JOB DESCRIPTION

Fiche de poste : Chargé(e) de coordination
Coordination de tournée
Voyages et hébergements
 Recherche, organisation et achat des voyages et hébergements
 Organisation du fret
 Organisation des pick-ups et transferts
 Etre attentif aux besoins spécifiques des artistes en tournée
 Assurer une relation harmonieuse entre les artistes et la structure d’accueil
 Résoudre les éventuelles questions techniques ou logistiques
Feuilles de route
 Préparation des feuilles de route
 Suivi des check-listes de tournée
 Mise à jour des calendriers de tournée
Visas et permis de travail
 Récupération des documents nécessaires aux demandes de visa
 Assistance à l’établissement des demandes (formulaires)
 Transmission des informations aux organisateurs
Budgets de tournée
 Gestion des per diems et des dépenses courantes de tournée en relation avec
l’administrateur
 Respect des budgets transports/hébergement
Listes d’invités
 Gestion des demandes/listes d’invitations pro
Presse et Marketing
 Copie et envoi des DVDs des spectacles
 Envoi des documents marketing aux structures (DVDs, photos, crédits, marketing
packs)
 Mise à jour du matériel marketing de Quaternaire et des compagnies représentées
 Veille au bon fonctionnement et aux mises à jour du site internet Quaternaire
 Vérifications des crédits et BAT du matériel promotionnel des structures d’accueil
(programmes de saison et de salles, sites web)
 Gestion/organisation des interviews et/ou conférences de presse des artistes sur
demande des lieux ou de journalistes
 Récupération des retombées presse et des statistiques d’audience (public, invités)
auprès des organisateurs
Gestion administrative
 Réception des appels entrants/messagerie vocale
 Gestion des agendas
 Gestion des fournitures et petits achats
 Assistance des membres du bureau sur différents projets
 Participation au bon fonctionnement du bureau

Qualités recherchées: Chargée de coordination
Indispensables
Souhaitées
Qualités
personnelles
 Enthousiasme et
implication
 Facilités d’adaptation
 Bonne capacité
d’apprentissage
 Sens du service client
 Rigueur et précision dans
l’exécution des tâches
 Sens des priorités
 Polyvalence
 Proactivité
 Flexibilité horaire
 Passionné(e) par les arts
Communication
 Facilités de
communication/aisance
dans les relations
publiques
 Capacité à traiter
efficacement avec les
clients
 Excellentes capacités
orales (téléphone)
 Bonne maîtrise de l’écrit
(français et anglais)
 Anglais courant (niveau
intermédiaire)
 Bilingue français/anglais
 Maîtrise d’une autre langue
Travail en équipe
 Esprit d’équipe
 Capacité d’écoute
 Compréhension des
besoins des artistes
 Sens de l’organisation
 Disponibilité
Outils et autres
réalisations
 Maîtrise du pack Office
(environnement Mac)
 Recherche Internet
 Expérience dans le
domaine des arts
 Expérience en
Marketing/Communication
 Expérience de travail à
l’étranger
 Expérience de gestion
administrative

Dossier de candidature
À remplir en word
Poste : chargé(e) de coordination
Usage interne
Données personnelles
NOM
Prénom
Adresse
Tel fixe :
Portable :
E-mail :
Permis de conduire : OUI NON
Formation
Ecole/Université/etc.
Diplomes/Qualifications
Diplomes/certificats
Date d’obtention
Statut actuel
Intermittent : OUI NON
Statut Pole Emploi :
En poste actuellement : OUI NON
Disponible : MAINTENANT A PARTIR DU :

Emploi actuel ou dernier emploi
NOM et ADRESSE de la structure
Poste
Principales responsabilités
Salaire :
Temps plein
Part-time heures/semaine:
Expérience antérieure (les plus récentes en premier)
Dates
Employeur
Poste et responsabilités exercées
du
au

Informations complémentaires
Fournir sur cette page les éléments de votre candidature (expériences, personnalité,
réalisations) en lien avec le poste de chargé(e) de coproduction, incluant vos motivations
pour ce poste.
Continuer sur une autre page si nécessaire
References – merci de nous fournir 2 références d’employeurs. Sauf avis contraire, nous ne