4_Risk Mitigations and Categories 2

Le présent guide a pour but de vous aider à définir les risques liés à la charte de projet/les stratégies
d’atténuation de ces risques.
Tableau des catégories de risques* :
Les catégories suivantes sont les domaines de gestion de projets qui présentent un risque. Plusieurs catégories peuvent être exposées au même
risque.
Catégorie
Description/exemples
Portée
Éléments à prendre en compte : risque lié à l’élargissement de la portée, problèmes de gouvernance du projet, problèmes touchant
la charte du projet, structure de répartition des tâches manquant de clarté, absence de cliniciens dans l’équipe du projet, non mise
en place d’un processus de prise de décision concernant la matière traitée, mauvaise connaissance du secteur d’activités par
l’équipe du projet, échecs des politiques, retard du processus de prise de décisions concernant la portée, autres ...
Calendrier
Éléments à prendre en compte : risque de retard ou de changements dans le calendrier, élaboration et exécution du plan de projet,
maîtrise des changements, manque d’expérience dans l’exécution de projets de taille similaire, risque de retard du processus de
prise de décision, non-respect du processus d’approbation des produits livrables, non mise en place d’un plan détaillé, nonétablissement de rapports réguliers sur l’avancement du projet par rapport à ce qui était prévu dans le plan, liste des activités,
estimations de durée des activités, calendrier et organigrammes du projet, incapacité d’évaluer les progrès réalisés par rapport à
ce qui était prévu dans le plan, autres ...
Autres éléments à prendre en compte : A-t-on établi un plan de mise en œuvre intégré dans lequel toutes les dépendances entre
les applications s’harmonisent, qui comporte des échéances et qui définit clairement les interfaces? Les stratégies sont-elles
suffisamment solides pour résister à une restructuration organisationnelle? A-t-on pris en compte le risque couru? Y a-t-il des
situations (saisons de grippe, etc.) qui risquent de réduire les ressources disponibles.
Budget
Éléments à prendre en compte : risque d’écarts budgétaires, besoins en ressources, établissement des estimations de coûts, mise
en place du budget des coûts, manque à la production de rapports réguliers sur l’avancement du projet par rapport à ce qui était
prévu dans le plan, incapacité d’évaluer les progrès réalisés par rapport à ce qui était prévu dans le plan, risque de pertes
financières, dépenses excessives, impossibilité de respecter les budgets et les plans, autres
Gens
Éléments à prendre en compte : risque lié aux compétences de l’équipe de projet, combinaison des ressources, capacité, clarté
des rôles et des responsabilités, gouvernance de l’organisation/du projet, savoir-faire et expérience du personnel chargé du projet,
dépendance envers certaines ressources principales, mélange personnel/entrepreneurs et dépendance, démissions, roulement,
incapacité à recruter les ressources nécessaires, manque de compétences, grèves, blessures, autres
Solution
Éléments à prendre en compte : politiques des affaires, lois, questions juridiques, architecture et risques liés aux normes, risques
liés au rendement, risques liés à l’intégration de solutions, risques technologiques, processus opérationnels pour assurer la
continuité des activités, production ou utilisation de renseignements incomplets / obsolètes / inexacts / non pertinents, risque que
l’initiative enfreint une loi / un règlement / un contrat / un protocole d’entente, autres ...
Normes
Éléments à prendre en compte : risques liés à la définition des normes, harmonisation entre les domaines, versions, autres ...
Protection des
renseignements
personnels
Éléments à prendre en compte : cadre politique et réglementaire habilitant visant notamment à protéger les renseignements
personnels et la sécurité; évaluation pour s’assurer que tous les règlements et politiques nécessaires sont en place, notamment le
cadre juridique concernant les ordonnances électroniques; champ d’activité compatible avec les exigences énoncées dans le
formulaire; risque touchant les renseignements personnels, comme la divulgation non autorisée de renseignements personnels /
médicaux; autres ...
Adoption
Engagement et coordination des intervenants. Les conventions collectives sont-elles toutes compatibles avec les nouveaux rôles,
changements, etc.? Y a-t-il des conséquences pour le champ de pratique? Les fournisseurs de soins de santé sont-ils prêts à
l’accepter et qu’en pensent-ils? Ont-ils réfléchi à toutes les conséquences sur les conventions de base ou contrats avec les
médecins? A-t-on pris en compte et réglé les questions de conséquences sur les fournisseurs du secteur privé? Le personnel
infirmier est-il suffisamment formés et prêts? La circulation proposée de l’information modifie-t-elle les modèles d’aiguillage
habituels? Les médecins vont-ils vraiment utiliser les systèmes? A-t-on pris en compte les conséquences des frais appliqués?
