Vade-mecum pour l`entreprise formatrice

Contrat d’adaptation professionnelle
INFORMATIONS A L’USAGE
DE L’ENTREPRISE FORMATRICE
ET DE SON SECRETARIAT SOCIAL
Si vous vous posez des questions en matière de PROCESSUS DE FORMATION, voyez les rubriques :
cours théoriques
programme de formation
diplôme
prolongation
engagement
suivi par l’AVIQ
formateur
Si vous vous posez des questions en matière d’INDEMNITES DE FORMATION, voyez les rubriques :
état de prestations
rémunération
fiche de paie
revenu de remplacement
indemnités de formation
salaire garanti
précompte professionnel
secrétariat social
Si vous vous posez des questions en matière de SECURITE SOCIALE, voyez les rubriques :
allocations familiales
secrétariat social
assurance-loi
cotisations patronales
vacances annuelles
réduction de cotisations ONSS
Si vous vous posez des questions en matière D'INTERRUPTION DU CONTRAT, voyez les
rubriques :
accident de travail
maladie
vacances annuelles
Si vous vous posez des questions en matière de FIN DE CONTRAT, voyez les rubriques :
engagement
prolongation
fin de contrat
rupture
Surtout si le stagiaire est le PREMIER TRAVAILLEUR que vous embauchez, voyez les rubriques :
obligations de l’employeur
médecine du travail
Pour toute information complémentaire :
AVIQ - BUREAU REGIONAL DE
Pour des questions liées aux interventions financières :
Pour des questions liées au déroulement du contrat :
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ACCIDENT DE TRAVAIL
Il convient de déclarer l'accident à la Compagnie d'assurances de l'entreprise et de suivre la
procédure habituelle en la matière. Le salaire perdu à indiquer sur les documents est le
montant des indemnités de formation mentionné à l’article 4 du contrat. Vous ne devez pas
verser d’indemnités de formation pendant une période d'incapacité de travail.
ALLOCATIONS FAMILIALES
Le représentant légal de certains stagiaires peut continuer à percevoir les allocations
familiales au-delà de leurs 18 ans, pour autant :
 que la limite d’âge (21 ans s’il reçoit des allocations ordinaires ou 25 ans s’il reçoit des
allocations majorées) ne soit pas dépassée,
 que les indemnités de formation « finalement à charge » de l’entreprise formatrice
(mentionnées en note à la fin du contrat) ne dépassent pas 520,08 EUR bruts par mois
(depuis le 1/12/2012). Attention : l’entreprise doit verser au stagiaire le montant mentionné
à l’article 4, et non ce montant mentionné en bas de page 2 du contrat !
Dans ce cas, un document « P 9 » fourni par la Caisse d’allocations familiales est à compléter
par l’entreprise, le stagiaire, puis l’AVIQ. Sur ce document, vous ne devez indiquer que le
montant des indemnités de formation « finalement à charge de l’entreprise », mentionné tout
en bas de la page 2 du contrat.
ASSURANCE-LOI
L'entreprise est tenue de contracter une « assurance accidents de travail » pour le stagiaire.
La compagnie d’assurance réclamera périodiquement à l’employeur un relevé des
rémunérations du stagiaire.
CHOMEUR
Le stagiaire chômeur en dispense de pointage garde son statut de chômeur pendant la durée
du contrat d’adaptation professionnelle. Les indemnités de formation sont calculées en tenant
compte des allocations de chômage perçues. Ces indemnités de formation étant assujetties
à la sécurité sociale, le stagiaire peut bénéficier d’un pécule de vacances. En cas de maladie,
des indemnités journalières d’incapacité de travail peuvent lui être accordées par sa mutuelle.
Elles sont calculées uniquement sur base de l’allocation de chômage.
