de loyer (pour la mise à disposition d'un local)…
-
Attestation de non subventionnement public en cas d’achat de bien amortissables le cas échéant
√
Les pièces attestant de la réalité de l’opération :
-
√
Comptes-rendus de réunion, rapports, études,
Pour les formations : feuilles d'émargement datées, signées,
Les pièces relatives aux cofinancements :
-
Les justificatifs signés de l’ensemble des cofinanceurs (arrêtés, conventions, décisions) si non produits lors du
dépôt du dossier de demande ;
-
État récapitulatif des cofinancements perçus visé par le comptable public ou le commissaire aux comptes
(modèle en annexe 3) ou pour les maîtres d’ouvrages privés un extrait des relevés bancaires faisant apparaître les
ressources correspondantes.
√
Les états récapitulatifs des recettes nettes perçues, le cas échéant
√
Les pièces relatives à la publicité : photos, Cdrom, articles de presse, etc.
ATTENTION :
- L’aide européenne est versée sur la base de dépenses réelles, ou forfaitisées le cas échéant, dans le respect de la
règlementation européenne et nationale et des dispositions du programme concerné. Lorsque les dépenses sont
forfaitisées le porteur de projet n'a pas à fournir les pièces comptables justificatives de dépenses au service instructeur
mais il doit fournir les pièces attestant de la réalité du projet et les indicateurs de réalisation, de résultats correspondant.
- Les dépenses du porteur de projet ne doivent pas avoir été présentées et financées par d’autres programmes ou fonds
européens conformément au principe d’interdiction du double financement européen des dépenses.
- Une dépense est éligible si elle a été payée par le porteur de projet dans la période d’éligibilité des dépenses prévue par
la convention attributive d’aide européenne, et justifiée par des pièces probantes.
- Les pièces justificatives du dossier doivent être conservées jusqu’à une date fixée par l’autorité de gestion dans l’acte
juridique attributif d’aide.
INDICATEURS DE L’OPERATION
La recherche de la performance est au cœur de la programmation européenne 2014-2020. Les programmes doivent
afficher des objectifs quantitatifs et les atteindre pour bénéficier des crédits supplémentaires appelés « réserve de
performance ». Aussi chaque opération contribue aux réalisations du programme. C’est la raison pour laquelle chaque
opération fait l’objet d’un suivi à travers des indicateurs de réalisation et de résultat. Ces indicateurs seront différents
selon la nature de l’opération. Le renseignement des indicateurs par le bénéficiaire est obligatoire.
Les indicateurs de l’opération permettent de rendre compte de la réalisation de l’opération et de l’atteinte des objectifs
fixés en début d’opération. Au moment du solde, le bénéficiaire remet sa demande de paiement et renseigne la valeur
des indicateurs une fois l’opération dite « réalisée ». Ces indicateurs sont analysés par le service instructeur notamment
lors de l’instruction du dossier et du contrôle de service fait.
Modalité de définition des indicateurs de l’opération
Le porteur de projet sélectionne, parmi une liste d’indicateurs prédéfinis par fonds et fournie avec le dossier de demande
d’aide, les indicateurs pertinents au regard de son opération. En collaboration avec le service instructeur, les indicateurs
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sont définis en début d’opération, et des valeurs cibles « prévisionnelles » leur sont associées (valeurs à atteindre en fin
d’opération).
Vous trouverez ci-dessous la liste des types d’indicateurs (liste différente en fonction de l’architecture du programme,
fonds) qu’il vous convient de renseigner pour chaque demande d’aide européenne :
-
Réalisation (tous fonds) : indicateur relatif aux opérations soutenues et rendant compte de l’avancement de
l’opération,
Résultat (FSE) : indicateur relatif à la priorité concernée et rendant compte du niveau d’atteinte des objectifs fixés
en début d'opération.
Autre indicateur jugé pertinent par l’autorité de gestion.
OBLIGATIONS REGLEMENTAIRES EUROPEENNES ET NATIONALES
Le porteur de projet est soumis, dans le cadre du dispositif d’aide européen, à des obligations règlementaires, qui sont
fonctions des caractéristiques et de la nature de l’opération, de la nature de l’opération et de la structure bénéficiaire.
Le porteur de projet peut être aidé par le service instructeur pour identifier les obligations auxquelles il est soumis.
Il peut s’agir par exemple des obligations relatives à la commande publique :
-
Se conformer aux règles de publicité et de mise en concurrence, afin de respecter les principes de nondiscrimination, d’égalité de traitement et de transparence
Produire toutes les pièces justifiant la publicité et la mise en concurrence
Il convient de s’appuyer sur l’annexe relative au respect des règles de la commande publique pour s’assurer que la
procédure est respectée.
