Cours Access

Cours Access
1 Introduction à la base de donnée
Une base de donnée permet de classer, trier et filtrer de grandes quantités d'informations. Chaque
logiciel de gestion (comptabilité, gestion commerciale, stock, ...) est d'ailleurs une base de donnée.
Vous pouvez également le faire avec un tableur comme Excel. Si vous êtes un utilisateur avancé du
tableur, certaines fonctions peuvent sembler similaires (trier, filtrer, rechercher…). Néanmoins, les
possibilités de Microsoft Access sont largement supérieures dans ces domaines, surtout si vous utilisez de
grandes quantités de données.
2 Les tables
Les bases de données, notamment Access, sont caractérisées par des enregistrements et des
champs. Dans le cas d'un carnet d'adresse par exemple, l'enregistrement représente les coordonnées
d’une personne. Le champ, représente la case à remplir (la colonne sur Excel).
Une table reprend les informations brutes (non traitées) d'une base de données. Une base de
donnée Access peut comporter plusieurs tables qui peuvent être liées entre elles (base de donnée
relationnelle) ou totalement indépendantes.
Après avoir démarré Access et créé une nouvelle base, sous l'objet TABLES, sélectionner la commande
"Créer une table en mode création". Définir les champs, les types de données (voir annexe I) et les
propriétés.
La clé primaire (clic droit sur la
ligne) permet d’identifier un
enregistrement de manière
unique.
Souvent on la définie sur une
référence de produit, un n° de
client …
On indexe les champs qui
doivent être utilisés pour des
recherches rapides. (Cette
commande permet en plus de trier
un champ en ordre croissant.)
Avec doublon = répétitions
possibles (ex : homonymes)
Sans doublons = pas de
répétitions (ex : numéro client)
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Pour saisir des données dans une table, il suffit de double cliquer sur cette table :
Une ligne = un enregistrement
3 Les relations
Une liaison entre 2 tables Access s'appelle une relation. Par extension, une base de données Access
qui utilise plusieurs tables reliées entre elles s'appelle une base de données relationnelle.
Pour relier des tables entre elles, cliquer sur l’icône
2 champs :
puis créer les relations par cliquer glisser entre
Un client (1) peut
faire plusieurs
réservations (  )
Ne pas oublier de cocher
4 Les formulaires
Un formulaire sert notamment à mettre en forme une table permettant ainsi une saisie plus conviviale
des données. On peut également créer des sous formulaires.
Il est souvent préférable de se laisser guider par l’assistant : Créer un formulaire à l’aide de l’assistant
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5 Les indexes
Pour empêcher la saisie de doublon (exemple : un même appartement une même semaine), on peut
créer un index particulier.
Ouvrir la table réservation en mode création
Cliquer, dans la barre d’outil, sur le bouton index
Dans la première ligne vide de la colonne Nom de l'index, tapez le nom de l'index.
Dans la colonne Nom du champ,
cliquez sur la flèche et sélectionnez le
premier champ de l'index. Dans la ligne
suivante de la colonne Nom du champ,
sélectionnez le deuxième champ de
l'index (conservez la colonne Nom de
l'index vide au niveau de cette ligne).
Répétez cette étape jusqu'à ce que vous
ayez sélectionné tous les champs que
vous souhaitez inclure dans cet index.
Dans la partie supérieure de la fenêtre
Index, cliquez sur le nom du nouvel
index.
Dans la partie inférieure de la fenêtre Index, cliquez sur la zone de propriété Unique, puis sur Oui.
6 Les requêtes
Les tables ne permettent pas de faire un tri ou un filtrage sur les enregistrements de la base de donnée
Access. Cette fonction est dévolue en grande partie aux requêtes. Une requête est liée à une ou plusieurs
tables, elle reprend ses données et les organise.