CONGES : voir VACANCES ANNUELLES
COURS THEORIQUES
Le contrat d'adaptation professionnelle ne comprend pas nécessairement de formation
théorique. Cependant, la fréquentation de cours de promotion sociale ou de formation
permanente des classes moyennes, la fréquentation à temps partiel d’un centre de formation
professionnelle agréé par l’AVIQ ou d’un autre opérateur de formation, peut être très utile à la
formation, et dès lors être incluse dans le programme de formation et considérée comme
prestations rémunérées.
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COTISATIONS PATRONALES DE SECURITE SOCIALE
L'entreprise est tenue de déclarer les indemnités de formation à l'O.N.S.S., et de verser des
cotisations de sécurité sociale calculées au barème « ouvrier » ou « employé » (et non pas
« apprenti »).
Les cotisations patronales payées par l’entreprise sont ensuite remboursées par l’AVIQ, à
concurrence de 70 %, moyennant production d’une copie de la déclaration et d'une preuve du
paiement des cotisations à l' O.N.S.S.
Voir aussi REDUCTIONS DE COTISATIONS ONSS.
DIPLOME
En fin de contrat, l’entreprise doit remettre au stagiaire une attestation mentionnant, au
minimum, la nature de la formation, son contenu (profession apprise, compétences acquises)
et sa durée. L’AVIQ peut fournir un modèle d’attestation.
ENGAGEMENT
Un des buts essentiels du contrat d'adaptation professionnelle est que le stagiaire une fois
formé puisse être engagé, si possible au sein de l’entreprise qui l’a formé. Si nécessaire,
l'AVIQ peut intervenir financièrement dans la rémunération et les charges sociales dans le
cadre d'un contrat de travail. Les délégués du bureau régional peuvent vous expliquer les
modalités pratiques de ces interventions.
FICHE DE PAIE INDIVIDUELLE
L’entreprise est tenue d'établir une fiche sur base des indemnités de formation versées au
stagiaire.
FIN DE CONTRAT
A ce moment, l’entreprise engage le stagiaire ... ou elle ne l'engage pas !
 si elle engage le stagiaire, elle doit conclure sans délai un contrat de travail (voir aussi la
rubrique ENGAGEMENT).
 si elle n'engage pas le stagiaire, elle doit lui remettre les documents d'usage en cas de
licenciement ou de fin de contrat à durée déterminée : C4, fiche 281.10, attestation en
matière de vacances annuelles, …
Dans les deux cas, l’entreprise doit remettre au stagiaire une attestation mentionnant la durée,
la nature et le contenu de la formation (voir aussi la rubrique DIPLOME). L’AVIQ peut fournir un
modèle d’attestation.
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FORMATEUR
L’entreprise formatrice doit préciser qui assumera, au quotidien, l’encadrement du stagiaire.
Cela peut être l’employeur lui-même, ou un (voire plusieurs) membres du personnel. S’il y a
plusieurs formateurs, il est souhaitable de désigner un référent pour l’AVIQ. L’information est
d’ailleurs réclamée dans le formulaire de demande de contrat, et reprise dans le contrat.
FRAIS DE DEPLACEMENTS
L’AVIQ peut accorder au stagiaire une intervention dans ses frais de déplacement.
L’entreprise n’est pas tenue de le faire.
INDEMNITES DE FORMATION
Pendant le contrat d’adaptation professionnelle, le stagiaire a droit à des indemnités de
formation qui viennent s’ajouter aux allocations qu’il recevait peut-être avant de débuter le
contrat. Dans ce cas, ses revenus sont donc la somme des allocations et des indemnités de
formation.