Il peut également s’agir des règles encadrant les aides d’Etat :
- Se conformer aux dispositions du régime d’aide concerné (ou des régimes d’aide le cas échéant), notamment
s’assurer du respect du taux maximum d’aide publique, des dépenses admissibles, des règles de cumul d’aide ou
de la règle d’incitativité le cas échéant, ou que le bénéficiaire de l’aide constitue bien une entreprise au sens
européen, et que la référence au régime d’aide est mentionné dans les visas de la convention attributive de
subvention.
Il peut également s’agir, en fonction de la nature de l’opération et des retombées économiques, des règles relatives aux
opérations générant des recettes nettes :
- S’assurer que l’opération génère des recettes nettes au cours de la vie du dossier sauf dérogations prévues
explicitement dans la règlementation européenne
- Produire un état récapitulatif des recettes générées pour estimer celles-ci
- Tracer les modalités de calcul des dépenses éligibles en appliquant soit un forfait recettes différent par secteur
qui est déterminé par la règlementation applicable, soit en calculant la méthode de déficit de financement, soit
en appliquant aux dépenses un taux de cofinancement UE réduit si l’autorité de gestion applique cette
disposition.
CONTROLES ET CONSEQUENCES FINANCIERES SI VOUS NE RESPECTEZ PAS VOS ENGAGEMENTS
Les engagements du porteur de projet sont indiqués dans le dossier de demande d’aide européenne, et dans l’acte
juridique attributif d’aide européenne.
Le contrôle porte sur tous les renseignements fournis et sur vos engagements contractuels
Avant chaque versement (acompte et solde), le service instructeur élabore un rapport de « contrôle de service fait ». Il
s’agit de vérifier l’exactitude des éléments indiqués dans votre demande d’aide, les justificatifs de réalisation, le respect
des engagements et attestations sur l’honneur que vous avez pris.
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Ce contrôle sur pièces peut être complété par un « contrôle sur place » (dont vous serez informé) afin de s’assurer
notamment de la réalité des investissements ou des prestations et du respect des obligations de publicité.
En cas d’anomalie constatée, le service instructeur peut vous demander des pièces complémentaires et des explications.
ATTENTION : Le refus de contrôle, la non-conformité de votre opération ou le non-respect de vos engagements peuvent
entraîner les sanctions suivantes : l’autorité de gestion peut décider de mettre fin à l’aide et exiger le reversement partiel
ou total des sommes déjà versées.
Principaux points de contrôle
Vous devez conserver tout document permettant notamment de reconstituer le temps de travail consacré à l’opération et
aux actions qui le composent et de justifier les dépenses encourues et la réalisation de l’opération. Les justificatifs
correspondants à vos engagements et aux attestations sur l’honneur devront être fournis.
Les contrôles sont effectués notamment sur les éléments suivants :
- Montant total éligible de l’opération;
- Respect des règles d’éligibilité des dépenses,
- Justification des dépenses réalisées : justificatifs conformes, acquittés ;
- Respect du calendrier ;
- Existence des décisions des co-financeurs ;
- Respect du plan de financement conventionné ;
- Respect des obligations d’information et de publicité et autres obligations règlementaires ;
- Vérification physique de la réalité de l’opération et de la conformité des investissements le cas échéant.
Modification(s) de l’opération, du plan de financement, des engagements.
Vous devez informer le service instructeur régulièrement de l’avancement de l’opération, et respecter le calendrier relatif
à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses ainsi qu’aux indicateurs de réalisation et indicateurs
de suivi du déroulement de l’opération.
En cas de modification, ou d’abandon de l’opération, vous devez impérativement en informer le service instructeur dans
les plus brefs délais.
ATTENTION :
- En cas d’irrégularité ou de non-respect de vos engagements, le remboursement partiel ou total des sommes
versées pourra être exigé.
- Si dans les 5 ans suivant le paiement du solde de l’aide européenne, l’opération subit une modification
importante8, un reversement partiel ou total des sommes versées sera exigé.
PAIEMENT DE L’AIDE EUROPEENNE
Le paiement du porteur de projet est assuré par l’organisme de paiement du programme. Ce dernier opère un versement
de l’aide sur le compte du bénéficiaire.
8
Exemples : un arrêt ou une délocalisation d’une activité productive en dehors de la zone du programme; un changement de propriété
d’une infrastructure qui procure à une entreprise ou un organisme public un avantage indu; un changement substantiel de nature,
d’objectifs ou de conditions de mise en œuvre qui porterait atteinte à ses objectifs initiaux.
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