Objet : définir le circuit des Dispositifs Médicaux

CIRCUIT des DM
PEC Patient
OPC022
Version 2 du 17.04.12
Objet : définir le circuit des Dispositifs Médicaux (DM) pour les patients pris en charge à l’HAD35
Mise à jour de la version 1
Liste des abréviations :
UT : Unité territoriale
CDS : Cadre de santé
DSI : Directrice de soins
PEC : Prise en charge
IDEL : Infirmier diplômé d’état libéral
Auteur :
Vérificateur(s) :
Approbateur(s) :
Marie Dollé, Pharmacien
Marie Dollé, Pharmacien
Xavier HENRY,
Directeur
Liste de Diffusion :
G:/Qualité&prévention des risques/PEC Patient/ Médicament DM\Docs Applicables
Unités Territoriales HAD35

ETAPES du
PROCESSUS
Identification du besoin
préparation
Distribution
Responsable
Médecin
Cadre de sante
Cadre de sante
QUI
AS, IDE, IDEL
Cadre, KineL, sage femme, médecin traitant
ou coordinateur
AS, IDE, SAGE FEMME
AS, IDE, SF à la tournée suivante
COMMENT
En renseignant un bon de commande pré
établi de DM Référencés. Cette liste
complétée est rapportée par les soignants à
l’UT
Préparation d’un « sac patient » nominatif
en prélevant dans les stocks de l’UT et en
cochant le bon de commande
En voiture
AVEC QUOI
Données d’entrée
Prescriptions
Plan de soins
Bon de commande de réassort domicile
Bon de commande coché
OU
Chez le patient
Lieu de stockage UT
Chez le patient
QUAND
1 fois/semaine et selon prescription
1 fois/semaine ou selon prescription
1 fois par semaine ou selon prescription
Traçabilité
Liste = bon de commande de réassort au
domicile
Bon de commande de
réapprovisionnement du domicile
Bon laissé au domicile dans le dossier
patient
RISQUES
Oubli, DM inadapté, méconnaissance de l’outil
par les libéraux, approvisionnement en direct
à la pharmacie
erreur de commande, produit non
disponible en stock, bon de commande
mal renseigné
DM non livré, référence DM erroneé,
DM non fonctionnel
Processus Approvisionnement du PATIENT en DM (disponible à l’HAD 35)

Processus Approvisionnement de l’UT en DM
ETAPES du
PROCESSUS
COMMANDE
RECEPTION-PREPARATION APPRO UT
Livraison UT
Responsable
CDS
PHARMACIEN
CDS
QUI
IDE REFERENT DM
PREPARATRICE/PHARMACIEN
PRESTATAIRE DE SERVICE
(AS/IDE/CDS/MEDECIN pour les réassorts)
COMMENT
remplir bon de commande
informatique ou papier à envoyer par
mail
Prélèvement sur stocks généraux HAD
Commande aux fournisseurs via la CAPPH
ou directement aux laboratoires
Véhicules du prestataire ou VS des
soignants
Enlèvement des caisses préparées et
identifiées par UT
AVEC QUOI
Données d’entrée
Liste dotation DM référencés et
inventaire physique
Bon de commande UT avec liste desDM
référencés et dotation
Bon de commande complété avec les
quantités délivrées pour les commandes de
base
Bon de commande papier pour les
réassorts
OU
Local de réserve UT
Local réserve générale HAD
Local réserve générale HAD /Véhicule
prestataire ou VS/
Local réserve UT
QUAND
Une fois par semaine ou une semaine
sur deux selon les UT pour la
commande de base, avec réassort si
besoin supplémentaire
Une fois par semaine ou une semaine sur
deux selon les UT pour la commande de
base, avec réassort si besoin supplémentaire
Une fois par semaine ou une semaine sur
deux selon les UT pour la commande de
base, avec réassort si besoin
supplémentaire
Traçabilité
Bon de commande validé par le CDS
Bon de commande complété avec les
quantité délivrées et commentaires éventuels
Bon de livraison vérifié
RISQUES
Rupture de stock, défaut
approvisionnement patient,
surstocks,périmés
Délai de livraisons longs ; Retard de
livraison, rupture de stock fournisseur et dans
les UT
Commandes non retirés dans les délais,
défaut d’approvisionnement des UT

ETAPES du
PROCESSUS
COMMANDE
RECEPTION-
Vérification des factures
Responsable
PHARMACIEN
PHARMACIEN
PHARMACIEN
QUI
PREPARATRICE/PHARMACIEN
PREPARATRICE/PHARMACIEN
Secrétaire Médicale du siège
PREPARATRICE/PHARMACEN
COMMENT
remplir bon de commande HAD papier
pour les commandes directes aux
laboratoires ou commande
informatique via la CAHPP
Arrivée imprévisible des colis entreposés
dans le local de réserve générale, bordereau
de livraison tamponné
Rapprochement factures /bons de livraison
/bons de commande
AVEC QUOI
Données d’entrée
Liste du stock central de base en DM
référencés et labo référencés
Commandes des UT
Bon de livraison comparé avec Bon de
commande,
Bon de commande/ Bon de livraison –
factures – catalogues CAPPH et catalogues
des laboratoires
OU
Local de réserve générale HAD
Local de réserve générale HAD
Local de réserve générale HAD
QUAND
Plusieurs fois par semaine
Selon les arrivées de colis
Une fois par semaine
Traçabilité
Bon de commande manuel ou
informatique
Bon de commande/bon de livraison
Bon de livraison vérifié- factures validées
puis transmises à la comptabilité
RISQUES
Rupture de stock, défaut
approvisionnement
Délai de livraisons longs , Retard de
livraison, rupture de stock dans les UT
Incohérences factures/bon de livraison ;
Bons de livraisons égarés
PROCESSUS APPROVISIONNEMENT GENERAL HAD