panne informatique

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☐ Hôpital Fleury ☒ Hôpital Jean-Talon ☐ Hôpital Sacré-Cœur
Nom de la PRA : Plan de relève en cas de panne informatique SIL
Identifiant :
35-SIL-PRA-102062
Version : 2
Autorité responsable : Natalie Kandyba, Chef de service
laboratoires
Date d’entrée en vigueur :
2022-11-23
1. HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
Ce document a subi des modifications :
Page
Section et détails
Changement de gabarit
Mise à jour de la PRA
2. OBJECTIFS
Cette procédure encadre le processus à adopter en cas de panne de système informatique pour le
traitement, validation et sortir des résultats d’analyses de laboratoires.
3. CONTEXTE
La transition en mode relève doit être effectuée rapidement, afin d’éviter des retards dans l’exécution des
analyses et la transmission des résultats, en communication et collaboration avec les unités de soins.
4. DOCUMENTATION EN LIEN
 35-LABO-PRA-99954 Communication des valeurs critiques du laboratoire
 35-LABO-DOC-127789 Poste téléphoniques importants Hôpital Jean-Talon
 35-LABO-PRA-127870 Critères d’acceptabilité des échantillons
 00-OPTI-FOR-103458 Déclaration d’une non-conformité majeure (NCM)
 35-ADMIN-PRA-115751 Vérification de la transcription des résultats dans le SIL et Traceline
 35-LABO-PRA-215676 Identification des échantillons et des requêtes d’analyses de laboratoire
 Requêtes de laboratoires brunes avec étiquettes code barre 313-K (à utiliser pour la clientèle
externe et interne lors de panne du système informatique) et requêtes d’analyses papier pour
les urgences qui se retrouve dans un tiroir au C-408.
5. DÉFINITIONS / ABRÉVIATIONS
 SIL : système informatisé de laboratoire
 OA : application Omni-assitant

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6. RESPONSABILITÉS
 Exécution des techniques du protocole : technologistes
 Formation et supervision : coordonnateur technique
 Écriture et révision du protocole : Assistant-chef
 Assurer les ressources pour l’exécution et l’encadrement de l’observance du protocole : chef de
service
7. ÉNONCÉ / SYSTÈME DE FONCTIONNEMENT
Défaillance du système/ arrêt complet ou panne informatique
Niveau
de
support
Type de
problèmes
Action
8h00 à 16h00
Action
16h00 à 8h00
Fin de semaine - Férié
1
- l’utilisateur consulte le guide
de dépannage
- l’utilisateur consulte le guide de
dépannage
2
Localisé,
Relié au
matériel
- l’utilisateur rejoint le service
de l’informatique #7788
- l’utilisateur utilise un autre poste de
travail et laisse un message dans la boite
vocale du service informatique #7788
Relié à
l’application
- l’utilisateur rejoint la
personne responsable de
l’application
poste 6247
- l’utilisateur prévient la coordonnatrice
en place
3
Relié à
l’application
- la personne responsable de
l’application contacte le
service informatique ou le
service de support Omnitech
selon le cas
- la coordonnatrice rejoint la personne
de garde du service informatique #6234
- l’informatique avise au besoin la
coordonnatrice de contacter le service de
support Omnitech
1-800-363-3781
- la coordonnatrice met en lien le
service de support Omnitech et
l’utilisateur
Communication en cas de panne prolongé
Étape
Action
8H00 à 16H00
Action
16H00 à 8H00
Fin de semaine et férié
1.
Communiquer avec le chef de
service ou l’ASI du département
Communiquer avec la coordonnatrice au 6234.
Soir et nuit : Coordonnatrice fait le tour des unités pour
modalités de fonctionnement.
Communiquer avec le chef de service.
Téléphoner à l’urgence et au soin intensif.