Les processus opérationnels fondamentaux vont-ils changer ou seront-ils touchés? Les fournisseurs le savent-ils et sont-ils prêts?
A-t-on réfléchi aux dépendances du point de vue des programmes / activités? A-t-on mis en place un plan de transition solide;
est-on capable de répondre aux attentes du public, d’autres gouvernements, des ministères, ou d’autres intervenants?
Mécanismes d’atténuation des risques
Voici les types de mécanismes que vous pourriez envisager d’utiliser pour atténuer les risques. Les domaines à risque sont indiqués entre
parenthèses sous chaque rubrique. Par exemple, il pourrait y avoir un risque de dépassement d’un budget en raison des coûts élevés des matériaux.
Ce risque pourrait être atténué en cherchant des méthodes de calcul plus précises ou en allant voir d’autres fournisseurs. Cette liste n’est pas
exhaustive. Elle ne vise qu’à vous aider à commencer la démarche.
Personnes (capacité, engagement)
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Planification à long terme
Responsabilités de travail
Formation et perfectionnement
Définition des compétences/besoins
Incitations
Contrats de rendement
Gestion du temps
Niveaux de dotation
Pratiques d’embauche
Recours à des compétences externes
Conditions de travail
Gestion du rendement
Code de conduite
Planification de la relève / promotion
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Communication de la direction
Sondages auprès des employés
Leadership
Équipements/systèmes (capacité, fonctionnalités, maintenance)
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Évaluation des besoins
Établissement du budget du capital
Systèmes d’inventaire des biens
Sécurité
Programme de maintenance
Finances
Dépréciation / obsolescence
Utilisation
Cycle de vie des biens
Planification/priorisation des TI
Analyse des besoins opérationnels
Méthodologie de développement de systèmes
Gestion du changement
Assurance
Conception du matériel
Matériel / fournitures (coût, qualité, disponibilité)
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Inspections de la qualité
Contrats avec les fournisseurs
Système d’inventaire
Spécifications détaillées
Multiples sources d’approvisionnement
Analyse de l’approvisionnement externe par opposition à interne
Accréditation des fournisseurs (ISO)
Sécurité
Stockage
Méthodes d’établissement des coûts
Suivi des défauts, du travail à recommencer, du gaspillage, des temps d’arrêt
Évaluation des fournisseurs
Structure (pertinence des structures)
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Structure de l’organisation
Rapports fonctionnels et hiérarchiques
Orientation de la communication
Obligations et responsabilités formelles
Structure du comité
Structure du projet
Étendue de l’autorité
Décentralisation
Emplacements géographiques
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Modèles de gouvernance
Répartition des tâches
Responsabilités externes
Délégation de pouvoirs
Information/communication (confidentialité, pertinence, fiabilité, rapidité)
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Mécanismes de rétroaction
Mécanismes de communication
Processus pour assurer la fiabilité et la validité de l’information
Efficacité du système de classement et de tenue de dossiers (manuel et électronique)
Gestion de l’information
Rapports d’étape
Données comparatives
Évaluation périodique
Méthodes d’établissement des coûts
Mesures de rendement
Mesures d’activité
Indicateurs de résultats clés
Rapports d’exception
Évaluations de risque
Politiques (cohérence, pertinence)
Politiques organisationnelles internes concernant notamment :
- la qualité
- les ressources humaines
- la gestion de projets
- l’approvisionnement
- l’administration
- la conduite du personnel
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Orientation de soutien pour l’interprétation
Paramètres opérationnels
Protocoles
Exigences de conformité externes
Normes
Définition de la mission et des objectifs de l’organisation
Processus (efficace, utilisable, toujours appliqué)
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Achats
Opérations
Administration
Planification et budgétisation
Gestion des biens
Contrôle, vérification, conciliation
Finances et comptabilité
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Procédures de sécurité
Documentation, classement, récupération
Analyse de la décision
Systèmes de qualité
Pistes de vérification
Documentation redondante
Création de formulaires