Trois informations doivent être connues pour déterminer le montant des indemnités de
formation :
- le régime horaire à temps plein au sein de l’entreprise formatrice,
- la rémunération qui serait octroyée si le stagiaire était embauché sous contrat de travail à la
fonction qui fait l’objet du contrat d’adaptation professionnelle,
- le montant des allocations sociales qu’il reçoit. Ces allocations sont : les allocations de
chômage, les indemnités d'incapacité de travail ou d’invalidité (mutuelle), les allocations de
remplacement de revenus pour personnes handicapées, les pensions de retraite et
d'invalidité, les indemnités relatives aux accidents de travail et aux maladies professionnelles,
les indemnités allouées aux victimes d'un accident (art. 1382 du code civil). Les allocations
d'intégration pour personnes handicapées, de même que les allocations familiales, ne sont
pas concernées. Pour conserver certaines de ces allocations, le stagiaire doit obtenir l’accord
de l’ONEM ou de l’INAMI (voir rubriques CHOMEUR et INVALIDE).
Le montant des indemnités de formation est déterminé comme suit :
- la première année : 60 % de la différence entre les allocations perçues et la rémunération
de la fonction, ramenées à des montants horaires sur base du régime horaire à temps plein
au sein de l’entreprise formatrice.
- si le contrat d’adaptation professionnelle dure plus d’un an : les indemnités de formation
passent à 80 % de cette différence.
L’entreprise formatrice doit verser ces indemnités de formation au stagiaire et cotiser à l’ONSS
sur cette base. L’AVIQ rembourse 70 % des montants payés.
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Vous devez ajuster les indemnités de formation selon les règles d'indexation des
rémunérations en vigueur au sein de votre entreprise.
En cas de modification, autre que l'indexation, du montant de la rémunération de
référence et/ou des allocations sociales, la partie concernée doit informer l’AVIQ des
modifications intervenues. L'AVIQ établira le nouveau montant des indemnités et le
communiquera aux parties.
Ceci concerne, de votre côté, une révision des barèmes ou de la classification des
fonctions. Du côté du stagiaire qui bénéficie d’allocations sociales, cela peut
concerner par exemple un changement de statut (passage de chef de ménage à
cohabitant, …) ou de régime (passage d’une indemnisation proportionnelle au salaire
perdu, à des montants forfaitaires).
Un "calculateur" est disponible sur le site Internet de l'AVIQ, à l'adresse :
http://www.AViQ.be L'intégration » Se former et travailler » Contrat d'adaptation
professionnelle » Info + (en bas à droite)
Le Bureau régional de l’AVIQ se tient bien entendu à votre disposition pour toute
information complémentaire.
INVALIDE
Le stagiaire qui, avant le début de son contrat d’adaptation professionnelle, est en invalidité
et perçoit des indemnités journalières de sa mutuelle doit obtenir de celle-ci l’autorisation
d’entamer la formation et de conserver ces indemnités durant la période de formation. Il doit
en faire la demande auprès du Médecin Conseil de sa mutuelle. Dans ce cas, les indemnités
de formation sont calculées en tenant compte des indemnités de mutuelle perçues. Ces
indemnités de formation étant assujetties à la sécurité sociale, le stagiaire peut bénéficier d’un
pécule de vacances. En cas de maladie, il ne perçoit pas de complément aux indemnités
journalières.
MALADIE
Comme les ouvriers ou les employés, le stagiaire doit déclarer son incapacité de travail à sa
mutuelle. Sur la feuille de renseignements destinée à la mutuelle, l’entreprise doit indiquer :
- qu'il n'y a pas de salaire garanti ;
- le montant des indemnités de formation versées au stagiaire.
Le stagiaire n'est pas rémunéré par l’entreprise formatrice pendant une période d'incapacité
de travail.
MEDECINE DU TRAVAIL
Parmi les obligations des employeurs, il en est une qui revêt à nos yeux une importance
particulière : la collaboration avec un conseiller en prévention-médecin du travail. Au-delà des
obligations légales, il est clair que le médecin du travail devrait être un intermédiaire privilégié
entre l’entreprise, le travailleur handicapé et l’AVIQ. C’est pourquoi les coordonnées du
service de prévention et de protection sont demandées sur tous les formulaires de demande
d’intervention que les entreprises peuvent introduire à l’AVIQ.
