Guide pour légaliser les relevés de notes et diplôme pour bourses 2026-2027

Module 2: Constitution du dossier
Chapitre 4 : Obtenir et légaliser les relevés de notes et le diplôme
Pour 90% des bourses 2026-2027, un dossier rejeté = dossier incomplet ou mal légalisé. Les
jurys ne lisent même pas ta lettre de motivation si les documents académiques ne sont pas
conformes. Voici la marche à suivre pour que ça passe du 1er coup.
1. Quels documents préparer
Tu as besoin de 4 documents de base :
Les relevés de notes prouvent tes résultats année par année. Prends l’original et fais faire des
copies certifiées conformes.
Le diplôme ou l’attestation de réussite prouve que tu as validé le niveau. Là aussi, garde
l’original et fais des copies certifiées.
L’attestation de classement ou de rang n’est pas toujours obligatoire, mais elle fait la
différence si tu es dans le top 10%. Elle doit être sur papier à en-tête de l’école, signée et
cachetée.
Le programme des cours ou le syllabus est souvent demandé pour le master et le PhD. Si la
bourse est dans une autre langue, fais-la traduire.
Règle d’or : prépare toujours 3 jeux de copies certifiées. Les ambassades gardent les copies
légalisées et ne rendent jamais les originaux.
2. Étape 1 : Obtenir les originaux à l’université
Fais la demande au service de scolarité avec le formulaire et le paiement des frais. Au Togo,
compte entre 15 000 et 26 000 FBu par document. Précise bien que c’est "pour une
candidature à une bourse internationale" pour avoir le format officiel avec en-tête, cachet sec
et signature du doyen ou du recteur.

Avant de quitter le bureau, vérifie qu’il n’y a pas de faute sur ton nom, prénom et date de
naissance. Vérifie aussi que le cachet et la signature sont lisibles et que la période couverte est
complète. Pour une licence, il faut 3 ans de relevés. Pour un master, 2 ans.
Astuce de délai : lance la demande 6 à 8 semaines avant la date limite. À l’Université du
Togo, ça prend souvent 3 à 6 semaines en période de pointe.
3. Étape 2 : Traduction assermentée si besoin
Si la bourse est en anglais, français, allemand ou italien et que tes documents sont dans l’autre
langue, il faut une traduction assermentée.
Du français vers l’anglais c’est obligatoire pour DAAD, Chevening, Fulbright. De l’anglais
vers le français c’est obligatoire pour Campus France et ARES.
Fais traduire uniquement par un traducteur assermenté près du tribunal ou de l’ambassade.
Une traduction faite par toi-même sera rejetée. Compte entre 53 000 et 132 000 FBu par page.
4. Étape 3 : Légalisation et authentification
C’est l’étape qui bloque le plus de candidats. Il y a 3 niveaux :
Niveau 1 : Certification conforme à l’université
Fais tamponner "Copie conforme à l’original" par le rectorat ou le ministère de
l’Enseignement supérieur. C’est gratuit ou ça coûte 10 000 FBu.
Niveau 2 : Légalisation au Ministère des Affaires Étrangères
Obligatoire pour presque toutes les bourses hors de l’Afrique de l’Est. Va au MAE avec les
originaux et les copies certifiées. Le délai est de 3 à 10 jours. Compte entre 26 000 et 53 000
FBu par document. Ils apposent un cachet et une signature qui prouvent que le cachet de
l’université est authentique.
Niveau 3 : Légalisation à l’Ambassade du pays de destination . Demandé par l’Allemagne,
l’Italie, la Chine, la Russie. Prends rendez-vous à l’ambassade avec les documents déjà
légalisés au MAE. Le délai va de 1 à 4 semaines. Par exemple, pour DAAD, l’ambassade
d’Allemagne à Bujumbura légalise le pack complet.

