SERVICE-HOME 12 Rue De la Mer 22 000 DINAN Procédure d’une réponse à la demande d’un client Date : 13/03/2023 Page 1 sur 3 I) Objet Cette procédure de réponse à la demande du client définit les différentes étapes d’allant d’un premier contact à la mise en œuvre effective de l’intervention. Responsabilité II) La responsabilité de la rédaction de la présente procédure relève de l’assistante de direction. La vérification relève quant à elle de la directrice. Pour fini, l’approbation, la vérification de son application est de la responsabilité du directeur qui est le responsable qualité. III) Diffusion Destinataires : La remplaçante de l’assistante de direction. Mode de transmission : Diffusion par le réseau intranet et dans le classeur qualité situé dans le bureau de la directrice. Accessibilité IV) La remplaçante de l’assistante de direction a accès à la présente procédure. Le document est un document interne, sécurisé sur le réseau et non diffusable à l’extérieur. V) Le processus Les étapes de la réponse d’une demande d’un client : 1) Demande auprès d’une assistante de Direction par un appel téléphonique (recueil des attentes et une évaluation) 2) Recueil des attentes et d’une évaluation auprès de l’assistante de direction 3) Vérification des attentes correspondant aux compétences 4) Enregistrement de la demande de contact sur le cahier des contacts 5) Deux jours après, un deuxième contact auprès de la directrice est réalisé afin de convenir d’un rendez-vous avec l’assistante de direction sous les huit jours 6) Transmission des documents d’information puis réalisation d’une évaluation des besoins 7) Deux jours après, l’assistante de direction analyse de la grille d’’évaluation des besoins Nom, Prénom Fonction Visa Rédaction X Vérification Mme Berthier Assistante de direction Directrice HOME de Approbation SERVICE SERVICE-HOME 12 Rue De la Mer 22 000 DINAN Procédure d’une réponse à la demande d’un client Date : 13/03/2023 Page 2 sur 3 8) La directrice valide le devis puis l’assistante propose le devis. 9) Après acceptation du client, Transmission de la « Liste des pièces nécessaires » à l’ouverture du dossier + une proposition de date contractualisation (dans les huit jours maximums) 10) Si, il y a un refus du client, étude de la situation auprès de la directrice 11) Décision auprès de la directrice d’une nouvelle évaluation des besoins et la réalisation d’un deuxième devis. 12) Définition du cadre d’intervention lors de la contractualisation avant la signature des deux parties. 13) Informer le client de la date de début de l’intervention, de la durée, des plages horaires et du nom de l’intervenant. Nom, Prénom Fonction Visa Rédaction X Vérification Mme Berthier Assistante de direction Directrice HOME de Approbation SERVICE SERVICE-HOME 12 Rue De la Mer 22 000 DINAN Procédure d’une réponse à la demande d’un client Date : 13/03/2023 Page 3 sur 3 Nom, Prénom Fonction Visa Rédaction X Vérification Mme Berthier Assistante de direction Directrice HOME de Approbation SERVICE
