Remboursement des frais de voyage et de séjour
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Annexe II: Remboursement des frais de voyage et de séjour Version: Juillet 2013 Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» REMBOURSEMENT DES FRAIS DE VOYAGE ET DE SEJOUR Outre le montant total indiqué dans le bon de commande, les frais de voyage et de séjour sont remboursés conformément aux conditions suivantes: 1. Frais de voyage Les experts ont droit au remboursement de leurs frais de voyage directement liés à l’exécution des tâches. Le moyen de transport le plus économique doit être choisi. En cas de voyage autre qu’un trajet local, les frais de voyage aller et retour entre le lieu de résidence habituelle indiqué sur le bon de commande et Bruxelles (lieu de la réunion) sont en principe remboursés conformément aux dispositions ci-dessous: pour les distances dépassant 400 km (aller simple suivant la distance ferroviaire officielle): voyage en avion en classe économique. Cependant, pour tout voyage en avion comportant un trajet d’une durée sans escale de 4 heures ou plus, le voyage peut être remboursé en classe affaires. Les frais de voyage sont remboursés sur présentation des pièces justificatives originales suivantes: o les billets et les factures ou, dans le cadre d’achats de tickets en ligne, la réservation électronique imprimée; o les cartes d’embarquement du voyage «aller». Les documents transmis doivent permettre de déterminer la classe du voyage utilisée, les horaires des trajets ainsi que les prix payés. pour les distances ne dépassant pas 400 km (aller simple suivant la distance ferroviaire officielle): o Voyage en train (1re classe) lorsque cela s’avère pratique et économique en termes de temps et d’argent. Les frais de voyage sont remboursés sur présentation du billet original. o Voyage en voiture personnelle lorsque cela s’avère pratique et économique en termes de temps et d’argent. Le remboursement des frais de voyage est effectué sur la base du prix de 0,22 EUR par km. Le remboursement des frais de voyage ne couvre pas les frais de péages d’autoroutes ni les frais de stationnement. Les frais de taxi ne sont pas remboursés. Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» Avenue du Bourget 1 – 1140 Bruxelles – Belgique http://eacea.ec.europa.eu Les documents transmis doivent permettre de déterminer la classe du voyage utilisée, les horaires des trajets ainsi que les prix payés. L’Agence se réserve le droit d’effectuer toute vérification nécessaire et de demander à l’expert tout justificatif utile à cet effet. L’Agence se réserve également le droit, si cela paraît justifié, de limiter le remboursement aux tarifs normalement pratiqués sur le trajet usuel entre le lieu de résidence de l’expert et le lieu de réunion. 2. Séjour Une indemnité journalière est versée aux experts résidant à plus de 100 kilomètres de Bruxelles, comme défini ci-dessus. L’indemnité journalière payée par jour de réunion couvre forfaitairement toutes les dépenses encourues sur le lieu de la réunion, y compris notamment les frais de repas et les déplacements locaux (bus, tram, métro, taxi, parking, péages autoroutes, etc.) ainsi que les assurances voyage et accident. Le montant de l’indemnité journalière est de 92 EUR Si le lieu de départ indiqué sur le bon de commande est situé à une distance égale ou inférieure à 100 km du lieu où se tient la réunion, l’indemnité journalière est réduite de 50 %. 3. Hébergement Si l’expert est tenu de passer une ou plusieurs nuits sur place, en raison d’une incompatibilité entre les horaires de la réunion et ceux des transports, une indemnité de logement lui est également octroyée, pour autant que les frais de logement aient été réellement encourus. Le montant de cette indemnité est un forfait de 100 EUR par nuit, le nombre des nuitées ne pouvant dépasser celui des jours de réunion + 1. L’indemnité de logement sera versée sur présentation de la facture d’hôtel indiquant le nombre de nuits. Une indemnité de logement et/ou journalière supplémentaire peut exceptionnellement être accordée si la prolongation du séjour permet d’obtenir une réduction du coût du transport supérieure au montant de ces indemnités. 4. Modalités de paiement Les experts doivent envoyer à l’Agence la facture ou la demande de paiement appropriée, dûment complétée, datée et signée, par courrier postal au plus tard 30 jours calendrier à compter du dernier jour de la réunion/de l’achèvement des tâches. Pour être admissible, la facture ou la demande de paiement doit inclure les informations suivantes: le nom et l’adresse de l’expert; le nombre de jours passés/le nombre de fichiers évalués et le total des frais (calculés correctement); le nombre d’indemnités journalières et, le cas échéant, d’indemnités de logement dues (calculées correctement conformément au point 3 ci-dessus); 2 les frais de voyage dus; en cas d’utilisation d’une voiture personnelle, le nombre exact de kilomètres doit être indiqué; le compte bancaire de l’expert (IBAN si disponible); pour les factures commerciales: le numéro de facture et le numéro de TVA de l’expert; les pièces justificatives visées au point 1 et, le cas échéant, au point 3 ci-dessus. En cas de dépenses encourues dans une monnaie autre que l’euro, l’Agence applique le taux de change comptable mensuel fixé par la Commission et publié sur son site internet1, applicable à la date d’émission de la facture. Tous les paiements et remboursements de frais de voyage, d’indemnités journalières et/ou d’indemnités de logement se font sur le même compte bancaire. 1 http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/ 3