Note importante pour 2026 : certains pays acceptent l’Apostille de La Haye à la place de
l’ambassade. Le Togo n’en fait pas encore partie, donc renseigne-toi sur le site http://hcch.net
pour ton pays cible.
5. Erreurs qui entraînent un rejet automatique
Scanner tes documents en noir et blanc alors que le cachet devient illisible.
Avoir un nom différent sur le passeport et sur le diplôme sans l’avoir fait corriger avant.
Fournir une traduction sans le cachet du traducteur assermenté.
Envoyer des copies légalisées qui datent de plus de 6 mois. Certaines bourses exigent moins
de 3 mois.
Oublie la page de garde du relevé qui contient tes informations d’étudiant.
6. Checklist avant envoi
Garde tes originaux en sécurité chez toi.
Prépare 3 copies certifiées conformes par document.
Fais faire la traduction assermentée si nécessaire.
Fais la légalisation au MAE.
Fais la légalisation à l’ambassade si c’est demandé.
Scan tout en couleur à 300 DPI et enregistre en PDF de moins de 2 Mo chacun.
Nomme tes fichiers clairement, par exemple : Nom_Prenom_Releve_Licence3_2024.pdf
7. Cas spécial : université fermée ou diplôme perdu
Si ton diplôme est en cours, demande une attestation de réussite provisoire en précisant
qu’elle est valable pour une candidature à une bourse.
Si ton université est fermée, passe par le Ministère de l’Enseignement Supérieur. Ils ont
l’archive nationale et peuvent te délivrer un duplicata.
En cas de perte, fais une déclaration de perte au tribunal puis demande un duplicata au
ministère.

Note : Définitions importantes
Traducteur assermenté : C’est un traducteur agréé par le tribunal ou la cour d’appel de son
pays. Il a prêté serment devant un juge et son cachet a une valeur légale. Seule sa traduction
est acceptée par les ambassades, universités et ministères. Tu reconnais sa traduction par le
cachet, la signature et la mention "traduit par traducteur assermenté près de la Cour d’Appel
de...".
Signification des sigles utilisés :
- UB : Université du Togo
- MAE : Ministère des Affaires Étrangères et de la Coopération au Développement
- DAAD : Deutscher Akademischer Austauschdienst. C’est l’office allemand d’échanges
universitaires
- ARES : Académie de Recherche et d’Enseignement Supérieur. C’est le programme de
bourses de la Belgique francophone
- MAECI : Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale. C’est le
ministère italien des Affaires Étrangères
- MELS : Ministère de l’Éducation et de l’Enseignement Supérieur du Québec
- FBu : Franc Burundais
Module 2 – Chapitre 5 : Rédiger un CV Europass percutant
Le CV Europass est le format standard exigé par Erasmus+, DAAD, ARES, Campus France,
et beaucoup de bourses 2026-2027. Un mauvais format = élimination directe avant même la
lecture du fond. L’objectif : montrer en 1 à 2 pages max que ton profil colle au programme
visé.
1. Pourquoi le format Europass est imposé
1. Lisibilité pour le jury : Même structure pour 2000 candidats, le jury compare vite.

2. Transparence : Le barème CECRL pour les langues, la grille des compétences évitent
l’auto-évaluation floue.
3. Compatibilité : Accepté dans 35 pays européens sans reformater.
2. Structure qui convertit pour une bourse
Génère le CV sur le site officiel : https://europass.europa.eu. Ne bidouille pas un modèle
Word trouvé sur Google.
A. Informations personnelles
Nom, prénom, nationalité, ville/pays, email pro, téléphone WhatsApp, LinkedIn.
Pas de photo sauf si la bourse le demande. Pas d’adresse complète, ville et pays suffisent.
B. Profil professionnel – 4 lignes max
C’est la seule partie lue à 100%. Structure :
[Poste actuel/domaine] + [Années d’expérience] + [Compétence clé] + [Objectif lié à la
bourse].
Mauvais : "Je suis étudiant motivé à la recherche d’une bourse."
Bon : "Ingénieur agronome, 3 ans en gestion de projets agricoles au Togo. Spécialisé en
irrigation goutte-à-goutte. Je candidate au Master en Agriculture Durable à Wageningen pour
développer des solutions à bas coût pour l’Afrique de l’Est".
C. Expérience professionnelle et académique
Ordre antichronologique. Pour chaque poste :
- Poste | Organisation | Ville | Mois/Année - Mois/Année
- 3 bullets max en mode STAR : Situation + Tâche + Action + Résultat chiffré.
Exemple :
"Coordinateur terrain | ONG X | Bujumbura | Jan 2023 - Mai 2025