Telechargé par said-rah

panne informatique

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☐ Hôpital Fleury ☒ Hôpital Jean-Talon ☐ Hôpital Sacré-Cœur
Nom de la PRA : Plan de relève en cas de panne informatique SIL
Identifiant :
35-SIL-PRA-102062
Version : 2
Autorité responsable : Natalie Kandyba, Chef de service
laboratoires
Date d’entrée en vigueur :
2022-11-23
1. HISTORIQUE DES MODIFICATIONS
Ce document a subi des modifications :
Page
Section et détails
Changement de gabarit
Mise à jour de la PRA
2. OBJECTIFS
Cette procédure encadre le processus à adopter en cas de panne de système informatique pour le
traitement, validation et sortir des résultats d’analyses de laboratoires.
3. CONTEXTE
La transition en mode relève doit être effectuée rapidement, afin d’éviter des retards dans l’exécution des
analyses et la transmission des résultats, en communication et collaboration avec les unités de soins.
4. DOCUMENTATION EN LIEN
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35-LABO-PRA-99954 Communication des valeurs critiques du laboratoire
35-LABO-DOC-127789 Poste téléphoniques importants Hôpital Jean-Talon
35-LABO-PRA-127870 Critères d’acceptabilité des échantillons
00-OPTI-FOR-103458 Déclaration d’une non-conformité majeure (NCM)
35-ADMIN-PRA-115751 Vérification de la transcription des résultats dans le SIL et Traceline
35-LABO-PRA-215676 Identification des échantillons et des requêtes d’analyses de laboratoire
Requêtes de laboratoires brunes avec étiquettes code barre 313-K (à utiliser pour la clientèle
externe et interne lors de panne du système informatique) et requêtes d’analyses papier pour
les urgences qui se retrouve dans un tiroir au C-408.
5. DÉFINITIONS / ABRÉVIATIONS
 SIL : système informatisé de laboratoire
 OA : application Omni-assitant
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6. RESPONSABILITÉS
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
Exécution des techniques du protocole : technologistes
Formation et supervision : coordonnateur technique
Écriture et révision du protocole : Assistant-chef
Assurer les ressources pour l’exécution et l’encadrement de l’observance du protocole : chef de
service
7. ÉNONCÉ / SYSTÈME DE FONCTIONNEMENT
Défaillance du système/ arrêt complet ou panne informatique
Niveau
de
support
Type de
problèmes
1
Localisé,
Relié au
matériel
2
Relié à
l’application
3
Relié à
l’application
Action
8h00 à 16h00
Action
16h00 à 8h00
Fin de semaine - Férié
- l’utilisateur consulte le guide
de dépannage
- l’utilisateur consulte le guide de
dépannage
- l’utilisateur rejoint le service
de l’informatique #7788
- l’utilisateur utilise un autre poste de
travail et laisse un message dans la boite
vocale du service informatique #7788
- l’utilisateur rejoint la
personne responsable de
l’application
poste 6247
- la personne responsable de
l’application contacte le
service informatique ou le
service de support Omnitech
selon le cas
- l’utilisateur prévient la coordonnatrice
en place
- la coordonnatrice rejoint la personne
de garde du service informatique #6234
- l’informatique avise au besoin la
coordonnatrice de contacter le service de
support Omnitech
1-800-363-3781
- la coordonnatrice met en lien le
service de support Omnitech et
l’utilisateur
Communication en cas de panne prolongé
Étape
1.
Action
8H00 à 16H00
Action
16H00 à 8H00
Fin de semaine et férié
Communiquer avec le chef de Communiquer avec la coordonnatrice au 6234.
service ou l’ASI du département Soir et nuit : Coordonnatrice fait le tour des unités pour
modalités de fonctionnement.
Communiquer avec le chef de service.
Téléphoner à l’urgence et au soin intensif.
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7.1. PROCÉDURE de remplacement du système informatique
7.1.1. Un ralentissement de la sortie des analyses étant prévisible, aviser les services de la
panne et de la marche à suivre.
7.1.2. Les unités de soins doivent utiliser des requêtes d’analyses papier pour faire la demande de
tests (requêtes beiges avec les codes-barres autocollants au bas 313-K)
7.1.3. S’assurer que la requête d’analyse est remplie correctement et comporte toutes les
informations nécessaires, que l’étiquette code-barres est collée sur le tube ET que la
double indentification est visible sur les échantillons parvenus au laboratoire.
7.1.4. Utiliser les formulaires de Plan de relève, en choisissant celui approprié à l’analyse
demandée.
7.1.5. Transcrire la double identification du patient, le nom du médecin et son numéro, la
