Gestion de la paie : Planification, Fiscalité et Calcul des Salaires

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INTRODUCTION
Le paiement du salaire qui a un caractère alimentaire est périodique et régulier.
Il ne doit pas excéder 15 jours pour les travailleurs engagés à la journée ou à la
semaine et un (1) mois pour les travailleurs engagés à la quinzaine ou au mois.
Les paiements mensuels doivent être faits au plus tard huit (8) jours après la fin
du mois. Date après laquelle le salarié a tous les droits de revendiquer son
salaire ou de se plaindre auprès des juridictions compétentes (sauf clause
particulière).
Pour respecter ces délais, une planification du traitement et un contrôle régulier
des données du salaire s’avèrent nécessaires.
Aussi faut-il ajouter que la maitrise de la gestion fiscale et sociale du salaire est
requise pour toute personne assumant la fonction de paie.

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PREMIERE PARTIE
PLANIFICATIONET CONTROLE DU CYCLE DE PAIE

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I-/ PLANIFICATIONDU TRAITEMENT DES SALAIRES
Pour cette partie nous retiendrons le cycle mensuel du paiement des salaires.
Afin d’éviter toute pression dans le traitement des salaires, il est souhaitable
qu’il soit organisé la mise en exécution d’un planning de travail allant du 05 du
mois au 25 du mois de la manière suivante :
-Phase 1 (du 05 au 10 du mois) : collecte des données, d’informations sur
les éléments variables de la paie ;
-Phase 2 (du 10 au 15 du mois) : saisie des éléments variables du salaire et
le déclanchement de l’opération de calcul des salaires ;
-Phase 3 (du 15 au 20 du mois) : assurer le contrôle, la vérification de la
paie pour enrayer les erreurs éventuelles afin d’éditer les états et les
transmettre à la comptabilité
-Phase 4 (du 20 au 25 du mois) : procéder aux virements dans les banques
et éditer les documents relatifs à la paie.
Cette organisation du cycle de paie est beaucoup plus efficace et efficiente.
05 Phase 1 10 Phase 2 15 Phase 3 20 Phase 4 25
Collecte des éléments
variables
Saisie des éléments variables Contrôle de la paie
Edition des documents relatifs à
la paie
Calcul des salaires Edition des états et leur dépôt à
la comptabilité
Virement dans les banques
1-/ Phase 1
Cette étape consiste à réunir pour chaque salarié de l’entreprise en fonction de
leur catégorie, les éléments variables suivants :
- Le compte bancaire (nom de la banque, numéro du compte courant et le R
I B) ;
- Extraits de naissance pour la détermination d’allocation familiale et le
nombre de part :
- Le certificat de mariage pour le nombre de part et le changement de nom
pour les femmes ;
- Prêt – avance – acompte – opposition ;
- Assurance complémentaire, retenue santé ;

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- Prise de service, décision de congé pour l’allocation de congé ;
- Congé de maternité, prise de congé après congé annuel et reprise de
service après congé de maternité et congé annuel ;
- Rupture de contrat (abandon, décès, licenciement ou démission) ;
- Mise à pied ;
- Saisie-arrêt, le trop-perçu, les primes, les indemnités et les réclamations.
2-/ Phase 2
C’est la période de traitement fiscal et social des éléments variables et fixes
(salaire de base, sursalaire) pour la détermination du salaire net à percevoir par
chaque salarié.
3-/ Phase 3
C’est la vérification du traitement des données de l’étape précédente pour
valider la paie et éditer les états de salaire. Il faut s’assurer que ces états ont été
transmis au service comptabilité pour les saisies comptables.
4-/ Phase 4
Cette étape consiste à établir les documents relatifs à la paie (le bordereau de
virement, le bulletin de salaire, le registre de paie, le journal de paie et les états
de déclaration fiscale et sociale sur salaire) :
-Le bordereau de virement, renseigné par le service de la paie est
approuvé par le directeur des ressources humaines, le directeur des
affaires financières et si possible par le directeur général avant sa
transmission à la banque où est domicilié le compte de l’employeur afin
que celle-ci procède au virement dans les comptes respectifs des salariés.
- Le bulletin de salaire
A l’occasion de chaque payement de salaire, l’employeur, par son service
de paie doit délivrer aux travailleurs, un bulletin individuel de salaire. La
forme de ce document dépend de la volonté de l’employeur. Mais il doit
comporter obligatoirement les mentions suivantes :
.Les noms et adresse de l’employeur
.Les noms, adresse et matricule du salarié
.La date de paiement et la période correspondante

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.Le salaire en espèce, les avantages en nature, les primes et indemnités et
les heures supplémentaires
.Les retenues (impôts, cotisations sociales, avance, acompte, opposition
ou saisie-arrêt)
N.B : Selon les magistrats, l’absence de mention relative à un élément de
rémunération signifie que cet élément n’a pas été payé. En général, ils
considèrent que le salaire n’a pas été payé lorsque l’employeur ne délivre pas de
bulletin de paie.
- Le registre de paie
Elément de preuve de paie, il est établi par l’employeur par son service
paie. Ce document reproduit, sans Blanco et sans rature, les mentions du
bulletin de salaire.
- Le journal de paie et les états de déclaration fiscale et sociale sont établis
respectivement par le service comptabilité et le service fiscal.
II-/ LE CONTROLE ou LE SUIVI DU CYCLE MENSUEL DE LA PAIE
Le contrôle est la vérification attentive et minutieuse de la régularité d’une
situation.
Il existe plusieurs types de contrôle à savoir le contrôle concomitant, le contrôle
rétroactif et le contrôle préventif.
Dans le cadre du cycle de paie, le contrôle concomitant est beaucoup plus
observé. Mais avec l’évolution imprévisible et perpétuelle observée à tous les
niveaux, il est conseillé de pratiquer aussi le contrôle préventif afin de prévoir
des solutions face aux changements éventuels.
1-/ Le contrôle concomitant du cycle de paie.
Le contrôle concomitant est la vérification de l’exactitude, sans erreur du
traitement des informations d’une étape (pendant l’exécution) avant le passage à
une autre étape dans le cadre d’un processus à plusieurs étapes. Il a l’avantage
d’éviter le cumul d’erreurs.