Exemple : ne faire apparaître que les appartements du département 85
Il est souvent préférable de se laisser guider par l’assistant : Créer une requête à l’aide de l’assistant
Permet de saisir une valeur
particulière du champs (ex : 85)
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7 Les états
Si dans un tableur comme Excel, l'impression
est directe (via la commande imprimer du menu
Fichier), ce n'est pas le cas des bases de données.
L'impression d'un rapport passe par la création
préalable d'un état. Ces états permettent de faire
(outre l'affichage des champs) des tris et des
filtres sur les enregistrements. La dernière
possibilité des états va permettre également de
créer des sous totaux et des totaux sur les résultats
imprimés. Les états reprennent donc les calculs repris par les fonctions Excel.
Il est souvent préférable de se laisser guider par l’assistant : Créer un état à l’aide de l’assistant
On peut bien sûre appliquer une requête à un état.
Exemple : Imprimer la réservation du client dont la
référence est 5
8 Bouton de commande
On peut insérer dans un formulaire des boutons de commande. Ils rendent le formulaire plus convivial !
 Cliquer glisser dans le
formulaire
 Sélectionner l’outil
bouton de commande
 Répondre à la boîte de
dialogue
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ANNEXE I
Types de données de champ disponibles dans Microsoft Access (MDB)
Remarque Les informations contenues dans cette rubrique s'appliquent uniquement à une base de données Microsoft Access (.mdb).
Type de données
Texte
Mémo
Numérique
Date/Heure
Monétaire
NuméroAuto
Oui/Non
Objet OLE
Lien hypertexte
Assistant Liste de
choix
Description
Taille de stockage
Utilisez ce type de champ pour du texte ou des combinaisons de texte et de
Stocke jusqu'à 255 caractères.
chiffres, telles que des adresses, ou des nombres qui ne nécessitent aucun calcul,
tels que des numéros de téléphone, des numéros de pièce ou des codes postaux.
Utilisez ce type de champ pour de longues suites de caractères alphanumériques, Stocke jusqu'à 65 536 caractères.
telles que des notes ou des descriptions.
Utilisez ce type de champ pour les données numériques à inclure dans des
calculs mathématiques, à l'exception des calculs monétaires (pour lesquels vous
devez utiliser le type Monétaire).
Utilisez ce champ pour les dates et les heures.
Stocke 1, 2, 4 ou 8 octets ; stocke 16
octets pour le N° de réplication
(GUID).
Stocke 8 octets.
Utilisez ce type de champ pour les valeurs de type monétaire et pour empêcher
l'arrondissement au chiffre supérieur lors des calculs.
Utilisez ce type de champ pour les numéros séquentiels (augmentant d'une
unité) ou aléatoires qui sont insérés automatiquement lors de l'ajout d'un
enregistrement.
Utilisez ce type de champ pour les données qui ne peuvent être que d'une de
deux valeurs possibles, notamment Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif. Les
valeurs Null ne sont pas autorisées.
Utilisez ce type de champ pour les objets OLE (notamment des documents
Microsoft Word, des feuilles de calcul Microsoft Excel, des images, des sons ou
d'autres données binaires), créés dans d'autres programmes à l'aide de la
technologie OLE.
Utilisez ce type de champ pour les liens hypertexte. Il peut s'agir d'un chemin
UNC ou d'une URL.
Stocke 8 octets.
Utilisez cet Assistant pour créer un champ qui permet de choisir une valeur dans
une autre table ou une liste de valeurs présentées dans une zone de liste
déroulante. Le choix de cette option dans la liste des types de données démarre
un Assistant qui exécute automatiquement cette définition.
Requiert la même taille de stockage
que la clé primaire qui correspond au
champ Liste de choix — généralement
4 octets.
Stocke 4 octets ; stocke 16 octets pour
le N° de réplication (GUID).
Stocke 1 octet.
Stocke jusqu'à 1 giga-octet (limité par
l'espace disque disponible).
Stocke jusqu'à 64 000 caractères.
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