provenance et l’heure de prélèvement sur le gabarit de rapport pendant les analyses.
7.1.6. Lorsque les analyses sont complétées, inscrire les résultats sur le gabarit de rapport
identifié avec les informations du patient.
7.1.7. Transmettre les valeurs critiques s’il y lieu de la même façon que normalement.
7.1.8. Faxer les résultats aux unités de soins.
7.1.9. Conserver les copies pour la vérification ultérieure du transfert des résultats.
7.1.10. S’il y a lieu d’une transcription manuelle dans le SIL, une deuxième vérification des résultats
inscrites doivent être effectués par une autre personne.
7.2. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES SUR DXC/ACCÈS EN BIOCHIMIE
7.2.1. Programmer les analyses demandées directement sur les analyseurs dans l’onglet
« Programme échantillon » en indiquant le portoir et la position où se trouve le tube.
7.2.2. Inscrire le numéro du code-barres dans la case « ID échant. » pour le transfert ultérieur des
résultats.
7.2.3. Passer le tube à la position enregistrée en le tournant de manière à cacher le code-barres.
7.2.4. Consulter les résultats dans l’onglet « Rappel des résultats ». On peut en imprimer une copie
à l’aide de la touche « Impr. » avant de les transcrire sur le rapport.
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7.2.5. Brocher le rapport imprimé de l’analyseur ainsi que le rapport transcrit avec la prescription.
7.2.6. Une fois Omnilab opérationnel et les requêtes saisies, les résultats non transférés peuvent
être renvoyées par la touche « Host – F8 » dans l’onglet « Rappel des résultats ».
7.2.7. Si la fonction HOST ne fonctionne pas, transcrire manuellement les résultats dans le SIL.
Une deuxième personne doit vérifier la transcription des résultats saisis auparavant. Apposer
vos initiaux.
7.2.8. Supprimer les assignations de portoirs pour éviter un conflit avec les programmations
futures.
7.3. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES DE GAZ SANGUINS EN BIOCHIMIE
7.3.1. Installer le tube ou le capillaire sur l’analyseur. L’analyseur effectuera une analyse des gaz
par défaut.
7.3.2. Transcrire les résultats sur le rapport à partir de l’impression automatique de l’appareil.
Conserver l’impression avec la copie du rapport du laboratoire.
7.3.3. Brocher le rapport imprimé de l’analyseur ainsi que le rapport transcrit avec la prescription.
7.3.4. Une fois Omnilab opérationnel et les requêtes saisies dans le SIL, les résultats non
transférés peuvent être renvoyés par la touche «ENVOYER» sur l’ABL.
7.3.5. Si la fonction HOST ne fonctionne pas, transcrire manuellement les résultats dans le SIL.
Une deuxième personne doit vérifier la transcription des résultats saisis auparavant.
Apposer vos initiaux.
7.3.6. Si l’imprimé n’a pas été conservé, il peut être réimprimé par :
Rappel des données  Patients  Résultats  Icône imprimante
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7.4. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES D’URINE EN BIOCHIMIE
7.4.1. Installer le tube d’urine sur un portoir de l’analyseur COBAS en présentant le code-barres.
L’analyseur effectuera une analyse d’urine par défaut et l’assignera au numéro du codebarres.
7.4.2. Lorsque les analyses sont complétées, inscrire les résultats sur le gabarit de rapport identifié
avec les informations du patient à partir de l’écran de l’analyseur, ou imprimer une copie des
résultats à l’aide du bouton « Rapport » dans l’onglet « Routine – gérer les résultats de test ».
7.4.3. S’il est nécessaire de retransférer les résultats une fois le système informatique Omnilab de
nouveau opérationnel, les renvoyer à l’hôte à l’aide du bouton « Envoyer » dans l’onglet «
Routine – gérer les résultats de test ».
7.4.4. Toujours vérifier si une microscopie a été faite avant de valider, car elle devra être saisie à la
main. Si une transcription manuelle a été effectuée, une deuxième personne doit vérifier les
résultats inscrits dans le SIL.
7.5. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES SUR DXH800 EN HÉMATOLOGIE
7.5.1. Configurer l’imprimante en mode automatique, pour se faire suivre les étapes suivantes :
7.5.1.1 Rentrer dans la session administrateur
 Cliquer sur fin de session en haut à droite de l’écran (Bonhomme avec une clé).
 Cliquer sur fin de session
 ID OPERATEUR : SvcAdmin
Mot de PASSE : Sawfish
 Cliquer début de session
7.5.1.2 Mettre l’imprimante en mode impression automatique
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