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OBLIGATIONS GENERALES DE L’EMPLOYEUR
Certaines démarches sont obligatoires pour tout employeur. Elles le sont donc également
pour l’employeur qui conclut un contrat d’adaptation professionnelle. Elles sont en principe
connues … mais peut-être l'employeur qui embauche pour la première fois aimera-t-il se voir
rappeler qu'il doit notamment :
 souscrire une assurance accidents de travail, aussi appelée assurance loi,
 établir un règlement de travail,
 faire une « déclaration DIMONA », qui entrainera d’office son inscription à l’Office National
de Sécurité Sociale (ONSS),
 s’affilier à :
 une caisse d’allocations familiales,
 une caisse de vacances (si l’entreprise compte du personnel ouvrier),
 un Service Externe de Prévention et de Protection,
 soumettre le personnel au suivi de la médecine du travail (voir cette rubrique),
 mettre en place un service interne de prévention et de protection (l’employeur peut s’en
charge lui-même dans les entreprises de moins de 20 travailleurs), établir … et
appliquer (!) une politique de prévention,
 s’adresser au SPF Finances en vue du versement du précompte professionnel retenu sur
les rémunérations du travailleur,
 etc.
Les guichets d’entreprise et/ou les secrétariats sociaux d’employeurs peuvent utilement
conseiller les employeurs … et prendre en charge la plupart de ces démarches. De même,
le secrétariat social pourra s’occuper du calcul de la rémunération du personnel, des diverses
déclarations périodiques, etc. (voir SECRETARIAT SOCIAL)
PREAVIS voir RUPTURE
PRECOMPTE PROFESSIONNEL
L’entreprise formatrice déduit du précompte professionnel, pour autant que les indemnités de
formation atteignent ou dépassent 615 € sur le mois (montant au 1.01.11 pour un isolé ou un
stagiaire dont le conjoint a des revenus professionnels). D’autre part, elle établit les fiches
récapitulatives d'usage (notamment la fiche 281.10 annuelle, ainsi que le relevé 325 destiné
à l'Administration des Contributions).
PROBLEME
Pour tout problème durant la formation, l’entreprise aussi bien que le stagiaire peut se mettre
en rapport avec le bureau régional de l'AViQ.
PROGRAMME D’ADAPTATION
Liste des compétences à acquérir, description de la profession à apprendre. Un programme
d’adaptation est convenu au début du contrat (voir « Mettre au point un programme
d’adaptation – quelques repères à l’usage de l’entreprise formatrice et les formateurs »). Il
peut être aménagé en cours de route, lors des tutelles. Il sert à guider le formateur en précisant
les aspects de la profession à apprendre par le stagiaire. C'est par rapport à ce programme
d’adaptation que les évaluations régulières sont faites.
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PROLONGATION
Le contrat est conclu pour une période déterminée (12 mois au maximum). Cette durée peut
être prolongée (jusqu'à un maximum absolu de trois ans) pour autant que le déroulement de
la formation le justifie. L'AVIQ prévoit périodiquement des tutelles, notamment pour déterminer
s'il convient de prolonger le contrat afin d’aboutir au but fixé (la possibilité d’embauche dans
la fonction apprise) ou de le clôturer. En cas de prolongation, il convient, le cas échéant, que
l’entreprise avertisse son secrétariat social des dates de la prolongation et du nouveau
montant éventuel des indemnités de formation.
REDUCTIONS DE COTISATIONS ONSS
Les réductions généralement octroyées sur les cotisations – patronales ou personnelles – de
sécurité sociale le sont également en ce qui concerne les stagiaires sous contrat d’adaptation
professionnelle. En particulier, les réductions de cotisations pour « bas salaires » sont
d’application.
Par contre, le travailleur ayant été déclaré à l’ONSS pendant son contrat d’adaptation
professionnelle, il ne sera pas considéré comme un nouveau travailleur au moment où son
contrat d’adaptation se transformera en contrat de travail !