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7.1. PROCÉDURE de remplacement du système informatique
7.1.1. Un ralentissement de la sortie des analyses étant prévisible, aviser les services de la
panne et de la marche à suivre.
7.1.2. Les unités de soins doivent utiliser des requêtes d’analyses papier pour faire la demande de
tests (requêtes beiges avec les codes-barres autocollants au bas 313-K)
7.1.3. S’assurer que la requête d’analyse est remplie correctement et comporte toutes les
informations nécessaires, que l’étiquette code-barres est collée sur le tube ET que la
double indentification est visible sur les échantillons parvenus au laboratoire.
7.1.4. Utiliser les formulaires de Plan de relève, en choisissant celui approprié à l’analyse
demandée.
7.1.5. Transcrire la double identification du patient, le nom du médecin et son numéro, la
provenance et l’heure de prélèvement sur le gabarit de rapport pendant les analyses.
7.1.6. Lorsque les analyses sont complétées, inscrire les résultats sur le gabarit de rapport
identifié avec les informations du patient.
7.1.7. Transmettre les valeurs critiques s’il y lieu de la même façon que normalement.
7.1.8. Faxer les résultats aux unités de soins.
7.1.9. Conserver les copies pour la vérification ultérieure du transfert des résultats.
7.1.10. S’il y a lieu d’une transcription manuelle dans le SIL, une deuxième vérification des résultats
inscrites doivent être effectués par une autre personne.
7.2. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES SUR DXC/ACCÈS EN BIOCHIMIE
7.2.1. Programmer les analyses demandées directement sur les analyseurs dans l’onglet
« Programme échantillon » en indiquant le portoir et la position où se trouve le tube.
7.2.2. Inscrire le numéro du code-barres dans la case « ID échant. » pour le transfert ultérieur des
résultats.
7.2.3. Passer le tube à la position enregistrée en le tournant de manière à cacher le code-barres.
7.2.4. Consulter les résultats dans l’onglet « Rappel des résultats ». On peut en imprimer une copie
à l’aide de la touche « Impr. » avant de les transcrire sur le rapport.

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7.2.5. Brocher le rapport imprimé de l’analyseur ainsi que le rapport transcrit avec la prescription.
7.2.6. Une fois Omnilab opérationnel et les requêtes saisies, les résultats non transférés peuvent
être renvoyées par la touche « Host – F8 » dans l’onglet « Rappel des résultats ».
7.2.7. Si la fonction HOST ne fonctionne pas, transcrire manuellement les résultats dans le SIL.
Une deuxième personne doit vérifier la transcription des résultats saisis auparavant. Apposer
vos initiaux.
7.2.8. Supprimer les assignations de portoirs pour éviter un conflit avec les programmations
futures.
7.3. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES DE GAZ SANGUINS EN BIOCHIMIE
7.3.1. Installer le tube ou le capillaire sur l’analyseur. L’analyseur effectuera une analyse des gaz
par défaut.
7.3.2. Transcrire les résultats sur le rapport à partir de l’impression automatique de l’appareil.
Conserver l’impression avec la copie du rapport du laboratoire.
7.3.3. Brocher le rapport imprimé de l’analyseur ainsi que le rapport transcrit avec la prescription.
7.3.4. Une fois Omnilab opérationnel et les requêtes saisies dans le SIL, les résultats non
transférés peuvent être renvoyés par la touche «ENVOYER» sur l’ABL.
7.3.5. Si la fonction HOST ne fonctionne pas, transcrire manuellement les résultats dans le SIL.
Une deuxième personne doit vérifier la transcription des résultats saisis auparavant.
Apposer vos initiaux.
7.3.6. Si l’imprimé n’a pas été conservé, il peut être réimprimé par :
Rappel des données  Patients  Résultats  Icône imprimante

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7.4. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES D’URINE EN BIOCHIMIE
7.4.1. Installer le tube d’urine sur un portoir de l’analyseur COBAS en présentant le code-barres.
L’analyseur effectuera une analyse d’urine par défaut et l’assignera au numéro du code-
barres.
7.4.2. Lorsque les analyses sont complétées, inscrire les résultats sur le gabarit de rapport identifié
avec les informations du patient à partir de l’écran de l’analyseur, ou imprimer une copie des
résultats à l’aide du bouton « Rapport » dans l’onglet « Routine – gérer les résultats de test ».
7.4.3. S’il est nécessaire de retransférer les résultats une fois le système informatique Omnilab de
nouveau opérationnel, les renvoyer à l’hôte à l’aide du bouton « Envoyer » dans l’onglet «
Routine – gérer les résultats de test ».
7.4.4. Toujours vérifier si une microscopie a été faite avant de valider, car elle devra être saisie à la
main. Si une transcription manuelle a été effectuée, une deuxième personne doit vérifier les
résultats inscrits dans le SIL.
7.5. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES SUR DXH800 EN HÉMATOLOGIE
7.5.1. Configurer l’imprimante en mode automatique, pour se faire suivre les étapes suivantes :
7.5.1.1 Rentrer dans la session administrateur
 Cliquer sur fin de session en haut à droite de l’écran (Bonhomme avec une clé).
 Cliquer sur fin de session
 ID OPERATEUR : SvcAdmin Mot de PASSE : Sawfish
 Cliquer début de session
7.5.1.2 Mettre l’imprimante en mode impression automatique
 Menu
 CONFIG
 COMPTES RENDUS
 COMPTES RENDUS AUTOMATIQUES (en bas)
 Cochez « IMPRIMEZ COMPTE RENDU LABO »
 OK
 Cliquer sur COMPTE RENDU PATIENT
 Enlever les crochets comme illustré dans les images 4,5 et 6 « après
modifications »
 ok