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
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Menu
CONFIG
COMPTES RENDUS
COMPTES RENDUS AUTOMATIQUES (en bas)
Cochez « IMPRIMEZ COMPTE RENDU LABO »
OK
Cliquer sur COMPTE RENDU PATIENT
Enlever les crochets comme illustré dans les images 4,5 et 6 « après
modifications »
ok
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Images 1, 2 et 3 avant la modification
Image 1
Image 2
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Page 6 sur 11
Image 3
Images 4, 5 et 6 après la modification
Image 4
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Image 5
Image 6
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7.5.1.3 Remettre la session labo

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

Cliquer sur fin de session (bonhomme en haut à droite)
Cliquer fin de session
ID OPERATEUR : labo
Mot de PASSE : labo
Début de session
7.5.2. Mettre dans l’imprimante les feuilles en cas de panne avec les valeurs de références
inscrites (mettre les feuilles face vers le bas et entête vers nous).
7.5.3. Installer le tube sur une cassette (code-barres visible) et l’insérer dans l’analyseur DXH-800.
7.5.4. La feuille des résultats s’imprime automatiquement, faxer les résultats aux unités de soins
7.5.5. Cas d’une différentielle manuelle
Si on fait une différentielle manuelle, compléter le tableau à droite de la feuille imprimée et ne
pas oublier de calculer les valeurs absolues. Voir l’exemple :
(Cellules comptées (%) x GB)/ 100 = cellules en absolu
(57% de neutro x 5.2 GB) / 100) = 2.964 = 3.0 en absolue
7.5.6. Fin de la panne informatique
Il faut remettre les paramètres initiaux :
Cliquer sur fin de session en haut à droite de l’écran (Bonhomme avec une clé).
Cliquer sur fin de session
ID OPERATEUR : SvcAdmin
Mot de PASSE : Sawfish
Cliquer début de session
Enlever le mode impression automatique
 Menu
 CONFIG
 COMPTES RENDUS
 COMPTES RENDUS AUTOMATIQUES (en bas)
 décrochez « IMPRIMEZ COMPTE RENDU LABO »
 OK
 Cliquer sur COMPTE RENDU PATIENT
 Remettre les crochets comme illustré dans les images 1,2 et 3 « après
modifications »
 Ok
 Remettre la session labo