REMUNERATION voir INDEMNITES DE FORMATION.
REVENU DE REMPLACEMENT voir INDEMNITES DE FORMATION.
RUPTURE
L’article 17 de l’arrêté du Gouvernement Wallon du 29.11.2007 (repris en annexe au contrat)
prévoit diverses causes de rupture du contrat. Avant de prendre la décision de rompre le
contrat, les parties sont invitées à prendre contact avec le bureau régional de l’AVIQ, qui doit
de toute façon être averti de la rupture du contrat et du motif de celle-ci. Les documents
d’usage (C4, fiche 281.10, attestation en matière de vacances annuelles, …) doivent être
remis par l’entreprise. Voir aussi FIN DE CONTRAT
SALAIRE GARANTI
Les dispositions en matière de salaire hebdomadaire ou mensuel garanti ne sont pas
d'application en cas de maladie. En cas de difficultés avec la mutualité du stagiaire, n’hésitez
pas à contacter le Bureau régional de l’AVIQ.
SCOLARITE voir COURS THEORIQUES
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SECRETARIAT SOCIAL
Entreprise de service aux entreprises, qui peut assumer les démarches administratives leur
incombant, et en particulier l'établissement des états de prestations et des documents relatifs
à la sécurité sociale.
Attention :
- les cotisations et frais administratifs réclamés par les secrétariats sociaux ne sont pas
remboursés par l’AVIQ. Ils peuvent, à certaines conditions, faire l’objet d’une intervention
de l’ONSS, notamment pour autant que l’entreprise formatrice bénéficie d’une réduction
des cotisations patronales de sécurité sociale. L’intervention est de 36.45 € par travailleur
et par trimestre pour lequel l’employeur a effectivement bénéficié de la réduction
temporaire des cotisations patronales de sécurité sociale pour premier ou second
travailleur. Cette période s’étend depuis le début de l’occupation du travailleur jusqu’à la
fin du 13ème trimestre qui suit la date de l’engagement.
- en cas de modification du contrat, l'entreprise doit avertir son secrétariat social des
changements intervenus : dates de prolongation, modification du montant de la part de
l’indemnité de formation accordée, …
- un exemplaire du présent document est destiné au secrétariat social de l’entreprise, aux
bons soins de l’employeur ou, à sa demande, par le Bureau régional de l’AVIQ.
SUIVI DU CONTRAT PAR L’AVIQ
Un délégué du bureau régional de l'AVIQ en charge du contrat passera régulièrement (environ
une fois par trimestre) voir comment la formation évolue. Il entendra les différentes parties :
stagiaire, employeur, formateur(s). L’entreprise aussi bien que le stagiaire peut bien entendu,
et à tout moment, réclamer la visite de cet agent. Ces visites permettent à l'AVIQ de statuer
quant à la poursuite du contrat (voir PROLONGATION), à sa prolongation éventuelle, etc. Elles
permettent de faire le point et de négocier éventuellement des aménagements aux conditions
de réalisation de la formation. Il s'agit donc d'un élément important du processus de formation.
VACANCES ANNUELLES
 Le nombre de jours auquel le stagiaire a droit est fixé comme pour les ouvriers ou les
employés.
 Pour les stagiaires considérés comme ouvriers pour l’application de la sécurité sociale,
l'Office national des vacances annuelles octroie un pécule de vacances calculé sur les
indemnités de formation déclarées à l’ONSS. La cotisation patronale (10,27 %) calculée
sur les indemnités de formation de l'année, est remboursable par l’AVIQ à l’entreprise à
concurrence de 70 %.
 Pour les stagiaires considérés comme employés pour l’application de la sécurité sociale,
le pécule de vacances (simple et double pécule), sont calculés et payés par l’entreprise.
L’AVIQ rembourse à l’entreprise 70 % des montants versés, moyennant production des
preuves de paiement.
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