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

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Cliquer sur fin de session (bonhomme en haut à droite)
Cliquer fin de session
ID OPERATEUR : labo
Mot de PASSE : labo
Début de session
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7.5.7. S’il est nécessaire de retransférer les résultats une fois le système informatique Omnilab de
nouveau opérationnel, les renvoyer à l’hôte à l’aide du bouton « Transmettre les résultats »
(icône en forme d’ordinateurs) situé à l’écran « Tests patients ».
Toujours vérifier si un frottis a été fait avant de valider, car il devra être saisi à la main.
7.6. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES EN COAGULATION
7.6.1. Installer le tube dans l’analyseur.
7.6.2. Pour demander un PT et/ou PTT, démarrer une session en plaçant le tube de manière à
cacher le code-barres, puis le saisir manuellement à partir de l’écran « Session multitests »,
bouton « Programmer échantillon ». Inscrire le numéro du code-barres dans la case « N°
PATIENT » et cocher les analyses demandées. Faire le crochet pour confirmer et poursuivre
la session (icône « bonhomme »).
7.6.3. Pour transcrire les résultats des analyses, imprimer à partir de l’écran « Impression du
patient » (icône « imprimante ») et par la suite transcrire sur la feuille de transmission des
résultats à envoyer aux unités soins.
7.6.4. Brocher la prescription avec l’imprimer de l’appareil et le formulaire envoyé à l’unité de soin.
7.6.5. Lorsqu’Omnilab est rétabli, transcrire manuellement les résultats dans le SIL. Une deuxième
personne doit vérifier la transcription des résultats saisis auparavant. Apposer vos initiaux.
7.7. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES DE TECHNIQUES MANUELLES
Effectuer les tests par la méthode manuelle habituelle, inscrire le résultat sur les formulaires de
techniques manuelles pour chaque test demandé ex. sédimentation, test de grossesse, etc.
Ainsi que sur le formulaire pour transmettre le résultat à l’unité de soin.
Brocher la prescription avec le formulaire du résultat transmit à l’unité de soin.
Lors du retour d’Omnilab, transcrire les résultats dans le SIL. Une deuxième personne doit
vérifier le résultat transcrit.
7.8. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES EN MICROBIOLOGIE
Seules les valeurs critiques sont émises durant une panne informatique. Celles-ci
comprennent les rapports préliminaires de LCR, d’hémoculture, les analyses demandées en
STAT, et tout autre résultat dont le traitement urgent est jugé pertinent.
7.9. PROCÉDURE POUR LES ANALYSES EN PATHOLOGIE
Seuls les résultats de biopsie par congélation sont émis durant une panne informatique. Les
résultats sont inscrits sur la requête originale en attendant le retour du SIL.
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7.10. PROCÉDURE POUR LES RÉSULTATS D’ENVOIS EXTÉRIEURS
7.10.1.
Les envois extérieurs STAT sont acheminés au laboratoire externe normalement.
7.10.2.
À la réception des résultats, les rapports du laboratoire externe sont faxés directement
au service demandeur.
L’original du rapport est conservé pour être saisi avec le reste des résultats une fois la
panne résolue.
7.10.3.
7.11. PROCÉDURE POUR LE CENTRE DE PRÉLÈVEMENTS

Utiliser les requêtes beiges avec codes-barres 313-K pour les analyses à envoyer au
laboratoire.

Le laboratoire effectuera les analyses pour respecter le temps de stabilité des analyses, mais
puisque les requêtes du centre de prélèvements ne sont pas urgentes, les rapports en plan
de relève ne seront pas produits.

Les résultats seront directement validés sur les requêtes électroniques une fois le système
opérationnel.

Des exceptions seront faites pour les requêtes comprenant des valeurs critiques, pour le
service de pré-admission ou sur demande.
7.12. PROCÉDURE POUR LE RETOUR DU SYSTÈME INFORMATIQUE
7.12.1.
Une fois que le système informatique Omnilab est de nouveau opérationnel, les requêtes
sont informatisées en utilisant les numéros des codes-barres des requêtes beiges.
Les requêtes sont créées par les secrétaires ou, en leur absence, par les technologistes.
7.12.2.
Les technologistes forcent un transfert des résultats à partir des instruments (rehost).
7.12.3.
Le technologiste vérifie le transfert des résultats en « scannant » le code-barres du tube
analysé dans le logiciel Omnilab.
Si aucun résultat n’a été transféré, les ordinateurs sur lesquels les interfaces-instrument
sont installés doivent être arrêtés et redémarrés.
7.12.4.
7.12.5.
Reprendre à l’étape 7.12.2 (retransfert des résultats de l’instrument)
7.12.6.
Si aucun résultat ne se transfère après le redémarrage des postes de travail sur lesquels
se trouvent les interfaces, aviser le service informatique au poste 7788.
LOCALISATION DES COPIES PAPIER : Sans objet
RÉFÉRENCE :
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